セカンダリ ワークフローの作成

あるリストで実行されるワークフローによって別のリストのアイテムが追加または変更される場合、その追加や変更をトリガとして実行されるセカンダリ ワークフローを作成できます。このセカンダリ ワークフローでは、追加または変更されたアイテムを管理したり、任意のリストのアイテムの追加、変更、削除など、他のワークフロー アクションを実行したりできます。

プライマリ ワークフローとセカンダリ ワークフローの関係

1. 1 番目のリストまたはライブラリでアイテムが追加または変更されると、プライマリ ワークフローがトリガされます (プライマリ ワークフローは手動でも開始できます)。

2. プライマリ ワークフローは、2 番目のリストまたはライブラリのアイテムを追加または変更します。

3. 2 番目のリストまたはライブラリでアイテムが追加または変更されると、セカンダリ ワークフローがトリガされます。

たとえば、校閲用ドキュメント ライブラリに新規ドキュメントが追加されるたびに、そのライブラリで実行中のワークフローによって、ドキュメントを校閲するタスクがタスク リストに作成されるとします。このとき、これらの各新規タスクの "期日" フィールドに値を設定するセカンダリ ワークフローをタスク リストに作成できます。"期日" の値を設定したセカンダリ ワークフローは、その期日が来るまで停止できます。期日になったら、ワークフローはタスクが完了したかどうかを確認し、適切なアクションを実行できます。

第 1 と第 2 のワークフローのフローチャート

複数のセカンダリ ワークフローを効果的に組み合わせると、複数のリストにまたがる依存プロセスを作成できます。各セカンダリ ワークフローは引き続き 1 つのリストの変更によりトリガされますが、別のリストへのアイテムの作成または変更により 1 つ以上のワークフローをアクティブにできるので、サイト全体に強力な蓄積効果を与えることができます。

警告: アイテムの作成時または変更時に自動的に開始されるワークフローは無限ループになりがちですが、それは回避する必要があります。たとえば、アイテムの変更時に開始されるワークフローでは、適用先のリスト内のアイテムを変更しないようにする必要があります。アイテムが作成されることで開始するワークフローでも、適用先のリストにアイテムを作成するべきではありません。これは、セカンダリ ワークフローの場合も問題となります。たとえば、ワークフロー A がリスト A に適用されていて、ワークフロー B がリスト B に適用されているとします。どちらのワークフローも、新しいアイテムの作成時に自動的に開始されます。ワークフロー A はリスト B にアイテムを作成し、ワークフロー B はリスト A にアイテムを作成します。このような状況では無限ループが発生します。最適な方法は、ワークフローがアイテムを作成または変更するリストまたはライブラリで、どのワークフローが既に実行中であるかを把握することです。また、ループを終了させる条件を使用して、ループの発生を防ぐこともできます。たとえば、タスク リストにセカンダリ ワークフローを構成して、現在のタスク アイテムの変更時にその期日を更新する場合は、期日が既に正しい値に設定されているかどうかを確認する条件を含めることで、ループの進行を停止できます。正しい値に設定されていたら、アイテムを変更せずにワークフローを停止するアクションを実行します。

この記事では、セカンダリ ワークフローの概念を紹介し、セカンダリ ワークフローを作成する方法について説明します。この記事でタスク リストに作成するサンプルのワークフローでは、共有ドキュメントのライブラリで実行されている特定のワークフローによって作成されたそれぞれの新しいタスクに期日の値を設定し、その期日までにタスクが完了していない場合にアラームのメッセージを送信します。

この記事の内容

セカンダリ ワークフローの使用方法

セカンダリ ワークフローとタスク リストの特別な関係

サンプルのワークフローについて

手順 1: 現在のタスクで続行するかどうかを決定する

手順 2: 期日の値を設定して停止する

手順 3: タスクの状態を確認し、その結果に応じて続行する

クイック リファレンス: 手順の概要

その他の例: ドキュメント タイトルをタスク タイトルとして使用する

セカンダリ ワークフローの使用方法

プライマリ ワークフローとセカンダリ ワークフローには、機能的な違いはありません。別のワークフローのアクションによってトリガされたワークフローは、セカンダリ ワークフローと見なされます。

セカンダリ ワークフローは幅広い目的で使用できます。たとえば、次のようなことができます。

  • プライマリ ワークフローで作成されたアイテムのフィールドに値を設定する。

  • 現在のリストや別のリストのアイテムを作成、変更、または削除する。

  • アラームの電子メール メッセージを送信する。

    注: 

