サイト メールボックスではなく、Office 365 グループを使う

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サイト メールボックスを多くの組織での共同作業ツールとして使用しています。調整チームを保存し、プロジェクトの一般的なすべてのファイルを保存する SharePoint サイトと 1 つの場所でメールに関連するために共通のメールボックスに付属します。ただし、年のユーザーが共同方法が変更された、顧客が求めソリューションをアクティブなフォームのグループ作業を促進します。したがって、サイト メールボックスが非推奨し、それより充実したコラボレーション エクスペリエンスを提供する Office 365 のグループに移動することをお勧めします。

その意思決定の詳細については、サイト メールボックスの廃止を参照してください。

Office 365 のグループを使用すると、共同作業するチームメートを選定し、それらのメンバーが共有する一連のリソースを簡単にセットアップすることができます。使用するリソースすべてにアクセス許可を手動で割り当てる手間を心配する必要はありません。グループにメンバーを追加すると、グループが提供するツールにアクセスする際に必要な権限が自動的にメンバーに付与されるからです。

Office 365 グループはどのようなサイト メールボックスでは、含めるだけでなく移動します。

  • ゲスト アクセス – サイト メールボックスのアクセスを組織外のユーザーを提供することができませんでした。グループを電子メールでの会話、ファイルとも共有 OneNote ノートブックへのゲスト アクセスを提供できます。

  • 共有受信トレイのメールボックスがした従来の会話が開催します。共有受信トレイは完全に検索可能なグループのメッセージの生活アーカイブを作成します。初心者グループを検索または履歴をグループに以前にどのような通知されてで簡単にすばやく戻るをスクロールします。

  • 共有ファイルのライブラリで、グループでは、SharePoint ファイルのライブラリ、ユーザーが保存、共有およびドキュメント、ブック、プレゼンテーション、画像、または他の種類の作業をする必要があるファイルの共同作業を行うがあります。

  • 共有の予定表に、グループには、グループに関連するイベントを投稿する共有の予定表を取得します。各メンバー グループにサブスクライブしているユーザーは自動的にする必要がある場合、それらのイベントが Office 365 の予定表に表示もできますが、予定表に転記イベントに招待します。

  • 共有 OneNote ノートブックのグループが自動的に共有 OneNote ノートブック グループ メンバーは収集、について共同作業を行うことができます。多くのグループは、よく寄せられる質問とその他のリソース生活 wiki を作成するのには、ノートブックを使用します。

  • コンテンツが検出: Outlook でのグループが検出と参加またはグループの資料を確認して、組織内の他のユーザーを簡単にすることが、既定で組織内で公開します。グループの内容が重要度の高い場合は、プライベート グループ メンバー以外のコンテンツを非表示にし、グループの所有者に参加するには、その要求を承認する必要がありますを切り替えることができます。

  • セルフ サービスの作成の管理者は、グループを作成するのには、ユーザーからの要求によってもを取得する必要がありません。必要に応じて、ユーザーは、独自のグループを作成できます。作成できる、組織のユーザーを制御する場合は、グループには、 Office 365 グループを作成できるユーザー コントロールが参照してください。

ディレクトリの管理

すべての管理者の問題は、[コントロール] で、そのディレクトリを維持します。一部の Office 365 グループを見やすくために提供するツールを紹介します。

  • ポリシーの名前を付ける - ポリシーの名前を付けることができる、およびグループの名前が受け入れ可能では、何を定義します。ユーザーは、グループに低俗または禁止されている名前を行ってからされるようにします。さらに、会社の標準的なプレフィックスまたはグループ名にサフィックスを適用できます。

  • 動的なメンバーシップの動的なメンバーシップを使用すると、グループ メンバーシップを active directory (部門やロール) などのメタデータに基づくグループのメンバーを追加する (または削除) するには、ルールを設定できます。

  • グループのメンバーシップの非表示にした場合、目的の例では、メンバーが学生の場合、機密情報をグループのメンバーシップの一覧に、外部からのメンバーの一覧を非表示にできます。

  • 作成の権限のある新しいグループを作成することができるようにしたくない、組織内の一部の参加者があります。ディレクトリの作成の権限を管理するためのいくつかの方法があります。

  • 監査ログで詳細信頼できるようにグループを作成して、グループ メンバーシップを管理するため、監査ログを Office 365 のグループにユーザーを使用して、作成者または特定のグループを削除またはグループのメンバーシップを変更を追跡できることができます。

配信管理

配信管理では、メッセージを送信またはグループを受信する方法を処理するには、いくつか方法を示します。また、それらのメッセージの流れを監視するためのツールがあります。

  • として送信するかの代理人として送信]: これらの設定が特定のユーザーにメールを送信してから、かかってきた場合に許可する、またはグループの代わりに、します。

  • 送信者の制限でこれらの設定、グループにメッセージを送信することを許可するユーザーを制御できます。、外部からのメールを許可するグループを構成することができますが、組織外の特定のパーティのみに制限をする可能性があります。

