たくさんのデータを効率よく処理しよう (2)

この記事は以下の 3 ページから構成されています。

  1. 規則性のあるデータを自動入力しよう(このページ)

  2. リストから選んで入力しよう

  3. データをチェックして集計しよう

    重複しているデータを削除しよう

    集計しよう (統合)

リストから選んで入力しよう

"1 月" のシートには 1 月分、"2 月" のシートには2 月分のデータが入力済みですが、3 月分はこれから入力していきます。

各シートのイメージ

ここでは、費目をリストから選んで入力できるようにします。

リストを利用することで、入力が楽になるだけでなく、入力ミスを防ぐこともできます。

費目をリストから選択するイメージ

また、セル選択時には以下のようなメッセージも表示されるようにしてみましょう。

入力時のメッセージ
  1. セル B4 を選択し、[データ] タブの [データの入力規則] をクリックします。

    [データ] タブの [データの入力規則] をクリック

    [データの入力規則] ダイアログ ボックスが表示されます。

  2. [設定] タブを選択し、[入力値の種類] で [リスト] を選択して、 ダイアログ ボックスを縮小するボタン をクリックします。

    [データの入力規則] ダイアログ ボックスで [リスト] を選択し、ダイアログ ボックスを縮小

    ダイアログ ボックスが小さくなります。

    縮小されたダイアログ ボックス
  3. シート見出し "費目リスト" をクリックし、セル A2 : A12をドラッグして範囲選択して、ダイアログ ボックスの ダイアログ ボックスを元に戻すボタン をクリックします。

    元の値の範囲を選択し、ダイアログ ボックスを元に戻す

    ダイアログ ボックスが元の大きさに戻ります。

  4. [ドロップダウン リストから選択する] チェックボックスをオンにして、 ドロップ ダウンリストのボタン ボタンからリストが表示されるようにします。

    ※[空白を無視する] チェック ボックスは、ここではオンでもオフでも構いません。詳細は、「ヒント:空白を無視するって何 ?」を参照してください。

    [空白を無視する]と[ドロップダウン リストから選択する] を設定[空白を無視する]と[ドロップダウン リストから選択する] を設定
  5. [入力時メッセージ] タブを選択し、[メッセージ] のボックスに "リストから選ぶこと !" と入力して [OK] をクリックします。

    入力時メッセージを入力

    セルに ドロップ ダウンリストのボタン のボタンとメッセージが表示されます。

    入力規則設定後のイメージ

    では、データを入力してみましょう。

  6. セル A4 に ”3/3” と日付を入力します。次に、セル B4 を選択し、 ドロップ ダウンリストのボタン をクリックして ”衣服費" を選びます。

    ※セル A4 のデータは自動的に ”3月3日” と表示形式が変わります。

    リストからデータを選択

    セル B4 に、リストから選んだデータが入力されます。

    リストから選択したデータが入力
  7. 続けてデータを入力していきます。

    ※テーブルの場合、最初のセルに設定した入力規則は同じ列に拡張されます。以降の費目もリストから選択して入力することができます。

    入力規則が拡張されるイメージ

ヒント キーボードを使ってリストを表示するには ?

Alt キーを押しながら↓キーを押すと、セルに設定したリストを表示することができます。リストが表示されたら、↑キーや↓キーで費目を選び、Enter キーを押します。

ヒント 入力規則を解除するには ?

入力規則を解除するセルを選択し、[データの入力規則] ダイアログ ボックスを表示して、[すべてクリア] をクリックします。

入力規則の解除

ヒント 入力規則の機能をご紹介 !

[データの入力規則] ダイアログ ボックスでは、以下のような設定をすることもできます。

●日本語入力モードを切り替える

[日本語入力] タブでは、セルを選択したときに、日本語入力モードが自動で切り替わるように設定することができます。自分で入力モードを切り替える手間を省くことができます。

[データの入力規則] ダイアログ ボックスで日本語入力モードを設定

●入力できる値を制限する

[設定] タブで [入力値の種類] を整数や日付などにすると、入力できる値を制限することができます。

たとえば、1 ~ 12 までの整数しか入力できないようにするには、以下の画面のように設定します。

[データの入力規則] ダイアログ ボックスで入力値を制限

ヒント 空白を無視するって何 ?

以下のように、元になるデータの途中に空白セルがある場合、リストにも空白が入ります。

このとき、[データの入力規則] ダイアログ ボックスの [空白を無視する] チェック ボックスがオンになっていると、他のデータと同様に空白も選択できます。

元になるデータの途中に空白セルがある場合

空白を選択したくない場合は、[空白を無視する] チェック ボックスをオフにして、空白をエラー値と判断されるようにしましょう。

[データの入力規則] ダイアログ ボックスで [空白を無視する] チェック ボックスをオフ

空白を入力すると、以下のように エラー インジケータ (エラー インジケータ) が表示され、注意を促すことができます。

エラー インジケータの表示イメージ

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次は「リストから選んで入力しよう」です。

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