サイトを計画し、ユーザーを管理する

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Office 365 Small Business のサブスクリプションに基づいて組織のチーム サイト全体の管理を担当している場合、この記事は、サイト コレクションとそのユーザーを管理する際の主なタスクや概念を学ぶのに役立ちます。

この記事の内容

サイト コレクションとは

サイト コレクションを管理する

サイト コレクションでサイトを計画する

ユーザーを管理する

サイト コレクション機能の使用を計画する

サイトでの複数言語の有効化を計画する

サイト コレクションとは

Office 365 for Small Business の既定の SharePoint Online サイトはすべて、同じサイト コレクションに属しています。サイト コレクションとは、所有者が同じで、権限などの管理設定を共有する SharePoint サイトの集まりのことです。サイト コレクションは階層構造になっており、必ず 1 つのトップレベル サイトがあり、その下に任意の子サイトがあります。

トップレベル サイトと子サイトを示すサイト コレクションの階層図

SharePoint Online サイトコレクションには、開始時に3つのサイトコレクションがあります。チームサイトと個人用サイト。チームサイトの下に追加のサブサイトを作成できます。個々のユーザーは、個人用サイトの下にサブサイトを作成することもできます。

注: SharePoint Online for Office 365 for Small Business では、サイト コレクションを追加で作成することはできません。

チーム サイト    チーム サイトとして作成したサイトは、アクセス許可を付与することで、招待したユーザー全員が利用できます。また、外部共有機能を使用して、明示的にサイトを共有する外部ユーザーもチーム サイトを利用できます。既定では、Office 365 ディレクトリ内の全員がメンバーとして内部サイト コレクションに追加され、閲覧者としてパブリック サイト コレクションに追加されます。チーム サイトにより、組織、チーム、グループはお互いにつながることができ、ドキュメントやファイルの共同作業、通知の投稿、会議のスケジュール、タスクの管理、問題や操作が必要な項目の追跡、リストへの情報の保存などを行うことができます。また、チーム サイト内のサイト テンプレートを使用して、さまざまなサブサイトを作成することもできます。

個人用サイト (個人用サイトの Web サイト) 豊富なソーシャル ネットワーキングを組織内のユーザーに提供する個人向けのサイトです。これらの機能には、次のものが含まれます。

  • ニュースフィード:    サイト ユーザーがやり取りを行うページ

  • OneDrive for Business:    ユーザーが、個人的なビジネス ドキュメント、写真、その他のメディア ファイルを保存、共有、同期できる場所

  • サイト:    ユーザーが便利なショートカットを保存できる、個人用にカスタマイズされたページ

  • プロファイル:    ユーザーが、他の人や組織に対して自己紹介するためのページ

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サイト コレクションを管理する

サイトコレクション管理者は、サイトコレクションに対するフルコントロールのアクセス許可レベルを持っています。つまり、チームサイト内のすべてのサブサイトのコンテンツにアクセスできることを意味します。チームサイトのユーザー権限を管理し、サイトに関連する管理タスクを実行できます。これらのタスクに加えて、サイトコレクション管理者として、自分の役割で他の多くのタスクを実行する必要がある場合があります。

サイト コレクション管理者の一般的な業務内容

SharePoint Online サイトのサイト コレクション管理者が担当する作業には、次のようなものがあります。

  • ユーザーと Office 365 グローバル管理者との間の窓口の役割を果たす (自分が Office 365 グローバル管理者ではない場合)。

  • チーム サイトにアクセスするためのユーザー権限を付与する。

  • サイト コレクション レベルの権限を構成することで、SharePoint Online サイトに保存された重要なコンテンツにアクセスできるユーザーを決定する。

  • サイト コレクション内のサイトを利用するユーザーが使える機能を決定する。

  • サイト コレクションを利用するユーザーにテクニカル サポートを提供する。

  • サイト コレクションの第 2 サイト コレクション管理者を選ぶ。

  • 次のような特定の機能の管理をサポートする。

    • 利用可能なサイト コレクション機能を有効または無効にする。

    • サイト コンテンツ タイプを作成またはカスタマイズする。

    • 地域設定を行う。

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サイト コレクションでサイトを計画する

チーム用に追加のサイトを作成するのは非常に簡単ですが、SharePoint Online サイトを時間をかけて管理できるようにするには、必要なサイトを計画することをお勧めします。また、組織内のユーザーが独自の新しいチームサイトを作成してプロジェクトを管理できるようにするかどうかについても考慮する必要があります。サイトの作成方法をより一元管理したい場合は、このオプションをオフにすることができます (心を変更した場合は、後でいつでも元に戻すことができます)。詳細については、「 SharePoint Online でサイト作成を管理する」を参照してください。

次は、SharePoint Online for Office 365 for Small Business で利用できるサイト テンプレートのリストと、各テンプレートの説明です。このリストは、組織に最も適する種類のサイトを判断するために利用できます。

