アイテムまたはファイルの承認を必須にするようにサイトのリストまたはライブラリを構成する

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サイトのリストやライブラリの中には、機密情報 (プロジェクト化されたマーケティング キャンペーン、人事イニシアチブなど) が含まれているものがあります。このため、ユーザーがアイテムやファイルの "公式" 版だけを表示できるようにすることが重要になる場合があります。これを実現するため、一部の組織では、コンテンツを大部分のサイト ユーザーに表示する前に、アイテムやファイルを確認および承認するモデレーターを置いています。モデレーターを置くことにより、リストまたはライブラリ内のコンテンツに一定のレベルの品質やセキュリティを適用できます。

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リストまたはライブラリ内のアイテムまたはファイルに対して承認を必須にするように指定する

サイトのリストまたはライブラリでの承認を不要にする

リストまたはライブラリ内のアイテムまたはファイルに対して承認を必須にするように指定する

ユーザーが承認を必須とするリストまたはライブラリにアイテムまたはファイルを送信すると、そのアイテムまたはファイルは、必要なアクセス許可を持つユーザーによって承認されるまで、[承認待ち] 状態となります。承認を待機している間、そのアイテムまたはファイルの状態は [承認待ち] のままです。

通常、アイテムまたはファイルが [承認待ち] 状態のときは、そのアイテムまたはファイルの送信元のユーザーと、リストおよびライブラリを管理するアクセス許可を持つユーザーだけが、そのアイテムまたはファイルを表示できます。状態が [承認待ち] から [承認済み] に移行すると、そのリストまたはライブラリを表示するためのアクセス許可を持つユーザーも表示できるようになります。却下されたアイテムまたはファイルは、送信元のユーザー (または必要な権限を持つ他のユーザー) が削除するまで、リストまたはライブラリに残ります。リストまたはライブラリ内に既に存在しているアイテムまたはファイルは、自動的に [承認済み] 状態となります。

重要: サイトのライブラリのセキュリティが、どのユーザーでもアイテムを読み取ることができるように構成されている場合は、アイテムの状態が [承認済み] であるかどうかに関係なく、サイトに対する読み取りアクセス許可を保持するすべてのユーザーが、リストまたはライブラリ内のすべてのアイテムを表示できます。

リストまたはライブラリの設定を変更できるのは、"フル コントロール" または "デザイン" アクセス許可を持つユーザーだけです。

To 必要な設定 承認 アイテムまたはファイルの

  1. サイトのリストまたはライブラリがまだ開いていない場合は、サイド リンク バー パネルでリスト名またはライブラリ名をクリックします。

  2. リボンで、[ライブラリ ツール] グループの [ライブラリ] タブ、または [リスト ツール] グループの [リスト] タブをクリックします。

  3. ライブラリを使用している場合は、ライブラリの設定をクリックします。リストを使用している場合は、リストの設定をクリックします。この例では、[ライブラリの設定] ページが開きます。 バージョン設定のリンクが表示された [ライブラリの設定] ページ

  4. [全般設定] の [バージョン設定] をクリックします。[バージョン設定] ページが開きます。

    [承認] の選択肢が表示された [バージョン管理の選択] ページ

  5. [コンテンツの承認] セクションの [送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする] で [はい] をオンにします。

  6. [下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、ドキュメント ライブラリ内の下書きアイテムを表示できるようにするユーザーを指定します。この例では、[アイテムの作成者およびアイテムを承認できるユーザー] がオンになっています。

  7. [OK] をクリックします。

    次の例は、[送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする] オプションを [はい] に設定した後の承認済みアイテムを示しています。これらのファイルはライブラリ内に既に存在していたため、自動的に承認されています。

    承認を要求した後の SharePoint ライブラリ ライブラリに既にあるファイルは承認済み状態になっています。

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サイトのリストまたはライブラリでの承認を不要にする

組織によっては、特定のリストまたはライブラリのすべてのアイテムに対して承認を必須にすることが、不都合または不要であると判断することがあります。承認を必須にすることによって、承認の付与または却下を担当するユーザーに手間をかけるだけでなく、複数のユーザーがファイルまたはアイテムを使用して簡単に共同作業することができなくなります。組織ですべてのアイテムまたはファイルに対して承認を必須にする必要がないと判断した場合は、その要求を取り消すことができます。

To 削除します。 リストまたはライブラリでアイテムやファイルの承認のための要件

  1. サイトのリストまたはライブラリがまだ開いていない場合は、サイド リンク バー パネルでリスト名またはライブラリ名をクリックします。

  2. リボンで、[ライブラリ ツール] グループの [ライブラリ] タブ、または [リスト ツール] グループの [リスト] タブをクリックします。

  3. ライブラリを操作している場合は、[ライブラリの設定] をクリックします。リストを操作している場合は、[リストの設定] をクリックします。この例では、[ライブラリの設定] ページが開いています。

    バージョン設定のリンクが表示された [ライブラリの設定] ページ

  4. [全般設定] の [バージョン設定] をクリックします。[バージョン設定] ページが開きます。

  5. [コンテンツの承認] セクションの [送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする] で [いいえ] をオンにします。ポップアップ ウィンドウに警告メッセージが表示されます。

    [バージョン設定] ダイアログ ボックスの [コンテンツの承認] セクションで [いいえ] を選んだときに表示される警告メッセージ

  6. [OK] をクリックしてメッセージを閉じます。

  7. [OK] をクリックして [バージョン設定] ダイアログ ボックスを閉じます。リストまたはライブラリに戻ると、ページ上で [承認の状況] が使用できなくなっています。リストまたはライブラリを表示するアクセス許可を持つすべてのユーザーが、そのリストまたはライブラリ内のすべてのコンテンツを表示できるようになります。

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