  • 外部ユーザー サポートにより、グループで、電子メールでの会話に含まれるようにすることができますグループにゲストを招待します。

  • トランスポート ルールの Exchange のと同じように、グループのトランスポート ルール操作します。ルールは、特定の条件に一致して、それらのメッセージを処理できる、[メッセージを検索できます。

  • メール ヒントのメール ヒントでは、メッセージを作成するときに、ユーザーに表示される情報のメッセージを示します。Ndr を削減するには、警告が表示されるユーザーがわかるかどうか、メッセージは社外の関係者に移動、またはメッセージのクォータを超えている可能性があります。

  • 複数のプロキシ アドレスのグループには、ユーザーのメールボックスは同じようにエイリアスことができます。その他のプロキシ アドレスは、またはその他のエイリアスに送信されたメッセージを受け入れるや長整数型が指定されたグループに到達するが簡単で便利なスペル名にできます。

  • これらのクォータが問題を削減できます - 最大送信/受信サイズを向上するために非常に大きなサイズのメッセージを受信または送信) をグループには、記憶域や帯域幅の要件を管理します。

コンテンツ ポリシー

Office 365 はまた、グループ内で共有されるコンテンツの種類を管理するためのツールもいくつか提供しています。

使用方法のガイドライン - Office 365 グループの使用方法のガイドラインを定義できるようになります (グループを効果的に維持するのに役立つベスト プラクティスについて、また内部のコンテンツ ポリシーについてユーザーを教育するために)。例については、「Microsoft のお客様/パートナー向けの使用方法のガイドライン」を参照してください。

データの分類 - ポリシーの種類 ("未分類"、"社外秘"、"極秘" など) に従ってグループを区別する、カスタマイズ可能なデータ分類システムを Office 365 グループ用に作成することができます。この方法で、グループは組織内の他のコンテンツのポリシーを表示することができます。拡張可能なポリシーにより、組織ではグループが作成または変更されるたびに呼び出されるエンドポイントを構成できます。そしてグループの作成または変更に関して独自のポリシーを実装できます。

この変更できるようにおにはなぜですか。

サイト メールボックスでは、グループ作業の受動態のフォームを推奨します。クリティカルより最近チームの共同作業のお客様より求められているソリューションのアクティブなコラボレーション エクスペリエンスを提供します。このため、サイト メールボックスを削除して、グループの使用を宣伝するいたしました。

グループの使用を開始することは簡単あり、分、起動や実行をすることができます。

次の手順に従って、Office 365 のグループが付属している SharePoint Online チーム サイトを作成します。

  1. Sharepoint Online に移動します。Https://www.office.comOffice 365 ポータルにサインインし、お使いのブラウザーの右上隅でアプリ起動ツールをクリックしてアクセスできます。

  2. + サイトを作成、SharePoint のホーム ページでをクリックして、チーム サイト

  3. ウィンドウが表示されますが、新しいチーム サイトの名前と説明を入力します。その他のフィールド、組織が必要し、[次へ] をクリックを入力します。

  4. 次のウィンドウで、サイトの所有者とメンバーを追加し、[完了] をクリックします。同じメンバー、クラシックに属しているチーム サイトのエクスペリエンスを追加することができます。

新しく作成された SharePoint Online チーム サイトでは、使用する準備がようになりました。詳細については、 SharePoint Online でチーム サイトを作成するを参照してください。

グループにアクセスするには、アプリ起動ツールをクリックし、メールに移動します。フォルダー ] の下の [グループ] タブが表示され、sharepoint サイトの名前と同じ名前のグループが作成されます。このグループには、会話のスペースでは、SharePoint サイト、グループ予定表、および SharePoint サイトから表示できるノートブックから [ドキュメント] ページのクイック ビューは、[ファイル] タブの形式で共有メールボックスが格納されています。

グループを使用する準備が整いました。

既存のサイト メールボックスについて説明します。

おを理解する、操作の継続性を実現する必要がありますが、サイト メールボックスで重要なデータを必要性がいくつかあります。既存のサイト メールボックスは引き続きされているように動作します。

場合を使っている Project Online ですか。

Project Onlineを使用している場合、SharePoint Online チーム サイトに接続することができなきます。ただし、引き続き-新しいサイト メールボックスを作成する機能は、作業を続けられますが、従来のエクスペリエンス プロジェクト チーム サイトを使用することができます。サイトと宛名ソリューションを必要がある場合、新しい Office 365 グループを作成して、メールの使用をお勧めします。詳細については、 Outlook でグループを作成するを参照してください。

ここでは長期的なソリューションで作業しているし、問題の解決方法を取得したらに通知されます。

次は何ですか。

まずは、既存の SharePoint チーム サイトを新しい Office 365 のグループに接続するテナント管理ツールを展開します。詳細については、この投稿を参照してください。

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