サイトを計画し、ユーザーを管理する

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成功したサイトとユーザーの満足の数式では、サイトやユーザーの管理、計画と持続のアプローチです。いくつかの重要なタスクとサイトを計画し、組織のユーザーを管理するに使える概念を紹介します。

サイトとサイト コレクションを管理する

サイト コレクションとは、所有者が同じで、権限などの管理設定を共有する SharePoint サイトの集まりのことです。サイト コレクションは階層構造になっており、必ず 1 つのトップレベル サイトがあり、その下に任意の子サイトがあります。

トップレベル サイトと子サイトを示すサイト コレクションの階層図

チーム サイトとその下に作成されたサイトをユーザーが使えるようにするには、管理者がそのユーザーを招待してサイトへの権限を付与してください。チーム サイトを使うと、組織やチーム、グループは相互接続を行うことで、ドキュメントやその他のファイルでのグループ作業、お知らせの投稿、会議のスケジュール、タスクの保守、問題や実施項目の管理、リストへの情報の保存などを行うことができます。チーム サイトで利用可能なサイト テンプレートを使って、さまざまなサブサイトを作成することもできます。

大規模な組織の SharePoint Online 環境でよくあるのは、いくつかのサイト コレクションのそれぞれに、多数のサイトが含まれているという構成です。そのため、サイトやサイト コレクションの管理を組織の別の人物に任せたい場合があります。SharePoint の権限モデルでは、別の役割 (サイト コレクション管理者、サイト所有者、またはこの記事の後半で説明するその他の役割) に権限を割り当てることができるため便利です。

サイト コレクション管理者には、サイト コレクションに対する "フル コントロール" 権限レベルが割り当てられています。つまり、サイト コレクション内でサイトの追加や削除、設定変更を行うことができます。また、サイト内のあらゆるコンテンツの表示、追加、削除、変更もできます。

サイト コレクション管理者の一般的な業務内容

SharePoint Online サイトのサイト コレクション管理者が担当する作業には、次のようなものがあります。

  • ユーザーと Office 365 グローバル管理者または SharePoint Online 管理者との間の窓口の役割を果たす。

  • サイト コレクション レベルの権限を構成することで、SharePoint Online サイトに保存された重要なコンテンツにアクセスできるユーザーを決定する。

  • サイト コレクション内のサイトを利用するユーザーが使える機能を決定する。

  • サイト コレクションを利用するユーザーにテクニカル サポートを提供する。

  • サイト コレクションの第 2 サイト コレクション管理者を選ぶ。

  • 新しいサイトを作成する。

  • サイト コレクションのごみ箱のアイテムを表示、削除、または復元する

  • パブリック Web サイトを作成、カスタマイズする。

  • 次のような特定の機能の管理をサポートする。

    • 利用可能なサイト コレクション機能を有効または無効にする。

    • サイト コンテンツ タイプを作成またはカスタマイズする。

    • 地域設定を行う。

注:  サイト コレクションを管理するには、SharePoint Online 管理者との連携が必要になる場合があります (SharePoint Online ではない場合)。SharePoint Online 管理者の責任の詳細については、「SharePoint 管理センターでサイト コレクションとグローバル設定を管理する」をご覧ください。

SharePoint Online 管理者は、次の作業を実行できます。

  • サイト コレクションを作成、削除、管理する。

  • サイト コレクション記憶域を割り当て、監視する。

  • サイト コレクション管理者にアクセス権を付与する。

  • 既定の SharePoint サイトを設定する。

  • 多言語サイトを計画する

  • ユーザー プロファイルを管理する。

  • 管理されたメタデータなどの機能を計画、管理する。

  • 外部共有を有効または無効にする。

サイト所有者の一般的な業務内容

サイト所有者には、サイトに対する "フル コントロール" の権限レベルがあり、その責任には次が含まれます。

  • サイトを作成、管理する。

  • サイトの外観など、サイトの設定や機能を管理する。

  • サイトをテンプレートとして保存する。

  • サイトの列とサイト コンテンツ タイプを管理する。

  • サイトを削除する。

  • 地域と言語の設定を変更する。

  • サイトにアプリケーションを追加する。

組織の規模や、サイトで扱うコンテンツの量によっては、必要に応じてサブサイトを作成してコンテンツを編成してください。サイト コレクション内のサイトを階層構造に編成します。このような階層は、トップレベル サイトの下にサイトを作成する際に作成します。チーム サイトの下にサブサイトを作成できるだけでなく、そのサブサイトの下に新たなサブサイトを作成することもできます。

注:  SharePoint Online 管理者は、サイト コレクションのトップレベル サイトを作成すると共に、自分のほかにもう 1 人のサイト コレクション管理者を任命します。サイトの所有者は、サブサイトを作成できます。

