サイトまたはライブラリのアイテムの承認を必須にする

サイトまたはライブラリのアイテムの承認を必須にする

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サイトのリストやライブラリの中には、プロジェクト化されたマーケティング キャンペーンや人事構想など、機密性の高い情報が含まれているものもあります。また、アイテムやファイルの "公式" なバージョンだけがユーザーの目に触れるようにすることが重要な場合もあります。このため、一部の組織では、大部分のサイト ユーザーにコンテンツを公開する前に、アイテムやファイルを承認することを必須にしています。承認を必須にすることで、リスト内やライブラリ内のコンテンツに高水準の品質とセキュリティを適用できます。

目的に合ったトピックをクリックしてください

  1. 承認が必要なライブラリに移動します。

  2. [設定 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します ]、[ライブラリの設定] を順にクリックします。

    これらのメニュー項目が表示されない場合は、リボンの [ライブラリ] をクリックし、次をクリックします。

    [設定] グループの [ライブラリの設定]。

  3. [全般設定] の [バージョン設定] をクリックして、[バージョン設定] ページを開きます。

    [バージョン管理] が選択されている [ライブラリの設定] ダイアログ。
  4. [コンテンツの承認] セクションで、[送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする] の [はい] のチェックボックスをオンにします。[ドキュメントのバージョン履歴] セクションで、ファイルが編集されたときに SharePoint でバージョンを作成するかどうかを指定します。保持されるバージョンの数を制限することもできます。

  5. [下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、ドキュメント ライブラリ内の下書きアイテムを表示できるユーザーを指定します。

    [バージョン管理] の選択肢を含むダイアログ ボックス

    ヒント:  既にアイテムが含まれているリストまたはライブラリについてコンテンツの承認を必須にすると、そのライブラリ内のすべてのアイテムが承認済みとしてマーキングされます。

  6. 以下のいずれかを選択できます。

    • リスト内のアイテムを読み取ることができるユーザー

    • リスト内のアイテムを編集できるユーザーのみ

    • リスト内のアイテムを承認できるユーザーとアイテムの作成者のみ

  7. [OK] をクリックします。

  1. 承認が必要なリストに移動します。

  2. リボンの [リスト] タブをクリックします。

  3. [リストの設定] をクリックします。

  4. [全般設定] の [バージョン設定] をクリックして、[バージョン設定] ページを開きます。

  5. [コンテンツの承認] セクションで、[送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする] の [はい] のチェックボックスをオンにします。[アイテムのバージョン履歴] セクションで、アイテムが編集されたときに SharePoint でバージョンを作成するかどうかを指定します。保持されるバージョンの数を制限することもできます。

  6. [下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、リスト内の下書きアイテムを表示できるユーザーを指定します。

    ヒント:  既にアイテムが含まれているリストまたはライブラリについてコンテンツの承認を必須にすると、そのライブラリ内のすべてのアイテムが承認済みとしてマーキングされます。

  7. 以下のいずれかを選択できます。

    • リスト内のアイテムを読み取ることができるユーザー

    • リスト内のアイテムを編集できるユーザーのみ

    • リスト内のアイテムを承認できるユーザーとアイテムの作成者のみ

  8. [OK] をクリックします。

承認が必要なリストまたはライブラリにアイテムを送信すると、そのアイテムは少なくともリストの管理アクセス許可レベルを持つユーザーによって承認されるまで [承認待ち] 状態になります。承認を待機している間、そのアイテムの状態は [承認待ち] のままです。

通常、アイテムが [承認待ち] 状態の場合、そのアイテムの送信元ユーザーと、リストやライブラリの管理権限を持つユーザーのみが、そのアイテムを見ることができます。状態が [承認待ち] から [承認済み] に移行すると、そのリストまたはライブラリを表示するためのアクセス許可を持つユーザーも表示できるようになります。拒否されたアイテムまたはファイルは、送信元のユーザー (または必要な権限を持つ他のユーザー) が削除するまで、リストまたはライブラリに残ります。リストまたはライブラリ内に既に存在しているアイテムまたはファイルは、自動的に [承認済み] 状態となります。

重要:  サイトのライブラリのセキュリティが、どのユーザーでもアイテムを読み取ることができるように構成されている場合は、アイテムの状態が [承認済み] であるかどうかに関係なく、サイトに対する読み取り権限を持つすべてのユーザーが、リストまたはライブラリ内のすべてのアイテムを表示できます。

リストまたはライブラリの設定を変更できるのは、"フル コントロール" または "デザイン" 権限を持つユーザーだけです。

承認を必要とするライブラリにアップロードまたは追加されたドキュメントを承認するには、次の手順を行います。

  1. 承認するアイテムの横にある省略記号 (...) をクリックします。

  2. [詳細設定] をクリックします。

  3. [承認/却下] をクリックします。[承認/却下] が表示されない場合は、[詳細設定] をクリックし、[承認/却下] をクリックします。オプションがまったく表示されない場合、バージョン管理が有効ではないか、ドキュメントを承認するためのアクセス許可がない可能性があります。

