たくさんのデータを効率よく処理しよう (3)

この記事は以下の 3 ページから構成されています。

  1. 規則性のあるデータを自動入力しよう(このページ)

  2. リストから選んで入力しよう

  3. データをチェックして集計しよう

    重複しているデータを削除しよう

    集計しよう (統合)

データをチェックして集計しよう

正しく集計できるように、各月のデータをチェックし、重複データがあったら削除します。

チェックが終わったら、1 月~ 3 月のデータをまとめて、費目ごとに集計します。

重複しているデータを削除しよう

大きなリストの中から、重複しているデータを目で見て探すのは大変です。重複データを見落としてしまう可能性もあります。

"重複の削除" ボタンを使って、すばやく確実に重複データを削除しましょう。

  1. ここでは、"2 月" のシートの 19 行目と 20 行目には、同じデータが入力されています。

    重複データが入力されている表
  2. テーブル内にアクティブ セルを置き、[データ] タブの [重複の削除] をクリックします。

    [データ] タブの [重複の削除] をクリック

    [重複の削除] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. 重複をチェックする項目を選択します。

    ここでは、すべての項目のチェック ボックスをオンにして、[OK] をクリックします

    [重複の削除] ダイアログ ボックス

    以下のメッセージが表示されたら、[OK] をクリックします。

    重複データの削除メッセージ

    重複データが削除されます。

    重複データ削除後のイメージ

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集計しよう (統合)

1 月~ 3 月のテーブルを確認してみましょう。

各月のテーブルには、同じ費目が何度も出てきます。また、月ごとにデータの数も、費目の列位置も、並び順もバラバラです。このような場合でも、統合機能を使えば簡単に集計することができます。

データ数や位置がバラバラの表のイメージ
  1. シート見出し "3 ヶ月の合計" をクリックし、セル A3 を選択します。 ここに集計結果を書き出します。

    集計結果を表示するセルを選択
  2. [データ] タブの [統合] をクリックします。

    [データ] タブの [統合] をクリック

    [統合の設定] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. [集計方法] が [合計] になっていることを確認し、[統合元範囲] の をクリックします。

    [統合の設定] ダイアログ ボックスで [集計方法] を確認し、ダイアログ ボックスを縮小 ダイアログ ボックスを縮小するボタン

    ダイアログ ボックスが小さくなります。

    縮小されたダイアログ ボックス
  4. シート見出し "1 月" をクリックし、セル C3 : D36 を範囲選択して、ダイアログ ボックスの ダイアログ ボックスを元に戻すボタン をクリックします。

    ※左端が費目の列になるように範囲選択します。

    統合する1つ目の範囲をドラッグ

    ダイアログ ボックスが元の大きさに戻ります。

  5. [統合元範囲] に " '1月'!$C$3:$D$36" と入力されていることを確認し、[追加] をクリックします。

    統合する1つ目の範囲を追加

    [統合元] に 1 月のデータ範囲が追加されます。

    統合する範囲追加後のイメージ
  6. 同様の操作で、2 月と 3 月の統合範囲を追加します。

    すべての統合範囲を追加
  7. 左端の費目の列で集計するので、[統合の基準] の [左端行] のチェック ボックスをオンにして、[OK] をクリックします。

    ※[統合の基準] の詳細については、「ヒント:統合の基準とは ?」を参照してください。

    [統合の基準] の [左端行] のチェック ボックスをオン

    "3 ヶ月の合計" のシートに、費目ごとの合計値が表示されます。

    費目ごとの集計結果

    テーブルや色を設定すれば、見栄えが良くなります。

    集計結果にテーブルや色を設定

ヒント 集計方法も選べる !

上の例では、費目ごとの合計を出力しましたが、集計方法は他にもいろいろあります。

その他の集計方法

ヒント 統合の基準とは ?

[統合の設定] ダイアログ ボックスの [統合の基準] では、集計したい項目が左端列にあるのか、上端行にあるのか、それとも両方なのかを指定します。

たとえば、以下のような 2 つの表があり、生徒ごとに各科目の点数を集計したい場合は、[上端行] と [左端列] の両方のチェック ボックスをオンにします。

[統合の基準] を、[上端行] と [左端列] の両方にする場合のサンプル

ヒント 元のデータとリンクさせたい !

集計元のデータを変更したときに、集計結果が自動で再計算されるようにしたい場合は、[統合の設定] ダイアログ ボックスの [統合元データとリンクする] チェック ボックスをオンにします。

[統合元データとリンクする] チェック ボックスをオン

リンクさせた場合は、集計結果に 詳細データを表示するボタン のボタンが表示されます。 詳細データを表示するボタン をクリックすると、集計元になっている詳細データが表示されます。

詳細データを数式バーで確認すると、元データがそのまま反映されるように数式で入力されていることがわかります。

元データとのリンクを確認

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