カスタム書式を使用してデータの表示方法を指定する

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ユーザー設定の書式を適用して、フィールド内のデータを特定の形式で表示することができます。カスタム書式設定では、データの表示方法を変更し、Microsoft access データベースにデータを保存する方法や、ユーザーがデータを入力または編集する方法には影響しません。

カスタム書式を適用することは、定義済みの Access の書式設定オプションを持たないデータ型を操作する場合、または定義済みの書式がニーズを満たしていない場合にオプションです。フィールドにリテラル文字とプレースホルダー文字のセットを入力することによって、ユーザー設定の書式を適用することができます。テーブルフィールドに書式を適用すると、そのテーブルフィールドにバインド (リンク) したフォームまたはレポートコントロールに同じ書式が自動的に適用されます。

この記事では、特定のデータ型で使用できるリテラルとプレースホルダー文字の種類について説明し、書式設定を適用する方法を示します。

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カスタム書式について

数値と通貨のデータ型の書式を指定する

テキストとメモのデータ型の書式を指定する

日付/時刻データ型の書式を指定する

書式設定オプションの詳細

カスタム書式について

ユーザー設定の書式を作成する場合は、テーブルフィールドの [書式設定] プロパティにさまざまな文字を入力します。文字は、プレースホルダー (0 や # など)、区切り記号 (ピリオドやコンマなど)、リテラル文字、色で構成されます。

さらに、4種類の数値 (正、負、ゼロ (0)、および null (未定義)) の書式を指定することもできます。値の種類ごとに書式を作成することを選択した場合は、最初に正の値の書式を設定する必要があります。2番目の負の値の書式、0の値の3番目の書式、および null 値の書式が最後に表示されます。また、各書式をセミコロンで区切る必要があります。

ユーザー設定の書式の例   

#、# # #. # #;(#、# # #. # #) [赤]; 0, 000.00; "未定義

この文字列には、4つのカスタム形式があり、次のように表示されます。

  • 正の値は小数点以下 2 桁まで表示されます。

  • 負の値は小数点以下 2 桁まで表示され、かっこで囲まれ、赤で表示されます。

  • ゼロは数字の 0 で、必ず小数点以下 2 桁まで表示されます。

  • "未定義" という単語に Null 値を指定します。

文字列内の4つのセクションはそれぞれセミコロン (;) で区切られます。

次の手順では、各セクションについて説明します。

  • 数字記号 (#) は、数字のプレースホルダーです。書式に値がない場合は、空白の領域が表示されます。空白スペースではなく0を表示する場合 (たとえば、1234を1234.00 として表示する場合) は、プレースホルダーとして番号を使用します。

  • 既定では、最初のセクションに正の値が表示されます。より大きい値または小数点以下の桁数を含む書式を使用する場合は、#、# # # # # # などの10進数の値のプレースホルダーを追加することができます。例として、1234.5678 は1234.568 として表示されます。この形式では、桁区切り記号としてコンマを使用し、桁区切り記号としてピリオドを使っていることに注意してください。

    レコード内の10進数の値が、ユーザー設定の書式に含まれるプレースホルダー文字の数を超えると、値が丸められ、書式によって指定された値の数のみが表示されます。たとえば、フィールドに3456.789 が含まれていて、その形式で小数点以下2桁を指定している場合、decimal 値は79に丸められます。

  • 既定では、2番目のセクションには負の値のみが表示されます。データに負の値が含まれていない場合、Access はフィールドを空白のままにします。前の例の書式では、負の値をリテラル文字として囲み、かっこを閉じます。また、[赤] 色宣言を使って、負の値を赤色で表示することもできます。

  • 既定では、3番目のセクションは、すべてのゼロ (0) 値の書式を定義します。この場合、フィールドに0の値が含まれている場合、0000.00 が表示されます。数値ではなくテキストを表示するには、代わりに "ゼロ" (二重引用符で囲みます) を使用できます。

  • 既定では、4番目のセクションは、レコードに null 値が含まれているときに表示されるユーザーを定義します。この場合、ユーザーには "未定義" という単語が表示されます。その他のテキスト ("Null" または "* * * *" など) を使用することもできます。二重引用符で囲まれた文字は、その文字をリテラルとして扱い、入力したとおりに表示されるようにします。

注: 4つのセクションをすべて使う必要はないことに注意してください。たとえば、テーブルフィールドに null 値が適用されている場合は、4番目のセクションを省略できます。

