サイト メールボックスを使って共同作業およびチームの電子メールの調整を行う

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組織や組織内のチームは、複数の異なるメール スレッドでの会話を同時に進行していることがよくあります。そうした状況では、話が交錯し、情報が失われ、見落とされ、コミュニケーションが破たんすることが容易にあり得ます。サイト メールボックスを使うと、チームやプロジェクト関連のメールを調整して 1 つの場所に保管できるため、チーム内の全員がすべての通信を参照できます。

重要: 3 月、2017年SharePoint Onlineでサイト メールボックスの機能は廃止される予定です。この機能は、将来のリリースを完全に削除されます。新しいSharePoint Online組織には、サイト メールボックス機能へのアクセスが不要になったがあります。既存のSharePoint Online組織は、新しいサイト メールボックスを作成できなくできます。セットアップされ、3 月、2017年する前に展開されたすべてのサイト メールボックスは引き続き機能します。
年 9 月、2017年、既存のサイト メールボックス サイトを Office 365 グループの移行を支援するためのプロセスが提供されます。現在SharePoint Onlineでサイト メールボックスの機能を使用する場合は、メールの共同作業のシナリオをサポートする代わりに Office 365 グループへの変更を検討してください。詳細については、サイト メールボックスではなく、使用する Office 365 グループを参照してください。

注: サイト メールボックス機能は、SharePoint Server 2016、SharePoint Server 2013および SharePoint Server 2010 製品で引き続き利用可能です。

サイド リンク バーの [メールボックス] をクリックします。

クイック起動の [メールボックス]

サイト メールボックスが開き、2 番目の個別の受信トレイとフォルダー構造として、個人用のメール アカウントの隣に表示されます。サイト メールボックス アカウントに送受信されたメールは、SharePoint サイトへの投稿者権限を持つすべてのユーザー間で共有されます。

サイト メールボックスの設定

メールの受信者としてサイト メールボックスを追加し、メールボックスからメールを送信し、メールボックスをお気に入りに追加できます。サイトへのメールボックスの追加については、「サイト メールボックスを追加し、電子メールを状況に応じて保管する」をご覧ください。サイトでメールが有効になっている必要があります。なっていない場合は、管理者にご連絡ください。

サイト メールボックスを重要なメール スレッドに含めると、チーム内のすべてのユーザーがアクセスできる場所にそのスレッド内の情報のコピーが保管されます。

サイト メールボックスを、メール メッセージの [宛先]、[CC]、または [BCC] 行に追加します。

CC フィールドにサイト メールボックスが含まれた電子メール メッセージ

サイト メールボックスのメール アドレスを、チームの連絡先グループや配布リストに追加できます。この方法で、関連メールが自動的にチームのサイト メールボックスに保存されるようにできます。

サイト メールボックスからメールを書いて送信するときに、そのメールはそのユーザーから来たように見えます。

サイトの投稿者権限を持つすべてのユーザーがサイト メールボックスにアクセスできるため、何人かのユーザーがメール メッセージの草稿を共同で書くことができます。

メッセージを作成するには、[新しいメール] をクリックします。

サイト メールボックスの新規メールのボタン

これにより、新しいメッセージがサイト メールボックスに開きます。

サイト メールボックス内の電子メールにアドレスを追加する

Outlook で [お気に入り] リストを使っている場合、サイト メールボックスからのフォルダーを自分の [お気に入り] リストにも含めると便利なことがあります。

Outlook で、[受信トレイ] などのサイト メールボックス フォルダーを右クリックし、[お気に入りに表示] をクリックします。同じ名前の 2 つのフォルダーが [お気に入り] リストに追加された場合 (たとえば 2 つの受信トレイ)、メールボックス名が Outlook で自動的にフォルダー名に追加されます (たとえば "Inbox – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com")。そのため、どちらのフォルダーかを見分けることができます。

詳細については、Outlook の [お気に入り]、 [お気に入り] の保持頻繁に使用するメール フォルダーを参照してください。

サイト メールボックスを使ってチームで共同作業する

チームは、サイト メールボックスを使って共同で、重要なメール メッセージを作成したり、関連するチーム レベルのメール会話を収集したりできます。重要なドキュメントの安全な共有も、サイト メールボックスを使って行うことができます。

サイトのサイト メールボックスのセットアップ後、そのサイトの名前を使って新しいメール アカウントが作成されます。たとえばチーム サイトが http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite という URL を使っている場合、そのサイト メールボックスのメール アドレスは HRTeamSite@contoso.sharepoint.com になります。

Web パーツ タイル

多くのチームが、定期的にメール メッセージを使って会話し合います。このような会話の中には、今後のいつかの時点で参照するのに役立つ可能性がある情報が含まれることがよくあります。スレッドの中で最も有益なメールを、サイト メールボックスに転送して保存できます。サイトへの投稿権限があるユーザーであれば、だれでもサイト メールボックスを開き、メッセージを表示できます。チーム メンバーは、後でサイト メールボックスを開き、そのアカウントで収集されたメールを検索することで、懸案事項の履歴を参照できます。

このようなチーム レベルのメールでの会話を収集するもう 1 つの方法は、チームにメール メッセージを送信するときに、サイト メールボックスのメール アドレスを宛先の CC に含めることです。サイト メールボックスのメール アドレスを連絡先グループや配布リストに追加し、チームへのメールの送信時の宛先に自動的に含まれるようにすることもできます。

CC フィールドにサイト メールボックスが含まれた電子メール メッセージ

チームのドキュメントを SharePoint サイトに保存する場合、サイト メールボックス アプリを使って、これらのドキュメントをサイトにアクセスできるユーザーと共有できます。

重要: ユーザーが Outlook でサイト メールボックスを表示すると、サイトのドキュメント ライブラリ内の すべての ドキュメントのリストが表示されます。すべてのユーザーに対し、サイト メールボックスには同じドキュメントのリストが表示されるため、ユーザーによっては、自分にドキュメントを開くアクセス権がないドキュメントも表示されることがあります。

Exchange を使っている場合、ドキュメントは Outlook のフォルダーにも表示され、ドキュメントを他のユーザーに転送するのがより簡単になります。

サイト メールボックスからドキュメントを転送する

詳細について   「Office 365 でサイト メールボックスを使うための準備」をご覧ください。

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