クイック検索を使ってメッセージまたはアイテムを検索する

クイック検索を使ってメッセージまたはアイテムを検索する

受信トレイやフォルダーに詰め込まれた重要なメッセージを探す必要がある場合、クイック検索で Outlook のアイテムをすばやく検索できます。[クイック検索] ウィンドウは、[メール]、[予定表]、[タスク] などのすべての Outlook フォルダーに常に表示されています。

クイック検索で検索結果をより的確にするためのヒントについては、「Outlook で検索条件を絞り込んでより良い検索結果を得る」を参照してください。

目的に合ったトピックをクリックしてください。

  1. ナビゲーション バーで、画面の下部にある [メール] をクリックします。

    ナビゲーション バーにそれぞれのビューがテキストとして表示される

    表示されない場合は、[コンパクト ナビゲーション] チェック ボックスがオンになっています。その場合は、次のようにアイコンが代わりに表示されます。

    ナビゲーション バーにそれぞれのビューがアイコンとして表示される

    また、[コンパクト ナビゲーション] チェック ボックスがオンになっていて、フォルダー ウィンドウが最小化されている場合、アイコンは垂直に配置されます。 フォルダー ウィンドウは、次に示す [最小化/展開] ボタンをクリックして展開できます。

    最小化された [フォルダー] ウィンドウにアイコンとして表示される

  2. [検索] ボックスを探します。次に示す、メッセージの一番上の位置にあります。

    クイック検索のボックスが、メッセージの上に表示されています。

  3. メッセージ内に存在するとわかっている語句や、特定の人からのメッセージを検索するには、その語句または人の名前 (名、姓、名前の一部を指定できます) を検索ボックスに入力します。 指定した語句または名前を含むメッセージが検索結果に表示され、検索テキストが強調表示されます。

    単語と一致している検索結果

  4. 検索を変更して、さらに結果を絞り込むことができます。一般的な例を以下にいくつか示します。

    • 「経費報告書」という語句を完全に含むメッセージを検索するには、「"経費報告書"」(二重引用符も含めます) と入力します。

    • 「経費」という語句と「報告書」という語句の順番を問わないで、これら両方を含むメッセージを検索するには、「経費 AND 報告書」("AND" はすべて大文字にする必要があります) と入力します。 "OR" を使うこともできます。

    • 「経費」という語句を含むが、「報告書」という語句を含まないメッセージを検索するには、「経費 NOT 報告書」("NOT" はすべて大文字にする必要があります) と入力します。

  5. 検索が終わったら、[検索] ボックスの X をクリックして検索を消去できます。

検索対象が見つからない場合は、リボンの検索ツールを使って、検索を絞り込むことができます。 検索ボックスをクリックすると、リボンの左側の範囲オプションを選ぶことができます。 範囲を決めたら、件名や差出人などのオプションを選んで、検索をさらに絞り込むことができます。

範囲 (検索する場所): 特定のフォルダー (すべてのメールボックスなど) を検索するのか、現在選択されているフォルダー (多くの場合、受信トレイ) だけを検索するのかを選ぶことができます。

検索範囲を選択して検索結果を絞り込む

絞り込み (検索対象): 範囲を選んだら、[絞り込み] タブで他の条件を追加できます。オプションを選ぶと、検索を絞り込むための特別なスクリプトが検索ボックスに追加されます。

グループ オプションを調整して、検索結果を絞り込む

オプションを見てみましょう。

  • 差出人: 特定の人から送信されたメッセージのみを表示するように、検索結果を絞り込みます。 たとえば、結菜さんから送信されたすべてのメッセージを検索できます。

  • 件名: メールの件名に基づいて、検索結果を絞り込みます。 たとえば、件名に “レポート” というキーワードが含まれるすべてのメッセージを検索できます。

  • 添付ファイルあり: 添付ファイルが含まれるすべてのメッセージを表示します。

  • 分類項目あり: 特定の分類項目でフラグ設定されたすべてのメッセージを表示するには、分類項目を選びます。

  • 今週: メッセージを受信した時期に基づいて検索結果を絞り込むには、ドロップダウン メニューで期間を選びます。

  • 宛先: ドロップダウン メニューで、メールの受信者に基づいて結果を絞り込むためのオプションを選びます。たとえば、自分が CC に含まれているメッセージや、特定の人に送信されたメッセージを表示します。

