カタログ データの差し込みを作成する

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Publisher の機能しますなど、データベース、スプレッドシート、またはテキスト ファイルも、データ ソースに接続して、商品やサービスのカタログを簡単に作成するのには、データを使用する機能。ディレクトリ、フォト アルバム、または他の種類の各ページに 1 つまたは複数のアイテムを表示する文書を作成するのには、差し込みを使用することもできます。

カタログ データの差し込みの動作方法

カタログを計画します。

テンプレートの文書を作成します。

データ ソースに接続します。

差し込み印刷フィールドを挿入します。

完了、印刷、およびカタログ文書を保存します。

カタログ データの差し込みの動作方法

カタログ データの差し込みは、差し込み印刷に似ています。カタログ データの差し込みを使用して、差し込み印刷テンプレートの文書を作成する差し込み印刷のページを生成するデータ ソースからの情報と、テンプレートを結合します。

データ ソースと差し込みテンプレートが組み合わされ、カタログ ページが生成される

アイテムの名前と説明など、レコードの情報を 1 のデータ ソース。

2 つのカタログでは、差し込み領域にテンプレートの文書をマージ、レコードの情報のプレース ホルダー フィールドを結合します。

3 つの結果は、1 ページあたりの複数のレコードを表示するページを結合します。

カタログ データの差し込みを保存するには、新しい文書として、または既存の文書の末尾に追加することができます。差し込み印刷テンプレートを保存し、差し込み印刷のページの追加のセットを作成するのには、データ ソース内の情報を更新するたびに、もう一度使用できます。

準備

次のヒントを使用すると、成功のカタログ データの差し込みを作成できます。

  • 新しい文書のカタログ データの差し込みを開始します。

  • カバーなどのページ、目次、および注文フォームのほか、差し込みフィールドの 1 つのページを獲得も、カタログは可能性が高い必要があります複数のページ差し込み印刷文書を作成するとします。

  • [差し込み印刷テンプレートの最終的な差し込み印刷のページに必要なページ サイズを設定します。

  • 既存の文書の末尾に作成する差し込み印刷のページを追加する場合は、差し込み印刷テンプレートが、次の方法で既存の文書を一致することを確認します。

    • ページ サイズ (高さと幅)

    • ページ ビュー (1 ページまたは見開き 2 ページ)

    • 文書の種類 (Web 用または印刷)

    • ページの順序 (左から右、または右から左)

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カタログを計画します。

カタログ データの差し込みを開始する前に、どのような情報については、差し込み印刷のページで一覧を作成するものと考えます。

  • アイテムの名前と価格の一覧を表示しますか。

  • 各アイテムの説明を記述しますか。

  • 各アイテムの画像を含めるか。

データ ソースを計画します。

カタログ内に挿入する情報の種類を決定した後は、カタログ データの差し込みを使用するデータ ソースを作成できます。データ ソースがある場合は、差し込み印刷に含めるすべての情報が含まれていることを確認することができます。

Publisher のカタログ データの差し込みは、さまざまなデータ ソースの形式を使用できます。既に、差し込み印刷に使用するデータ ソースを持っていない場合は、Publisher のいずれかを生成できます。Microsoft Office Excel ワークシートまたは Microsoft Office Word の表では、データ ソースを作成することもできます。

データ ソースに含まれるデータのフィールドは、差し込み印刷テンプレートに挿入する差し込み印刷フィールドに対応しています。

データ ソースを設定する際に、項目の名前、ストック番号、および価格などの情報の種類ごとに列を作成します。行、または各レコードを 1 つのアイテムに関する情報に対応します。

重要です データ フィールド、または列をマージする情報の種類ごとに、データ ソースが含まれていることを確認します。、、データ ソースの種類に応じて、Publisher では、接続した後に開始する前に、情報を終了することをお勧めデータにいくつかの変更を加えることにあります。

