サイト メールボックスを使ってチームまたはプロジェクトのメールを整理する方法

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チームまたはプロジェクト関連のメールを常に整理しておく場合は、SharePoint サイトにサイト メールボックスを追加できます。ユーザーはこのサイト メールボックスのメール アドレスにメールを送信するだけで済みます。適切な権限を持つチーム メンバーは、Outlook on the web で使い慣れているツールを使って、SharePoint のサイト メールボックスからメールに返信できます。次のことが可能になります。

重要: 2017 年 3 月以降、SharePoint Online のサイト メールボックス機能は非推奨になっています。この機能は、今後のリリースで完全に削除されます。新しい SharePoint Online 組織では、サイト メールボックス機能にアクセスする必要はなくなりました。既存の SharePoint Online 組織では、新しいサイト メールボックスを作成できなくなりました。2017 年 3 月より前にセットアップされ、展開されたサイト メールボックスは引き続き機能します。
2017 年 9 月に、Office 365 グループへの既存のサイト メールボックスのサイトの移行を支援するプロセスを提供する予定です。現在、SharePoint Online でサイト メールボックス機能を使用している場合、代わりに Office 365 グループに変更し、メールの共同作業シナリオをサポートすることを検討する必要があります。詳細については、「Use Office 365 Groups instead of Site Mailboxes」 (サイト メールボックスの代わりに Office 365 グループを使用する) を参照してください。

注: サイトメールボックス機能は引き続きサポートされますが、sharepoint Server 2019、 SharePoint Server 2016、sharepoint 2013、および sharepoint 2010 製品では非推奨となります。サイトメールボックスの代わりに共有メールボックスを検索することをお勧めします。

次の操作を行うことができます。

このサイト メールボックスのメール アドレスには、誰でもメールを送信できます。

ここで、サイト メールボックス内のメッセージを参照、整理、返信、または削除するための条件を示します。

作成したサイト メールボックスが不要になった場合は、このサイト メールボックスがサイトに表示されないようにすることができます

サイト メールボックスの管理についてよく寄せられる質問

ここでは、組織内でサイト メールボックスを使い始めるときに寄せられることがある一般的な質問に対する回答を示します。

サイト メールボックスの使い方に関する質問

サイト メールボックスが表示されるユーザーをサイトのメンバーが特定するには、どうしたらよいですか?

Outlook on the web で、右上隅の [設定] 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します 、[オプション]、[サイト メールボックス] の順にクリックし、サイト メールボックスをダブルクリックして [ユーザー] をクリックします。

2 名のユーザーが、SharePoint サイトのサイト メールボックス アプリを使ってサイト メールボックス内の下書きのメールを同時に編集したらどうなりますか?

2 番目のユーザーが行った編集内容によって、最初のユーザーが加えた変更が上書きされます。

サイト メールボックスの作成と削除に関する質問

サイト メールボックスのメール アドレスにライセンスを割り当てる必要がありますか?

いいえ。 サイトのメール アドレスには Exchange ライセンスは不要です。

サイト メールボックスを使ってはいけない場合はありますか?

場合によってはサイト メールボックスが不適切なことがあります。

  • 機密保護について考えてみましょう。すべてのサイト メンバーがサイト メールボックス内の任意のメールを参照したり、転送したりできます。

  • サイト メールボックスは共有ワークスペースであるため、サイト メールボックスのすべてのユーザーがメールの並べ替えや削除を行うことができます。

サイト メールボックスの名前は変更できますか?

サイト メールボックスの表示名は、SharePoint チーム サイトの表示名です。 SharePoint でサイトの表示名を変更すると、Outlook の表示名も変更されます。 ただし、サイトのメール アドレスは変更されません。

サイト メールボックスのメール アドレスは変更できますか。

いいえ。 いったん作成したサイトのメール アドレスは、変更できません。 メール アドレスは、サイト メールボックスを作成したときに、サイトの表示名に基づいて生成されます。

サイトの表示名に英語以外の文字が使われている場合や、サイトの表示名が 3 文字以下の英文字で構成されている場合、サイトの表示名はメール アドレスに使われません。 有効なメール アドレスにするために、メール アドレスが自動的に生成されます。 生成されたメール アドレスは、SMで始まり、その後に年を表す 2 桁の数値、日付を表す 3 桁の数値、4 つのランダムな文字が続きます。

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