    • Office SharePoint Designer 2007 で設計されたセカンダリ ワークフローをトリガできるのは、同様に Office SharePoint Designer 2007  で設計された別のワークフローのアクションだけです。Microsoft Office SharePoint Server 2007 に付属する定義済みのワークフローや、Visual Studio で作成されたカスタム ワークフローではトリガできません。また、ワークフローを開始したユーザーがシステム アカウントを使用してサインインしている場合は、Office SharePoint Designer 2007 で設計されたワークフローでも、そのアクションがセカンダリ ワークフローをトリガすることはありません。システム アカウントで実行中のワークフローは、セカンダリ ワークフローをトリガできません。

    • 1 つのリスト アイテムで同時に実行できるのは、1 つのワークフロー インスタンスだけです。アイテムの変更時に実行されるセカンダリ ワークフローを設定した場合、あるアイテムに対してワークフローのインスタンスの 1 つが実行され、それが現在停止中であるとすると、そのアイテムに他の変更を加えても、同じワークフローをもう一度実行するトリガにはなりません。たとえば、1 つ目のワークフロー インスタンスが 30 日間停止する場合、その 30 日の間に同じリスト アイテムで同じワークフローがトリガされても、それらのインスタンスはすべて開始に失敗します。これは、アイテムの変更時に開始される実行期間の長いワークフローでは問題になりますが、アイテムの作成時にのみ開始されるセカンダリ ワークフロー (この記事のサンプル ワークフローの構成) では問題になりません。

    • ワークフローの停止アクションを使用する前に、.NET 3.0 の更新プログラムをダウンロードしてサーバーにインストールすることをお勧めします。更新プログラムのダウンロードについては、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

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セカンダリ ワークフローとタスク リストの特別な関係

3 つのワークフロー タスク アクションの 1 つによってタスク リストに作成されたアイテムには、元のアイテムに関する情報を格納する 3 つの有用なフィールドが保持されます。これらの情報は、ワークフローが作成する他の種類のリストのアイテムには "記憶" されません。

  • ワークフロー アイテム ID     タスク リストに現在のアイテムを作成したプライマリ ワークフローに関連する元のアイテムの一意識別子です。

  • ワークフロー リスト ID     元のアイテムが格納されているリストの一意識別子です。

  • ワークフロー名     現在のアイテムをタスク リストに作成したプライマリ ワークフローの一意識別子です。

3 つの固有の識別子

これらの 3 つのフィールドは、タスク リスト内のアイテムを参照するときに [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスに表示されます。ただし、これらの 3 つのフィールドに格納されるのは、3 つのワークフロー タスク アクションの 1 つによって作成されたタスク アイテムの値だけです。

3 つの ID フィールドが含まれる [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックス

これらの 3 つの ID はさまざまな用途に使用できます。たとえば、次のようなことができます。

  • 実行するアイテムの決定     セカンダリ ワークフローの最初の処理として、それぞれの新しいタスク アイテムに保持されているこれらのフィールドの 1 つ以上を確認し、その情報を使用して、すぐに終了するか実行を継続するかを決定できます。たとえば、指定された 1 つ以上のプライマリ ワークフローで作成されたタスクに対してのみ、セカンダリ ワークフローの以降のアクションを実行するようにできます。

  • 電子メール メッセージへの情報の挿入     セカンダリ ワークフローでこれらのフィールドを使用して、元のアイテムの ID、元のアイテムが格納されているリスト、および現在のタスク アイテムを作成したワークフローの情報を含む電子メール メッセージを送信できます。

他のリストやライブラリ (お知らせや予定表など) で実行されるセカンダリ ワークフローの場合は、これらの 3 つのフィールドにアクセスできないため、このような処理は実現できません。

次の表は、これらの 3 つの値の形式を示しています。

フィールド

サンプル値

ワークフロー アイテム ID

8

ワークフロー名

ドキュメントの校閲

ワークフロー リスト ID

{4FC00DC3-1880-4872-AC31-AA2389B201CA}

特別な 3 つのフィールドの値を識別する

これらのフィールドの値を正しく取得するには、次の操作を行います。

  • ワークフロー アイテム ID     ブラウザで、対象のアイテムが含まれているリストを表示します。必要に応じて、ID 列が表示されるようにビューを変更します。一度割り当てられたアイテム ID は固定され、リスト内で他のアイテムがどれだけ追加、変更、および削除されても変わりません。

