オンラインで変更履歴を記録する

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複数のユーザーと協力するとき、ドキュメントの複数のコピーを扱うため、混乱することがあります。そこで、コピーを作成せず、全員が同じ元のドキュメントで作業するとどうなるでしょうか。作業はとても楽になるでしょう。これはオンラインで共同作業を行うことによって実現します。そのしくみを紹介します。

オンラインで変更履歴を記録する

  • コピーを作らず、全員が同じオリジナルの文書で作業できれば便利です。このためには、文書を OneDrive にオンラインで保存するか、組織の Office 365 サイトに保存します。こうした作業を "共同編集" と呼びます。詳しくは、このページ下の「さらに詳しく」をご覧ください。

さらに詳しく

変更履歴を記録する

変更履歴の記録をオフにする

変更履歴を承諾する

ドキュメントをどこからでも共同編集する

変更履歴とコメントを削除する

複数の人との共同作業は、文書のコピーを複数取り扱うことになるので、複雑になりがちです。

コピーを作らず、全員が同じオリジナルの文書で作業できたら、

作業がもっと楽になるはずです。それは、オンラインでの共同作業により実現します。

最初の下書きが完成したら、[ファイル]、[名前を付けて保存]、[場所の追加] の順にクリックします。

文書をオンラインの OneDrive か、組織の Office 365 サイトに保存できます。

オンラインでの共同作業を行わない場合は、Word のツールで複数の文書を組み合わせる方法をビデオ 4 でご確認ください。

サインインしたら、場所、フォルダーの順にクリックして文書を保存します。

次に、[ファイル]、[共有]、[ユーザーを招待] の順にクリックし、宛先行に共同作業するメンバーのメール アドレスを入力します。

メッセージとして、文書を Word で開き、変更履歴をオンにする旨を入力して、[共有] をクリックします。

すると、招待したメンバーとオンライン文書が共有され、各メンバーにメッセージが送られます。

メンバーがメールを開き、リンクをクリックすると、文書が Word Online で表示されます。

メンバーは [ドキュメントの編集] をクリックし、Word を使用しない場合は [Word Online で編集]、

Word を使用する場合は [Word で編集] をクリックします。この際、サインインしていなければ、サインインする必要があります。

文書を Word で開いたら、[編集を有効にする] をクリックし、[校閲] タブの変更履歴をオンにします。

これで編集を開始できます。

メンバーは変更やコメントを加え、保存して、オンライン文書を更新します。

あなたが次に文書を保存するとき、自分と他のメンバーの変更箇所が表示されます。

ステータス バーの共有アイコンを確認します。

アイコンの横には、現在、同じ文書で作業中のメンバーの数が表示されます。

このように複数のユーザーが同時に作業でき、互いの変更をすぐに確認できます。

あなたが変更して保存すると、他のメンバーは各自の保存時にその変更を確認できます。

オンラインで作業すれば、文書を組み合わせる必要も、変更済み文書がメールで返送されるのを待つ必要もありません。

メンバー全員が、オンライン文書を開くだけで変更をすぐに確認できます。

実際に、共同作業をリアルタイムで進められます。

メンバーは文書を同時に開き、Microsoft Lync や Skype などのアプリを使ってやり取りできます。

全員が編集を終えたら、必要に応じて共有をオフにできます。それには [ファイル]、[共有] の順にクリックします。

共有相手のアイコンを右クリックし、ユーザーを削除するか、権限を閲覧可能に変更します。

その後、変更箇所を承諾するか元に戻し、コメントを削除して、最終版を作成します。

このように、オンラインでの変更履歴の記録は複雑なプロセスを単純化します。

オンラインでの共同作業を行わない場合は、Word のツールを使って複数のコピーの変更を管理できます。

次は、複数の人とメールで変更履歴を記録する方法をご紹介します。

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