テンプレートとひな形

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同じような内容のメールを頻繁に送信する場合は、メール テンプレートを使います。また、ひな形を使うと、メールでカラフルな背景、パターン、デザインなどによる一貫した外観を得ることができます。

ほとんど同じ内容のメールを繰り返し送るようなことはないでしょうか。

たとえば、

進捗報告のメールなどです。そのような場合は、メール テンプレートを使うと時間を節約できます。

メール テンプレートは、メールと同じように作成できます。

[ホーム]、

[電子メールの作成] の順にクリックして、

テキストやドキュメントなど、

テンプレートに必要な内容を追加します。

Outlook でメールに署名を自動的に挿入するように設定している場合は、

テンプレートには署名を入れません。

署名の部分を選択して、Delete キーを押します。

このメールを毎回、同じ宛先に送る場合は、

ここで [宛先] と[CC] に追加します。

メールを送信する前に、受信者を追加または削除することもできます。

このメールがテンプレートになるので、

自分用のメモを入力しておくこともできます。

たとえば、

件名に必ず月を追加するように、ここにメモを残します。

メールが完成したら、送信せずに

テンプレートとして保存します。

[ファイル]、[名前を付けて保存] の順にクリックして、

[ファイルの種類] の横にある下向き矢印をクリックし、

[Outlook テンプレート] を選びます。

テンプレートの保存場所は、変更しないでください。ここです。

覚えやすい名前を付けて、[保存] をクリックします。

メールを閉じると、

変更の保存を確認するメッセージが表示されますが、

これはテンプレートではなくメールとして保存するためのメッセージなので、[いいえ] をクリックします。

これでテンプレートを使えるようになりました。

次に説明する手順は、最初のうち少し戸惑うかもしれませんが、

すぐに慣れると思います。

[ホーム] タブで、[新しい電子メール] ではなく [新しいアイテム] をクリックします。

[その他のアイテム] で [フォームの選択] をクリックします。

[フォルダーの場所] の下向き矢印をクリックして、

[ファイル システム内のユーザー テンプレート] をクリックすると、テンプレート名が表示されます。

テンプレートが見つからない場合は、前の手順をもう一度行って、

[ファイル システム内のユーザー テンプレート] を選んでいることを確認してください。

Outlook のテンプレートは、この場所にしかありません。

テンプレートを選んで、[開く] をクリックします。

ここで、変更を加えても、テンプレートの内容は変更されません。

たとえば、件名に月を追加して、

自分用のメモを削除し、

「マイルストーン B」の進捗状況を入力して、

プロジェクトの現在のタイムラインを挿入します。

メッセージの宛先をもう一度確認してから、[送信] をクリックします。

次は、予定表、タスク、連絡先のテンプレートの作成について説明します。

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