  • ワークフロー名     各ワークフローについて、この値はワークフロー デザイナで指定されたワークフローの名前と同じになります。同じ名前のワークフローを 1 つのサイトに 2 つ作成することはできないので、この値は現在のサイト内で一意です。

  • ワークフロー リスト ID     リストのこの値を特定するには、ブラウザで対象のリストを表示し、[設定] メニューの [リストの設定] または [ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。URL のクエリ文字列を確認すると、"List=" という文字列に続けてワークフロー リスト ID が表示されます。

タスク期日の管理にセカンダリ ワークフローが必要な理由

タスク アイテムを作成するプライマリ ワークフローは、タスク アイテムが作成されて割り当てられるとすぐに停止します。

停止している間、プライマリ ワークフローでは、タスク アイテムの期日の値の設定、期日に達したときのタスクの進捗状況の確認、期日までに完了しなかったタスク アイテムに対する適切なアクションの実行などを行うことができません。

ただし、タスク リストで実行されているセカンダリ ワークフローであれば、プライマリ ワークフローの停止中でもこれらの操作を実行できます。

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サンプルのワークフローについて

以降の手順で作成するセカンダリ ワークフローの例は、次のようにタスク リストで実行されるように構成されます。

  1. 新しい各タスク アイテムを確認して作成元のプライマリ ワークフローを識別し、それが指定のプライマリ ワークフローである場合にのみ手順を続行します。

    ヒント: 他のワークフローで作成されたアイテムを変更しないようにするためにも、パフォーマンスへの影響を最小限にするためにも、この手順はワークフローの最初に実行するのが最適です。

  2. プライマリ ワークフローが指定のものである場合は、タスク アイテムの "期日" の値を設定し、その期日まで停止します。

    注: いったん停止したワークフローは、停止したときに設定された期日まで再開しません。ワークフローの停止中に期日の値を変更しても、停止中のワークフローには反映されません。

  3. 期日になると、タスク アイテムの "完了" の値が確認され、次の 2 つのアクションのいずれかが実行されます。

    • 値が "はい" の場合     ワークフローは、ワークフローの履歴に適切なメッセージを記録し、終了します。

    • 値が "いいえ" の場合     ワークフローは、タスク アイテムの担当者に電子メール メッセージを送信して、タスクの期日に達したことを通知します。

サンプルのワークフローには、特別な 3 つのタスク アイテム フィールドの使用例が示されています。

この記事で説明する手順の例では、"ドキュメントの校閲" という名前のプライマリ ワークフローが既に作成されていて、共有ドキュメントのライブラリにドキュメントが追加されるたびに実行されることを前提としています。このプライマリ ワークフローは、タスク リストに "ドキュメントの校閲" という簡単な To Do アイテムを作成し、そのタスクを 1 人以上のメンバに割り当てます。このプライマリ ワークフローを作成するには、「ワークフローで To Do アイテムを割り当てる」の記事に含まれる手順を参照してください。

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手順 1: 現在のタスクで続行するかどうかを決定する

サイトで複数のワークフローを実行し、それぞれのワークフローがタスク リストにアイテムを作成する場合、タスクを作成したワークフローに応じて、個別に各アイテムの期日を計算する必要が生じることがあります。または、トリガとなった元のアイテムが指定のリストまたはライブラリに含まれているすべてのアイテムに対して、セカンダリ ワークフローを実行するように選択することもできます。

この例のセカンダリ ワークフローは、タスク リスト内のすべての新しいアイテムに対して開始および実行され、最初の処理として新しいタスク アイテムのワークフロー名の値を確認します。次に、この値に基づいて、ワークフローをすぐに停止するか続行するかを決定します。このセクションでは、この最初のステップの構成を行います。

  1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[ワークフロー] をクリックします。

  2. ワークフロー デザイナの最初のページで、セカンダリ ワークフローに名前を付けます。次に、そのワークフローをタスク リストに添付し、そのリストに新しいアイテムが作成された場合にのみワークフローが開始されるように指定します。

    ワークフロー デザイナーの最初のページ

  3. [次へ] をクリックします。

  4. 次のページで、ワークフローの最初のステップに名前を付けます。この例では、「プライマリ ワークフローのチェック」という名前を付けています。

  5. [条件] をクリックし、[タスク フィールドの比較] をクリックします。

  6. 条件で、[フィールド] をクリックし、一覧を下へスクロールして、[ワークフロー名] をクリックします。

    ワークフロー デザイナーの第 2 ページに条件の詳細が表示される

  7. 条件で、[に等しい] をクリックし、一覧の [に等しくない] をクリックします。

  8. 条件で、[] をクリックし、ボックスにプライマリ ワークフローの名前 (この例では「ドキュメントの校閲」) を入力して、Enter キーを押します。

  9. [アクション] をクリックし、一覧の [ワークフローを停止する] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されていない場合は、[その他のアクション] をクリックして、すべての一覧を表示します。

