はじめに: InfoPath および SharePoint を使用して会議ノート システムを作成する

注:  最新のヘルプ コンテンツをできるだけ早く、お客様がお使いの言語で提供したいと考えております。 このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。お客様にとって役立つ情報であったかどうかを、このページの下部でお知らせください。 簡単に参照できるように、こちらに 英語の記事 があります。

一貫した方法で会議ノートを取る、すべての会議の出席者にノートを送信するために使用できるシステムを実装するMicrosoft Office InfoPath 2007からサンプル フォーム テンプレートに小さな変更を加えると、 Windows SharePoint Services 3.0サイトでドキュメント ライブラリの作成、およびSharePoint Services のドキュメント ライブラリでそれらのノートを保存します。この記事では、このシステムを作成する方法を説明します。

この記事の内容

概要

始める前に

作成する新しい会議ノート システム

フォーム テンプレートを更新します。

概要

具体的には、議題、出席者、ディスカッション アイテム、およびアクション アイテムなどの一般的な会議のデータを収集するように設計されたサンプル フォームのテンプレートは、InfoPath に組み込まれています。会議出席者全員に電子メールを使用して、テンプレートに基づくフォームのコピーを送信できるように、サンプル フォームのテンプレートが構成されます。

サンプル フォームのテンプレートが記録担当者は通常、会議で記録されているデータを収集するために構成されています。手書きメモ適切なデータを収集し、相手に連絡を自動的に生成されるデータの収集からも軽減のために論理的なセクションには、コントロールが配置されています。コントロールのレイアウトでは、手書きのメモを収集するデータの種類を覚えておく必要が代わりに自分だけいっぱいようの会議の進行中の空白のフィールドに、一貫性のあるフレームワークも提供します。

その他のデータを収集するフォーム テンプレートを変更できますが、完成したフォームを SharePoint ドキュメント ライブラリに保存することができますが 1 つの変更には、既存のフォーム テンプレートを使用するをお勧めします。システムの有効性をテストし、グループのニーズに合わせてフォーム テンプレートを変更するテスト中に学習内容を使用します。

システムのこのサンプル フォーム テンプレートを使用するには、SharePoint サイトで新しいドキュメント ライブラリにサンプル フォーム テンプレートを発行します。発行プロセスの一環として新しいドキュメント ライブラリを作成します。フォーム テンプレートを発行して、新しいドキュメント ライブラリを作成して後、新しいドキュメント ライブラリに完成したフォームを保存し、会議の出席者に、フォームのコピーを送信するようにフォーム テンプレートを変更し、します。

このシステムを使用するのには、手書きメモは、ドキュメント ライブラリに移動し、このフォーム テンプレートに基づく新しいフォームを作成します。、会議中には、フォーム上の適切なコントロール内のデータで手書きメモが設定されます。会議の末尾には、手書きメモは、ドキュメント ライブラリにフォームを送信して、各会議参加者に、フォームのコピーが送信されます。会議に出席していない人は、ドキュメント ライブラリに移動し、InfoPath でフォームを開き、ノートを読み取ることができます。

サンプル フォーム テンプレートには、次のセクションが含まれています。

4 つのセクションが含まれる会議の議題のフォーム テンプレート

1. タイトル] セクションには、コントロールには、名前、目的、場所、および会議の日付と時刻が含まれています。日付のコントロールには、フォームが作成された日付が自動的に表示されます。終了時刻のテキスト ボックス コントロールには、既定では、つまり 1 時間、開始時刻のテキスト ボックス コントロールに入力された時間よりも後に自動的に表示されます。

2. 出席者の繰り返しセクションに名前と各会議出席者の電子メール アドレス用のコントロールが含まれています。手書きメモは、完成したフォームを送信するときにこのセクションに記載されている各出席者は、完成したフォームのコピーを受け取ります。

3. ディスカッション アイテム繰り返しセクションにはには、発表者ツール (ディスカッションを進行する出席者) と各ディスカッション アイテムについての注意事項ごとのコントロールが含まれています。発表者のドロップダウン リスト ボックス コントロールには、[出席者] セクションの名前が表示されます。