サイトの階層図

サブサイトを編成する方法は多数あります。たとえば、次のような方法でサブサイトを編成できます。

  • チームまたは部署別

  • 職務別

  • コンテンツ カテゴリ別

  • プロジェクト別

  • 顧客別

  • 権限レベルまたは秘密度別 (たとえば、制限する必要がある情報がある場合に、その情報を専用のサイトに分けることができます)

サイトを作成し始める前に、作成したいサイト数と、サイトを編成する方法を考えてください。サイト計画を編成するには、サイトの階層図を作成すると役に立ちます。階層図は紙やホワイトボードに簡単にスケッチしたものでもかまいませんが、Microsoft Word または Microsoft PowerPoint で SmartArt として用意されている階層図形を使って、よりきちんとした図を作成することをお勧めします。このようにすれば、保存して参照できるだけでなく、後で変更することもできます。

各サイトの目的も考えてください。これによって、新しいサイトを作成するときにどのサイト テンプレートを使えばよいかを簡単に決められるようになります。SharePoint Online には、新しいサイトを作成するときに選べるさまざまなサイト テンプレートが付属しています。管理者が特定の目的のためにデザインされたサイト テンプレートを選ぶことで、ユーザーは仕事をすばやく開始できるようになります。たとえば、チーム メンバーがプロジェクト情報をすばやく共有、更新できるようにするための参照サイトを管理者として作成したい場合には、まず、このような情報交換のためにデザインされている Wiki サイト テンプレートを選ぶことができます。

注:  SharePoint Online 管理者は、個人向けのサイト (個人用サイト) を管理します。ユーザーは、個人用サイトをハブとして同僚とやり取りしたり、情報を管理したりします。サイト コレクション管理者は、個人用サイトを管理しません。各ユーザーが、各自の個人用サイトの管理者です。個人用サイトの計画の詳細については、「SharePoint 管理センターでサイト コレクションとグローバル設定を管理する」をご覧ください。

サイト テンプレートのリスト

次に、サポートされているサイト テンプレートと各テンプレートの説明をリストします。このリストは、組織に最も適する種類のサイトを判断するために利用できます。

  • 基本検索センター    検索機能を提供するサイトです。このサイトには、検索結果や高度な検索が含まれています。

  • ブログ 個人やチームがアイデア、見解、専門知識などを投稿し、閲覧者がコメントを入力できるサイトです。

  • ビジネス インテリジェンス センター    SharePoint Online のビジネス インテリジェンス コンテンツが提供されるサイトです。

  • コミュニティ サイト    コミュニティのディスカッションに参加するためのサイトです。

  • 情報開示センター 法的な問題や調査に関するコンテンツの保管、検索、エクスポートを管理するサイトです。

  • ドキュメント センター    組織のドキュメントを一元管理するためのサイトです。

  • エンタープライズ検索センター 検索機能を提供するサイトです。ウェルカム ページには、一般検索用と人物情報検索用の2 つのタブを備えた検索ボックスがあります。それ以外の検索対象や検索結果用に、タブを追加してカスタマイズすることもできます。

  • プロジェクト サイト    プロジェクトを管理し、共同作業を行うためのサイトです。

  • レコード センター    レコードの管理専用サイトです。レコードの管理者は、受け取ったファイルを特定の場所に送るためのルーティング テーブルを構成できます。このサイトでは、レコードがレポジトリに追加された後でこれらのレコードの削除または変更を許可するかどうかを管理できます。

  • SAP ワークフロー サイト    すべてのユーザー ビジネス タスクを組み込んだ SAP ワークフロー サイトです。このワークフローに関連する他の Web パーツも追加できます。

  • チーム サイト    チームが情報を簡単に編成、作成、共有するためのサイトです。ドキュメント ライブラリや、お知らせ、予定表、タスク、ディスカッションを管理するリストが用意されています。

  • Visio プロセス リポジトリ    チームで Visio プロセス図を簡単に表示、共有、保存するためのサイトです。プロセス図を保存するためのバージョン管理機能付きドキュメント ライブラリや、お知らせ、タスク、レビュー ディスカッションのリストを備えています。

ガバナンス

ガバナンスとは、組織のビジネス部門と技術チームがビジネス目標を達成するために協力する方法を指示、調整するためのポリシーや役割、責任、プロセスのセットです。SharePoint Online のサイト コレクションに関しては、ガバナンス計画が、サイト コレクションをサポートするために必要な役割、責任、ポリシーの計画に役立つ指針になります。これには、次のような項目があります。

  • 情報アーキテクチャ (Web ページ、ドキュメント、リスト、データなど)