  10. アクションで、[メッセージ] をクリックします。

  11. ワークフローの履歴リストに記録するメッセージをボックスに入力し、Enter キーを押します。

    最初のワークフローのステップが完了すると、次の図のようになります。

    ワークフロー デザイナーの第 2 ページの完了

これにより、セカンダリ ワークフローが次のステップに進むのは、"ドキュメントの校閲" ワークフローによってタスク アイテムが作成された場合だけになります。

"ワークフロー リスト ID" フィールドを使用する方法でも、指定のリストで実行されているワークフローが作成したタスク アイテムに対してのみ、ワークフローが次のステップへ進むように構成できます。ただし、同じリストに他のユーザーもワークフローを作成できる場合は、だれがどのワークフローを自分のアイテムで実行しようとしているのかを管理するのが難しくなります。通常は、指定した 1 つ以上のプライマリ ワークフローで作成されたタスク アイテムのみを対象として、タスク リストでセカンダリ ワークフローを関連付けるのが最適な方法です。

2 番目のステップでは、タスク アイテムに期日を設定し、その期日までセカンダリ ワークフローを停止します。

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手順 2: 期日の値を設定して停止する

セカンダリ ワークフローにおいて、タスク アイテムが "ドキュメントの校閲" ワークフローで作成されたものであることが確認されたら、ワークフローでそのアイテムの "期日" フィールドの値を計算し、期日までワークフローを停止する必要があります。ワークフローの 2 番目のステップでは、これらのアクションを構成します。

  1. ワークフロー デザイナで、[ワークフロー ステップ] の下の [ワークフロー ステップの追加] をクリックします。

  2. 次のページで、ワークフローの 2 番目のステップに名前を付けます。この例では、「期日を設定して停止」という名前を付けています。

  3. [アクション] をクリックし、[日付に時刻を追加する] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されていない場合は、[その他のアクション] をクリックして、すべての一覧を表示します。

  4. 各タスクの作成日から 1 週間となるようにタスク アイテムの期日を設定するには、次の操作を行います。

    1. アクションで、[0] をクリックし、ボックスの "0" を「7」に置き換えて、最後に Enter キーを押します。

    2. [] をクリックし、一覧の [] をクリックします。

    3. [日付] をクリックし、 ボタンの画像 (データ バインドを表示します) をクリックします。

    4. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、次のオプションを選択します。

      • [ソース]: [現在のアイテム]

      • [フィールド]: [作成日時]

    5. [OK] をクリックします。

    6. [変数] をクリックし、一覧の [新しい変数の作成] をクリックします。

    7. [変数の編集] ダイアログ ボックスで、新しい変数の名前 (この例では「期日」) を入力し、種類が [日付/時刻] であることを確認して、[OK] をクリックします。

      この時点で、2 番目のステップは次の図のようになります。

      [日付に時刻を追加する] 操作が含まれる、ワークフロー デザイナーの 3 ページ目

      これにより、"期日" という名前の変数が作成され、タスクが作成されて割り当てられた日付に 7 日を加算した値が設定されます。

  5. もう一度 [アクション] をクリックして 2 つ目のアクションを追加し、[現在のアイテムにフィールドを設定する] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されていない場合は、[その他のアクション] をクリックして、すべての一覧を表示します。

  6. アクションで、[フィールド] をクリックし、一覧の [期日] をクリックします。

  7. 値をクリックし、 ボタンの画像 (データ バインドを表示します) をクリックします。

  8. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、次のオプションを選択します。

    1. [ソース]: [ワークフロー データ]

    2. [フィールド]: [変数: 期日]

  9. [OK] をクリックします。

    この時点で、2 番目のステップは次の図のようになります。

    [現在のアイテムにフィールドを設定する] アクションが表示されたワークフロー デザイナーの 3 番目のページ

    これにより、アイテムの期日が、そのアイテムが作成されて割り当てられてから 7 日後に設定されます。

  10. [アクション] をクリックして 3 つ目のアクションを追加し、[指定した日まで停止する] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されていない場合は、[その他のアクション] をクリックして、すべての一覧を表示します。