4. アクション アイテムの繰り返しセクションにコントロールには、名前、割り当て、および期限が含まれている各アクション アイテムの日付。[割り当てのドロップダウン リスト ボックス コントロールには、[出席者] セクションからの名前が表示されます。

Infopath 新しい場合は、次の記事、重要な概念を理解し、この記事では、各タスクを完了すると発生する条件を定義しやすくできます。タスクを完了するとその他の情報が必要な場合に、この記事の該当するセクションで以下のリンクが表示されます。

  • フォーム テンプレートおよびフォームの概要は、フォーム テンプレートおよびフォームの違いについて説明します。フォーム テンプレートを作成します。すべてのユーザーは会議ノート システムがこのフォーム テンプレートを基にフォームを作成します。

  • データ ソースについては、フォーム テンプレートに基づくフォームに記入するときに、データを保存する場所について説明します。

  • データ接続の概要は、フォーム テンプレートに基づくフォームの取得し、データを送信方法について説明します。

  • フォーム データを送信の概要は、SharePoint ドキュメント ライブラリの記憶域の位置には、フォーム内のデータを送信する方法について説明します。

  • 追加のコントロールに数式では、フォーム テンプレートに基づくフォームし、コントロールに新しいデータを自動的に計算する方法について説明します。

  • フォーム テンプレートを発行の概要は、最終的なタスクをユーザーの前に行う必要がありますが、フォーム テンプレートに基づくフォームに入力できるについて説明します。

ページの先頭へ

始める前に

あります Uniform Resource Locator (URL) を必要し、最低でも、このシステムの使用する SharePoint サイトのサイト コレクションへのアクセス許可をデザインします。ドキュメント ライブラリを作成するには、サイト コレクション上で場合、は、適切な権限があります。会議のメモを表示する必要があるユーザーが読み取り権限、サイト コレクションに必要です。ドキュメント ライブラリを作成するのには、またはサイト コレクション フォーム ユーザー向けに読み取りアクセス許可を設定するアクセス許可が必要な場合、サイト コレクションの管理者に問い合わせてください。

完成したフォーム、およびMicrosoft Office Outlook 2007メッセージを受信できるように、フォーム テンプレートをテストするように構成されているなど、電子メール クライアントのコピーを送信する先に少なくとも 1 つの電子メール アドレスも必要があります。

この記事では、既定の SharePoint Services の構成を使用しているものとします。

ページの先頭へ

作成する新しい会議ノート システム

このシステムを作成するには、次の操作を行います。

  1. 開き、サンプル フォーム テンプレートを保存します。

  2. 会議ノートの新しいドキュメント ライブラリを作成するのには、サンプル フォームのテンプレートを発行します。

  3. 完成したフォームを新しいドキュメント ライブラリに保存して、各参加者にコピーを送信するサンプル フォーム テンプレートを変更します。

  4. 変更したフォーム テンプレートを発行します。

  5. 作成し、このフォーム テンプレートに基づくテスト フォームを送信するには、変更したフォーム テンプレートと新しいドキュメント ライブラリをテストします。

開くし、フォーム テンプレートを保存します。

  1. [ファイル] メニューには、フォーム テンプレートのデザインをクリックします。

  2. フォーム テンプレートを開くには、[サンプルのカスタマイズ] をクリックします。

  3. [サンプルのカスタマイズ] では、サンプル会議の議題をダブルクリックします。

  4. [ファイル] メニューの [保存] をクリックします。

  5. InfoPath フォーム テンプレートを発行に関するメッセージが表示された場合は、 [ok]をクリックします。

  6. 名前を付けて保存] ダイアログ ボックスで、フォーム テンプレートを保存する場所を指定します。

  7. ファイル名] ボックスで、フォーム テンプレートの名前を入力します。

  8. ファイルの種類] ボックスの一覧でInfoPath フォーム テンプレート] をクリックし、[保存] をクリックします。

フォーム テンプレートを発行します。

発行プロセスの一部として、新しいドキュメント ライブラリを作成します。

フォーム テンプレートを発行する方法の詳細については、フォーム テンプレートを発行の概要」を参照してください。

  1. [ファイル] メニューの [発行を] をクリックします。

  2. 発行ウィザードの最初のページでInfoPath Forms Services の有無に、SharePoint server] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  3. SharePoint または InfoPath Forms Services サイトの場所] ボックスに、ウィザードの次のページで、SharePoint サイトでサイト コレクションの URL を入力し、[次へ] をクリックします。たとえば、URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnlyでは、サイト コレクションを使用するには、ボックスにhttp://www.adventureworks.com/EmployeesOnlyを入力します。

