インポート定義やエクスポート定義のスケジュールを設定する

定義を作成し、Microsoft Outlook で定義の実行を通知するタスクを作成することで、Access で定期的に使用するインポート操作およびエクスポート操作を効率化します。さらに便利なことに、Outlook タスクには、Access データベースを開かなくても操作を実行できるボタンが含まれています。この機能を使用するには、Outlook をインストールし、コンピューターに構成する必要があります。

Outlook タスクとしてスケジュールを設定する前に、まず、インポート操作またはエクスポート操作を実行して、Access で定義として保存する必要があります。Access でインポート定義またはエクスポート定義を保存する方法の詳細については、「インポートやエクスポートの操作の詳細を定義として保存する」の記事を参照してください。

既存のインポート定義やエクスポート定義のスケジュールを設定する

既存のインポート定義やエクスポート定義がある場合は、次の手順を行って Outlook タスクを作成できます。

  1. 定義が格納されている Access データベースがまだ開いていない場合は開きます。インポート定義を設定する場合、これが転送先のデータベースになります。エクスポート定義の場合は、これがソース データベースになります。

  2. [外部データ] タブで、[保存済みのインポート操作] または [保存済みのエクスポート操作] をクリックして、定義を選択します。

  3. [データ タスクの管理] ダイアログ ボックスの [保存済みのインポート] または [保存済みのエクスポート操作] タブで、選択する定義をオンにします。

  4. [Outlook タスクの作成] をクリックします。Outlook がインストールされている場合は、Access により Outlook が起動されます。

    注: Outlook がインストールされていない場合は、エラー メッセージが表示されます。Outlook が正しく構成されていない場合は、Outlook スタートアップ ウィザードが起動します。このウィザードの指示に従って Outlook を構成してください。

  5. Outlook の [操作名タスク] ウィンドウで、[期限]、[アラーム] などのタスクの設定を確認し、必要に応じて変更します。

  6. タスクを 1 回だけ実行する場合は、[開始日] ボックスで日付を指定します。

  7. タスクを特定の間隔で実行する場合は、[定期的なアイテム] をクリックします。[定期的なタスクの設定] ダイアログ ボックスで、実行する間隔を指定して [OK] をクリックします。定期的なタスクの設定に関するヘルプについては、Outlook のヘルプを参照してください。

  8. Outlook タスク ウィンドウにある [タスク] タブの [アクション] グループで、[保存して閉じる] をクリックします。Outlook により、新しいタスクが作成されます。

  9. 後日に定義を実行するには、Outlook でタスクを開きます。[タスク] タブの [Microsoft Office Access] グループで、[インポートの実行] または [エクスポートの実行] をクリックし、[OK] をクリックして操作を実行します。

スケジュール済みのインポート定義またはエクスポート定義を実行する

スケジュールされた時刻になると、Outlook によりアラームが表示されます。次の手順に従い、操作を実行します。

  1. [アラーム] ダイアログ ボックスで、[アイテムを開く] をクリックし、Outlook でタスクを開きます。

  2. [タスク] タブの [Microsoft Office Access] グループで、[インポートの実行] または [エクスポートの実行] をクリックします。

  3. [OK] をクリックして操作を実行します。

また、次の手順に従うと、任意の時刻でタスクを実行できます。

  1. Outlook でタスクを開くには、Outlook ナビゲーション ウィンドウの [タスク] をクリックして、実行するタスクをクリックします。

  2. [タスク] タブの [Microsoft Office Access] グループで、[インポートの実行] または [エクスポートの実行] をクリックします。

  3. [OK] をクリックして操作を実行します。

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