ステップアップ! Outlook を最大限に活用する (2)

ステップアップ!  Outlook を最大限に活用する (2) 受信トレイを編成する (フィルター、色の設定)

受信トレイ内の電子メールの量が増えると、必要な電子メールを見つけるのが困難になります。 ここでは、受信トレイを編成し、電子メールを管理する方法を学びます。

この記事の内容は、次のとおりです。
  1. 電子メールを色分けして分類する

  2. 新しいフォルダーを作成する

  3. 受信メールを並べ替える

  4. 仕分けルールの名前を変更する

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電子メールを色分けして分類する

受信トレイの電子メールの一覧を色分けする色分類項目を割り当てることによって、電子メールをより簡単に探すことができます。

演習: Outlook を起動する

ドクター

Outlook を起動する方法については、「アウトルックを起動してみよう、終了してみよう」を参照してください。

  1. 左側のナビゲーション ウィンドウ[メール] をクリックし、[個人用フォルダー][受信トレイ] をクリックします。

    左側のナビゲーション ウィンドウで、[メール] をクリックし、[新しい電子メール] をクリックします。

  2. 色分類項目を割り当てる電子メールを右クリックし、[分類]

    をポイントし、色分類項目をクリックします。この例では、[分類項目 オレンジ] をクリックします。

    [分類項目 オレンジ] をクリックします。

    [分類項目の名前の変更] ダイアログ ボックスが表示されます。

    [分類項目の名前の変更] ダイアログ ボックス

    ヒント: [分類項目の名前の変更] ダイアログ ボックス

    ドクター

    [分類項目の名前の変更] ダイアログ ボックスは、初めて色分類項目を使用する場合に表示されます。

  3. この例では、色分類項目に "ファミリー"

    という名前を追加し、家族からの電子メールであることを示します。

    [名前] ボックスに「ファミリー」と入力し、[はい] をクリックします。

    [分類項目の名前の変更] ダイアログ ボックス

    オレンジの色分類項目は "ファミリー" 分類項目として設定され、電子メールに割り当てられます。

    オレンジの色分類項目は "ファミリー" 分類項目として設定される

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新しいフォルダーを作成する

受信トレイに新しいフォルダーを作成します。

  1. [受信トレイ] をクリックします。

    [受信トレイ] をクリックします。

  2. [フォルダー] タブをクリックし、[新しいフォルダー] をクリックします。

    [新しいフォルダー] をクリックします。

    [新しいフォルダーの作成] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. [名前] ボックスに、新しいフォルダーの名前を入力します。この例では、「連絡先」と入力します。

    [名前] ボックスに、新しいフォルダーの名前を入力します。

  4. [フォルダーに保存するアイテム] に "メールと投稿アイテム"

    が表示されていることを確認します。[フォルダーを作成する場所][受信トレイ]

    が選択されていることを確認し、[OK] をクリックします。

    [フォルダーに保存するアイテム] に "メールと投稿アイテム" が表示されていることを確認する

    [受信トレイ] に "連絡先" というフォルダーが作成されます。

    [受信トレイ] に "連絡先" というフォルダーが作成される

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受信メールを並べ替える

[ルール]

を使用すると、受信した電子メールを自動的に任意のフォルダーに移動したり、分類項目を割り当てたりできます。ルールは、開封されていないメールのみに適用されます。開封された電子メールには適用されません。

たとえば、「件名に "お知らせ" を含む電子メールを "連絡先"

フォルダーに移動する」というルールを作成します。

  1. [ルール] メニューの [仕分けルールと通知の管理] をクリックします。

    [ルール] メニューの [仕分けルールと通知の管理] をクリックする

    [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスが表示されます。

  2. [新しい仕分けルール] をクリックします。

    [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックス

    自動仕分けウィザードが表示されます。

  3. ウィザードに従って仕分けルールを作成します。[ステップ 1: テンプレートを選択してください] ボックスの [メッセージの整理]

    で、実行するアクションを選択します。[件名に特定の文字が含まれるメッセージをフォルダーに移動する] をオンにします。

    [件名に特定の文字が含まれるメッセージをフォルダーに移動する] をオンにします。

  4. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください (下線部分をクリックします)]

    で、下線部分をクリックします。最初に、[特定の文字] をクリックします。

    [特定の文字] をクリックする

    [文字の指定] ダイアログ ボックスが表示されます。

  5. [[件名] に含まれる文字] に件名に含まれる語句を入力し、[追加]

    をクリックします。「お知らせ」と入力し、[追加] をクリックします。

    [文字の指定] ダイアログ ボックス

  6. [特定の文字の一覧] ボックスに「お知らせ」が追加されます。[OK] をクリックします。

    [文字の指定] ダイアログ ボックス

  7. 次に、[指定] をクリックします。

    [指定] をクリックする

    [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスが表示されます。

  8. [フォルダーの選択] で電子メールを移動するフォルダーをクリックして選択し、[OK]

    をクリックします。"連絡先" フォルダーを選択します。

    "連絡先" フォルダーを選択します。

    ヒント: 受信トレイのフォルダー

    ドクター

    作成したフォルダーが受信トレイに表示されない場合、[受信トレイ] の左側の 受信トレイの展開 をクリックします。フォルダーが表示されます。

    [完了] をクリックします。

    [完了] をクリックします。

    仕分けルールが作成されます。

    [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックス

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仕分けルールの名前を変更する

作成したルールには、自動的に名前が付けられます。これは、簡単に記憶できる名前に変更できます 。

  1. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [仕分けルールの変更] をクリックし、[仕分けルールの名前を変更] をクリックします。

    [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックス

  2. [仕分けルール新しい名前] ボックスに新しい名前を入力し、[OK] をクリックします。

    仕分けルールの新しい名前を入力します。

    仕分けルールの名前が変更されます。

    [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックス

次は「署名を追加する」です。

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