カタログ ページに写真を結合する場合は、画像ファイルを使用するには各のパスの列を含めるにする必要があります。データ ソースに実際の写真または画像は含めません。

Publisher でのデータ ソースを作成する場合は、テンプレート文書を作成するから行うことができます。

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テンプレートの文書を作成します。

これで、差し込み印刷テンプレートの文書の最終的な差し込み印刷のページ レイアウトをデザインするを作成できます。差し込み印刷を完了すると、新しい文書として保存したり、既存の文書の末尾に追加する差し込み印刷のページを生成するのにこの差し込み印刷テンプレートを使用します。

差し込み印刷テンプレートには、同じレイアウト (ページのサイズと向き)、最終的な差し込み印刷のページに使用する必要があります。任意のテキストまたはグラフィックなど、文書の各ページに表示する、背景画像をまたは会社の名前と電話番号に含めます。 これが最適なマスター ページを使用して、差し込み印刷テンプレートのこれらの要素を完了します。

既存の文書の最後に、差し込み印刷のページを追加する場合は、差し込み印刷テンプレートが、次の方法で既存の文書を一致することを確認します。

  • ページ サイズ (高さと幅)

  • ページ ビュー (1 ページまたは見開き 2 ページ)

  • 文書の種類 (Web 用または印刷)

  • ページの順序 (左から右、または右から左)

差し込み印刷テンプレートを作成します。

  1. カタログに対応するパブリケーションのテンプレートを選択します。

  2. [挿入] タブで、カタログ ページ] をクリックします。
    カタログ ページの差し込み印刷を開始する

  3. カタログ ページが既定の差し込み印刷領域で作成され、リボンの [カタログ ツール] タブが表示されます。現時点では、差し込み印刷領域を置くページ上の目的を任意のテキストまたはカタログの各ページに表示する画像を追加します。差し込み領域が小さい、複数カタログ ページにアイテムを結合できます。たとえば、2 つの"2"x 差し込み印刷領域は 4"x 4"差し込み印刷領域よりも回を繰り返します。気が多すぎる取得は正解戻る、いつでもこれらのアイテムを編集することができます。

    ヒント この時点では、差し込みフィールドを挿入してレイアウト ギャラリーから定義済みのデザインのいずれかを使用するまでお待ち、差し込み印刷領域を構成するしません。

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データ ソースに接続します。

差し込み印刷テンプレート ページの書式を設定すると、次の手順としてを作成するかを見つけて、データ ソースに接続します。データ ソースが既にあるかどうか、Publisher の新しいリストを作成するかどうかのオプションを次に選択するかによって決まります。

  1. カタログ ツール] タブでは、リストの追加] をクリックし、次のいずれかの操作します。

    • 差し込み印刷のデータ ソースを作成する必要がある場合は、新しいリストの種類を選択します。

    • 使用するデータ ソースがある場合に、既存のリストを使用する] をクリックします。

    • 連絡先のディレクトリを作成する場合は、Outlook の連絡先からの選択をクリックします。

新しいリストを入力する

  1. 新しい製品のリスト] ダイアログ ボックスで、最初の項目をカタログに追加するには、レコードの情報を入力します。

    列を追加または削除する場合: たとえば、次の画像を含んでいない-列のカスタマイズ] をクリックし、必要な変更します。

  2. 最初のレコードのすべての情報を入力した後は、新しいエントリ] をクリックし、次のレコードの情報を入力します。含めるすべてのレコードの情報を入力するまで、繰り返します。

  3. 新しいリストが完了したら、[OK] をクリックします。

  4. アドレス帳の保存] ダイアログ ボックスで、新しいリストの名前を入力し、[保存] をクリックします。

既存のリストを使用する

  1. データ ソースの選択] ダイアログ ボックスを見つけ、必要なデータ ソースをクリックします。

    既定では、Publisher には、データ ソースを個人用フォルダー内のデータ ソースが保存されます。データ ソースの場所にデータ ソースを個人用フォルダーを参照する必要があります。

  2. [開く] をクリックします。

    によっては、選択したデータ ソースの種類のダイアログ ボックスに特定の情報を要求することがあります。たとえば、データ ソースが複数のタブに関する情報を含む Excel ワークシートの場合は、必要な情報を含むタブを選択し、し、[OK] をクリックする必要があります。

