スマート ドキュメントを使用する

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スマート ドキュメントは、Excel ブックは、それらのファイルを操作するように、必要なヘルプを与えるにプログラムされるなどのファイルです。スマート ドキュメントとしてフォーム テンプレート] など、Excel ファイルのいくつかの種類も機能します。

スマート ドキュメントについて

スマート ドキュメントは、ビジネス プロセス ワークフローの制御、および情報の再利用と共有という、2 つの一般的なビジネス問題へのソリューションを提供します。このスマート ドキュメント ソリューションを作成するには、Excel ブックに XML 拡張パックを追加します。これらのソリューションは、ダウンロードすることもできれば、スマート ドキュメント ソフトウェア開発キットを使って開発することもできます。

スマート ドキュメントは、ワークフローに含まれるブックで使用すると特に効果的です。ワークフローとは、ビジネス プロセスに関連する一連の操作やタスクによるドキュメントやアイテムの自動処理を指します。ワークフローを使用すると、ドキュメントの承認やレビューなどの標準的なビジネス プロセスを一貫した方法で管理できます。たとえば、社員の年間経費フォームを記入するプロセスがあり、この目的で既に Excel テンプレートを使用しているとします。このテンプレートをスマート ドキュメントに変換すると、データベースと連携させて従業員の名前と番号、直属上司の名前などの必要な情報を自動的に読み込むことができます。経費フォームへの入力が終了したときにボタンが表示されるようにし、ワークフローの次のステップにフォームを送信することもできます。フォームは、スマート ドキュメントによって判別された上司に自動的に送信されます。このフォームがだれの手元にあっても、経費レビュー ワークフローの現在位置と次に進むステップがスマート ドキュメントによって把握されています。

スマート ドキュメントを共有し、既存のコンテンツを再利用するために使用できます。たとえば、弁護士は、契約書を作成、頻繁に使用するテキストとジャーナリスト署名を挿入することができます、既存の定型句を使用できます。スマート ドキュメントもしやすく、情報を共有するし、その他の Microsoft Office プログラムとも操作ことができます。たとえば、スマート ドキュメントを使用すると、文書から離れることや、自分で Outlook を起動することがなく、Outlook を使って、電子メール メッセージを送信します。

スマート ドキュメント ソリューションを追加すると、新しいスマート ドキュメントを開くたびに、使用できるソリューションの一覧が表示されます。ソリューションを使用するには、最初に、XML 拡張パックをドキュメントに添付する必要があります。これによって、Excel ブックがスマート ドキュメントに変換されます。XML 拡張パックは複数のコンポーネントで構成されており、これには XML ファイルやそのコンポーネントを参照するマニフェストが含まれます。拡張パックが添付されたドキュメントを開くと、[ドキュメント アクション] 作業ウィンドウも開きます。作業ウィンドウには、タスクを実行するためのツールとスマート ドキュメントを使用するためのヘルプが含まれています。スマート ドキュメントが提供する機能は、その作成者 (開発者または IT 担当者) が実装する設計によって決まります。スマート ドキュメント ソリューションの場所と詳細については、IT 担当者に連絡してください。

注: スマート ドキュメントを初めて使用する場合は、共通言語ランタイム コンポーネントをインストールする必要がある、または、コンポーネントの異なるバージョンが必要である、という内容のメッセージが表示されることがあります。そのようなメッセージが表示される場合は、システム管理者に連絡してください。

開発リソースや IT リソースを利用できない場合は、サード パーティが作成したスマート ドキュメントをダウンロードできます。自分が開発者であり、スマート ドキュメントの作成方法について理解する必要がある場合は、Microsoft Developer Network (MSDN) Web サイトでスマート ドキュメント ソフトウェア開発キットを参照してください。

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スマート ドキュメント ソリューションを追加および添付する

  1. [開発] タブが表示されない場合は、次の操作を行ってタブを表示します。

    1. [ファイル] タブの [オプション] をクリックして >リボンのユーザー設定します。

    2. リボンのユーザー設定] ダイアログ ボックスの右側で、リボンのユーザー設定ドロップダウン リストから、メイン タブ]を選択し、[開発] ボックスします。

    3. [OK] をクリックします。

      注: Excel 2007 を使用している場合は、 Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 ] をクリックし、[ Excel のオプション] をクリックします。[基本設定]、[ Excel の使用に関する基本オプション] をクリックし、[、リボンの [開発] タブの [チェック ボックスをオンにし、[ OK ] をクリックしてください

  2. [開発] タブの [XML] で [拡張パック] をクリックします。

    拡張パック

  3. [追加] をクリックします。

  4. [XML 拡張パックのインストール] ダイアログ ボックスで、追加するソリューションのマニフェストの場所を見つけます。

  5. [開く] をクリックします。

  6. [利用可能な XML 拡張パック] ボックスの一覧で、ドキュメントに添付するソリューションをクリックし、[添付] をクリックします。

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スマート ドキュメントに添付されている XML 拡張パックを変更する

  1. [開発] タブが表示されない場合は、次の操作を行ってタブを表示します。

    1. [ファイル] タブの [オプション] をクリックして >リボンのユーザー設定します。

    2. リボンのユーザー設定] ダイアログ ボックスの右側で、リボンのユーザー設定ドロップダウン リストから、メイン タブ]を選択し、[開発] ボックスします。

    3. [OK] をクリックします。

      注: Excel 2007 を使用している場合は、 Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 ] をクリックし、[ Excel のオプション] をクリックします。[基本設定]、[ Excel の使用に関する基本オプション] をクリックし、[、リボンの [開発] タブの [チェック ボックスをオンにし、[ OK ] をクリックしてください

  2. [開発] タブの [XML] で [拡張パック] をクリックします。

    拡張パック

  3. 次のいずれかを実行します。

    1. ドキュメントから XML 拡張パックの名前および URL プロパティを削除するには、[削除] をクリックします。[利用可能な XML 拡張パック] ボックスの一覧には、引き続き XML 拡張パックが表示されます。

    2. 現在の XML 拡張パックを新しい XML 拡張パックに置き換えるには、[利用可能な XML 拡張パック] ボックスの一覧で、別の XML 拡張パックを選択し、[添付] をクリックします。

    3. XML 拡張パックは、設定された間隔で自動的に更新されるように構成できます。その間隔以外で更新をチェックするには、[更新] をクリックします。更新された XML 拡張パックが利用できる場合は、新しいコンポーネントがダウンロードされます。

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スマート ドキュメント ソリューションを削除する

  1. [開発] タブが表示されない場合は、次の操作を行ってタブを表示します。

    1. [ファイル] タブの [オプション] をクリックして >リボンのユーザー設定します。

    2. リボンのユーザー設定] ダイアログ ボックスの右側で、リボンのユーザー設定ドロップダウン リストから、メイン タブ]を選択し、[開発] ボックスします。

    3. [OK] をクリックします。

      注: Excel 2007 を使用している場合は、 Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 ] をクリックし、[ Excel のオプション] をクリックします。[基本設定]、[ Excel の使用に関する基本オプション] をクリックし、[、リボンの [開発] タブの [チェック ボックスをオンにし、[ OK ] をクリックしてください

  2. [開発] タブの [XML] で [拡張パック] をクリックします。

    拡張パック

  3. [利用可能な XML 拡張パック] ボックスの一覧で、削除するソリューションをクリックし、[削除] をクリックします。

注: スマート ドキュメント ソリューションを削除しても、そのレジストリ情報が削除されるだけで、XML 拡張パックによってコンピュータにインストールされたファイルは削除されません。そのファイルは別のスマート ドキュメントで使用できます。

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