アイテムを手動で整理する

アイテムを手動で整理する

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Outlook のメールボックスのサイズには限りがありますが、電子メールの受信を突然止めることはあまりないのではないでしょうか。必要なときにはいつでも Outlook から開くことができる、独立した Outlook データ ファイル (.pst) であるアーカイブに、保存しておきたいアイテムを移動すれば、メールボックスの容量をオーバーすることはありません。

注: アーカイブのコマンドと機能は、Exchange Server アカウントを追加すると、自分の組織で Microsoft Exchange Server Online Archive どのアカウントでも、Outlook プロファイルに表示されません。ネットワーク管理者は、この機能を無効にもできます。

既定では、Outlook のアイテムは、自動整理機能によって定期的にアーカイブに整理されます。詳細については、「古いアイテムを自動的に整理する」を参照してください。

アイテムの整理は、必要に応じて手動で行うこともできます。手動で整理すると、整理の対象にするアイテム、保存場所、アイテムが整理されるまでの経過期間などを自分でコントロールできます。

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    • Outlook 2013:: [ファイル]、[情報]、[クリーンアップ ツール]、[古いアイテムの整理] の順にクリックします。


      古いアイテムの整理

    • Outlook 2016: [ファイル]、[情報]、[ツール]、[古いアイテムのクリーンアップ] の順にクリックします。

      古いアイテムのクリーンアップ

    ヒント: 使用しているメール プロファイルが Exchange Server に接続されていると、整理機能や自動整理機能が使用できない場合があります。また、組織にメールの保持ポリシーがあって、それが自動整理よりも優先される場合もあります。詳細については、システム管理者に問い合わせてください。

  2. [このフォルダーとすべてのサブフォルダーのアイテムを整理する] をクリックし、整理するフォルダーをクリックします。

  3. [以下の日付より古いアイテムを対象とする] で、日付を入力します。

    [古いアイテムの整理] ダイアログ ボックス

  4. 一部のフォルダーには異なる設定を使用して整理したい場合には、複数の .pst ファイルを作成できます。たとえば、[送信済みアイテム] のアイテムを [受信トレイ] のアイテムよりも長く置いておきたいこともあるでしょう。

  5. [自動処理の対象ではないアイテムを含む] チェック ボックスをオンにして、自動整理の対象から外れている個々のアイテムも整理されるようにします。このオプションを選択しても、これらのアイテムが除外される設定は削除されません。今回の整理で [アイテムの整理なし] チェック ボックスが無視されるだけです。

  6. [OK] をクリックします。

自動整理を無効にする

自分が実行したいときにだけ整理が実行されるようにするには、自動整理を無効にします。

  1. [ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順にクリックします。

  2. [古いアイテムの整理] で、[自動整理の設定] をクリックします。

  3. [次の間隔で古いアイテムの整理を行う (日数)] チェック ボックスをオフにします。

既定では、古い Outlook アイテムを定期的に自動的に保存します。古いアイテムの整理についての詳細については、使用して古いアイテムの整理を参照してください。

自動整理に加えて、またはその代わりとして、アイテムを手動でバックアップおよび整理することもできます。手動整理は柔軟性が高く、整理の対象とするフォルダーと使用する Outlook データ ファイル (.pst) を正確に指定できます。

Outlook アイテムを手動で整理するには、次の操作を行います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [クリーンアップ ツール] をクリックします。

  3. [古いアイテムの整理] をクリックします。

  4. [このフォルダーとすべてのサブフォルダーのアイテムを整理する] をクリックし、整理するフォルダーをクリックします。選択したフォルダーのすべてのサブフォルダーが、この手動整理の対象となります。

  5. [以下の日付より古いアイテムを対象とする] で、日付を入力します。

    [古いアイテムの整理] ダイアログ ボックス

  6. 既定のファイルまたは場所を使用しない場合は、[移動先ファイル] の [参照] をクリックして、新しいファイルまたは場所を指定します。目的のファイルを参照して見つけるかファイル名を入力し、[OK] をクリックします。移動先のファイルの場所が [移動先ファイル] ボックスに表示されます。

  7. 自動整理から除外するように個別にマークされているアイテムを含めるには、[自動処理の対象ではないアイテムを含む] チェック ボックスをオンにします。このオプションでは、これらのアイテムの除外の設定は削除されませんが、今回の整理に関してのみ [アイテムの整理なし] チェック ボックスが無視されます。

自動整理を無効にする

手動でのみ整理を行う場合は、自動整理を無効にする必要があります。次の操作を行います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [オプション] をクリックします。

  3. [詳細設定] タブの [古いアイテムの整理] で、[自動整理の設定] をクリックします。

  4. N 日ごと整理を行う] チェック ボックスをオフにします。

古いアイテムの整理では、古いアイテムがスケジュールされた間隔で移動先の場所に整理されます。この機能は既定でオンになっています。ただし、手動でアイテムをバックアップし、指定した場所に整理することもできます。

注: Microsoft Office Outlook 2007古いアイテムの整理の設定は、カスタマイズできます。バックアップや、アイテムを手動でアーカイブではなく古いアイテムの整理がお客様のニーズを満たしていることがあります。詳細については、使用して古いアイテムの整理を参照してください。

  1. [ファイル] メニューの [古いアイテムの整理] をクリックします。

  2. [このフォルダとすべてのサブフォルダのアイテムを整理する] をクリックし、[以下の日付より古いアイテムを対象とする] ボックスで日付を指定します。

    フォルダー一覧のアーカイブ済みフォルダー

  3. 既定のファイルまたは場所を使用しない場合は、[移動先ファイル] の [参照] をクリックして、新しいファイルまたは場所を指定します。

  4. 特定のアイテムが自動的に整理されないように設定されている場合、その設定を上書きするには、[自動処理の対象ではないアイテムを含む] チェック ボックスをオンにします。今回の処理でこれらのアイテムを手動で整理するように選択しても、その後に行われる処理では、同じように設定を上書きしない限り、該当するアイテムに再び [このアイテムの整理を自動的に行わない] の設定が適用されます。

  5. [OK] をクリックします。

注: 別の移動先ファイルを指定した場合は、そのファイルが指定のフォルダおよび場所に自動的に作成されます。

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