Outlook の連絡先から選択

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    • 連絡先の選択] ダイアログ ボックスで、使用する連絡先の一覧をクリックします。

    • [プロファイルの選択] ダイアログ ボックスで、適切な連絡先を使用するプロファイルを選択します。

  2. [OK] をクリックします。

その他の一覧を追加します。

カタログ データの差し込みでは、複数のリストを使用する場合は、リストを追加することができます。

  1. リストの編集] をクリックし、[カタログ差し込み印刷の製品] ボックスの一覧で、[製品の一覧に追加] をクリックを選択する,既存のリストが Outlook の連絡先から選択するか、新しいリストを入力します。
    Publisher には、フィールドの追加] ダイアログ ボックスの製品の一覧を開いて、さまざまなソース リストの間の不一致を修正するように求められます。

  2. 製品の一覧] ダイアログ ボックスを追加、Matched] 列でオンになっていないフィールドを選択する一致するフィールドの一覧を使用して製品リストのフィールドに対応するフィールドを選択して、一致] をクリックします。

  3. フィールドの一致] ダイアログ ボックスでことを確認すると、選択したフィールド製品リストのフィールドに一致の下に表示または別] を選択し、[OK] をクリックします。

  4. 一致するなどの新しい一覧 (に追加するアドレス帳] ダイアログ ボックスの左側のリスト) を追加するフィールドを選択して、宛先のリストに新しいフィールドを追加する必要がある場合、[追加] をクリックし、[OK] をクリックします。
    を [アドレス帳に追加する新しいフィールドの下に表示] フィールドの追加

挿入するレコードを選択します。

  1. [リストの編集] をクリックします。

  2. [カタログを結合する製品のリスト] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • 含めるには、目的のレコードの横にあるチェック ボックスをオンにし、除外するのには、目的のレコードの横にあるチェック ボックスをオフにします。

      ヒント リストにいくつかのレコードのみを含める場合は、[すべてクリア] をクリックし、目的のレコードを選択します。

    • 特定の条件での項目をフィルターする列の見出しとフィルターとして使用する値をクリックしての横にある矢印をクリックしてリストをフィルターします。

      • (空白)、対応するフィールドが空白のレコードをすべて表示します。

      • (空白以外)、対応するフィールドに情報が含まれているすべてのレコードを表示します。

        メモ データ ソースには、同じ情報を共有するレコードが含まれている列の 10 個以下の一意の値がある場合は、特定の情報をフィルター処理できます。たとえば、データ ソースが販売のプロパティのリスト/都市が buffalo プロパティの複数のレコードがある場合、Buffalo でフィルターできます。

        [カタログを結合する製品のリスト] ダイアログ ボックスでは、指定されたレコードのみが表示されます。すべてのレコードを再び表示するのには、(すべて) をクリックします。

    • リスト内のアイテムを並べ替えるには、並べ替えの基準にする項目の列の見出しをクリックします。たとえば、市/所在地をアルファベット順に表示する場合は、列見出しの [市区町村/場所をクリックします。

  3. [OK] をクリックします。

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差し込み印刷フィールドを挿入します。

では文書内で表示する情報を整理します。ページをレイアウトするには、差し込み印刷領域に差し込み印刷フィールドを追加します。各差し込み印刷フィールドは、データ ソース内の列を表し、差し込み印刷領域は、1 つのレコードの情報の表示方法が表示されます。

差し込み印刷領域に、必要な方法を配置し、各ページで差し込み印刷領域を繰り返す回数を指定します。たとえば、各ページに 4 つの項目を表示することがあります。各アイテムについては、差し込み印刷領域の配置方法に基づいて、同じ方法で表示します。、各項目のサイズを調整して、差し込み印刷領域のサイズを変更することができます。

