よくある質問とその回答

このヘルプ トピックで説明した機能は、繁体字中国語、簡体字中国語、日本語、または韓国語のいずれかのバージョンの Office SharePoint Server 2007 と Microsoft Office Enterprise 2007 の両方がインストールされている場合にのみ利用できます。

申請書ワークフローは他のワークフローと共に使用できますか?

Microsoft Office SharePoint Server 2007 は、組織内で 申請書ワークフローに加えて多数のワークフローをサポートするソリューションを提供します。サポートされているワークフロー の詳細については、各ワークフローのヘルプを参照してください。ただし、申請書ワークフローではドキュメント ライブラリが排他的に使用されるので、他のワークフローと同じドキュメント ライブラリを共有することはできません。他のワークフロー を使用するには、別個のドキュメント ライブラリをチーム サイトで作成する必要があります。詳細については、ワークフローのヘルプを参照してください。

つまり、[申請書ワークフローのカスタマイズ] ページで他のワークフローを追加しても、追加したワークフローは正常に機能しません。

サイト コレクションの機能とサイトの機能の両方に、申請書ワークフロー ソリューションをアクティブにするボタンがあります。これらのボタンの違いは何ですか?

申請書ワークフローが正常に機能するためには、まず申請書ワークフロー ソリューションを [サイト コレクションの機能] ページでアクティブにし、次に [サイトの機能] ページでアクティブにする必要があります。

[サイトの機能] ページで先にソリューションをアクティブにすると、申請書ワークフローは正常に機能しません。

注: 申請書ワークフロー は、トップレベル サイトでのみアクティブ化できます。

申請書ワークフローの画面構成は変更できますか?  新しいビューや Web パーツを作成して追加することはできますか?

既存のビューを変更または削除すると、申請書ワークフローが正しく動かなくなる場合があります。既存のビューの変更後に問題が発生した場合は、一度申請書ワークフローを非アクティブ化し、再度アクティブ化してください。 申請書ワークフローでは、申請書IDのログ レポートリストや保存フォルダのWeb パーツが利用可能です。ただし、これらのWeb パーツにアクセスするには、高度な権限の設定が必要です。Web パーツを配置する前に、それらのリストやライブラリにアクセス権があるかどうかの確認が必要です。

注: SharePoint Designer によるページの編集は行わないでください。

画面に新しい列を追加できますか?

既定のビュー (個人用フォルダ、自分宛ての申請 、自分からの申請,、却下された申請,、自分が承認した申請)) に新しい列を追加することはできませんが、管理者ビューに新しい列を作成し、追加することはできます。  

[申請書ワークフローのカスタマイズ] ページの [列] 一覧に新しい列を作成し、その列を管理者ビューに追加できます。

印鑑は申請者と署名者の同一性を保障しますか?

印鑑のイメージを偽造することは可能です。したがって、実際の署名者との同一性を保障するには限界があります。表示されている印鑑をクリックし、右クリックで表示されるメニューから[署名情報]を選択します。[署名情報 ] ダイアログボックスで [表示]をクリックして証明書の詳細な情報を参照してください。証明書は印鑑イメージより高い信頼性があります。ただし、会社や組織にける公開情情報の信頼性や証明書の共有ポリシーによっては、完全な同一性が保障されない場合があります。したがって、管理者は信頼性の高い署名システムを構築する必要があります。 詳細については、Windows Server ヘルプの証明書に関する項を参照してください。

注: 申請書ワークフローは、すべてワークフロープロセスを監視し、アカウント情報をもとに、ユーザーと照合します。アクセス権が正しく設定されていないユーザーは、申請書ワークフローを利用できません。

申請書ワークフローでは、Microsoft Office SharePoint Server のドキュメント ライブラリ機能が採用されているそうですが、管理時に注意する点はありますか?