  • 未読: 選択されたフォルダー内の未読メッセージをすべて表示します。

  • フラグあり: フォローアップするためにフラグを付けたメッセージを表示します。

  • 重要: 重要度が高のマークのあるメッセージをすべて表示します。

  • 詳細: メニューで、検索結果をさらに絞り込むためのオプションを選びます。 たとえば、秘密度やメッセージ サイズに基づいて絞り込むことができます。

これらのオプションは状況に応じて使い分けたり、組み合わせて使用したりできます。

たとえば、これらのオプションを組み合わせて、件名に "レポート" というキーワードを含み、先月に結菜さんから受け取ったすべてのメッセージを検索できます。

この例の検索を設定するには、次の手順に従います。

  1. [受信トレイ] が選択されていることを確認して、[検索] ボックスをクリックします。

  2. [範囲] グループの [サブフォルダー] を選びます。

  3. [差出人] をクリックし、検索ボックスで強調表示されているテキストに「結菜」と上書き入力します。

  4. [件名] をクリックして、検索ボックスで強調表示されているテキストに「レポート」と上書き入力します。

  5. [今週] の横にあるドロップダウン メニューから、[先月] を選びます。

    検索ツール オプションの例

検索結果が多すぎたり、探しているメールが見つからないことはありませんか?

  1. [検索] ボックス内をクリックします。

  2. [検索] タブで [検索ツール]、[高度な検索] の順にクリックします。

    [検索] ツールの [高度な検索]

[高度な検索] ボックスでは、とても複雑な条件を指定できます。また、予定表、連絡先リスト、メモ、タスクを検索することもできます。

  1. [高度な検索] タブをクリックします。

  2. [検索条件の設定] で [フィールド] をクリックし、[すべてのメール フィールド] をクリックします。[差出人]、[宛先]、[受信日時]、[件名] など、検索できるフィールドのメニューが表示されます。

    [高度な検索] フィールドのメニュー

  3. 最初にフィールドを選んでから、条件とテストする値を選びます。次に例を示します。

    [差出人]/[次の文字を含む]/[結亜] を選ぶと、名前に "結亜" が含まれる人からのメッセージが検索されます。条件として [] ではなく、[次の文字を含む] を使っていることに注意してください。これは、完全一致を検索する必要がないからです。 メールで使われている結亜の氏名は "西村結亜" なので、[差出人]/[]/[結亜] を選ぶと結果が返されません。この条件を使う場合は、完全一致を検索するために西村結亜という氏名を指定する必要があります。そのため、[次の文字を含む] という条件を使うと便利です。

  4. テストしたい追加の条件を必要に応じて選びます。3 つの条件を追加してみましょう。

[差出人]、[次の文字を含む]、[結亜] を選ぶと、名前に "結亜" が含まれる人からのメッセージが検索されます。条件として [] ではなく、[次の文字を含む] を使っていることに注意してください。これは、完全一致を検索する必要がないからです。メールで使われている結亜の氏名は "西村結亜" なので、[差出人]、[]、[結亜] を選ぶと結果が返されません。この条件を使う場合は、完全一致を検索するために西村結亜という氏名を指定する必要があります。そのため、[次の文字を含む] という条件を使うと便利です。

また、次の条件も追加してみます。

  • [受信日時]、[次の値の間]、[5/01/13 and 5/31/13]

  • [メッセージ]、[次の文字を含む]、[予算]

  • [宛先]、[次の文字を含む]、[]

    検索条件のリストを構築

この設定によって、差出人の名前に "結亜" が含まれるユーザーから送信され、2013 年 5 月に受信トレイに届き、メッセージの本文に "予算" が含まれ、宛先の名前に "順" が含まれるユーザー (検索者自身も含まれます) に送信されたメッセージが検索されます。 追加した 4 つの条件の一覧を拡大したものを次に示します。