  4. 次のページでは、ドキュメント ライブラリ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  5. 次のページで新しいドキュメント ライブラリの作成] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  6. 次のページで、名前と、新しいドキュメント ライブラリの説明を入力し、[次へ] をクリックします。

  7. お勧めの列を承諾し、[次へ] をクリックします。

  8. ウィザードの最後のページに表示される情報が正しいことを確認し、[発行] をクリックします。

  9. [閉じる] をクリックします。

    フォーム テンプレートを発行すると、ウィザードの最後のページで確認メッセージが表示されます。

新しいドキュメント ライブラリの URL を書き留めるこの記事の後半では、この情報は必要があります。新しいドキュメント ライブラリの URL をスラッシュ (/) ドキュメント ライブラリの名前が続く後に、サイト コレクションの URL となります。たとえば、URL http://www.adventureworks.com/EmployeeOnlyを持つサイト コレクションで会議メモ] という名前の新しいドキュメント ライブラリを作成した場合、新しいドキュメント ライブラリの URL は、 http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotesをされます。

フォーム テンプレートを変更します。

このセクションでは、次の操作する方法を示します。

  • 新しいデータ接続を送信する完成したフォームを新しいドキュメント ライブラリに保存するかを追加します。

    データ接続の送信の詳細については、データ接続の概要を参照してください。

  • 完成したフォームをドキュメント ライブラリに保存し、各会議参加者に完成したフォームのコピーを送信するように、データ接続のオプションを変更します。

  • 送信後にフォームを閉じることができるように、フォーム テンプレートを構成します。

フォーム テンプレートに基づくフォームを送信する方法の詳細については、フォームのデータの送信の概要」を参照してください。

新しいデータ接続を送信します。

ここでを作成する新しい新しいドキュメント ライブラリへのデータ接続を送信し、一意の名前でフォームを保存するデータ接続を構成します。フォーム名は、会議のタイトルとフォームが作成された日付の組み合わせになります。

データ接続を作成します。
  1. [ツール] メニューで、データ接続] をクリックします。

  2. データ接続] ダイアログ ボックスで、[追加を] をクリックします。

  3. データ接続ウィザードへの新しい接続の作成] をクリックし、[データの送信] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  4. ウィザードの次のページSharePoint サイト上のドキュメント ライブラリに、クリックして [次へ] をクリックします。 データ接続ウィザードでデータの送信先を選ぶ

  5. ドキュメント ライブラリ] ボックスで、ウィザードの次のページで、前のセクションで作成したドキュメント ライブラリの URL を入力します。たとえば、URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotesでは、ドキュメント ライブラリを使用するには、ドキュメント ライブラリの [ http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotesを入力します。

    次のセクションでは、ウィザードのこのページで維持することが必要です、固有のフォームの名前を定義するプロセスする手順を示します。はまだクリックしないでいます。

名前を定義する固有のフォーム

フォーム テンプレートでは、既定の名前のドキュメント ライブラリにフォームを保存します。既定の名前を使用している場合、1 つだけの完成したフォームが新しいドキュメント ライブラリに保存されます。このセクションでは、会議のタイトルと会議の日付で構成される名前には、このフォーム テンプレートに基づくフォームを保存するデータ接続を構成します。この操作には、 XPath関数を使用する数式を作成します。

