インポートやエクスポートの操作の詳細を定義として保存する

Access のインポート ウィザードまたはエクスポート ウィザードを実行するときに、任意の時刻で繰り返し行えるように、使用する設定を定義として保存できます。定義には、Access が操作を繰り返す必要のあるすべての情報が含まれます。入力操作を行う必要はありません。たとえば、Excel ブックからデータをインポートする定義は、ソースの Excel ファイル名や転送先のデータベース名をはじめ、データを既存のテーブルに追加したかどうか、データを新しいテーブル、主キー情報、フィールド名にインポートしたかどうかなど、詳細を格納します。

Access でサポートされているファイルの書式設定を含め、インポート操作またはエクスポート操作を保存できます。リンク設定操作や、データシート分のみをエクスポートする操作の詳細を保存することはできません。

定義の主な目的は、ユーザーが入力操作を繰り返さなくてもインポートやエクスポートが行えるように、すべての主な詳細を保存することですが、定義は非常に柔軟です。たとえば、定義を再び実行する前に、ソース ファイル名やターゲット ファイル名を変更できます。これにより、いくつかの異なるソース ファイルやターゲット ファイルを使って 1 つの定義を使用できます。

書式設定されたデータを Excel または Word にエクスポートする定義は、現在のフィルターやソース オブジェクトの列設定を Access で繰り返すようになります。定義を実行するときにソース オブジェクト (テーブル、クエリ、フォーム、またはレポート) が開いている場合、Access は、現在表示されているデータのみをエクスポートします。ソース オブジェクトが開いていない場合は、そのオブジェクトで最後に保存された設定がエクスポートするデータを指定します。

インポート定義やエクスポート定義のスケジュールを作成する

  1. Access からインポート操作またはエクスポート操作を開始します。

    インポート ウィザードとエクスポート ウィザードは、[外部データ] タブにあります。インポート ウィザードは [インポート/リンク] グループ、エクスポート ウィザードは [エクスポート] グループにあります。

  2. ウィザードに表示される手順に沿って操作します。[OK] または [完了] をクリックした後、Access が操作を正常に完了した場合、[インポート操作の保存] または [エクスポート操作の保存] がウィザードのページに表示されます。

  3. ウィザードのページで [インポート操作の保存] または [エクスポート操作の保存] をクリックして、操作の詳細を定義として保存します。

    Access により、追加のコントロール セットが表示されます。次の図は、利用できるコントロールが表示されたダイアログ ボックスです。

    [インポート操作の保存] ダイアログ ボックス

  4. [名前を付けて保存] ボックスに定義の名前を入力します。

  5. [説明] ボックスで説明を入力して、後で自分や他のユーザーが操作を特定しやすくします。

  6. 操作を実行するタイミングを通知する Outlook タスクを作成するには、[Outlook タスクの作成] をクリックします。

  7. [インポートの保存] または [エクスポートの保存] をクリックして、定義を保存します。Access は、現在のデータベースで定義を作成して格納します。

  8. ウィザード ページの [インポート操作の保存] または [エクスポート操作の保存] のいずれかで [Outlook タスクの作成] をクリックすると、Outlook タスク ウィンドウが表示されます。タスクの詳細を入力して、[保存して閉じる] をクリックします。

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