  4. 承認の状態の [承認] または [却下] をクリックします。必要に応じて、"コメント" セクションにコメントを追加できます。

  5. [OK] をクリックします。

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ユーザーが、承認を必須とするリストまたはライブラリにアイテムまたはファイルを送信すると、そのアイテムまたはファイルは、必要なアクセス許可を持つユーザーによって承認されるまで、[承認待ち] 状態となります。承認を待機している間、そのアイテムまたはファイルの状態は [承認待ち] のままです。

通常、アイテムまたはファイルが [承認待ち] 状態のときは、そのアイテムまたはファイルの送信元のユーザーと、リストおよびライブラリを管理するアクセス許可を持つユーザーだけが、そのアイテムまたはファイルを表示できます。状態が [承認待ち] から [承認済み] に移行すると、そのリストまたはライブラリを表示するためのアクセス許可を持つユーザーも表示できるようになります。却下されたアイテムまたはファイルは、送信元のユーザー (または必要な権限を持つ他のユーザー) が削除するまで、リストまたはライブラリに残ります。リストまたはライブラリ内に既に存在しているアイテムまたはファイルは、自動的に [承認済み] 状態となります。

重要:  サイトのライブラリのセキュリティが、どのユーザーでもアイテムを読み取ることができるように構成されている場合は、アイテムの状態が [承認済み] であるかどうかに関係なく、サイトに対する読み取りアクセス許可を保持するすべてのユーザーが、リストまたはライブラリ内のすべてのアイテムを表示できます。

リストまたはライブラリの設定を変更できるのは、"フル コントロール" または "デザイン" アクセス許可を持つユーザーだけです。

アイテムまたはファイルに必要な承認を設定するには

  1. サイトのリストまたはライブラリがまだ開いていない場合は、サイド リンク バー パネルでリスト名またはライブラリ名をクリックします。

  2. リボンで、[ライブラリ ツール] グループの [ライブラリ] タブ、または [リスト ツール] グループの [リスト] タブをクリックします。

  3. ライブラリを操作している場合は、[ライブラリの設定] をクリックします。リストを操作している場合は、[リストの設定] をクリックします。この例では、[ライブラリの設定] ページが開いています。

    バージョン設定のリンクが表示された [ライブラリの設定] ページ

  4. [全般設定] で [バージョン設定] を選びます。[バージョン設定] ページが開きます。

    [承認] の選択肢が表示された [バージョン管理の選択] ページ

  5. [コンテンツの承認] セクションの [送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする] で [はい] をオンにします。

  6. [下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、ドキュメント ライブラリ内の下書きアイテムを表示できるようにするユーザーを指定します。この例では、[アイテムの作成者およびアイテムを承認できるユーザー] がオンになっています。

  7. [OK] をクリックします。

    次の例は、[送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする] オプションを [はい] に設定した後のライブラリ内の承認済みアイテムを示しています。これらのファイルはライブラリ内に既に存在していたため、自動的に承認されています。

    承認を要求した後の SharePoint ライブラリ ライブラリに既にあるファイルは承認済み状態になっています。

組織によっては、特定のリストまたはライブラリのすべてのアイテムに対して承認を必須にすることが、不都合または不要であると判断することがあります。承認を必須にすることによって、承認の付与または却下を担当するユーザーに手間をかけるだけでなく、複数のユーザーでファイルまたはアイテムを使用して共同作業することが簡単に行えなくなります。組織ですべてのアイテムまたはファイルに対して承認を必須にする必要がないと判断した場合は、その要求を取り消すことができます。

リストまたはライブラリ内のアイテムまたはファイルに対する承認を不要にするには

  1. サイトのリストまたはライブラリがまだ開いていない場合は、サイド リンク バー パネルでリスト名またはライブラリ名をクリックします。

  2. リボンで、[ライブラリ ツール] グループの [ライブラリ] タブ、または [リスト ツール] グループの [リスト] タブをクリックします。

  3. ライブラリを操作している場合は、[ライブラリの設定] をクリックします。リストを操作している場合は、[リストの設定] をクリックします。この例では、[ライブラリの設定] ページが開いています。

    バージョン設定のリンクが表示された [ライブラリの設定] ページ

  4. [全般設定] で [バージョン設定] を選びます。[バージョン設定] ページが開きます。

  5. [コンテンツの承認] セクションの [送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする] で [いいえ] をオンにします。 ポップアップ ウィンドウに警告メッセージが表示されます。

    [バージョン設定] ダイアログ ボックスの [コンテンツの承認] セクションで [いいえ] を選んだときに表示される警告メッセージ

  6. [OK] をクリックしてメッセージを閉じます。

  7. [OK] をクリックして [バージョン設定] ダイアログ ボックスを閉じます。リストまたはライブラリに戻ると、ページ上に [承認の状況] が表示されなくなっています。リストまたはライブラリを表示するアクセス許可を持つすべてのユーザーが、そのリストまたはライブラリ内のすべてのコンテンツを表示できるようになります。

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