数式と関数の詳細については、追加のコントロールに数式を参照してください。

  1. 数式を挿入する 数式ボタン をクリックします。

  2. [数式の挿入] ダイアログ ボックスで、 [関数の挿入] をクリックします。

  3. 関数の挿入] ダイアログ ボックスの [カテゴリ] リストで [テキスト] をクリックします。

  4. 関数の一覧でconcatをクリックし、[ OK] をクリックします。

  5. [数式] ボックスで、フィールドを挿入するダブルクリックの最初のインスタンスをダブルクリックします。

    ダブルクリックして、フォーム名の一部として使用する最初のフィールドを挿入する

  6. フィールドまたはグループの選択] ダイアログ ボックスで、[会議を開き、[ meetingTitleをクリックして、[ OK] をクリックします。

    [フィールドまたはグループの選択] ダイアログ ボックスでの "meetingTitle" フィールドの選択

  7. [数式] ボックスで [2 つ目の2 倍にフィールドを挿入する] をクリックして選択] をクリックします (しない] をダブルクリックして)。

    ダブルクリックして、フォーム名の一部としてダッシュ文字を挿入する

  8. 二重引用符 (")、ダッシュ (-) が続く、別の二重引用符を続けます。

    フォームの名前の一部としてハイフンを挿入する

  9. 3 つ目のフィールドを挿入するダブルクリックをダブルクリックします。

    ダブルクリックして、フォーム名の一部として使用する別のフィールドを挿入する

  10. フィールドまたはグループの選択] ダイアログ ボックスで、[会議を開き、[ meetingDate] をクリックして、[ OK] をクリックします。

    [フィールドまたはグループの選択] ダイアログ ボックスでの "meetingDate" フィールドの選択

    数式の挿入] ダイアログ ボックスは、次のようになります。

    フォーム名を構築する、[数式の挿入] ダイアログ ボックス内の完成した数式

  11. [数式の挿入] ダイアログ ボックスで、正しい構文の数式を確認するには、数式の確認をクリックします。

  12. 数式にエラーが含まれていない場合は、ダイアログ ボックスを閉じるには[ok]をクリックします。

データ接続の設定を完了します。
  1. ウィザードで、[次へ] をクリックします。

  2. このデータ接続の名前を入力] ボックスに、ウィザードの次のページでは、次のわかりやすい名前を入力は、データ接続を送信します。

  3. [概要] セクションで、情報が正しいことを確認し、[完了] をクリックします。

  4. [閉じる] をクリックします。

  5. [ファイル] メニューの [保存] をクリックします。

両方の送信データ接続を使用する送信のオプションを変更します。

  1. [ツール] メニューで、 [送信オプション] をクリックします。

  2. 送信オプション] ダイアログ ボックスでは、このフォームを送信するユーザーを許可する]チェック ボックスを選択します。

  3. ルールを使用するカスタム アクションを実行するにはをクリックし、[ルール] をクリックします。

  4. フォームを送信するためのルール] ダイアログ ボックスで、[追加] をクリックします。

  5. アクションの追加] をクリックします。

  6. [アクション] ボックスでを使用してデータ接続の送信] をクリックします。

  7. データ接続の一覧で、前のセクションで作成したドキュメント ライブラリへのデータ接続をクリックし、[ OK] をクリックします。

  8. アクションの追加] をクリックします。

  9. [アクション] ボックスでを使用してデータ接続の送信] をクリックします。

  10. データ接続の一覧では、メイン送信するにはをクリックし、[ OK] をクリックします。

    メイン送信データ接続を使用すると、フォームのコピーを各参加者に送信されます。

  11. [ルール] ダイアログ ボックスの [名前] ボックスで、作成したルールを識別する送信のルールを入力します。

  12. [OK] を 2 回クリックします。

送信した後、フォームを閉じるには、フォーム テンプレートを構成します。

  1. 送信オプション] ダイアログ ボックスで、[詳細設定を] をクリックします。

  2. 送信した後の一覧で、フォームを閉じる] をクリックします。

  3. [OK] をクリックします。

  4. [ファイル] メニューの [保存] をクリックします。

フォーム テンプレートを発行します。

フォーム テンプレートを変更した後に、変更内容を展開するドキュメント ライブラリに発行する必要があります。

  1. [ファイル] メニューの [発行を] をクリックします。

  2. 発行ウィザードの最初のページでInfoPath Forms Services の有無に、SharePoint server] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  3. SharePoint または InfoPath Forms Services サイトの場所] ボックスに、ウィザードの次のページで、SharePoint サイトのサイト コレクションのドキュメント ライブラリの場所を入力し、[次へ] をクリックします。

