タスク管理 Access データベーステンプレートを使用する

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Access タスク管理データベーステンプレート 。 タスクの詳細を検索およびフィルター処理したり、列の表示と非表示を切り替えたり、電子メールメッセージを送信したり、タスクの所有者のアドレスをマッピングしたりすることもできます。

このテンプレートの使用に関するビデオを見るにはどうすればよいですか? この記事の「タスク管理データベーステンプレートを使用する」を参照してください。

注: タスク管理データベーステンプレートは、過去数年間更新されています。 これらの手順では、ダウンロード可能な最新バージョンのテンプレートについて説明します。 次の手順で表示されるものと一致しない場合は、以前のバージョンのテンプレートを使用している可能性があります。

データベースの使用

この記事では、タスク管理データベーステンプレートを使用するための基本的な手順について説明します。

使用するデータベースを準備する

  • データベースを初めて開くと、Access によってようこそフォームが表示されます。 次にデータベースを開いたときにこのフォームが表示されないようにするには、[このデータベースを開いているときに、ようこそを表示する] チェックボックスをオフにします。

    データベースの使用を開始するには、[ようこそ] フォームを閉じます。

  • すべてのデータベースコンテンツが有効になっていることを確認するには、メッセージバーで、[このコンテンツを有効にする] をクリックします。

    データベースのコンテンツを有効にする方法の詳細については、「データベースを信頼するかどうかを決定する」を参照してください。

タスクまたは連絡先を検索する

クイック検索ボックスでは、タスクリストフォームのタスク、または連絡先リストフォームの連絡先をすばやく見つけることができます。

  • 検索するテキストを [クイック検索] ボックスに入力し、enter キーを押します。

    Access では、リストをフィルター処理して、検索したテキストが含まれているレコードのみが表示されます。 完全なリストに戻るには、[現在の検索結果のクリア] をクリックします。 (検索ボックス内の X)

タスクリストをフィルター処理する

[タスクリスト] フォームでは、タスクの一覧をフィルター処理して、将来使用できるようにお気に入りのフィルターを保存できます。

  1. フィルターを適用するには、フォームを右クリックし、目的のフィルターを選択します。

  2. [フィルターの保存] をクリックします。

  3. [フィルターの詳細] フォームで、フィルター名と説明を入力し、[閉じる] をクリックします。

  4. [お気に入りのフィルター ] ボックスを使用して、保存されたフィルターを適用するか、([フィルターのクリア])をクリックしてフィルターを削除します。

列を表示または非表示にする

タスクリストフォームと連絡先リストフォームでは、一部のフィールド (列) は既定で非表示になっています。 表示するフィールドを変更するには:

  1. [フィールドの表示/非表示] をクリックします。

  2. [列の表示/表示] ダイアログボックスで、 表示する各列の横にあるチェックボックス。 列を非表示にするには、このチェックボックスをオフにします。

タスクまたは連絡先の詳細を表示する

[タスクの詳細] フォームと [連絡先の詳細] フォームを使用すると、アイテムに関する詳細情報を表示して入力できます。 [タスクの詳細] フォームまたは [連絡先の詳細] フォームを表示するには、次の操作を行います。

  • [タスクの詳細] フォームまたは [連絡先の詳細] フォームで、表示するアイテムの横にある [開く] をクリックします。

添付ファイルを追加する

[タスクの詳細] フォームと [連絡先の詳細] フォームで、画像やその他の添付ファイルを追加できます。

  • [タスクの詳細] フォームの図枠の下にある [添付ファイルの追加または削除] をクリックします。

    [連絡先の詳細] フォームの [写真] フレームで、[写真の編集] をクリックします。

  • [添付ファイル] ダイアログボックスで、[追加] をクリックします。

  • [ファイルの選択] ダイアログボックスで、ファイルが保存されているフォルダーを参照します。

  • 追加するファイルを選択し、[開く] をクリックします。

  • [添付ファイル] ダイアログボックスで [ OK]をクリックします。

注: ドキュメントやスプレッドシートなど、ファイルの種類が異なる場合は、項目ごとに複数のファイルを添付することができます。

Microsoft Outlook から連絡先を追加する

Microsoft Outlook を使用している場合は、情報を再入力しなくても、そのプログラムから連絡先やタスクの所有者を追加できます。

  1. [連絡先リスト] フォームで、[ Outlook から追加] をクリックします。

  2. [追加する名前の選択] ダイアログボックスで、データベースに追加する名前を選択します。

  3. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

連絡先の住所の地図を表示する

[連絡先の詳細] フォームで、連絡先の住所を入力した場合は、その場所の地図を表示できます。

  • [クリックしてマップします] をクリックします。

レポートを表示する

タスクデータベースには、アクティブなタスク、[タスクの詳細]、[連絡先アドレス帳] など、いくつかのレポートが含まれています。 レポートを表示するには:

  • ナビゲーションウィンドウの [レポート] で、表示するレポートをダブルクリックします。

独自のカスタムレポートを作成できます。 詳細については、記事「簡単なレポートを作成する」を参照してください。

タスク管理データベーステンプレートを変更する

タスクテーブルに新しいフィールドを追加してタスクデータベースをカスタマイズし、そのフィールドを [タスクリスト] フォーム、[タスクの詳細] フォーム、[タスクの詳細] レポートに追加します。

タスクテーブルにフィールドを追加する

  1. 開いているすべてのタブを閉じます。

  2. ナビゲーションウィンドウで、[タスク] テーブルをダブルクリックします。

  3. 右にスクロールし、[新しいフィールドの追加]という列が表示されます。 列見出しをダブルクリックし、フィールド名を入力します。

最初に列にデータを入力すると、Access によってデータ型が設定されます。

フォームまたはレポートにフィールドを追加する

テーブルにフィールドを追加したら、それをフォームまたはレポートに追加できます。

  1. ナビゲーションウィンドウでフォームまたはレポートを右クリックし、[レイアウトビュー] をクリックします。

  2. [書式] タブの [コントロール] グループで、[既存のフィールドの追加] をクリックします。

  3. フィールドリストから目的のフィールドをフォームまたはレポートにドラッグします。

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