  • ブログ    個人やチームがアイデア、見解、専門知識などを投稿し、閲覧者がコメントを入力できるサイトです。

  • コミュニティ サイト    コミュニティのディスカッションに参加するためのサイトです。

  • プロジェクト サイト    プロジェクトを管理し、共同作業を行うためのサイトです。

  • チーム サイト    チームが情報を簡単に編成、作成、共有するためのサイトです。ドキュメント ライブラリや、お知らせ、予定表、タスク、ディスカッションを管理するリストが用意されています。

ガバナンス

ガバナンスとは、組織のチームがビジネス目標を達成するために協力する方法を指示、調整、管理するためのポリシー、役割、責任、プロセスをまとめたものです。SharePoint Online のサイト コレクションに関しては、ガバナンス計画が、サイト コレクションをサポートするために必要な役割、責任、ポリシーの計画に役立つ指針になります。これには、次のような項目があります。

  • 情報アーキテクチャ (Web ページ、ドキュメント、リスト、データなど)

  • メンテナンス アクティビティ (ユーザー アカウントの管理など)

  • ブランディングとカスタマイズのポリシー

  • トレーニング

組織のガバナンス計画を準備するのは重要です。ガバナンス計画の開発に参加することで、ビジネス チームと技術チームのお互いの管轄を特定し、システム内のどの領域に誰が責任を持つかを定義する際に役立ちます。ガバナンス計画の開発の詳細については、「Best practices for creating and managing team sites (チーム サイトの作成と管理のためのベスト プラクティス)」を参照してください。

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ユーザーを管理する

ユーザー アカウントは、Office 365 のグローバル管理者によって作成されます。サイト コレクションの管理者は、チーム サイトの [設定] [サイトの設定] の代わりになる小さな [設定] ギア を使って、これらのユーザーに権限を割り当てます。

Office 365 のユーザー アカウント

グローバル管理者は、ユーザー管理とサービス構成を行うポータルである Office 365 管理センターを使って、Office 365 for Small Business に新しいユーザーを追加します。新しいユーザーを追加する際、グローバル管理者は次を行います。

  • ユーザーに管理センターへのアクセス権も付与するかどうかを指定する

  • ユーザーの地理的位置を設定する

  • ユーザー ライセンスの種類を選ぶ

  • ユーザーのユーザー名とパスワードを作成する

チーム サイト ユーザー

Office 365 for Small Business のユーザー一覧に追加された新しいユーザーは、内部サイトの "メンバー" (コンテンツとページを編集できるユーザー) と、パブリック サイトの "閲覧者" (閲覧と読み取りができるユーザー) という SharePoint グループに自動的に追加されます。閲覧者やメンバーより上位のアクセス権を付与する必要がある場合は、対象ユーザーを "所有者" (サイトへのフル コントロールがあるユーザー) などの SharePoint グループに追加することで、権限を調整できます。 権限レベルと SharePoint グループのメンバーシップは、[ユーザーと権限] の [設定] で指定します。権限レベルとグループ メンバーシップについて詳しくは、この記事の「権限レベルとグループ メンバーシップ」セクションをご覧ください。

権限レベルとグループ メンバーシップ

権限レベルとは、一連の関連タスクの実行をユーザーに許可する権限のコレクション (または SharePoint の権限) です。たとえば、"読み取り" という権限レベルには、"アイテムの表示"、"アイテムを開く"、"ページの表示"、"バージョンの表示" など、SharePoint サイト内のページ、ドキュメント、アイテムを表示するために必要な権限がすべて含まれています。同じ権限を複数の権限レベルに含めることができます。

権限を個々のユーザーに直接割り当てることはお勧めできません。サイトにアクセスできるユーザーの管理がとても困難になるためです。代わりに、権限を SharePoint グループに割り当ててから、個々のユーザーを適切な SharePoint グループに割り当てます。既定で作成されている SharePoint グループもご活用ください。

SharePoint グループとは、権限を管理しやすくするためにサイト コレクション レベルで定義されるユーザーの集合です。各グループには、既定の権限レベルが割り当てられます。

注:  サイト コレクション レベルで SharePoint グループに権限レベルを割り当てると、特に指定しない限り、その権限レベルがすべてのサイトとサイトのコンテンツに継承されます。この既定の動作は、権限の継承と呼ばれます。権限の継承を停止したり、固有の権限を付与したりすることもできます。これは、特定のユーザーだけに表示したいファイルがある場合に便利です。権限の継承を停止したら、他のすべての SharePoint グループを削除し、特定の SharePoint グループまたはユーザーだけにアクセスを許可することができます。