重要です  差し込み印刷領域外の差し込み印刷フィールドを挿入する場合を繰り返さない、差し込み印刷を完了するとします。

差し込み印刷領域レイアウトを選択します。

  1. [レイアウト] グループで、次のいずれかの操作を行います。

    • 定義済みのデザイン ギャラリーのいずれかを選択します。
      [カタログ データの差し込みのレイアウト] オプション

    • 行と列] ボックスで、各ページの行数と列の数を選択します。
      カタログ ページ レイアウトの行と列

差し込み印刷領域にテキスト差し込み印刷フィールドを挿入します。

  1. テキスト フィールド ボタンをクリックし、[最初の差し込み印刷フィールドを挿入する] をクリックします。
    カタログ データの差し込み印刷で、テキスト フィールドを挿入する

  2. 差し込み印刷領域で差し込み印刷フィールドを選択し、移動し、次の操作を差し込み印刷フィールド サイズを変更します。

    • 差し込み印刷フィールドを移動するには、ポインターが移動ポインター 移動ポインター 差し込み印刷フィールドを上にマウス ポインターを配置し、新しい位置に差し込み印刷フィールドをドラッグします。

    • 差し込み印刷フィールドのサイズを変更、サイズ変更ポインター ルーラー ポインターを移動する ポインターに変わるまでテキスト ボックスまたは図の枠、サイズ変更ハンドルの 1 つの上にマウス ポインターを配置およびテキストまでマウスをドラッグし、ボックス、または図枠が目的のサイズです。

  3. 差し込み印刷フィールドの外部でが選択されていないことをクリックします。

  4. すべてのデータ ソースから必要なフィールドを挿入するまで、手順 1 ~ 3 を繰り返します。

重要です  現在カーソル位置 (挿入ポイント カーソルが点滅) には、フィールドが挿入されます。カーソルがない場合は、新しいテキスト ボックスを作成し、差し込み印刷フィールドは、この新しいテキスト ボックスに配置します。

テキストの差し込み印刷フィールドを書式設定します。

差し込み印刷のカタログ データの書式を設定するには、差し込み印刷テンプレートで差し込みフィールドの書式を設定します。これらのフィールドは、任意のテキスト ボックスと同様に扱うことができ、マージ以外のテキストの書式設定と結合のアイテムを含めることができます。

  1. 差し込み印刷テンプレートでフィールドを選択、書式を設定する情報が含まれる配列を周囲の差し込み印刷フィールドの文字を含む (««»»)。

  2. [テキスト ボックス ツール] タブの必要なオプションを選択します。

差し込み印刷領域に図の差し込み印刷フィールドを挿入します。

  1. [画像フィールド] をクリックし、最初の差し込み印刷フィールドを挿入する] をクリックします。

  2. 差し込み印刷領域で差し込み印刷フィールドを選択し、移動し、次の操作を差し込み印刷フィールド サイズを変更します。

    • 差し込み印刷フィールドを移動するには、ポインターが移動ポインター カーソルを移動する 差し込み印刷フィールドを上にマウス ポインターを配置し、新しい位置に差し込み印刷フィールドをドラッグします。

    • 差し込み印刷フィールドのサイズを変更、サイズ変更ポインター サイズ変更カーソル ポインターに変わるまでテキスト ボックスまたは図枠のハンドルのいずれかの上にマウス ポインターを配置およびテキストまでマウスをドラッグし、ボックス、または図枠が目的のサイズです。

  3. 差し込み印刷フィールドの外部でが選択されていないことをクリックします。

  4. すべてのデータ ソースから必要なフィールドを挿入するまで、手順 1 ~ 3 を繰り返します。

重要です  現在カーソル位置 (挿入ポイント カーソルが点滅) には、フィールドが挿入されます。カーソルがない場合は、新しいテキスト ボックスを作成し、差し込み印刷フィールドは、この新しいテキスト ボックスに配置します。