はい、申請書ワークフローでは、Microsoft Office SharePoint Server のドキュメント ライブラリ機能が採用されています。すべてのドキュメント ライブラリには、設定を管理できる [<ドキュメントライブラリ名>のカスタマイズ] ページがあります。他のドキュメント ライブラリと同様に、申請書ワークフローでは、機能のカスタマイズに [申請書ワークフローのカスタマイズ] ページも使用します。[申請書ワークフローのカスタマイズ] ページを開くには、[申請書ワークフロー]、[設定]、[申請書ワークフローの設定] の順にクリックします。

カスタマイズ可能な設定の既定値を変更すると、申請書ワークフローの動作に影響する可能性があります。[詳細設定] をクリックして [ドキュメント ライブラリの詳細設定: 申請書ワークフロー] ページを開き、次の設定が既定値になっていることを確認します。

  • コンテンツ タイプの管理      [はい] に設定した場合に限り、申請書ワークフローで複数のテンプレートを登録し、使用できます。[はい] が選択されていることを確認します。

  • クライアントでドキュメントを開く      Microsoft Office Word または Microsoft Office Excel でドキュメントを開くには、[クライアント アプリケーションで開く] チェック ボックスをオンにします。

申請書ワークフローのサイトをバックアップ後に Microsoft Office SharePoint Server のサイトに復元できますか?

はい、申請書ワークフローのサイトは、Web アプリケーションでバックアップできます。 全てのサイトのバックアップと復元はWebアプリケーションで設定します。

申請書ワークフローに RSS フィードを設定できますか?

申請書ワークフローでは、Microsoft Office SharePoint Server のドキュメント ライブラリの基本機能の 1 つである RSS フィードがサポートされています。ユーザーは RSS リーダーを使用して購読し、ドキュメントの一覧を表示できます。ただし、RSS リーダーでは、承認プロセスの状態ごとにドキュメントを分類できません。ドキュメントのプロパティは確認できますが、RSS の一覧でドキュメントを開く、承認する、または却下することはできません。

申請書ワークフローでは、組織の再編成や、従業員の休職や退職など、組織の変更内容はどのように反映されますか?

解散した組織を削除すると、削除した組織のフォルダ内のファイルは、上位組織のフォルダに移動して保存されます。組織の名前を変更すると、アーカイブに自動的に変更内容が反映されるので、手動で変更する必要はありません。

これに対して、承認プロセスの途中で発生した変更は、管理者が手動で適切に管理する必要があります。たとえば、組織変更により、申請されたドキュメントの申請者の組織がなくなった場合、ドキュメントはアーカイブの [未確定] フォルダに保存されます。これは、ドキュメントの申請時に申請書 ID が割り当てられ、この番号でドキュメントを保存するフォルダが決まるからです。 承認担当者として割り当てられているユーザーが承認の要求を受け取る前に退職または休職し、その結果、組織図から削除された場合、、承認プロセスキャンセル通知がそれ以前の承認者にメールで送られ、承認プロセスはキャンセルされます。しかし、承認者が承認を行った後に、その後の承認者が組織図から削除された場合、承認プロセスはキャンセルされません。その場合、ドキュメントは 、申請者の場合は[自分からの申請] フォルダ、直前の承認者の場合は [自分がした承認]フォルダに、それぞれ残ります。したがって、このような場合は、申請者または管理者が、必要に応じて承認プロセスを確認してキャンセルし、ドキュメントを再度申請する必要があります。

申請書ワークフローで組織図をクリックすると、エラーメッセージ :「エラー - 組織図に不整合があります。[操作] メニューの [組織図の不整合を修正] を使用して、組織図の不整合を修正してください。」が表示されます。なぜですか? また、この問題を回避する方法はありますか?