フィールド、条件、および値

最後に、[検索] をクリックして検索を実行します。

[高度な検索] の結果

250 件を超える結果が表示されても問題ない場合は、この制限を解除できます。

  1. [ファイル]、[オプション]、[検索] の順にクリックします。

  2. [結果] で [表示結果数を制限して検索速度を上げる] チェック ボックスをオフにします。

目的に合ったトピックをクリックしてください。

  1. [ナビゲーション ウィンドウ] で、検索するフォルダーをクリックします。

  2. [クイック検索] ボックスに、検索する文字列を入力します。

    クイック検索ボックス

    • 入力した文字列を含むアイテムが、その文字列が強調表示されて表示されます。

    • 検索結果を絞り込むには、さらに多くの文字列を入力します。

  3. 検索対象をすべてのフォルダーに広げるには、検索結果の最後にある [再度検索する] をクリックします。

    注記: 

    • カーソルを [クイック検索] ボックスに戻すには、Ctrl キーを押しながら E キーを押します。

    • 検索が終了したら、クイック検索ボックスの隣にある [検索結果を閉じる [検索結果を閉じる] ] をクリックして、検索をクリアできます。

    • 添付ファイルも検索できますが、添付ファイルの検索結果は強調表示されません。

検索範囲を絞り込むには、検索条件を追加します。[クイック検索] ボックスをクリックするか、その中に文字を入力すると、[検索ツール] タブが作成されます。[絞り込み] グループにあるさまざまな条件のオプションを使用して、検索を絞り込むことができます。

リボン上の [検索ツール] タブ

注:  追加する検索フィールドは、Outlook のその部分に固有のものです。つまり、メール、予定表、連絡先、タスク、メモ、フォルダ一覧、またはジャーナルに固有です。さらに、検索フィールドは現在使用している Outlook メール プロファイルに固有でもあります。検索フィールドは、Outlook を終了して再起動した後も保持されます。検索クエリは保持されません。

最近行った 10 件の検索が保存され、再利用できます。

  • [クイック検索] ボックスをクリックし、[検索ツール] タブの [オプション] で [最近検索した語句] をクリックして、再利用する検索語句をクリックします。

    リボンの [最近の検索] コマンド

関連項目

Outlook で検索条件を絞り込んでより良い検索結果を得る

目的に合ったトピックをクリックしてください。

  1. [メール] で、検索するフォルダーをクリックします。

  2. [クイック検索] ボックスに、検索する文字列を入力します。

    • 入力した文字列が含まれるメッセージが [クイック検索結果] ウィンドウに表示され、その文字列が強調表示されます。

      注: 既定では、検索を開始するときに [検索] ボタン ボタンの画像 をクリックする必要はありません。[検索] ボタンがクリック可能になるのは、[検索オプション] ダイアログ ボックスの [可能な場合は入力中に検索結果を表示する] チェック ボックスがオフになっている場合のみです。詳細については、この記事の以下の「クイック検索のオプションを変更する」を参照してください。

    • 検索結果を絞り込むには、さらに文字を入力します。

  3. 検索対象を [メール] のすべてのフォルダーに広げるには、検索結果の最後にある [すべてのメール アイテムを再度検索する] をクリックします。

    または、ナビゲーション ウィンドウの [メール フォルダー] の下にある [すべてのメール アイテム] をクリックするか、Ctrl + Alt + A キーを押します。

    検索結果

    1. 検索するフォルダーをクリックします。

    2. 検索する文字列を [クイック検索] ボックスに入力します。

    3. 入力した文字列が含まれているメッセージが一覧表示され、結果の中の検索文字列が強調表示されます。

    4. クリックして [クイック検索] ボックスの内容を消去し、新しい検索を開始します。

    5. クリックすると、検索対象が [メール] のすべてのフォルダーに広がります。

探しているものを正確に指定する方法の例については、「Outlook で検索条件を絞り込んでより良い検索結果を得る」を参照してください。

注記: 

