スレッドのクリーンアップを使用して冗長なメッセージを削除する

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Microsoft Outlook 2010 の新機能であるスレッドのクリーンアップを使うと、メール フォルダー内のメッセージの件数を減らすことができます。 スレッド内で重複するメッセージは、[削除済みアイテム] フォルダーに移動されます。

スレッドとは

スレッドは、電子メール スレッドとも呼ばれています。 1 つのスレッドには、最初のメッセージからすべての返信までの、メッセージのつながりがすべて含まれています。 スレッドのメッセージは、件名が同じになります。

たとえば、だれかにメッセージを送信して、その相手が結果を返信するというやり取りが "スレッド" です。スレッドでは、多くの返信がやり取りされたり、また、複数のユーザーがスレッドの一部に返信したりすることがほとんどです。

スレッドのクリーンアップの役割について

スレッドのクリーンアップでは、スレッド内の各メッセージのコンテンツを検証します。いずれかの返信にまったく同じメッセージが含まれている場合は、前のメッセージが削除されます。次の例を考えてみます。

内田さんが前田さんと青木さんにメッセージを送信しました。 前田さんは、内田さんと青木さんの両方に返信しました。前田さんの Outlook メッセージの本文には、内田さんからのメッセージの全文が含まれています。 その後、青木さんが前田さんのメッセージを読んで、内田さんと前田さんの両方に返信しました。 青木さんの返信には、スレッド内のそれまでのメッセージがすべて含まれています。 青木さんのメッセージには、それまでのすべてのメッセージが含まれているので、スレッドのクリーンアップを実行すると、青木さんが最後に送信したメッセージを除く、すべてのメッセージが削除されます。

スレッドのクリーンアップは、特に多くの受信者がいて、スレッド内で多くのやり取りが行われる場合に最も役立ちます。

冗長なメッセージを削除する

  1. [ホーム] タブの [削除] で [クリーンアップ] をクリックします。

リボンの [クリーンアップ] コマンド

  1. 次のいずれかをクリックします。

    • スレッドのクリーンアップ   現在のスレッドが検証され、重複するメッセージが削除されます。

    • フォルダーのクリーンアップ   選択されたフォルダーのすべてのスレッドが検証され、重複するメッセージが削除されます。

    • フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ   選択されたフォルダーとそのサブフォルダー内のすべてのスレッドが検証され、重複するメッセージが削除されます。

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スレッドのクリーンアップ オプションを変更する

クリーンアップの対象外とするメッセージや、メッセージが削除される際の移動先を指定することができます。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [オプション] をクリックします。

  3. [メール] をクリックします。

  4. [スレッドのクリーンアップ] で、次のいずれかの操作を行います。

    • アイテムの移動先を変更するには、[クリーンアップされたアイテムの移動先フォルダー] で、[参照] をクリックして、Outlook フォルダーを選びます。 既定では、メッセージは [削除済みアイテム] フォルダーに移動されます。 Outlook のプロファイルに、複数のメール アカウントがある場合は、各アカウントに固有の [削除済みアイテム] フォルダーがあります。 メッセージは、電子メール アカウントに対応する [削除済みアイテム] フォルダーに移動されます。

    • ([フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ] の使用時に) [クリーンアップ] によって削除されたアイテムのフォルダー構造を複製するには、[サブフォルダーのクリーンアップ時に、移動先フォルダーのフォルダー階層を作成し直す] を選択します。

    • 未読メッセージを常に保持しておくには、[未読メッセージを移動しない] チェック ボックスをオンまたはオフにします。 このオプションは、オフにすることをお勧めします。 残されるスレッド メッセージには、未読のメッセージも含め、削除されたメッセージがすべて含まれます。

    • 分類したメッセージを常に保持しておくには、[分類したメッセージを移動しない] チェック ボックスをオンまたはオフにします。このオプションは、オンにすることをお勧めします。分類は、特定のメッセージに適用され、分類したメッセージが削除されると、そのメッセージは失われます。

    • フラグが付いているメッセージを常に保持しておくには、[フラグ付きメッセージを移動しない] チェック ボックスをオンまたはオフにします。このオプションは、オンにすることをお勧めします。フラグは、特定のメッセージに適用され、フラグ付きメッセージが削除されると、そのメッセージは失われます。

    • デジタル署名されたメッセージを常に保持しておくには、[デジタル署名されたメッセージを移動しない] チェック ボックスをオンまたはオフにします。このオプションは、オンにすることをお勧めします。

    • 返信に含まれている元のメッセージが変更された場合に元のメッセージを常に保持しておくには、[返信によってメッセージが変更されるときに、元のメッセージを移動しない] チェック ボックスをオンまたはオフにします。 このオプションは、オンにすることをお勧めします。 これにより、返信に含まれているメッセージが変更された場合でも、スレッド内のすべてのコンテンツを完全に記録しておくことができます。

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