このエラーメッセージは、ユーザーが申請書ワークフローで作成した組織を、Microsoft Office SharePoint Server の [ユーザーとグループ] から削除された場合に表示されます。 [操作] メニューの[組織図の不整合を修正]をクリックして、ください。Microsoft Office SharePoint Server から削除された組織が組織図から削除されます。 削除された組織を再度使用するには、申請書ワークフローの組織図で、再度組織を登録する必要があります。その場合、組織の表示位置や部署のフォルダ位置などが適正になるように注意してください。詳細については、組織図の作成を参照してください。

ロール グループ (または、承認ロール) の作成時に Microsoft Exchange サーバーに配布グループを作成しました。ロール グループを削除するか、メンバを変更した場合、自動的に配布グループに反映されますか?

はい、反映されます。ロール グループを削除すると配布グループも削除されます。ロール グループの名前を変更すると、既存の配布グループが削除され、新しい名前で配布 グループが作成されます。ロール グループのメンバに変更があった場合は、配布グループにすぐに反映されます。このとき、Microsoft Office SharePoint Server の管理者は、Exchange サーバーの管理者権限も持っている必要があります。

申請書ワークフローに登録 されているテンプレートを削除できますか?

はい、削除できます。ただし、削除するときに、そのテンプレートを使用して作成されたドキュメントが Web サーバーにない場合に限られます。そのテンプレートを使用して作成されたドキュメントは、Web サーバーのごみ箱と申請書ワークフローの保存フォルダから削除する必要があります。テンプレートは、削除するのではなく、ユーザーに非表示にすることをお勧めします。テンプレートをユーザーに表示するかどうかを指定する方法については、「登録済みテンプレートの表示」を参照してください。

保存済みのドキュメントを監査するとき、抜けている番号がないようにしたいのですが、すべての申請書 ID を確認する方法はありますか?

申請書ワークフローには、ドキュメントの保存とは別に申請書の履歴があります。申請書の履歴は、ドキュメントを番号で管理および監査し、番号付きドキュメントをすべて部署別に表示し、各ドキュメントの承認レコード ログの概要を表示するのに便利なツールです。

[申請書の履歴] を表示するには、[サイトの設定] ページで [申請書ワークフローの管理] の下の [申請書の履歴] をクリックします。[申請書の履歴] には、組織図に登録されていて、申請されたドキュメントがある組織がすべて表示されます。組織の横の [+] をクリックすると、発行された申請書 ID 順にすべてのドキュメントが表示されます。 特定のドキュメントの横の [+] をクリックすると、ドキュメントのレコードが表示されます。括弧 () 内の数値は、状態別のドキュメント インスタンス数を示すので、実際のドキュメント数よりも多い場合があります。

申請書の履歴は、必要に応じて別の形式で表示することもできます。[申請書の履歴] ページのタスクバーで [操作] をクリックし、次に [データシートで編集] または [スプレッドシートにエクスポート] をクリックしてレポートをスプレッドシートまたはデータシートの形式に変換できます。必要に応じて変換されたデータを管理します。データを削除または変更すると、申請書の履歴が無効になります。

電子メールによる通知はどのように設定したらよいですか?

申請書ワークフローは、Microsoft によって作成された電子承認ソリューションで、Microsoft Office SharePoint Server テクノロジに基づいています。このテクノロジによって、電子メール システムへのリンクによる通知機能も実現しています。電子メールによる通知の設定の詳細については、Microsoft Office SharePoint Server のヘルプを参照してください。

電子メールによる通知を設定したら、申請者や承認担当者に、承認の要求や承認の状態が自動的に通知され、また承認プロセスが終了すると概要の電子メール メッセージが送信されます。Exchange サーバーを使用すると、申請書ワークフローの承認ロールの配布グループを作成し、管理できます。詳細については、「承認ロールの作成」を参照してください。

申請書ワークフローを会社の承認プロセスに適合させるには、どうすればいいですか?

申請書ワークフローでは、ワークフロープロセスをカスタマイズする方法を提供しています。詳しくは Download Centerにある ECM Starter Kit for 2007 Office System を参照してください。

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