サイト メールボックスを使ったドキュメントの共同作業

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電子メールでの共同作業に加え、サイト メールボックスを使ってドキュメントで共同作業することもできます。ドキュメントでの共同作業にサイト メールボックスを使うことのメリットは、SharePoint サイト上または Outlook 内から保存されたドキュメントにアクセスできることです。他のユーザーとドキュメントを簡単に共有することもできます。サイト メールボックスの利点についての詳細は、「サイト メールボックスを追加し、電子メールを状況に応じて保管する」を確認してください。

重要: 3 月、2017年SharePoint Onlineでサイト メールボックスの機能は廃止される予定です。この機能は、将来のリリースを完全に削除されます。新しいSharePoint Online組織には、サイト メールボックス機能へのアクセスが不要になったがあります。既存のSharePoint Online組織は、新しいサイト メールボックスを作成できなくできます。セットアップされ、3 月、2017年する前に展開されたすべてのサイト メールボックスは引き続き機能します。
年 9 月、2017年、既存のサイト メールボックス サイトを Office 365 グループの移行を支援するためのプロセスが提供されます。現在SharePoint Onlineでサイト メールボックスの機能を使用する場合は、メールの共同作業のシナリオをサポートする代わりに Office 365 グループへの変更を検討してください。詳細については、サイト メールボックスではなく、使用する Office 365 グループを参照してください。

注: サイト メールボックス機能は、SharePoint Server 2016、SharePoint 2013 および SharePoint 2010 製品で引き続き利用可能です。

重要:  ユーザーが Outlook でサイト メールボックスを表示すると、サイトのドキュメント ライブラリ内のすべてのドキュメントのリストが表示されます。 すべてのユーザーに対し、サイト メールボックスには同じドキュメントのリストが表示されるため、ユーザーによっては、自分にドキュメントを開くアクセス権がないドキュメントも表示されることがあります。

サイト メールボックスを使うことでドキュメントを追加するには、ドキュメントを電子メール メッセージにドラッグするだけでよく、それらは SharePoint サイト上のドキュメント ライブラリに追加されます。

詳細情報が必要な場合    「Office 365 でサイト メールボックスを使うための準備」の FAQ をご覧ください。

サイト メールボックスからドキュメントを転送する

ドキュメントが SharePoint サイトに保存されたら、それ以降ドキュメントに加える変更は、サイトに保存されたバージョンに対して行うのが重要です。 ドキュメントの正しいバージョンをユーザーに示すには、ドキュメントを右クリックし、[転送] をクリックすると、Outlook にドキュメントを簡単に転送できます。

サイト メールボックスからドキュメントを転送する

共有したいドキュメントが複数ある場合、それらを電子メール メッセージにドラッグ アンド ドロップし、各ドキュメントへのリンクが自動的に含まれるようにします。

ドキュメントへのリンクをメールに含めます。

Outlook の [お気に入り] にドキュメント フォルダーを追加する

Outlook で [お気に入り] リストを使っている場合、サイト メールボックスからの [ドキュメント] フォルダーを自分の [お気に入り] リストにも含めると便利なことがあります。 [ドキュメント] フォルダーを右クリックし、[お気に入りに表示] をクリックします。

同じ名前の 2 つの [ドキュメント] フォルダーが [お気に入り] リストに追加された場合、メールボックス名が Outlook で自動的にフォルダー名に追加されます (たとえば "Documents – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com")。そのため、どちらのフォルダーかをすぐに見分けることができます。

Outlook の [お気に入り] で[お気に入り] の保持頻繁に使用するメール フォルダーの詳細。

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