ユーザーが表示、アクセスできるサイト内の対象はユーザーの権限によって決まるため、管理者はユーザーの SharePoint グループ メンバーシップを慎重にご検討ください。たとえば、サイトの作成とカスタマイズを行うユーザーなら、少なくともサイトのデザイナー グループのメンバーにしてください。一方、コンテンツの読み取りと、必要に応じたブログへのコメント追加を行うだけのユーザーは、メンバー グループに追加するだけで十分です。

既定の役割

以下は、SharePoint Online の既定の役割と、特定の役割を与えられたユーザーがサイトで実行できるアクティビティの種類の説明です。

  • サイトコレクション管理者    サイトコレクションの管理者には、フルコントロールのアクセス許可レベルがあります。チームサイト内のすべてのサブサイトのコンテンツにアクセスすることができます。その後、ユーザーをチームサイトに追加し、サイトに関連する管理および監査タスクを実行することができます。

  • サイト所有者    既定では、所有者グループのメンバーは、チームサイトで作成したサイトでフルコントロールのアクセス許可レベルを持っています。ユーザーを追加したり、自分のサイトに関連する管理タスクを実行したりすることができます。

    ヒント:  サイト所有者の連絡先情報をサイトのホーム ページに追加することをお勧めします。これは、サポートを必要としているユーザーが所有者を見つけるのに役立ちます。

    注: チーム サイトでトップレベルのサイト下にサイトを作成したユーザーは、自動的にそのサイトの所有者になります。

  • Designer   既定では、デザイングループのメンバーはデザイン権限レベルを持っています。チームサイトでは、リストやドキュメントライブラリを作成したり、ページを編集したり、テーマ、罫線、スタイルシートを適用したりすることができます。

  • 編集    既定では、メンバーグループのユーザーには編集アクセス許可レベルが割り当てられています。チームサイトでは、編集者はリストとライブラリを表示したり、追加、更新、削除、承認、カスタマイズを行うことができます。

  • 投稿   者既定では、 Contributeのアクセス許可レベルはグループにありません。チームサイトでは、寄稿者は、既存のリストやドキュメントライブラリ内のアイテムを追加、編集、および削除するだけで、Web パーツを操作することができます。

  • ビジター   既定では、ビジターグループのメンバーには読み取りアクセス許可レベルがあります。チームサイトでは、訪問者はページ、リストアイテム、ドキュメントのみを表示することができます。

管理者ロール

SharePoint Online サイトの初回作成時は、次の管理者ロールが既定で作成されています。

  • グローバル管理者    Office 365 の最上位レベルの管理者です。Office 365 を購入するためにサインアップしたユーザーがグローバル管理者になります。グローバル管理者は O365 管理センターのすべての機能 (ディレクトリへのユーザーの追加、ドメインの追加、サービス設定の管理など) にアクセスできます。他の管理者ロールを割り当てることができるのはグローバル管理者だけです。社内にグローバル管理者を複数指定することもありますが、既定で割り当てられた最初のグローバル管理者が、SharePoint Online での既定のサイト コレクション管理者になります。

  • サイトコレクション管理者   サイトコレクションの管理者は、SharePoint Online サイトコレクションを完全に制御できます。チームサイトのすべてのサブサイトのコンテンツにアクセスできるようになります。その後、ユーザーをチームサイトに追加し、サイトに関連する管理および監査タスクを実行することができます。サイトコレクション管理者は、別のサイトコレクション管理者を追加したり、[サイトの設定] ページを使用してサイトコレクション管理者を変更したりできます。

ユーザーおよびアクセス許可の管理の詳細については、「Plan your permissions strategy (アクセス許可の割り当てを計画する)」、「Understanding permission levels in SharePoint (SharePoint​​ のアクセス許可レベルについて)」、および「Create and manage SharePoint groups (SharePoint​​ グループを作成して管理する)」を参照してください。

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サイト コレクション機能の使用を計画する

SharePoint Online のサイト コレクション管理者は、サイト コレクション機能を管理します。ガバナンス計画に応じて、これらの機能のアクティブ化または非アクティブ化も管理者のタスクに含まれることがあります。詳しくは、「サイト コレクションの機能を有効または無効にする」をご覧ください。「SharePoint サイトのごみ箱を管理する」もご覧ください。

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サイトでの複数言語の有効化を計画する

サイト コレクション管理者は、多言語ユーザー インターフェイス (MUI) 機能を有効にすることができます。この機能を利用すると、サイト コレクションに対して設定されている既定の言語以外の言語でサイトを表示できます。

MUI が有効になっている場合は、ユーザーは次の要素を別の言語で表示できます。

  • サイトのタイトルと説明

  • SharePoint の既定のメニューと操作

  • 既定の列

  • ユーザー設定の列 (リストまたはサイト)

  • ナビゲーション バーのリンク

複数言語ユーザー インターフェイス (MUI) の詳細については、「Introduction to multilingual features (多国語機能の概要)」を参照してください。

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