  • カーソルを [クイック検索] ボックスに戻すには、Ctrl キーを押しながら E キーを押します。

  • 検索を実行して目的のアイテムが結果リストの中で見つかったら、検索をクリアできます。Outlook には最後にクリックしたアイテムが保持されます。

  • 添付ファイルも検索できますが、添付ファイルの検索結果は強調表示されません。

検索条件を追加することで、検索を絞り込むことができます。

  1. [クイック検索] ウィンドウの [クエリ ビルダの展開] をクリックします。

    [クイック検索] ウィンドウ

  2. 検索条件を追加するには、[差出人]、[本文]、[件名]、または [宛先] 行に検索文字列を入力します。

    [検索条件の追加]

  3. クエリ ビルダにさらに多くの検索フィールドを表示するには、[検索条件の追加] をクリックし、一覧で目的の検索フィールドを選択します。

    注: 検索フィールド一覧の [削除] をクリックして、クエリ ビルダから検索フィールドを削除することもできます。

  4. 追加した検索フィールドに検索条件を入力します。

    検索フィールドに条件を入力すると、その条件が [クイック検索] ボックスにクエリ構文として表示されます。この構文では、次の図に示すように検索条件の後にコロン (:) が続き、その後に入力した条件の値が続きます。検索クエリ構文を使い慣れると、検索フィールドを使わずに [クイック検索] ボックスにクエリを入力することができます。

    [クイック検索] ウィンドウ

  5. [クイック検索] ウィンドウの下に検索結果が一覧表示されます。

    注記: 

    • 追加する検索フィールドは、Outlook のその部分に固有のものです。つまり、メール、予定表、連絡先、タスク、メモ、フォルダー一覧、またはジャーナルに固有です。さらに、検索フィールドは現在使用している Outlook メール プロファイルに固有でもあります。検索フィールドは、Outlook を終了して再起動した後も保持されます。検索クエリは保持されません。

Outlook では、最近行った 10 個までの検索が表示されます。

  • [クイック検索] ウィンドウで、[クイック検索ウィンドウ メニューの表示] をクリックし、[最近検索した語句] をポイントします。次に、一覧から必要な検索を選択します。

    検索ウィンドウ

サブフォルダーをクイック検索対象に含める

クイック検索では、Outlook のフォルダー一覧にあるすべてのフォルダーを検索でき、これにはサブフォルダーも含まれますが、すべてのフォルダーを検索対象にするオプションは既定では選択されていません。この検索オプションは、手動でオンにする必要があります。

  1. [ツール] メニューの [クイック検索] をポイントし、[検索オプション] をクリックします。

    [クイック検索] ウィンドウの矢印をクリックし、[検索オプション] をクリックすることもできます。

  2. [クイック検索ウィンドウ] の [すべてのフォルダー] をクリックします。

[削除済みアイテム] フォルダーをクイック検索対象に含める

既定では、[すべてのメール アイテム] の検索時に [削除済みアイテム] フォルダーは検索対象に含まれません。[削除済みアイテム] フォルダーを検索対象に含めるには、次の操作を行います。

  1. [ツール] メニューの [クイック検索] をポイントし、[検索オプション] をクリックします。

    [クイック検索] ウィンドウの矢印をクリックし、[検索オプション] をクリックすることもできます。

  2. [削除済みアイテム] の [すべてのアイテムを検索するときに、各データ ファイルの削除済みアイテム フォルダーにあるメッセージを含める] チェック ボックスをオンにします。

データ ファイルを検索対象に含める

既定では、Outlook の [すべてのメール アイテム] の検索には、次のデータ ファイルが含まれます。

  • インデックス付きのすべてのデータ ファイル。これには、個人用フォルダー ファイル (.pst) およびオフライン フォルダー ファイル (.ost) が含まれます。インデックスを作成すると、クイック検索が高速になります。