移動またはサイズ、差し込み印刷領域を変更します。

場合は、差し込み印刷の書式設定されたフィールドは、差し込み印刷領域で不要になったに合わせて、サイズを変更できます。

メモ サイズを大きく場合は、以下のアイテム、またはレコードを各ページに収まるようにする必要があります。

  1. [差し込み印刷領域を選択] をクリックします。

  2. 差し込み印刷領域にあるハンドルのいずれかの上にマウス ポインターを配置し、マウスをドラッグします。

  3. 項目の数は、各ページにアイテムのページとカタログを結合するレイアウトのツールバーで、ページ全体に必要な番号を入力して表示する必要がありますかを指定します。

テンプレートをプレビューして完了

  1. [結果のプレビュー] をクリックします。

  2. 差し込んだデータの各ページを表示するのには、矢印をクリックします。
    カタログ プレビュー グループ

    アイテムを含めない場合は、プレビューのアイテムをクリックし、[ページのプレビュー] グループで [エントリの対象外にする] をクリックします。

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完了、印刷、およびカタログ文書を保存します。

差し込み印刷を完了するには、3 つのオプションがあります。

  • 直接、差し込み印刷文書を印刷することができます。

  • 作成し、差し込み印刷のコンテンツが含まれる新しい文書を印刷できます。Publisher での印刷物を変更する場合と同様、この文書の内容に変更を加えたことができます。

ヒント 文書に複数のカタログ結合を含める場合は、文書ごとのカタログ ページの 1 つのセットにのみすると、差し込み印刷のページの新しい文書を作成する必要があります。

  • 既存の文書には、差し込み印刷のコンテンツを追加できます。

前面を追加して、文書にカバーのバックアップを作成する場合、または他のページを追加する場合は、新しい文書を作成または既存の文書にコンテンツを追加する必要があります。

新しい文書に結合します。

差し込み印刷のページを編集、後で使用できるように保存または後で印刷するには、収集し、新しい差し込み印刷を実際のデータを含む文書を 1 つとしては、すべての差し込み印刷のページを保存することができます: たとえば、製品名と価格: 差し込みフィールドの代わりに.

  1. [結合] グループで、新規に差し込み] をクリックします。
    カタログを新しい文書に結合
    を保存して編集できる新しい文書が作成されます。表し、裏を追加することも送付状します。
    メモ場合、小冊子として、カタログを印刷することを総ページ数が 4 の倍数であることを確認します。

  2. カタログ データの差し込み] 作業ウィンドウでは、この文書を保存] をクリックします。

  3. ファイル名] ボックスに、新しい文書の名前を入力し、[保存] をクリックします。

  4. 必要に応じても、差し込み印刷テンプレートに加えた変更を保存します。データ ソース内の情報を更新するたびに、その他の差し込み印刷のページを作成するのにはこの差し込み印刷テンプレートをもう一度使用することができます。

既存の文書に追加します。

カバーを別の文書で設定されている場合、または長い文書の最後に配置されているカタログの場合は、結合されたコンテンツを直接追加できます。

既存の文書の末尾に差し込み印刷のページを追加する前に、差し込み印刷テンプレートが、次の方法で既存の文書を一致することを確認します。

  • ページ サイズ (高さと幅)

  • ページ ビュー (1 ページまたは見開き 2 ページ)

  • 文書の種類 (Web 用または印刷)

  • ページの順序 (左から右、または右から左)

メモ Publisher では、開いている文書に差し込み印刷のページを追加できません。結合するパブリケーション使用している、保存して、差し込み印刷を完了する前に、閉じることを確認します。

  1. [結合] グループで、既存の追加] をクリックします。
    カタログを既存の文書に結合

  2. 文書を開く] ダイアログ ボックスで、差し込み印刷のページを追加するパブリケーションを選択し、[開く] をクリックします。

    Publisher では、既存の文書の末尾に差し込み印刷のページを追加します。

    ヒント 並べ替えるには、更新された文書内のページをページのナビゲーション ウィンドウで、移動する任意のページをクリックし、[目的の場所にドラッグします。

  3. 既存の文書で、更新内容を保存する [保存] をクリックします。

  4. 必要に応じても、差し込み印刷テンプレートに加えた変更を保存します。データ ソース内の情報を更新するたびに、その他の差し込み印刷のページを作成するのにはこの差し込み印刷テンプレートをもう一度使用することができます。

差し込み印刷文書を印刷する

  • [結合] グループで、[印刷] をクリックします。
    カタログ データの差し込み印刷

    Publisher では、BackStage ビューの印刷ページを開きます。

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