  4. 次のページでは、ドキュメント ライブラリ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  5. 次のページで、[既存のドキュメント ライブラリ内のフォーム テンプレートの更新] をクリックします。

  6. 一覧で、更新するドキュメント ライブラリは、ドキュメント ライブラリをクリックし、[次へ] をクリックします。

  7. [次へ] をクリックします。

  8. 次のページに表示される情報が正しいことを確認し、[発行] をクリックします。

    フォーム テンプレートを発行すると、ウィザードの最後のページで確認メッセージが表示されます。

フォーム テンプレートとサイトをテストします。

  1. 発行ウィザードの最後のページで、[このドキュメント ライブラリを開く] をクリックし、[閉じる] をクリックします。

  2. ドキュメント ライブラリで、[新規を] をクリックします。

  3. 会議でノートを行った場合に、フォームに入力します。開始時刻のテキスト ボックス コントロールに時間を入力した後は、次のコントロールに移動] タブの [キーを押します。InfoPath、終了時刻のテキスト ボックス コントロールが自動的に入力されます。

  4. [出席者] セクションの [電子メール] ボックスに、会議の出席者の電子メール アドレスを入力します。その他の出席者とユーザーの電子メール アドレスを追加するには、 [出席者の追加] をクリックします。

  5. InfoPath ツールバーで、[送信を] をクリックします。

  6. ダイアログ ボックスで、正しいメール アドレスが表示されていることを確認します。

  7. 送信する] をクリックし、ダイアログ ボックスを閉じるには、 [OK ] をクリックします。

会議ノートは、ドキュメント ライブラリで表示され、新しい電子メール メッセージとして受信トレイでも受信する必要があります。

システムのテストを作成して、このフォーム テンプレートに基づくいくつかのフォームを送信して後に、保存し、会議ノートを配布するシステムを使用して開始できます。

ページの先頭へ

フォーム テンプレートを更新します。

他のユーザーは、新しいシステムのバージョンを作成し、会議ノートを保存しようとしている後、フィードバックに対応フォーム テンプレートのデザインを変更することがあります。フォーム テンプレートを変更するは、次の操作する必要があります。

  1. ドキュメント ライブラリから、フォーム テンプレートを開く、必要に応じて、フォーム テンプレートを変更し、変更を保存します。

  2. ドキュメント ライブラリにフォーム テンプレートを発行して変更をコミットします。

ドキュメント ライブラリから、フォーム テンプレートを開く

  1. ドキュメント ライブラリを開きます。

  2. の設定] をクリックし、[フォーム ライブラリの設定] をクリックします。

  3. [全般設定] には、[詳細設定] をクリックします。

  4. [ドキュメント テンプレート] セクションで [テンプレートの URL ] ボックスでテンプレートの編集] をクリックします。

  5. InfoPath では、フォーム テンプレートを発行に関するメッセージが表示された場合は、[はい] をクリックします。

フォーム テンプレートを変更した後に、公開する前に、フォーム テンプレートを保存します。

フォーム テンプレートを発行します。

すべての変更を行った後に、ドキュメント ライブラリに変更したフォーム テンプレートを発行する必要があります。

  1. [ファイル] メニューの [発行を] をクリックします。

  2. 発行ウィザードの最初のページでInfoPath Forms Services の有無に、SharePoint server] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  3. SharePoint または InfoPath Forms Services サイトの場所] ボックスに、ウィザードの次のページで、SharePoint サイトのサイト コレクションのドキュメント ライブラリの場所を入力し、[次へ] をクリックします。

  4. 次のページでは、ドキュメント ライブラリ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  5. 次のページで、[既存のドキュメント ライブラリ内のフォーム テンプレートの更新] をクリックします。

  6. 一覧で、更新するドキュメント ライブラリは、ドキュメント ライブラリをクリックし、[次へ] をクリックします。

  7. [次へ] をクリックします。

  8. 次のページに表示される情報が正しいことを確認し、[発行] をクリックします。

  9. [閉じる] をクリックします。

    フォーム テンプレートを発行するが正常に完了すると、ウィザードの最後のページで確認メッセージが表示されます。

ページの先頭へ

Office のスキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×