サイト メールボックスを使ったドキュメントの共同作業

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電子メールでの共同作業に加え、サイト メールボックスを使ってドキュメントで共同作業することもできます。 ドキュメントでの共同作業にサイト メールボックスを使うことのメリットは、SharePoint サイト上または Outlook 内から保存されたドキュメントにアクセスできることです。 他のユーザーとドキュメントを簡単に共有することもできます。 サイト メールボックスの利点についての詳細は、「サイト メールボックスを追加し、電子メールを状況に応じて保管する」を確認してください。

重要: 2017 年 3 月以降、SharePoint Online のサイト メールボックス機能は非推奨になっています。 この機能は、今後のリリースで完全に削除されます。 新しい SharePoint Online 組織では、サイト メールボックス機能にアクセスする必要はなくなりました。 既存の SharePoint Online 組織では、新しいサイト メールボックスを作成できなくなりました。 2017 年 3 月より前にセットアップされ、展開されたサイト メールボックスは引き続き機能します。
2017 年 9 月に、Office 365 グループへの既存のサイト メールボックス サイトの移行を支援するプロセスを提供する予定です。 現在、SharePoint Online でサイト メールボックス機能を使用している場合、代わりに Office 365 グループに変更し、メールの共同作業シナリオをサポートすることを検討する必要があります。 詳細については、「Use Office 365 Groups instead of Site Mailboxes」 (サイト メールボックスの代わりに Office 365 グループを使用する) を参照してください。

注: サイト メールボックス機能ままになりますサポートされている場合、SharePoint Server 2019、 SharePoint Server 2016SharePoint 2013 と SharePoint 2010 製品は廃止されました。 サイト メールボックスの代わりに共有メールボックスを表示するのには、お客様が推奨されます。

重要:  ユーザーが Outlook でサイト メールボックスを表示すると、サイトのドキュメント ライブラリ内のすべてのドキュメントのリストが表示されます。 すべてのユーザーに対し、サイト メールボックスには同じドキュメントのリストが表示されるため、ユーザーによっては、自分にドキュメントを開くアクセス権がないドキュメントも表示されることがあります。

サイト メールボックスを使うことでドキュメントを追加するには、ドキュメントを電子メール メッセージにドラッグするだけでよく、それらは SharePoint サイト上のドキュメント ライブラリに追加されます。

サイト メールボックスからドキュメントを転送する

ドキュメントが SharePoint サイトに保存されたら、それ以降ドキュメントに加える変更は、サイトに保存されたバージョンに対して行うのが重要です。 ドキュメントの正しいバージョンをユーザーに示すには、ドキュメントを右クリックし、[転送] をクリックすると、Outlook にドキュメントを簡単に転送できます。

サイト メールボックスからドキュメントを転送する

共有したいドキュメントが複数ある場合、それらを電子メール メッセージにドラッグ アンド ドロップし、各ドキュメントへのリンクが自動的に含まれるようにします。

ドキュメントへのリンクをメールに含めます。

Outlook の [お気に入り] にドキュメント フォルダーを追加する

Outlook で [お気に入り] リストを使っている場合、サイト メールボックスからの [ドキュメント] フォルダーを自分の [お気に入り] リストにも含めると便利なことがあります。 [ドキュメント] フォルダーを右クリックし、[お気に入りに表示] をクリックします。

同じ名前の 2 つの [ドキュメント] フォルダーが [お気に入り] リストに追加された場合、メールボックス名が Outlook で自動的にフォルダー名に追加されます (たとえば "Documents – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com")。そのため、どちらのフォルダーかをすぐに見分けることができます。

[お気に入り] に頻繁に使用するメール フォルダーを追加する」で Outlook の [お気に入り] について確認してください。

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