アイテムを手動で整理する

アイテムを手動で整理する

注: 最新のヘルプ コンテンツをできるだけ早く、お客様がお使いの言語で提供したいと考えております。このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。お客様にとって役立つ情報であったかどうかを、このページの下部でお知らせください。簡単に参照できるように、こちらに英語の記事があります。

Outlook のメールボックスのサイズには限りがありますが、電子メールの受信を突然止めることはあまりないのではないでしょうか。必要なときにはいつでも Outlook から開くことができる、独立した Outlook データ ファイル (.pst) であるアーカイブに、保存しておきたいアイテムを移動すれば、メールボックスの容量をオーバーすることはありません。

注: exchange server アカウントを追加し、組織で Microsoft exchange server Online アーカイブを使用している場合は、Outlook プロファイル内のすべてのアカウントに対して [アーカイブ] コマンドと機能は表示されません。ネットワーク管理者は、この機能を無効にすることもできます。

既定では、Outlook のアイテムは、自動整理機能によって定期的にアーカイブに整理されます。詳細については、「古いアイテムを自動的に整理する」を参照してください。

アイテムの整理は、必要に応じて手動で行うこともできます。手動で整理すると、整理の対象にするアイテム、保存場所、アイテムが整理されるまでの経過期間などを自分でコントロールできます。

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    • Outlook 2013:で [ファイル]、[情報]、[クリーンアップツール]、[アーカイブ] の順にクリックします。


      古いアイテムの整理

    • Outlook 2016: [ファイル]、[情報]、[ツール]、[古いアイテムのクリーンアップ] の順にクリックします。

      古いアイテムのクリーンアップ

    ヒント: 使用しているメール プロファイルが Exchange Server に接続されていると、整理機能や自動整理機能が使用できない場合があります。また、組織にメールの保持ポリシーがあって、それが自動整理よりも優先される場合もあります。詳細については、システム管理者に問い合わせてください。

  2. [このフォルダーとすべてのサブフォルダーのアイテムを整理する] をクリックし、整理するフォルダーをクリックします。

  3. [以下の日付より古いアイテムを対象とする] で、日付を入力します。

    [古いアイテムの整理] ダイアログ ボックス

  4. 一部のフォルダーには異なる設定を使用して整理したい場合には、複数の .pst ファイルを作成できます。たとえば、[送信済みアイテム] のアイテムを [受信トレイ] のアイテムよりも長く置いておきたいこともあるでしょう。

  5. [自動処理の対象ではないアイテムを含む] チェック ボックスをオンにして、自動整理の対象から外れている個々のアイテムも整理されるようにします。このオプションを選択しても、これらのアイテムが除外される設定は削除されません。今回の整理で [アイテムの整理なし] チェック ボックスが無視されるだけです。

  6. [OK] をクリックします。

自動整理を無効にする

自分が実行したいときにだけ整理が実行されるようにするには、自動整理を無効にします。

  1. [ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順にクリックします。

  2. [古いアイテムの整理] で、[自動整理の設定] をクリックします。

  3. [次の間隔で古いアイテムの整理を行う (日数)] チェック ボックスをオフにします。

既定では、以前の Outlook アイテムは、定期的な間隔で自動的にアーカイブされています。自動整理の詳細については、「アイテムの整理を使用して項目をバックアップまたは削除する」を参照してください。

アイテムを手動でバックアップしてアーカイブすることもできます。また、自動整理または代替としても可能です。手動アーカイブには柔軟性があり、アーカイブに含まれているフォルダーと、どのアーカイブの Outlook データファイル (.pst) を使用するかを指定することができます。

Outlook アイテムを手動でアーカイブするには、次の操作を行います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [クリーンアップツール] をクリックします。

  3. [アーカイブ] をクリックします。

  4. [このフォルダーとすべてのサブフォルダーをアーカイブする] オプションをクリックし、アーカイブするフォルダーをクリックします。選択したフォルダーのサブフォルダーは、この手動アーカイブに含まれています。

  5. [以下の日付より古いアイテムを対象とする] で、日付を入力します。

    [古いアイテムの整理] ダイアログ ボックス

  6. 既定のファイルまたは場所を使用しない場合は、[アーカイブファイル] で [参照] をクリックして新しいファイルまたは場所を指定します。目的のファイルを参照するか、ファイル名を入力して [ OK] をクリックします。[アーカイブファイル] ボックスに、コピー先のファイルの場所が表示されます。

  7. 自動アーカイブから除外するように個別にマークされている可能性があるアイテムを含めるには、[アイテムの整理を行う] チェックボックスをオンにします。このオプションでは、これらの項目からの除外は削除されませんが、このアーカイブの [古いアイテムの整理を行わない] チェックボックスは無視します。

自動整理を無効にする

手動でのみアーカイブする場合は、古いアイテムの整理を無効にする必要があります。次の操作を行います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [オプション] をクリックします。

  3. [詳細設定] タブの [古いアイテムの整理] で、[古いアイテムの整理] をクリックします。

  4. [アイテムの整理を n 日ごとに実行する] チェックボックスをオフにします。

自動整理は既定で有効になっていますが、古いアイテムはスケジュールされた間隔で自動的にアーカイブの場所に移動されます。ただし、指定した場所にアイテムを手動でバックアップしてアーカイブすることができます。

注: Microsoft Office Outlook 2007の古いアイテムの整理の設定はカスタマイズできます。アイテムを手動でバックアップまたはアーカイブするのではなく、整理が必要になることがあります。詳細については、「自動整理を使用してアイテムをバックアップまたは削除する」を参照してください。

  1. [ファイル] メニューの [アーカイブ] をクリックします。

  2. [このフォルダーとすべてのサブフォルダーをアーカイブする] オプションを選び、[古いアイテムを保存する] の下に日付を指定します。

    フォルダー一覧のアーカイブ済みフォルダー

  3. [アーカイブファイル] で [参照] をクリックして、既定のファイルまたは場所を使用しない場合は、新しいファイルまたは場所を指定します。

  4. 以前の設定を上書きして特定のアイテムが自動的にアーカイブされないようにする場合は、[アイテムの整理を行う] チェックボックスをオンにします。この手順の実行中に手動でこれらのアイテムをアーカイブすることを選択した場合、今後再びその設定を手動で上書きしない限り、アイテムは [自動整理を行わない] 設定の対象になります。

  5. [OK] をクリックします。

注: Outlook は、指定されたフォルダーと場所にあるアイテムの別のアーカイブファイルを自動的に作成します。

Office のスキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×