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数値と通貨のデータ型の書式を指定する

数値と通貨の値に対してユーザー設定の書式を指定しない場合、Access では、通貨形式の [標準] 形式と通貨で数値が表示されます。

ユーザー設定の書式を作成するには、次の表に示す書式設定文字を使用します。また、数値または通貨を使用する色を指定することもできます。

文字

説明

#

数字を表示するために使用します。それぞれの文字が 1 つの数字の位置を表します。対応する位置に値がない場合は、空白が表示されます。また、プレースホルダーとしても使用できます。

たとえば、書式#、## #を適用し、フィールドに45の値を入力すると、45が表示されます。フィールドに12145と入力すると、桁区切り記号の左側にプレースホルダーが1つだけ定義されている場合でも、Access には12145が表示されます。

0

数字を表示するために使用します。それぞれの文字が 1 つの数字の位置を表します。対応する位置に値がない場合は、ゼロ (0) が表示されます。

桁区切り記号と小数点

どこにアクセスして、桁区切り記号を配置するかを指定するために使用します。Access では、Windows の地域設定に定義されている区切り記号が使用されます。これらの設定の詳細については、「 Windows の地域の設定を変更して、一部のデータ型の外観を変更する」を参照してください。

空白、+、-、$、()

必要に応じて、書式文字列の任意の場所に空白、数式文字 (+ -)、および通貨記号 (¥ £ $) を挿入するために使用します。スラッシュ (\ または /) やアスタリスク (*) などの他の一般的な数式記号を使用する場合は、これらを二重引用符で囲みます。これらの記号は任意の場所に配置できます。

\

直後の文字が強制的に表示されます。文字を二重引用符で囲んだ場合と同じです。

!

すべての値の左揃えを強制するために使用します。左揃えを強制する場合、# と0桁のプレースホルダーは使用できませんが、テキスト文字にはプレースホルダーを使うことができます。これらのプレースホルダーの詳細については、「テキストとメモのデータ型のカスタム書式」を参照してください。

*

アスタリスクの直後の文字を強制的に充てん文字 (空白を埋めるために使用する文字) にします。Access では、数値データは通常は右揃えで表示され、また、値の左側の領域は空白で埋められます。充てん文字は書式文字列の任意の場所に追加でき、追加すると、指定した文字で空白が埋められます。

たとえば、£##*~.00 という書式を設定すると、通貨の金額は £45~~~~~.15 と表示されます。フィールドに表示されるチルダ文字 (~) の数は、テーブル フィールド内の空白の数によって決まります。

%

書式文字列の最後の文字として使用されます。セルの値を 100 倍した結果がパーセント記号 (%) 付きで表示されます。

E+、E-

または

e+、e-

値を指数形式で表示します。

定義済みの指数形式では値を表記するための十分な桁数が確保されない場合に、このオプションを使用します。値を正の指数として表示するには E+ または e+ を使用し、負の指数として表示するには E- または e- を使用します。これらのプレースホルダーは他の文字と一緒に使用する必要があります。

たとえば、0.000E+00 という書式を数値フィールドに適用し、「612345」と入力したとします。Access では 6.123E+05 と表示されます。最初に四捨五入されて、小数点以下の桁数 (小数点の右側または左側のゼロの数) が 3 桁になります。次に、元の値の小数点の右側 (言語設定によっては左側) の桁数から指数値が計算されます。この例では、元の値で "612345" (5 桁) が小数点の右側に配置されていました。そのため、Access では 6.123E+05 と表示され、計算結果の値は 6.123x105 に相当します。

"リテラル文字列"

ユーザーに表示されるテキストは二重引用符で囲みます。

[色]

色を書式のセクション内の値すべてに適用するために使用します。色の名前を角かっこで囲みます。使用できる色の名前は black、blue、cyan、green、magenta、red、yellow、white のいずれか 1 つです。

数値または通貨のデータ型にカスタム書式を適用するには、次の操作を行います。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

  2. 書式を設定するフィールドを選択し、[全般] タブで [書式] ボックスの横にあるセルをクリックします。

  3. 書式設定のニーズに基づいて、特定の文字を入力します。

  4. Ctrl キーを押しながら S キーを押して、作業内容を保存します。

フィールドにカスタム書式を適用した後、次のいずれか、またはすべての操作を行って、書式をテストできます。

  • 桁区切り記号または小数点区切り記号なしで値を入力し、書式によってデータがどのように扱われるかを確認します。区切り記号は正しい場所に配置されていますか?