  11. アクションで [時刻] をクリックし、 ボタンの画像 (データ バインドを表示します) をクリックします。

  12. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、次のオプションを選択します。

    1. [ソース]: [現在のアイテム]

    2. [フィールド]: [期日]

  13. [OK] をクリックします。

    この時点で、2 番目のステップは次の図のようになります。

    [指定した日まで停止する] 操作が含まれる、ワークフロー デザイナーの 3 ページ目

    これにより、アイテムの期日までワークフローが停止されるようになります。

    期日になると、ワークフローはタスク アイテムが完了としてマークされているかどうかを確認し、マークされていない場合はタスクの担当者にアラームを送信します。次のステップでは、これらのアクションを構成します。

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手順 3: タスクの状態を確認し、その結果に応じて続行する

このサンプル ワークフローの最後のステップとなる 3 番目のステップでは、期日になってからのワークフローを続行します。ワークフローは、まずタスク アイテムの "状態" フィールドの値を確認し、次にアイテムが完了としてマークされているかどうかに基づいて、適切なアクションを実行します。

  1. ワークフロー デザイナで、[ワークフロー ステップ] の下の [ワークフロー ステップの追加] をクリックします。

  2. 次のページで、ワークフローの 3 番目のステップに名前を付けます。この例では、「状態を確認してアラームを送信」という名前を付けています。

  3. [条件] をクリックし、[タスク フィールドの比較] をクリックします。

  4. 条件で、[フィールド] をクリックし、一覧の [状態] をクリックします。

  5. 条件で、[] をクリックし、一覧の [完了] をクリックします。

  6. [アクション] をクリックし、一覧の [履歴リストに記録する] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されていない場合は、[その他のアクション] をクリックして、すべての一覧を表示します。

    アクションで、[メッセージ] をクリックします。

  7. ワークフローの履歴に記録するメッセージをボックスに入力し、Enter キーを押します。

    3 番目のワークフローのステップが完了すると、次の図のようになります。

    ワークフロー​デザイナーの第 4 ページに 1 つの条件分岐が表示される

    これにより、タスクが既に完了している場合はワークフローが終了します。

  8. [一致しない場合に評価する次の条件を追加する] をクリックします。

  9. 追加された条件分岐で、[アクション] をクリックし、一覧の [電子メールを送信する] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されていない場合は、[その他のアクション] をクリックして、すべての一覧を表示します。

  10. アクションで、[メッセージ] をクリックします。

  11. [電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスで、[宛先] ボックスの横にある [アドレス帳] ボタンをクリックします。

  12. タスクの担当者を電子メール メッセージの宛先に指定するには、[ユーザーの選択] ダイアログ ボックスで、[または既存のユーザーおよびグループから選択してください] の一覧の [ワークフロー参照] をダブルクリックします。

  13. [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、次のオプションを選択します。

    • [ソース]: [現在のアイテム]

    • [フィールド]: [担当者]

  14. [OK] をクリックし、もう一度 [OK] をクリックします。

  15. メッセージの件名と本文を入力します。必要に応じて、 ボタンの画像 (データ バインドを表示します) や [本文への参照の追加] を使用して、変数のワークフロー参照情報を追加できます。

    メッセージ コンテンツが含まれる [電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックス

    この例のメッセージ本文のテキストには、次の図に示すワークフロー参照を使用して、校閲対象のドキュメントのタイトルが挿入されています。

    [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックス

    この参照は、共有ドキュメントのライブラリの "タイトル" フィールド (または列) に移動した後、元のアイテム (現在のアイテムをタスク リストに作成したプライマリ ワークフローに関連するアイテム) と ID が一致するアイテム (または行) に移動することを示しています。

    つまりこの参照は、このセカンダリ ワークフローが実行されている現在のタスク アイテムを作成したプライマリ ワークフローが呼び出されたアイテムのタイトルを取得することを示しています。

  16. 希望どおりの電子メール メッセージができたら、[OK] をクリックします。

    3 番目のステップが完了すると、次の図のようになります。

    ワークフロー​デザイナーの第 4 ページに 2 つの条件分岐が表示される

アラームの電子メールを送信すると、セカンダリ ワークフローを停止できます。または、指定した日数に基づいてタスク アイテムの期日の値を再設定し、その新しい期日まで停止した後で、タスクが完了したかどうかを再び確認するステップを追加することもできます。まだ完了していない場合は、2 回目の電子メール通知を送信するか、他のメンバに電子メール通知を送信するなどの他のアクションを実行できます。

