サイトを計画し、ユーザーを管理する

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成功したサイトと幸せなユーザーのための数式は、適切に計画されており、サイトとユーザー管理に対する持続的アプローチです。ここでは、サイトを計画し、組織のユーザーを管理するために使用できる重要なタスクと概念をいくつか紹介します。

サイト コレクションを管理する

従来のサイトコレクションは、同じ所有者を持ち、アクセス許可などの管理設定を共有している SharePoint サイトのグループです。サブサイトでは、ナビゲーション、アクセス許可、サイトのデザインが site コレクションから継承されます。サイトメンバーとプロジェクトが変更されるたびにサイトも変更される必要がありますが、サイトコレクションはサブサイトでも使用できますが、組織内のワークロードごとにサイトコレクションを作成することをお勧めします。最新の SharePoint エクスペリエンスにより、各サイトがサイトコレクションになったため、ナビゲーションや保守が容易になります。SharePoint のモダンエクスペリエンスと、ハブサイトを使う利点について説明します。ワークロードごとにサイトコレクションを作成し、それらをすべてハブサイトに関連付けることをお勧めします。これにより、柔軟性が高まり、組織のニーズの変化に簡単に対応できます。詳細については、「 SharePoint hub サイトを計画する」を参照してください。

SharePoint 管理者は、サイトコレクションの管理を組織内のさまざまなユーザーに委任します。SharePoint のアクセス許可モデルは、サイトコレクション管理者、サイト所有者、その他の役割などのさまざまな役割にアクセス許可を割り当てることができるようにするのに役立ちます。サイトコレクション管理者を追加および削除する方法については、「サイトコレクションを管理する」を参照してください。

サイトコレクション管理者には、サイトコレクションに対するフルコントロールのアクセス許可レベルがあります。つまり、サイトを追加したり削除したりすることができます。さらに、これらのサイト内のすべてのコンテンツを表示、追加、削除、または変更することができます。セカンダリサイトコレクション管理者は、サイトコレクション管理者によって指定することができます。サイトコレクション管理者は、別のサイトコレクション管理者を追加したり、[設定] ページでサイトコレクションの管理者を変更したりすることができます。このタスクの詳細については、「サイトコレクション管理者を管理する」を参照してください。

SharePoint チームサイトとその下に作成したすべてのページは、サイトにアクセス許可を付与することで招待したユーザーのみが使用できます。チームサイトを Office 365 グループに接続することもできます。チームサイトでは、組織、チーム、またはグループが互いに接続し、ドキュメントやその他のファイルを共同作業したり、お知らせを投稿したり、会議のスケジュールを設定したり、タスクを管理したり、問題やアクションアイテムを追跡したり、情報をリストに保存したりできます。詳細については、「 SharePoint チームサイトとは」を参照してください。

SharePoint コミュニケーションサイトでは、ニュース、レポート、状態などの情報を他のユーザーと共有することができます。コミュニケーションサイトには通常、いくつかの協力者がありますが、多くのメンバーがいます。

ガバナンス

ガバナンスとは、組織のビジネス部門と技術チームがビジネス目標を達成するために協力する方法を指示、調整するためのポリシーや役割、責任、プロセスのセットです。SharePoint Online のサイト コレクションに関しては、ガバナンス計画が、サイト コレクションをサポートするために必要な役割、責任、ポリシーの計画に役立つ指針になります。これには、次のような項目があります。

  • 情報アーキテクチャ (Web ページ、ドキュメント、リスト、データなど)

  • メンテナンス アクティビティ (ユーザー アカウントの管理など)

  • ブランディングとカスタマイズのポリシー

  • トレーニング

組織のガバナンス計画を準備することが重要です。ガバナンス計画の策定に参加することによって、ビジネスチームと技術部門の両方の所有者を特定し、システムの領域を担当するユーザーを定義することができます。ガバナンス計画の作成の詳細については、「概要: チームサイトのユーザーの使用方法を管理するためのベストプラクティス」を参照してください。

注:  ユーザーを管理するには、SharePoint Online 管理者との連携が必要になる場合があります。たとえば、SharePoint Online 管理者はユーザー プロファイルを管理しています。

