キーワード構文について

保留リストと電子情報開示機能を使用すると、保留リストと電子情報開示機能が有効なサイトで、レコードを特定し、有効期限ポリシーの適用を保留にすることができます。通常、この機能は、訴訟、監査、調査などの事象の対象となるレコードに使用します。組織は、進行中の訴訟や調査に関連する可能性があるレコードが、関連する事象が解決する前に期限切れになったり、破棄されたりしないようにするために、保留リストを利用できます。

検索を使用して複数のレコードを指定し、一度で保留リストに追加することもできます。各サイトで保留リストと電子情報開示機能を有効にしている場合、複数のサイトのレコードを検索することもできます。複数のサイトのレコードを検索するには、サイト コレクションの最上位レベルのサイトで保留リストと電子情報開示機能を有効にする必要があります。

この記事の内容

検索条件を設定してコンテンツを検索する

コンテンツを検索するクエリの指定方法

検索条件を設定してコンテンツを検索する

検索するサイトと、保留リストに関連する検索語句を指定するには、次の手順を実行します。指定する検索語句には、単語、二重引用符で囲まれた語句、キーワードとプロパティを使用した語句を含めることができます。

注:  保留リスト機能を使用するには、アイテムをホストするすべてのサイトで保留リストと電子情報開示機能を有効にする必要があります。[サイト設定] ページに [保留リストと電子情報開示] オプションが表示されない場合、そのサイトの保留リストと電子情報開示機能は有効ではありません。

  1. 検索するレコードをホストしているサイトで、[サイトの操作]、[サイトの設定] の順にクリックします。

  2. [サイトの設定] ページの [保留リストと電子情報開示] セクションで [コンテンツの検索と保持] をクリックします。

  3. [検索と保留リストへの追加] ページの [検索条件] セクションで [サイトの選択] をクリックします。

  4. [サイトの選択] ダイアログ ボックスで、レコードを検索して保留リストに追加するサイト名をクリックし、[OK] をクリックします。

  5. 検索ボックスに、関連するレコードを見つけられそうなキーワードを入力し、[結果のプレビュー] をクリックします。

注:  キーワードとキーワード構文の詳細については、この記事の「コンテンツを検索するクエリの指定方法」セクションを参照してください。

  1. 結果一覧が表示されたら、[関連する保留リスト] セクションで、一覧のレコードに適用する保留リストを選びます。

  2. [OK] をクリックします。

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コンテンツを検索するクエリの指定方法

[検索と保留リストへの追加] ページの [検索条件] セクションには、検索語句を入力できます。ここでは、語句を追加する際の基本的な規則について説明します。

  • コンテンツ クエリには、単語、二重引用符で囲まれた語句、およびキーワードとプロパティを使う語句を含めることができます。複数の語句を入力する場合は、スペースで区切ります。

  • [検索と保留リストへの追加] ページの検索語句のテキスト ボックスには、最大 256 文字を入力できます。"the"、"it"、"by"、1 桁の数字などの頻繁に使われる単語は、文字数にカウントされません。

  • 二重引用符で語句を囲んで検索すると、選んだ範囲内で、入力した語句と完全に一致するコンテンツが返されます。

  • 複数の単語をスペース区切りで入力して検索すると、順序を問わず、入力したすべての単語を含むコンテンツが返されます。たとえば、"Tips and Tricks" と "Tricks and Tips" の両方を検索するには、「tips tricks」と入力します。

  • 一致する値を持つプロパティを検索するには、プロパティ:値の形式で入力します。値の大文字と小文字は区別されません。

  • プロパティ値を二重引用符で囲むと、完全一致が検索されます。二重引用符で囲まないで値を入力すると、入力した文字で始まる部分一致が検索されます。たとえば、filename:"Budget" (二重引用符で囲む) と入力すると、"Budget.xlsx" という名前のファイルが返されます。filename:budget (二重引用符で囲まない) と入力すると、ファイル "Budget_Current.xlsx" と "Budget_Next.xlsx" が検索されます。

  • アスタリスク (*) や疑問符 (?) などのワイルドカード文字、AND や OR などのブール演算子はクエリに使用できません。

  • 検索サービスは、別のプロパティを使用する語句間のスペースを "AND" と解釈します。たとえば、subject と filetype というプロパティがあり、subject:budgetquarter:"Spring 2007" filetype:xlsx を検索すると、その subject についてマークされた Excel 2007 ワークブックが返されます。

  • 検索サービスは、同じプロパティを使用する語句間のスペースを "OR" と解釈します。たとえば、author があり、author:"Jeff Price" author:"Ann Beebe" を検索すると、いずれかのユーザーが作成したアイテムが返されます。

  • 検索結果から特定のプロパティ値でマークされたコンテンツを除外するには、プロパティ名の前に負符号 (-) を配置します。たとえば、technology プロパティがある場合、クエリに -technology:mobile を付加すると、検索結果からモバイル テクノロジに関するコンテンツが除外されます。

注: クエリには検索する語句を含める必要があります。除外する語句だけで構成されたクエリを指定すると、エラー メッセージが返されます。

  • 管理者が定義した語句をキーワードまたは類義語として検索すると、そのキーワードの定義とそのおすすめコンテンツ リンク (ある場合) が検索結果の先頭に表示されます。

  • リスト アイテムの添付ファイルは検索結果に含まれません。

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