スケジュールを整理してタスクを割り当てる

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予定表スケジュールの基本部分がブロックされた後で、詳細を追加し、更新を送信してループ内の全員を保持できます。

さらに詳しく

予定表の基本

予定表に祝日を追加する

スケジュールの基本的な部分を確定したら、

徐々に詳細を追加して、関係者に更新を送信することができます。

このイベントでは、連絡先名とその他の詳細を追加しました。 更新を送信して [はい] をクリックし、メッセージを閉じます。

次に、全員が新しい情報を受領したことを確認できるよう、[すべての出席者に更新を送信する] を選択します。

情報を追加する際には、[月] ビューから詳細表示ビューに切り替えられます。 [週] をクリックします。

個人用予定表を表示するには、フォルダー一覧でオンにします。 両方を選ぶと、左右に並べて表示されます。

複数の予定表の表示方法は、他にもいくつかあります。 [表示] タブに移動し、[重ねて表示] をクリックします。

予定表が重なって表示されるため、競合箇所がすぐにわかります。

また [グループ スケジュール] をクリックすると、週が横のタイムラインに移動します。

通常の稼働時間外で発生するイベントを表示するには、[稼働時間] が強調表示されなくなるまでクリックします。

[週] をクリックして [週] ビューに戻り、予定表に他の詳細のレイヤーを追加します。

[表示] タブで、[日毎のタスク リスト] と [標準] をクリックします。

予定表の下のこのセクションに、日毎のタスクを挿入できます。

予定と会議については、タスクが必ずしもタスクである必要はありません。

時間に関連する何らかのアラームや To Do アイテムの場合もあります。

日の下をクリックして、入力を開始します。

タスクと予定はとても似ています。

タスクを時間帯としてビジュアル化した方が見やすければ、すぐにそのように変換できます。

たとえば、鹿島市へのドライブにこのアラームを設定して、予定表にドラッグできます。

次に、予定の下のハンドルを調整してドライブの時間を設定します。

タスクの関連事項をすべて表示するには、タスクをダブルクリックします。

このように、タスクには開始時刻と終了時刻の代わりに開始日と期限があります。

タスクは単にアラームとして使っているため、この 2 つの日付は同じです。

ただし、たとえば期限を 2 年後に設定して、小説の執筆のタスクを作成できます。

また、タスクの実行時に、[進捗状況]、

[優先度]、[達成率] の各オプションの更新や、詳細や添付ファイルの追加を行うことができます。

ツアーの計画でも、この操作を実行できます。

タスクや To Do アイテムを追加すると、既定でその所有者になります。

ただし、[仕事の依頼] をクリックしてタスクを他の人に割り当てることができます。

[宛先] 行に名前を入力するだけです。

アイテムを同僚に委任しても、

タスク リストに最新情報を保存したり、完了後に進捗レポートを送信してもらうことができます。

必要に応じてメッセージを追加します。 次に、[送信] をクリックしてタスクを送信します。

タスクの受信者がメールを開きます。 受信者がタスクを承諾すると、そのタスク リストに追加されます。

[送信] をクリックしてすぐに返信するか、まず返信を編集します。 [OK] をクリックします。

タスクを完了したら、フラグ アイコンをクリックして、タスクを完了としてマークします。

タスクは予定表の日毎のタスク リストから消去されますが、

ナビゲーション バーの [タスク] やフォルダー一覧の [To Do バーのタスク リスト] をクリックすると、消去されたタスクやすべてのタスクを表示できます。

完了したタスクには線が引かれます。

他にも、いくつか便利な機能があります。自分の To Do リストの作成と個人のタスクの分類です。

[To Do バーのタスク リスト] を右クリックして、[フォルダーの作成] をクリックします。

[宣伝ツアーのタスク] フォルダーを作成して、ツアー関連のタスクを個人のタスクとは別に保持できました。

ここでは、予定表の [日毎のタスク リスト] を使うため、この操作は必要ありません。

ただし、カテゴリは使います。 タスクを選びます。 次に、[分類] をクリックして色を選びます。

これで、個人のタスクを簡単に見つけられるようになりました。

ここでは、予定表とタスク ツールを使って、プロモーション ツアーを設定してきました。

しかし、ツアー チーム全員が同じ認識を持っていなければ、ツアーは成功とは言えません。 次に、予定表を共有します。

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