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クイック リファレンス: 手順の概要

クイック リファレンスとして、前の 3 つのセクションで説明した手順の概要を以下に示します。

  1. タスク リストに適用されるワークフローを作成して、新しいアイテムの作成時に自動的に開始されるように構成します。

  2. [タスク フィールドの比較] の条件を追加します。

    • 1 つ目のリンクでは、[ワークフロー名] をクリックします。

    • 2 つ目のリンクでは、セカンダリ ワークフローを実行するタスクが含まれるプライマリ ワークフローの名前を入力します。

    • 3 つ目のリンクでは、[に等しくない] をクリックします。

  3. [ワークフローを停止する] アクションを追加します。リンクをクリックして、ワークフローの履歴に記録するメッセージを入力します。

  4. 新しいワークフロー ステップを追加します。

  5. [日付に時刻を追加する] アクションを追加します。

    • 1 つ目のリンクでは、 ボタンの画像 (データ バインドを表示します) をクリックします。[ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、次のオプションを選択します。

[ソース]: [ワークフロー データ]

[フィールド]: [変数: 期日]

  • 2 つ目のリンクでは、ワークフローからタスクのアラームが送信されるまでの待機日数を入力します。

  • 3 つ目のリンクでは、[] をクリックします。

  • 4 つ目のリンクでは、[新しい変数の作成] をクリックし、種類が [日付/時刻] の "期日" という名前の変数を作成します。

  • [現在のアイテムにフィールドを設定する] アクションを追加します。

    • 1 つ目のリンクでは、[期日] をクリックします。

    • 2 つ目のリンクでは、 ボタンの画像 (データ バインドを表示します) をクリックします。[ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、次のオプションを選択します。

[ソース]: [ワークフロー データ]

[フィールド]: [変数: 期日]

  1. [指定した日まで停止する] アクションを追加します。

    • リンクで、 ボタンの画像 (データ バインドを表示します) をクリックします。[ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、次のオプションを選択します。

[ソース]: [現在のアイテム]

[フィールド]: [期日]

  1. 新しいワークフロー ステップを追加します。

  2. [タスク フィールドの比較] の条件を追加します。

    • 1 つ目のリンクでは、[状態] をクリックします。

    • 2 つ目のリンクでは、[完了] をクリックします。

    • 3 つ目のリンクは、[に等しい] のままにします。

  3. [履歴リストに記録する] アクションを追加します。リンクをクリックして、ワークフローの履歴に記録するメッセージを入力します。

  4. [一致しない場合に評価する次の条件を追加する] をクリックします。

  5. [電子メールを送信する] アクションを追加します。アクションで [メッセージ] をクリックします。

  6. [電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスで、次の操作を行います。

    • [宛先] ボックスの横にある [アドレス帳] をクリックします。

    • [または既存のユーザーおよびグループから選択してください] の一覧で、[ワークフロー参照] をダブルクリックします。

    • [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックスで、次のオプションを選択します。

[ソース]: [現在のアイテム]

[フィールド]: [担当者]

  • 件名とメッセージ本文を追加します。必要に応じて参照を使用します。

    たとえば、次の参照を使用すると、校閲対象のドキュメントのタイトルを含めることができます。

    [ワークフロー参照の定義] ダイアログ ボックス

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その他の例: ドキュメント タイトルをタスク タイトルとして使用する

ワークフローで作成される新しいタスクに名前を付けるときに、変数情報を使用すると便利な場合があります。たとえば、プライマリ ワークフローによって割り当てられたタスク名を、セカンダリ ワークフローによって元のドキュメントのタイトルに置き換えることができます。

この例では、まずプライマリ ワークフローで覚えやすいタスク タイトル ("ABC123" など) を指定します。次に、タスク リストで実行されるセカンダリ ワークフローに条件を追加します。

次の図に示すステップでは、[タスク フィールドの比較] の条件を使用してタスク タイトルが評価されます。プライマリ ワークフローでタスクに指定した覚えやすいタスク名とタスク タイトルが等しい場合、セカンダリ ワークフローは共有ドキュメントにある元のドキュメントのタイトル値を参照し、[リスト アイテムを更新する] アクションを使用してタスクのタイトル値を再設定します。

タスクのタイトルとしてドキュメントのタイトルを使うためのダイアログ ボックスの設定

この参照の指定により、ワークフローは、共有ドキュメントから、このタスク アイテムを作成したプライマリ ワークフローのトリガとなったアイテムのタイトルを取得します。セカンダリ ワークフローは、ワークフロー アイテム ID を使用してこのアイテムを参照します。

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