  • 予測よりも長い、または短い値を入力します (区切り記号を使用していない場合)。書式の動作を確認します。この形式では、不要な空白スペースまたは先頭または末尾のゼロを追加しますか?

  • 正または負の値を指定する形式で0または null 値を入力し、結果が好きかどうかを確認します。

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テキストとメモのデータ型の書式を指定する

テキストとメモのデータ型では、定義済みの書式は使用できません。テキストデータ型では、ユーザー設定の書式のみを受け取ります。メモ型では、ユーザー設定とリッチテキスト形式の両方を受け取ります。

通常、テキストとメモのデータ型にカスタム書式を適用して、テーブルのデータを読みやすくします。たとえば、Web フォームを使ってクレジットカード番号を収集し、それらの番号をスペースなしで保存する場合は、ユーザー設定の書式を使用して適切なスペースを追加して、クレジットカード番号を読みやすくすることができます。

テキストとメモのデータ型のカスタム書式では、文字列内の2つの書式セクションのみを使用できます。書式指定文字列の最初のセクションでは、テキストの外観を制御し、2番目のセクションには空の値または長さ0の文字列を表示します。書式を指定しない場合は、データシート内のすべてのテキストが左揃えで配置されます。

次の表では、テキストまたはメモのデータ型を持つフィールドに適用できるカスタム書式について説明します。

文字

説明

@

書式文字列のその位置にある文字が表示されます。基になるデータのすべての文字が配置されてもプレースホルダーが残っている場合は、それらが空白として表示されます。

たとえば、書式文字列が @@@@@ で、基になるテキストが ABC の場合、このテキストは先頭に 2 つの空白を付けて左揃えで配置されます。

&

書式文字列のその位置にある文字が表示されます。基になるデータのすべての文字が配置されてもプレースホルダーが残っている場合、そこには何も表示されません。

たとえば、書式文字列が &&&&& で、テキストが ABC の場合、左揃えにされたテキストのみが表示されます。

!

プレースホルダー文字が、右から左ではなく、左から右に順に埋め込まれます。この文字は、書式文字列の先頭に入力する必要があります。

<

すべての文字列に含まれる英字をすべて小文字に変換します。この文字は書式文字列の先頭に入力する必要がありますが、その前に感嘆符 (!) を付けることができます。

>

すべての文字列に含まれる英字をすべて大文字に変換します。この文字は書式文字列の先頭に入力する必要がありますが、その前に感嘆符 (!) を付けることができます。

*

アスタリスク (*) を使用すると、その直後の文字が充てん文字 (空白を埋めるために使用される文字) になります。Access では通常はテキストが左揃えで表示され、値の右側の領域は空白で埋められます。充てん文字は書式文字列の任意の場所に追加できます。追加すると、指定した文字で空白が埋められます。

空白、+、-、$、()

必要に応じて、書式文字列の任意の場所に空白、数式文字 (+ -)、通貨記号 ($ ¥ £)、およびかっこを挿入するために使用します。スラッシュ (\ または /) やアスタリスク (*) などの他の一般的な数式記号を使用する場合は、これらを二重引用符で囲みます。これらの文字は書式文字列内の任意の場所に配置できます。

"リテラル文字列"

ユーザーに表示されるテキストは二重引用符で囲みます。

\

直後の文字が強制的に表示されます。文字を二重引用符で囲んだ場合と同じです。

[色]

色を書式のセクション内の値すべてに適用するために使用します。色の名前を角かっこで囲みます。使用できる色の名前は black、blue、cyan、green、magenta、red、yellow、white のいずれか 1 つです。

注: 書式を指定すると、基になるフィールドのデータがプレースホルダー文字に埋め込まれます。

ユーザー設定の書式を適用するには、次の操作を行います。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

  2. 書式を設定するフィールドを選択し、[全般] タブで [書式] ボックスの横にあるセルをクリックします。

  3. 書式を入力します。

    指定できるカスタム書式の種類は、フィールドに対して選択したデータ型によって異なります。

  4. Ctrl キーを押しながら S キーを押して、作業内容を保存します。

カスタム書式をテストするには、次のいずれかの方法を使用します。

  • 大文字または小文字の値を入力して、データの形式の扱いを確認します。結果は意味を成していますか?

  • 予測よりも長い、または短い値を入力します (区切り記号を使用していない場合)。書式の動作を確認します。この形式では、不要な空白または先頭または末尾のスペース、または予期しない文字を追加しますか?

