ダッシュボードの方向: ホワイト ペーパー

このホワイト ペーパーは、弊社の「From the trenches (英語)」コレクションの一部です。 このホワイト ペーパーでは、EPM 環境でのダッシュボードの使用を決定する場合に直面する可能性がある一般的な課題について説明します。 また、本格的なダッシュボードの魅力的な外観に惑わされて、ユーザーがデータの品質 (データの "正統性" や更新の有無など) を検証しなくなってしまう可能性についても説明します。 また、ダッシュボードのデータを承認プロセスに流し、高いデータ品質と完成度を維持する方法についても説明します。 さらに、ユーザーがデータを制御して歪曲し、ダッシュボードに偽って表示するのを防ぐ方法をいくつか紹介します。 最後に、EPM のダッシュボードを作成する場合に考慮する必要がある、いくつかの基本ルールについて説明します。

このホワイト ペーパーの Word バージョンをダウンロードするには、「Dashboard directions (英語)」を参照してください。

その他のホワイト ペーパーについては、「From the Trenches (英語)」のホワイト ペーパーを参照してください。

ダッシュボードの方向性

言うまでもなく、 ダッシュボードは大人気です。 ダッシュボードには棒グラフ、ヒストグラム、円グラフ、信号機による警告表示などいろいろありますが、企業の重役にとって、すぐに結果がわかるダッシュボードは非常に魅力的なようです。

SharePoint Server 2010 のビジネス インテリジェンス センターのサイト

早急に結果を求めるビジネス文化のプレッシャーが高まっているため、ダッシュボードの人気はしばらく続きそうです。

プロジェクト マネジメント ソフトウェアは、このような現象の申し子です。プロジェクト マネジメント データはダッシュボード化に最適であるためです。 ダッシュボードに必要なデータの種類を知りたい場合は、次のような品質について確認します。

  • 表示および理解できるようにグループ化されているか。

  • タイムリーであるか。

  • データの承認や検査のプロセスがあるか。

  • 差異が発生する原因となりうる数値や時刻/日付のデータがあるか。

これがまさに、Microsoft Project Server などのエンタープライズ プロジェクト マネジメント (EPM) システムからのプロジェクト マネジメント データでわかる内容です。

当然のことながら、Project Server などのほとんどの EPM システムには、ダッシュボード機能があります。 Microsoft の場合、ビジネス インテリジェント センターの SharePoint Server を使用しています。 この種類のシステムでは、SQL ベースのデータを調べて、非常に広範なグラフィカル表示を生成できます。 重役は、まるで子猫のように、きらきらする新しいおもちゃが大好きです。 経営陣からの、プロジェクトの迅速なフィードバックの要求は非常に厳しいため、多くのプロジェクト マネジメント担当者は、基盤データが準備できていなくても何かを提示しなければならないというプレッシャーにさらされています。

「EPM ダッシュボードを用意できますか?」私がある IT 企業の EPM 環境の設計に携わっていたとき、そこの重役からこう聞かれました。

私は「もちろんです」と答えました。

すると驚いたことに、「金曜日までにできますか?」と聞かれました。

「わかりません。」と私は答えました。 「今週でなく その後の金曜日でよければ、いつかできますよ。」

私のユーモアは、彼には全然通じなかったようです。

彼は無能なマネージャーではありませんが、この出来事は、彼のような立場の人が、迅速に物事を決定したいというプレッシャーにさらされていることを暗に示しています。

ダッシュボードは見た目が魅力的なので、その外観の元になるデータがあるということを忘れがちです。 このため、まずは、ダッシュボードの作成方法を学んだり、アイコンの色のカラー パレットの選択に時間をかけたりする前に、 ダッシュボードの世界における一般的な課題をいくつか見てみましょう。

オズの魔法使い症候群

オズの魔法使いの結末を覚えていますか? カーテンを開けてみると、普通の男の人がレバーを引いたりダイヤルを回したりして、魅力的な “マジック” を作り出していただけでした。

プロジェクトの進捗状況を示す Reporting Services のスコアカード

作為的に作り出される魅力的な外観は、ダッシュボードでしょっちゅう目にするものです。 魅力的なグラフィック、アイコン、色、アニメーションやサウンドの効果を含むデザインやプレゼンテーションに、多くの労力がかけられます。 問題なのは、データとダッシュボードの間のパスを追跡する人がおらず、インジケーターの色をいちいち決定する人が必要であるということです。

既存のダッシュボードを初めて調べる場合は必ず、その表示の元になる生データを見せてもらってください。 「このインジケーターの意味と、元になるデータを見せてくれませんか?」と聞くのは重要です。 元データをたどりながら、いくつかのインジケーターを簡単に監査してください。