Office 365 のユーザー アカウント

グローバル管理者は、ユーザーを管理し、サービスを構成するためのポータルである office 365 管理センターを使用して、新しいユーザーを office 365 に追加します。詳細については、「ユーザーとロール」を参照してください。新しいユーザーを追加する場合、グローバル管理者は次のことを行います。

  • ユーザーに管理センターへのアクセス権も付与するかどうかを指定する

  • ユーザーの地理的位置を設定する

  • ユーザー ライセンスの種類を選ぶ

  • ユーザーのユーザー名とパスワードを作成する

チームサイトユーザー

チームサイトにユーザーを追加し、ユーザーのアクセス許可を調整することができます。アクセス許可レベルと SharePoint グループメンバーシップは、[設定] の下にあります。ただし、office 365 では、すべてのユーザーと呼ばれるセキュリティグループが office 365 ディレクトリに含まれています (外部共有機能を使用して、組織外の人や招待者を除きます)。このセキュリティグループには、SharePoint Online のメンバーとして自動的にアクセスが許可されます。つまり、Office 365 ディレクトリに追加したユーザーは、既定でサイト、リスト、およびライブラリを編集できます。

権限レベルとグループ メンバーシップ

アクセス許可レベルは、ユーザーが一連の関連タスクを実行できるようにする SharePoint Online rights のコレクションです。たとえば、閲覧アクセス許可レベルには、SharePoint サイト内のページ、ドキュメント、アイテムを表示するために必要なすべてのアイテムを表示したり、アイテムを開いたり、ページを表示したり、バージョンを表示したりする権限 (他のユーザーの間) が含まれます。アクセス許可は、複数のアクセス許可レベルに含めることができます。詳細については、「アクセス許可戦略を計画する」を参照してください。

サイトへのアクセス権を持つユーザーを追跡し、管理することが非常に困難になる可能性があるので、アクセス許可レベルを個々の個人に直接割り当てることはお勧めしません。複雑さを避けるためには、必要な場合もありますが、最小限に抑える必要があります。代わりに、グループにアクセス許可を割り当ててから、個々のユーザーを適切なグループに割り当てます。グループは、サイトコレクションレベルで定義された一連のユーザーであり、アクセス許可の管理を容易にします。詳細については、「既定の SharePoint グループ」および「サイトの権限をカスタマイズする」を参照してください。各グループには既定のアクセス許可レベルが割り当てられています。たとえば、いくつかのコア既定の SharePoint グループには、次のアクセス許可レベルが含まれています。

グループ

権限レベル

所有者

フル コントロール

閲覧者

読み取り

メンバー

投稿

"フル コントロール" 権限を持っているユーザーは、カスタム グループを作成できます。

サイトコレクションレベルで SharePoint グループにアクセス許可レベルを割り当てると、既定では、すべてのサイトとサイトコンテンツがそれらのアクセス許可レベルを継承します。この既定の動作は、アクセス許可の継承と呼ばれます。サブサイトの作成時に固有の権限を設定するか、サイト、リストまたはライブラリ、またはアイテムに対するアクセス許可の継承を解除するかを指定できます。詳細については、「アクセス許可の継承とは」を参照してください。

ユーザーのアクセス許可レベルによって、サイト内で表示およびアクセスできる内容が決定されるため、グループのメンバーシップを慎重に検討する必要があります。たとえば、サイトの作成とカスタマイズを担当するユーザーは、デザイナーグループのメンバーになる必要があります。一方、コンテンツの閲覧とダウンロードのみを必要とするユーザーは、ビジターグループのメンバーになる必要があります。詳細については、「 SharePoint のアクセス許可レベルについて」を参照してください。

SharePoint Online のサイト コレクション管理者におかれては、サイト コレクション レベルとサイト レベルで機能を管理してください。ガバナンス計画に応じて、これらの機能のアクティブ化または非アクティブ化も管理者のタスクに含まれることがあります。詳細については、「サイト コレクションの機能を有効または無効にする」をご覧ください。「SharePoint サイトのごみ箱を管理する」もご覧ください。

関連項目

SharePoint Online の概要

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