  • 既定の電子メール アカウント用の Outlook データ ファイル。インデックス付きかどうかを問いません。

ただし、任意のデータ ファイルを検索に含めることができます。

すべてのメール アイテム

注: 検索に含めるデータ ファイルの選択は、1 つまたは複数のデータ ファイルを対象に行う [すべてのメール アイテム] の検索のみに適用されます。

検索対象に含めるデータ ファイルを選択する

  1. [メール] の [ナビゲーション ウィンドウ] の [すべてのメール アイテム] の矢印をクリックします。

  2. 検索に含めるまたは除外するデータ ファイルの名前を選択します。

    次に例を示します。

    • POP3 アカウントを自宅での個人の電子メール メッセージにのみ使用し、職場では仕事用の電子メール アカウントのみを検索する。この場合は、自宅用のアカウントのチェック ボックスをオフにして検索対象から除外します。

    • 検索から除外するデータ ファイルが、大きなアーカイブ フォルダーである。

    • 法律事務所で各案件の情報をそれぞれ別の .pst データ ファイルに保存しており、これらのデータ ファイルを開いたままにしている。ある案件の作業をしているときは、その案件について検索するときに他の案件の .pst ファイルを除外します。

  1. [ツール] メニューの [クイック検索] をクリックし、[検索オプション] をクリックします。

    または、[クイック検索] ウィンドウの矢印をクリックし、[検索オプション] をクリックします。

  2. 必要なオプションを選択します。

    インデックス作成

    • 次のデータ ファイル内のメッセージにインデックス処理を行う     Outlook の検索用にインデックスを付けるデータ ファイルを選択します。

    • メッセージのインデックス処理が実行中であるために検索結果が不完全になる可能性がある場合、メッセージを表示する     このオプションは既定でオンになっています。選択したデータ ファイルの中のすべてのメッセージにインデックスを付ける処理が完了していないため、すべての検索結果をまだ表示できないときに、[クイック検索] ウィンドウにメッセージが表示されます。このメッセージをクリックすると、インデックス処理が完了していないアイテム数を示すダイアログ ボックスが表示されます。このようなメッセージが表示されないようにするには、このチェック ボックスをオフにします。

      検索

    • 可能な場合は入力中に検索結果を表示する      このオプションは既定でオンになっています。入力中に検索結果が表示されないようにするには、このチェック ボックスをオフにします。オフにすると、Enter キーを押すか [検索] ボタンをクリックするまでは、検索結果は一切表示されません。[検索] ボタン ボタンの画像 がクリック可能になるのは、このオプションがオフの場合のみです。また、検索結果ができるだけ高速に表示されるようにしたい場合も、このチェック ボックスをオフにします。

    • 表示結果数を制限して検索を速くする      このオプションは既定でオンになっています。検索結果が非常に多いときは、表示数を制限すると検索が高速になり、検索結果には最近のアイテムが表示されます。この制限がかかっているときは、[クイック検索] ウィンドウに警告メッセージが表示されます。このメッセージをクリックすると、開いたダイアログ ボックスにすべての検索結果が表示されます。

    • 検索された語句を強調表示する      このオプションは既定で選択されます。検索結果を強調表示しない場合は、このチェック ボックスをオフにします。強調表示の色を変更する場合は、[変更] をクリックし、[] ダイアログ ボックスで色を選択します。

      削除済みアイテム

    • すべてのアイテムを検索するときに、各データ ファイルの削除済みアイテム フォルダーにあるメッセージを含める      このオプションは既定でオフになっています。[すべてのメール アイテム] を検索するときに削除済みアイテムも検索する場合は、このチェック ボックスをオンにします。

      [クイック検索] ウィンドウ

    • 検索対象範囲      [現在選択されているフォルダーのみ] のオプションが既定で選択されます。すべての検索で、Outlook フォルダー一覧の各フォルダーを含める場合は、[すべてのフォルダー] チェック ボックスをオンにします。

関連項目

Outlook で検索条件を絞り込んでより良い検索結果を得る

クイック検索カタログを再構築してインデックスをリセットする

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
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