  • 長さ0の文字列または null 値を入力し、結果が好きかどうかを確認します。

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日付/時刻データ型の書式を指定する

定義済みまたはユーザー設定の書式を指定しない場合、Access では、一般的な日付形式 (m/dd/yyyy h:nn: ss/pm) が適用されます。

日付/時刻型フィールドのユーザー設定の書式には、日付と時刻の2つのセクションを含めることができ、セクションをセミコロンで区切ります。たとえば、次のように、一般的な日付形式を再作成できます。 m/dd/yyyy; h:nn: ss。

文字

説明

日付の区切り記号

日、月、年の区切り文字を配置する場所を制御するために使用します。Access では、Windows の地域設定で定義されている区切り記号が使われます。これらの設定の詳細については、「 Windows の地域の設定を変更して、一部のデータ型の外観を変更する」を参照してください。

c

標準の日付書式を表示します。

d または dd

月の日付を 1 桁または 2 桁で表示します。1 桁で表示する場合は、プレースホルダーを 1 つ使用します。2 桁で表示する場合は、プレースホルダーを 2 つ使用します。

ddd

曜日を 3 文字の省略形式で表示します。

たとえば、月曜日は Mon として表示されます。

dddd

曜日を省略せずに表示します。

ddddd

短い日付書式で表示します。

dddddd

長い日付書式で表示します。

w

曜日を表す数を表示します。

たとえば、月曜日は 2 と表示されます。

m または mm

月を 1 桁または 2 桁の数字で表示します。

mmm

月名を 3 文字の省略形式で表示します。

たとえば、10 月は Oct と表示されます。

mmmm

月名を省略せずに表示します。

q

現在の四半期を表す数 (1 ~ 4) を表示します。

たとえば、5 月の日付の場合は、四半期の値として 2 が表示されます。

y

同じ年の 1 月 1 日からの日数 (1 ~ 366) を表示します。

yy

年の下 2 桁を表示します。

注: 年は 4 桁すべてを入力し、表示することをお勧めします。

yyyy

年のすべての桁を 0100 ~ 9999 の範囲で表示します。

時刻の区切り記号

時間、分、および秒の区切り位置を設定する場所を制御するために使用します。Access では、Windows の地域設定で定義されている区切り記号が使われます。.

h または hh

時間を 1 桁または 2 桁で表示します。

n または nn

分を 1 桁または 2 桁で表示します。

s または ss

秒を 1 桁または 2 桁で表示します。

ttttt

長い時刻書式で表示します。

AM/PM

12 時間制の時刻値の末尾に AM または PM を付けて表示します。Access ではコンピューターのシステム クロックに基づいて値が設定されます。

A/P または a/p

12 時間制の時刻値の末尾に A、P、a、または p を付けて表示します。Access ではコンピューターのシステム クロックに基づいて値が設定されます。

AMPM

12 時間制の時刻値を表示します。Windows の地域の設定で指定されている午前と午後の識別子が使用されます。

空白、+、-、$、()

必要に応じて、書式文字列の任意の場所に空白、数式文字 (+ -)、通貨記号 ($ ¥ £)、およびかっこを挿入するために使用します。スラッシュ (\ または /) やアスタリスク (*) などの他の一般的な数式記号を使用する場合は、これらを二重引用符で囲みます。これらの記号は任意の場所に配置できます。

\

直後の文字が強制的に表示されます。文字を二重引用符で囲んだ場合と同じです。

*

アスタリスクの直後の文字を強制的に充てん文字 (空白を埋めるために使用する文字) にします。Access では通常はテキストが左揃えで表示され、値の右側の領域は空白で埋められます。充てん文字は書式文字列の任意の場所に追加できます。追加すると、指定した文字で空白が埋められます。

"リテラル文字列"

ユーザーに表示されるテキストは二重引用符で囲みます。

[色]

色を書式のセクション内の値すべてに適用するために使用します。色の名前を角かっこで囲みます。使用できる色の名前は black、blue、cyan、green、magenta、red、yellow、white のいずれか 1 つです。

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書式設定オプションの詳細

データシート、フォーム、またはレポートのフィールドに特定の値が表示されるようにするには、フィールドに別の値が格納されている場合は、ルックアップフィールドを作成します。ルックアップフィールドの詳細については、 「ルックアップフィールドを作成してデータを表示する方法をカスタマイズする」を参照してください。データを入力する形式を制御するには、「定型入力を作成する」を参照して、特定のフィールドまたはコントロールの値を入力します。リッチテキストの書式設定をフィールドに追加する方法については、「リッチテキストフィールドを挿入または追加する」を参照してください。

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