  • メンテナンス アクティビティ (ユーザー アカウントの管理など)

  • ブランディングとカスタマイズのポリシー

  • トレーニング

組織の管理の計画の準備を行うには重要です。ガバナンスの計画の開発に参加する、ことができます技術チームは、および向けの所有権を特定するシステムの領域の担当者を定義します。ガバナンス計画の作成の詳細については、作成して、チーム サイトを管理するためのベスト プラクティスを参照してください。

注:  ユーザーを管理するには、SharePoint Online 管理者との連携が必要になる場合があります。たとえば、SharePoint Online 管理者はユーザー プロファイルを管理しています。

Office 365 のユーザー アカウント

グローバル管理者は、ユーザー管理とサービス構成を行うポータルである Office 365 管理センターを使って、Office 365 に新しいユーザーを追加します。新しいユーザーを追加する際、グローバル管理者は次を行います。

  • ユーザーに管理センターへのアクセス権も付与するかどうかを指定する

  • ユーザーの地理的位置を設定する

  • ユーザー ライセンスの種類を選ぶ

  • ユーザーのユーザー名とパスワードを作成する

チーム サイト ユーザー

チーム サイトには、ユーザーを追加してユーザーの権限を調整することができます。権限レベルと SharePoint のグループ メンバーシップは、[設定] の下にあります。ただし、Office 365 では、[外部ユーザー以外の全員] というセキュリティ グループが作成されるようになりました。これには、Office 365 ディレクトリの全員 (外部共有機能を通じて招待を受けた外部ユーザーを除く) が含まれます。このセキュリティ グループには、SharePoint Online の [メンバー] のアクセス権が自動的に付与されます。つまり、Office 365 ディレクトリに追加されたユーザーは既定で、サイト、リスト、ライブラリを編集できます。

権限レベルとグループ メンバーシップ

権限レベルとは、一連の関連タスクの実行をユーザーに許可する SharePoint Online の権限のコレクションです。たとえば、"読み取り" という権限レベルには、"アイテムの表示"、"アイテムを開く"、"ページの表示"、"バージョンの表示" など、SharePoint サイト内のページ、ドキュメント、アイテムを表示するために必要な権限がすべて含まれています。同じ権限を複数の権限レベルに含めることができます。

権限レベルを個々のユーザーに直接割り当てることは、サイトにアクセスできるユーザーの管理が非常に困難になるため、お勧めできません。これが必要になる場合もありますが、混乱を防ぐため、最小限に抑える必要があります。代わりに、権限をグループに割り当ててから、個々のユーザーを適切なグループに割り当てます。グループとは、権限の管理を容易にするためにサイト コレクション レベルで定義されるユーザーの集合です。各グループには、既定の権限レベルが割り当てられます。たとえば、いくつかの既定の SharePoint コア グループには、次の権限レベルが割り当てられます。

グループ

権限レベル

所有者

フル コントロール

閲覧者

読み取り

メンバー

投稿


"フル コントロール" 権限を持っているユーザーは、カスタム グループを作成できます。

注:  サイト コレクション レベルで SharePoint グループに権限レベルを割り当てると、特に指定しない限り、その許可レベルがすべてのサイトとサイトのコンテンツに継承されます。この既定の動作は、権限の継承と呼ばれます。サブサイトの作成時に固有の権限を設定するかどうかを指定したり、サイト、ライブラリ、またはアイテムでの権限の継承を停止することができます。

ユーザーが表示、アクセスできるサイト内の対象はユーザーの権限レベルによって決まるため、管理者はユーザーのグループ メンバーシップを慎重にご検討ください。たとえば、サイトの作成とカスタマイズを行うユーザーなら、少なくともサイトのデザイナー グループのメンバーにしてください。一方、コンテンツの読み取りとダウンロードを行うだけのユーザーは、閲覧者グループのメンバーであれば十分です 。

第 2 サイト コレクション管理者

サイト コレクション管理者は、第 2 サイト コレクション管理者を指定できます。サイト コレクション管理者は、自分以外のもう 1 人のサイト コレクション管理者を追加したり、[設定] ページでサイト コレクション管理者を変更したりできます。この作業を行う方法については、「サイト コレクションの管理者を管理する」をご覧ください。

SharePoint Online のサイト コレクション管理者におかれては、サイト コレクション レベルとサイト レベルで機能を管理してください。ガバナンス計画に応じて、これらの機能のアクティブ化または非アクティブ化も管理者のタスクに含まれることがあります。詳細については、「サイト コレクションの機能を有効または無効にする」をご覧ください。「SharePoint サイトのごみ箱を管理する」もご覧ください。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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