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テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートを使って並べ替え順序を保存する

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Access のテーブル、クエリ、フォーム、またはレポートのデータを並べ替える場合は、オブジェクトを使って並べ替え順序を保存できます。 これらのオブジェクトのいずれかでデータを並べ替え、そのオブジェクトを保存すると、オブジェクトを保存したときに有効になっていた並べ替え順序がオブジェクトと共に自動的に保存されます。 保存された並べ替え順序を、オブジェクトを次に開いたときに有効にするかどうかを指定できます。

クエリやレポートの場合は、既定の並べ替え順序を定義することもできます。 既定の並べ替え順序は、他の並べ替え順序が指定されていない場合に、クエリまたはレポートのデータに適用されます。

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保存された並べ替え順序について

クエリの既定の並べ替え順序を定義する

レポートの既定の並べ替え順序を定義する

保存された並べ替え順序について

保存済みの並べ替え順序には、次の2種類があります。

  • 最終適用日    最後に適用された並べ替え順序は、オブジェクトが最後に保存されたときに有効だった並べ替え順序になります。 テーブル、クエリ、フォーム、レポートにはすべて、最後に適用された並べ替え順序があります。

  • 既定    既定の並べ替え順序は、クエリまたはレポートのデザインに組み込まれています。 既定の並べ替え順序は、他の並べ替え順序が指定されていない場合に適用されます。

最後に適用された並べ替え順序

データの並べ替え中にテーブル、クエリ、フォーム、またはレポートを保存すると、オブジェクトを保存するときに並べ替え順序が自動的に保存されます。 これは、最後に適用された並べ替え順序と呼ばれます。 並べ替え順序を作成すると、実際にはオブジェクトのデザインが変更されます。

次にオブジェクトを開いたときに、最後に適用された並べ替え順序が自動的に適用されるようにするには、オブジェクトの "読み込み時" プロパティを[はい]に設定します。 このプロパティを設定するには、オブジェクトがデザインビューで開かれている状態で、次の手順を実行します。

  1. F4 キーを押してプロパティシートを表示します。

    プロパティシートが既に表示されている場合は、この手順は必要ありません。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • オブジェクトがテーブルまたはクエリの場合は、プロパティシートの[全般] タブで、"プロパティを読み込む" プロパティを[はい]に設定します。

    • オブジェクトがフォームまたはレポートの場合は、プロパティシートの [データ] タブで、"プロパティを読み込む" プロパティを[はい]に設定します。

注: "プロパティを読み込む" プロパティを[いいえ] に設定することで、最後に適用された並べ替え順序が適用されないようにすることができます。

既定の並べ替え順序

最後に適用された並べ替え順序は、だれかがオブジェクトを並べ替えてから保存したときに変更される可能性があるため、既定の並べ替え順序を定義することができます。 既定の並べ替え順序はオブジェクトのデザインの一部であり、別の並べ替え順序が適用されると変更されません。

既定の並べ替え順序は、クエリまたはレポートに対してのみ指定できます。 既定の並べ替え順序は、現在または最後に適用された並べ替え順序によって上書きされることはありませんが、現在または最後に適用された並べ替え順序が削除された場合にのみ有効になります。

クエリの既定の並べ替え順序を定義する

  1. クエリをデザイン ビューで開きます。

  2. 並べ替えに使用するフィールドをダブルクリックします。

    デザイングリッドにフィールドが表示されます。

  3. デザイングリッドで、追加したフィールドの [表示] 行のボックスをオフにします。

  4. [並べ替え] 行で、フィールドを昇順で並べ替えるかどうかを指定します (最初に最小値)。a-z) または降順 (最初に最大値)Z ~ A)。

  5. 複数のフィールドを基準にして並べ替える場合は、手順 2 ~ 4 を繰り返して、さらに並べ替えフィールドを追加します。

    注: 複数のフィールドを基準にして並べ替えると、最初に指定したフィールドが検索され、その後で指定した次のフィールドが結果として並べ替えられます。 たとえば、姓で並べ替え、次に "生年月日" という名前で並べ替えると、"生の名前" という値が含まれているすべてのレコードが、"生年月日" の値にかかわらず、姓の値が Stevens のレコードよりも前に表示されます。 各姓フィールド内のレコードは、[誕生日] フィールドの値に従って並べ替えられます。

  6. クエリを保存するには、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。

注: クエリから既定の並べ替え順序を削除するには、クエリデザイングリッドから並べ替えフィールドを削除します。

レポートの既定の並べ替え順序を定義する

  1. レポートをレポートビューまたはレイアウトビューで開きます。

  2. [ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] で [詳細設定] をクリックし、ショートカット メニューの [フィルター/並べ替えの編集] をクリックします。

    [新しいドキュメント] タブが表示され、デザイングリッドと、並べ替えの対象となるフィールドを選択できるウィンドウが含まれます。

  3. ウィンドウで、並べ替えに使用するフィールドをダブルクリックします。

    デザイングリッドにフィールドが表示されます。

  4. デザイングリッドの [並べ替え] 行で、フィールドを昇順で並べ替えるかどうかを指定します (最初に最小値)。a-z) または降順 (最初に最大値)Z ~ A)。

  5. 複数のフィールドを基準にして並べ替える場合は、手順 2 ~ 4 を繰り返して、さらに並べ替えフィールドを追加します。

    注: 複数のフィールドを基準にして並べ替えると、最初に指定したフィールドが検索され、その後で指定した次のフィールドが結果として並べ替えられます。 たとえば、姓で並べ替え、次に "生年月日" という名前で並べ替えると、"生の名前" という値が含まれているすべてのレコードが、"生年月日" の値にかかわらず、姓の値が Stevens のレコードよりも前に表示されます。 各姓フィールド内のレコードは、[誕生日] フィールドの値に従って並べ替えられます。

  6. [ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] で、[フィルターの切り替え] をクリックします。

注: レポートから既定の並べ替え順序を削除するには、デザイングリッドから並べ替えフィールドを削除します。

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