ダッシュボードを設計する場合も、同じことが言えます。 すべてのインジケーターについてソースを明確にしておき、できればドキュメント化してください。 ダッシュボードの担当者が Bob の場合は、彼のプロジェクトに関するコメントを一緒にスプレッドシートに記入し、不明な場合は確認してください。 その方が簡単です。

すべてを数値化する

ダッシュボードの設計者は、よく「数値化できるものは、ダッシュボードに入れますよ。」と言います。

複数のプロジェクトのステータスを表示するスコアカード

ダッシュボードのテクノロジの魅力には取り付かれやすいものです。数値化および理解できそうなデータを入れて、インジケーターとして表示するのはわくわくします。 つまらない古いコストのリストが突然、赤色の温度計、レッドゾーンに突入したタコメーター、カラフルな矢印として表示されたら、 面白いですよね? Excel 2010 (または Excel 2013) の新しい条件付き書式機能を使って、ちょっと Excel で試してみてください。

問題なのは、ダッシュボードを作る人が、自分のインジケーター作成能力に酩酊してしまい、その必要性について考えてみないことです。 「どうやって作るか?」ではなく「それを作る必要があるか?」の検討も必要です。

スペース シャトルのダッシュボードのような、見た目が魅力的なインジケーターがページにたくさんあると、宇宙飛行士のように何年ものトレーニングが必要であると感じるでしょう。あるいは、もっと物事をシンプルにしたいと考えるかもしれません。

表示は少なくするのが基本的なルールです。すべてのインジケーターに関して、何らかのアクションが必要となる可能性があるのです。 赤色の信号機のインジケーターがあれば、だれかが適正に対処しなければなりません。 “信号機が赤になったら、プロジェクト マネージャーは PMO の責任者に詳細レポートを提出する。” などのように単純な場合もありますが、いずれにしても、何らかのアクションが必要となります。

中途半端な計画

材料が半分しか入っていないケーキを食べる人はいないでしょう。どの材料が不足しているかわからない場合はなおさらです。 ダッシュボードで、どうしたらすべてのデータが揃っているとわかるでしょうか?

さまざまなプロジェクト指標 (費用、正常性、品質、リソース、スケジュール) のステータス インジケーター

リソース容量レポートの例を見てみましょう。 (よくあることですが) IT リソースの信号機が赤色になりました。そこで、経営陣が問題点を詳しく調べてみると、答えは簡単でした。 IT スタッフが多すぎるので、インジケーターが赤色になるのは当然だったのです。

組織の処理能力で比較したプロジェクトを示すヒストグラム

この最初のヒストグラムに問題があります。 赤色の線は、組織の 容量を示しています。 累積ヒストグラムは、すべてのプロジェクトの要件を合計したものです。 これが経営陣に提示されるダッシュボードであれば、仕事を増やすか、すぐに配置スタッフを削減するように決定されるのは明白です。

でも、ちょっと待ってください。 配置スタッフの削減計画を実行する前に、すべてのプロジェクトがダッシュボード ビューに表示されているかどうかを確認する必要があります。

スタッフの減少を考慮に入れたプロジェクトの状態を示す調整済みのヒストグラム

そうではありませんでした。

説明には含まれているのに、その結果がヒストグラムに表示されていないプロジェクトがいくつかありました。 その結果はどこにあったのでしょう? これらのプロジェクトはまだ公開されていなかったのかもしれません。 または、プロジェクト全体の範囲が未決定だったのかもしれません。 リソース要件が適切なレベルで定義されていなかった可能性もあります。 データを修正したところ、2 番目のヒストグラムのように、実際には作業量がスタッフを上回っており、スタッフの採用や契約時の作業量の追加、プロジェクトの延期が必要となることがわかりました。同じビューでも一部のデータしか表示されていなかったため、正反対の決定を行ってしまうところだったのです。

ここで問題なのは、ダッシュボードの設計やデータの品質ではなく、 データの完全性です。 このようにわかりやすい例では、実際に問題点を把握できますが、同じデータセットに数百〜数千のプロジェクトが含まれるプロジェクト環境の場合はどうでしょうか。

一部のデータのみを使用することで、誤った決定を下してしまう可能性があります。 データが不完全かどうかもわからないのに決定者が決定を下すことは、その人にとっても良いはずがありません。

ある種の承認プロセスでデータを確認したり、検証プロセスとデータベースに基づくインジケーターを組み合わせて、インジケーターの一部しか表示されていないことがわかるようにしたりすることで、この問題を解決できます。

データの鮮度

私などは、冷蔵庫まで行って一番手前のチーズをさっさと取ってしまうのですが、賞味期限は確かめるべきでしょう。 ダッシュボード上の表示を構成するソース データについて説明していますが、インジケーターを生成しているデータの鮮度について考えていますか?

