サイトのクローズと削除のポリシーを使用する

SharePoint サイトが必要がなくなったときに削除しない場合、SharePoint サイトが急増することがあります。古いサイトを取っておくことは、記憶域スペースを増加させ、ユーザーにとって現在の情報を見付けることが難しくなり、法令順守の理由からも望ましくない可能性があります。

サイト コレクションの管理者として、サイト ポリシーを使用してサイトの急増を制御することができます。サイト ポリシーは、サイトがクローズおよび削除される時期を指定することによって、サイトのライフサイクルを定義します。サイトのポリシーは、多くのユーザーのグループに自分のサイトを作成することを許可する組織に特に便利です。サイトを作成するときに、サイト ポリシーを選択する必要がある場合があります。

サイトのクローズとは、サイトが使われなくなり、最終的にスケジュールに従ってサイトが削除されることを示します。クローズされたサイトは、Delve などの場所には表示されませんが、ユーザーはサイトにアクセスするための URL を使用して、引き続きクローズされたサイトおよびそのコンテンツを変更できます。

サイト ポリシーの作成

サイト コレクション内のすべてのサイトで利用可能なサイト ポリシーを作成するには、次の手順に従います。

  1. サイト コレクションの管理者としてサインインし、サイト コレクションのルート サイトを開きます。

  2. [設定] 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します をクリックして、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイト コレクションの管理] の [サイト ポリシー] をクリックします。

  4. [作成] をクリックし、オプションを選択します。

    サイトを自動的にクローズまたは削除しない。このオプションを指定したポリシーをサイトに適用した場合、サイト所有者がサイトを手動で削除する必要があります。

    サイトを自動的に削除する。このオプションを指定したポリシーをサイトに適用した場合、サイトのクローズはサイト所有者が手動で行う必要がありますが、その後でサイトは自動的に削除されます。サイトを自動的に削除するポリシーでは、サイトを削除するタイミングに関するルールを指定します。次のオプションがあります。

    • 将来のサイトの削除をトリガーする操作、およびトリガーが発生してからサイトが削除されるまでの待機時間。トリガーはサイトの作成またはサイトのクローズです。たとえば、サイトがクローズされてから 3 か月後にサイトを削除するポリシーや、サイトが作成されてから 1 年後にサイトを削除するポリシーを作成できます。

    • スケジュールされているサイトの削除の一定時間前に、SharePoint からサイト所有者に電子メールを送信するかどうか。

    • サイト所有者がサイトの削除を延期できるようにするかどうか。

    サイトを自動的にクローズおよび削除する。このオプションを使用する場合、サイトの削除については同じ方法を選択し、さらにサイトが作成された時刻からクローズされるまでの期間も指定する必要があります。

    サイトのクローズを管理し、自動的に削除するワークフローを自動的に実行する。 (一部のプランとバージョンで利用可能)。このオプションを使用する場合、サイトの削除については同じ方法を選択し、さらにサイトをクローズするためのワークフローも指定する必要があります。ワークフローが完了すると、SharePoint によってサイトがクローズされます。ワークフローの名前、サイトが作成されてワークフローを実行するまでの期間、サイトがクローズされるまでワークフローを定期的に再実行するかどうかを指定します。

  5. ルート サイトがクローズされているときに、ルート サイトとすべてのサブサイトを読み取り専用にするには、[サイト コレクションを閉じると読み取り専用になります] を選択します。

  6. [OK] をクリックします。

サイトを手動でクローズするか、クローズされたサイトをもう一度開く

  1. サイトの所有者としてサインインします。

  2. [設定] 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します をクリックして、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイトの管理] の [サイトのクローズと削除] をクリックします。

  4. サイトをクローズするには、[今すぐこのサイトをクローズする] をクリックします。サイトを再度開くには、[このサイトを開く] をクリックします。

サイトのポリシーを選択する

  1. サイトの所有者としてサインインします。

  2. [設定] 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します をクリックして、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイトの管理] の [サイトのクローズと削除] をクリックします。

  4. [サイト ポリシー] の横でポリシーを選択し、[OK] をクリックします。

注: 次のように、このページのサイトのクローズとサイトの削除の日付は、おおよその日付です。既定では毎週実行するタイマー ジョブによって、サイトはクローズまたは削除されます。そのため、サイトは、[サイトのクローズと削除] ページに示されている日付の 1 週間以内にクローズまたは削除されます。

日付を示す [サイトのクローズと削除] ページ

サイトを手動的に削除する

  1. サイトの所有者としてサインインします。

  2. [設定] 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します をクリックして、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイトの操作] の [このサイトを削除] をクリックします。

  4. [削除] をクリックします。

注: サイト コレクションの削除方法については、「サイト コレクションを作成または削除する」を参照してください。

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