コンテンツ オーガナイザー ルールを作成してドキュメントをルーティングする

コンテンツ オーガナイザー ルールを作成してドキュメントをルーティングする

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コンテンツ オーガナイザーは、作成されたルールを使って、ドキュメントをルーティングする方法を決定します。ルールは、コンテンツ タイプとメタデータの組み合わせに基づいています。

この記事は、ドキュメントまたはレコードを整理し、ルーティングするためのルールを作成する方法について説明します。 ドキュメントのルーティングは、あらゆる SharePoint エンタープライズ サイトで有効にすることができます。

重要: 最初にコンテンツ オーガナイザー機能を有効にし、レコードをルーティングするための構成をオーガナイザーに対して行う必要があります。コンテンツ オーガナイザーの構成方法について詳しくは、「参照」セクションをご覧ください。

この記事の内容

ルールを作成する前に: 最初の手順

ドキュメントのルーティング方法を理解する

ドキュメントをルーティングするためのルールを作成する

ルールを作成する前に: 最初の手順

ドキュメントのルーティング ルールを作成する前に、いくつかの重要な手順を実行しておく必要があります。

  1. コンテンツ オーガナイザーの機能をアクティブ化します。

  2. ドキュメントのルーティング先となるライブラリとフォルダーを作成します。必要であれば、ルーティングするドキュメントの種類ごとにフォルダーを作成してください。たとえば、メール レコード専用または Excel スプレッドシート専用のライブラリを作成します。ライブラリの作成方法については、「参照」セクションのリンク先をご覧ください。

  3. ルーティング対象のドキュメントには、コンテンツ タイプを関連付ける必要があります。ここで、ドキュメントが最終的に格納される場所を決定する条件としてコンテンツ タイプを使うこともできます。

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ドキュメントのルーティング方法を理解する

ドキュメントは、レコード センター サイトをはじめ、あらゆる種類の SharePoint サイトのライブラリまたはフォルダーにルーティングできます。コンテンツ オーガナイザー機能をアクティブ化すると自動的に作成される自動仕分けライブラリは、最初に設定された場所です。ドキュメント ルーティング プロセスは、いくつかの要素で構成されています。

  • 送信先のライブラリとフォルダー    コンテンツ責任者またはレコード管理者は手動でライブラリを作成するドキュメントをルーティングする、しをターゲット ライブラリにこれらのライブラリを指定します。

  • サイト コンテンツ タイプ    すべてのドキュメント上で、コンテンツ タイプがされ、ユーザーはターゲット ライブラリに適切なサイト コンテンツ タイプを手動で追加できます。

  • 自動仕分けライブラリ    ユーザーが必要なメタデータを入力できるように、自動仕分けライブラリに、ルールに一致しないまたは必要なメタデータが欠落しているドキュメントが送信されます。または、すべてアップロードされたドキュメントは一時的に自動仕分けライブラリにルーティングされるようにコンテンツ オーガナイザーを構成することができます。

  • ドキュメントのルール リスト    これは、すべてのルーティング ルールを集約したものです。コンテンツ責任者またはレコード管理者は、このリストにアクセスしてルーティング ルールを作成、管理、閲覧します。

次の図は、特定の条件を満たしたドキュメントとメール メッセージがどのようにルーティングされるか、さらに情報が欠落しているドキュメントがどのように自動仕分けライブラリに戻されるかを示しています。

コンテンツ オーガナイザーを使ったドキュメントのルーティング。 いくつかのソースを示しており、メタデータが不足しているドキュメントが自動仕分けライブラリに戻される様子を示しています。

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ドキュメントをルーティングするためのルールを作成する

レコード ルーティング リストに追加するレコードの種類ごとに、レコードのタイトルと説明を指定します。レコードが格納されるサイト内の場所を指定することもできます。関連するすべてのレコードを確実に適切な場所にルーティングするために、レコードの種類には代替名を指定することができます。

注: ドキュメントのルーティング ルールを作成するには、最低でもサイトの所有者権限が必要です。

  1. コンテンツ オーガナイザー ルールを作成する対象のサイトに移動します。

  2. サイド リンク バーのパネルで、[その他…] をクリックして、[サイト コンテンツ] オプションを表示します。

  3. [アプリケーション] メニュー行から、[設定] をクリックします。

  4. [サイトの設定] ページの [サイトの管理] セクションで、[コンテンツ オーガナイザーのルール] をクリックします。

  5. [コンテンツ オーガナイザーのルール] ページで、[クリックして新しいアイテムを追加する] から [追加] をクリックします。

  6. [ルール名] セクションで、ルールの条件とアクションを表す名前を入力します。

  7. [ルールの状態および優先順位] セクションで、[アクティブ] を選んで受信コンテンツにルールを適用します。その後、コンテンツが複数のコンテンツ オーガナイザー ルールに合致した場合のルーティング方法を決定する優先順位を選びます。
    受信コンテンツにこのルールを提供したくない場合は、[非アクティブ] を選びます。

  8. [提出アイテム コンテンツ タイプ] セクションで、ルールをコンテンツ タイプに関連付けます。こうすることによって、オーガナイザーに送られたコンテンツに、選ばれたコンテンツ タイプを示すラベルが付けられ、そのルールの条件に使われるプロパティが識別されます。

    • 適切なコンテンツ グループを選びます。次の手順で選べるコンテンツ タイプは、ここでどのグループを選んだかによって決まります。

    • 適切なコンテンツ タイプを選びます。

    • 選択したコンテンツ タイプ別の名前を別の SharePoint サイトである場合は、の名前の下のチェック ボックスを選択します。その他のサイトを提供しているフィールドで使用される名前を入力して] をクリックし、追加します。代替のコンテンツ タイプの名前は、下にあるボックスの一覧に表示されます。

  9. 該当ルールに関して送信アイテムのプロパティが満たす必要のある条件を [条件] セクションで選びます。たとえば、タイトルに "予算" という単語を含んだすべてのドキュメントにルールを適用することが考えられます。[別の条件を追加] をクリックすると、他にも条件を追加することができます。

    注: プロパティ ボックスの一覧から使用できるプロパティは、手順 6で選択したコンテンツ タイプによって異なります

  10. [送信先] セクションに、ルールに合致したコンテンツを格納する場所を入力または参照します。似ているドキュメントをグループ化してフォルダーにまとめる場合は、[プロパティの各固有値に対してフォルダーを自動的に作成する] チェック ボックスをオンにします。たとえば、プロジェクトのすべてのドキュメントをリストするプロパティが社内にある場合、プロジェクトごとの専用のフォルダーをオーガナイザーによって強制的に作成することができます。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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