インジケーターの元データが長期間更新されていないことを見つけるためだけに、ダッシュボード インジケーターの監査を行うことは、よくあります。 レビュー ミーティングでは、鋭い重役によって、よくこの点が指摘されます。 このような人は、最新のレビュー ミーティングのノートだけでなく、前回のすべての資料のコピーを持参して、前回と今回の資料を比較し、データを比較します。

インジケーターが同じということは、物事が変化していないか (ほとんどのプロジェクト環境ではありえません)、データが更新されていない (多くの組織において、この可能性が高いです) ことを意味します。 これは、スプレッドシートや、多くの補助元帳から成る膨大なスプレッドシートの結果によって一喜一憂している財務担当者の場合、よく起こるエラーです。 プロジェクト マネージャーや、プロジェクト データの調査担当者は、注意しないと、このようなエラーを見落としてしまう場合があります。

異なる部門にわたる 1 年間のコスト情報を示す積み上げ横棒グラフ

最悪なのは、一部のデータは更新されて最新の状態なのに、一部のデータはまったく更新されていない場合です。 たとえば、半分のプロジェクトでは将来の計画が更新されており、最新の実績が反映されているのに、残りの半分のプロジェクトでは実績の反映も計画の更新も行われていない場合があります。 このようなダッシュボード表示や結果データに基づいて決定を下す場合、 データの最新性について、どこかに表示しておく必要があります。

このような問題は、基本的なチェックや、ダッシュボードに表示されるデータの比較によっても解決できます。 たとえば、簡単なテストで次の内容を確認できます。

  1. 表示期間のすべてのタイムシートが収集されている。

  2. 収集されたタイムシートの合計時間が、表示されている合計時間とほぼ同じである。

データの正統性

見栄えが良いほど、データの出所や信頼性について疑問を持たなくなります。データをきれいなグラフィック表示にすると、その外観によって信頼性が上がるようです。 データベースからデータを作成する人の場合、データの出所については知らされない場合があるようです。 グラフィカル デザイナーは、いくつかの有用と思われるフィールドと、それに基づくインジケーターの計算方法がわかると、これらのフィールドが計算によって検証済みのプロセスで入力されているかどうかや、データの入力者がそのデータを “企業品質” でないと考えていないかどうかの確認を怠り (または見過ごし) がちです。

ソフトウェアの開発プロジェクトと、未処理および新規追加のソフトウェアの問題を担当しており、リリース間近のソフトウェアの一部として、QA 部門が作成する多くの問題点の SharePoint リストがある場合を考えてみましょう。 このようなリストは、ソフトウェアのリリース準備の進捗を判断する指標となります。 ただし、他の多くのグループでも、新規機能のアイデアや機能拡張リクエストのために同じリストを使用している場合、この問題点のリストを単純に信頼することはできません。このリストには、別の用途のデータが混在しているためです。

ダッシュボードのインジケーターに表示されるデータは、その品質に関するプロセスや検証が必要です。

全体像の把握

もう一度、ダッシュボードの信号機レポートで IT の行を確認してみましょう。

IT 部門のプロジェクト指標 (コスト、健全性、品質、リソース、スケジュール)

IT の特定の年間プロジェクトで、スケジュールとコストのインジケーターが赤色になっている場合を考えてみます。その理由は、時期が 6 月で、両方のインジケーターが 20% 以上オフになっているためです。

財務部門の責任者はこの詳細結果をすでに確認しており、非常に腹を立てています。 1 〜 6 月の実績は次のとおりです。

(千ドル単位)

1 月

2 月

3 月

4 月

5 月

6 月

予算

80

100

120

120

120

120

実績

100

120

140

140

140

140

差分

20

20

20

20

20

20

差分計

20

40

60

80

100

120

現在のところ、プロジェクトではすでに 120,000 ドルの予算超過が発生しており、しかもプロジェクトは半ばを過ぎたばかりです。 CFO いわく、このペースでは、プロジェクトのコストは当初の 130 万ドルの予算を 18% も超過してしまうため、損失を減らしてプロジェクトをキャンセルする必要があります。

ただし、もっと詳しく調べれば、状況はまったく違うことがわかります。 プロジェクトの完成までに予定されているスケジュールとコストは次のとおりです。

(千ドル単位)

1 月

2 月

3 月

4 月

5 月

6 月

7 月

8 月

9 月

10 月

11 月

12 月

合計

予算

80

100

120

120

120

120

120

120

120

120

100

80

1,320

実績

100

120

140

140

140

140

120

100

80

40

0

0

1,120

差分

20

20

20

20

20

20

0

(20)

(40)

(80)

(100)

(80)

(200)

差分計

20

40

60

80

100

120

120

100

60

(20)

(120)

(200)

これで、事情がわかりました。 プロジェクトは、予想より早く進んでいるのです。 実際には、12 月ではなく 10 月半ばに、予算より 200,000 ドルより少ないコストで完了できる見込みです。

これは、簡単なダッシュボードをどう解釈するかという課題です。 ダッシュボードは完全に正確でしたが、赤色の理由は悪いものではなく、良いものでした。

ダッシュボードのインジケーターは、重役に対してアクションの必要性とその内容を通知するものですが、同時に、全体像を把握するためのより詳細なデータも示す必要があります。

ダッシュボードを悪用しようとする人への対処

これまで、ダッシュボードによって経営陣が誤った決定を下さないようにするための方法について学んできました。これは大きな進歩です。 ただし、ダッシュボードのようなインジケーターが使用可能になると、ユーザーは自分の利益のためにこれを利用しようとします。 できるならば、データを制御、歪曲して見栄えを良くすることで、プロセスを都合よく利用したい人がいることは容易に想像できます。

このような人の行為を止めることはできませんが、いくつかの方法で問題の発生を回避することはできます。

プロセスの変更

人がプロセスを理解したと思うより早く、プロセスを常に変更することで、悪用しにくくすることができます。 検索エンジン最適化 (SEO) の検索エンジン ビジネスに携わる人は、だれでもこのことを知っていますが、プロセスを継続的に変更し、変更に関するトレーニングを全員に実施する作業が膨大であるという課題があります。

メリットはなく、罰だけが与えられる

もう 1 つの方法は、プロセスを悪用しようとする人を教育することです。 これは簡単ではありません。 データを偽造する人は困りますが、単にプロセスの抜け穴を見つけようとする人を罰するのは、一般的にモラル上の問題があります。

チェックと比較

通常、これがプロセスの悪用をもくろむ人に対して最も有効です。 さまざまなソースからのデータを他のデータと比較できれば、他の人がデータを制御して操作し、 ダッシュボード プロセスを台無しにすることは非常に難しくなります。 もちろん、このようなチェックや比較をデータ内で見つけることは必ずしも可能ではありませんので、用心が必要です。

基本ルール

これまでの内容をまとめてみましょう。 魅力的なダッシュボードを作ることは技術的には難しくありませんが、ダッシュボードの設計とプロジェクト マネジメント プロセスに実装できるいくつかの基本ルールがあります。これで、ダッシュボードを使った意思決定が、適切かつ効果的になります。

以上で説明した基本概念をまとめると、次のようになります。

インジケーターのソース データを追跡できる

インジケーターは、だれかが手動で入力した意見や感想ではなく、環境の詳細データの内容を実際に示すものにする必要があります。

すべてのインジケーターに関して、アクションが必要である

すべてのインジケーターに関して、 内容にかかわらず、何らかのアクションが必要です。 インジケーターを適切な数にしておくことも心がけてください。

完全なデータを使用する、または不完全であることがわかるようにしておく

データが完全であるか、不完全であるかを表示でわかるようにしておき、一部だけを見て不適切な決定が行われないようにします。

表示の適時性がわかるようにしておく

更新されているデータとそうでないデータが混在する可能性がある場合は、データの更新日をダッシュボードに表示して、古いデータや、混在する新旧データに基づいて、不適切な決定が行われないようにします。

データ品質を随時チェックする

ダッシュボードのインジケーターの元データは定期的にレビュー、更新し、意思決定プロセスに悪用されないようにする必要があります。 定期的な監査プロセスを導入して、主要なインジケーターを調査し、その結果とソース データを比較し、数式とデータ品質をチェックして変更されていないことを確認している組織もあります。 これら全部を常に実行することはもちろんできませんが、ダッシュボードのインジケーター (緑色、赤色、黄色のインジケーターなど) が示す内容を定期的にレビューすることは有益です。

ダッシュボードを有効に活用してください。

参考資料

Microsoft Project Server でダッシュボードを使用する方法の詳細については、次の TechNet の記事を参照してください。

著者について

Chris Vandersluis 氏は、カナダのモントリオールに本社がある、Microsoft 認定パートナーである HMS Software の社長であり、創立者です。 マギル大学で経済学の学位を取得しており、プロジェクト管理システムの自動化の分野で、30 年以上の経験があります。 Vandersluis 氏はプロジェクト マネジメント協会 (PMI) の長年のメンバーであり、Microsoft Project Users Group (MPUG) のモントリオール、トロント、ケベック支部の創設に尽力しました。 また、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada magazine、PMI の PMNetwork などに寄稿しており、Project Times のレギュラー コラムニストでもあります。 また、マギル大学の Advanced Project Management で教鞭を取っており、北米や世界中のプロジェクト マネジメント協会の組織でもよく講演を行っています。 HMS Software は、TimeControl プロジェクト指向の時間管理システムの発行元であり、1995 年から Microsoft Project Solution Partner となっています。

Chris Vandersluis 氏の連絡先: chris.vandersluis@hms.ca

Chris Vandersluis 氏の EPM 関連の記事については、HMS の EPM Guidance サイト (http://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。

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