ご一緒に EPM はいかがですか: ホワイト ペーパー

このホワイト ペーパーは、弊社の「From the trenches (英語)」コレクションの一部です。 ここでは、プロジェクト マネジメント システムの進化、Enterprise Project Management の使用、最適なプロジェクト マネジメント ソリューションを知ることの重要性について説明します。

このホワイト ペーパーの Word バージョンをダウンロードするには、「Would you like some EPM with that? (英語)」のホワイト ペーパー」を参照してください。

その他のホワイト ペーパーについては、「From the Trenches (英語)」のホワイト ペーパーを参照してください。

EPM とは何か

最近、経験豊富な 1 人の社員が私のオフィスにやって来て、面白い質問をしました。

「あるものがプロジェクト マネジメント システムであるかどうか、どうやって判別すればよいでしょうか?」

私は口をぽかんと開けて、答えを出すまでしばらく固まってしまいました。 この答えは、明確ではありません。

1980 年代の初めに、最初のパソコン用のクリティカル パス スケジューリング パッケージが登場しました。 実際、1960 年代に最初の商用メインフレームが登場して以来のコンピューティングの潮流の中で、クリティカル パス スケジューリング ソフトウェアが最初の商用アプリケーションの 1 つであったのは興味深いことです。 プロジェクト マネジメント ソフトウェア業界での私のキャリアは 1980 年代初めにスタートしましたが、当時は “プロジェクト マネジメント ソフトウェア” と “クリティカル パス スケジューリング ソフトウェア” を同義的に使っていました。

1983 年に、もしだれかが私にクリティカル パス スケジューリング システム以外のものを見せて、これがプロジェクト マネジメント システムであるかどうかたずねたら、きっと「いいえ、違います。」と答えていたでしょう。

Microsoft Project は本質的にクリティカル パス スケジューリング システムであり、今でもプロジェクト マネジメント システムという言葉で説明できます。 このため、「Microsoft Project はプロジェクト マネジメント ソフトウェアですか?」という質問に対しては、迷いなく「はい」と答えられます。

でも、会計ソフトについてはどうでしょうか? 一部の Dynamics 製品では、プロジェクトの予算編成やコスト管理を行うことができます。 これはプロジェクト マネジメントでしょうか? 答えは「はい」です。

SharePoint 製品では、ドキュメントやドキュメント ワークフローを管理したり、未処理問題のリストを作成したりすることができます。 これはプロジェクト マネジメント ソフトウェアでしょうか? ある意味ではそうです。

Microsoft Dynamics CRM では、作業やリソースをクライアントのイニシアティブに付加できます。 これはプロジェクト マネジメントではないでしょうか? 確かにそうです。

契約管理、タイムシート管理、人員のスケジューリング、材料の消費、機器の利用管理、生産価値の追跡などはどうでしょうか? これらもプロジェクト マネジメントですか? はい、 一部はそうかもしれません。

数年前のことですが、建築業界のプロジェクト マネジメントの専門家と一緒に仕事をしたことがあります。この人が使っていた主なツールは、複数の仕事の作業ペースを同時に管理するものでした。 1 つのグラフィック レポートで、大工作業員、配管工員、電気工員、その他のさまざまな作業を管理していました。 この非常に経験豊富なプロジェクト マネジメントのおかげで、チーム間の作業ペースを管理するだけで、壁が立ち上がる前に電気工員が到着してしまったり、電気工員より前に配管工員が作業してしまったりすることを、いかにして防ぐかを学ぶことができました。 この特定の種類のプロジェクトでは、1 つのレポートを使うだけで、プロジェクト マネージャーが非常に効率良く仕事を遂行できていました。 これは、プロジェクト マネジメント システムでしょうか? もちろんそうです。

複雑なことに、個々のプロジェクト マネージャーの効率を上げるプロジェクト マネジメント ツールと、組織により適したその他のツールの両方があります。 これが、“エンタープライズ プロジェクト マネジメント” ソフトウェアです。 これは正確に言えば、新しい概念ではありません。 60 年代と 70 年代の初期のプロジェクト マネジメント システムはすべてエンタープライズ ツールでしたが、ほとんどの組織において、一般的にコンピューター システムへのアクセスは 非常に制限されていました。

ご多分にもれず、エンタープライズ プロジェクト マネジメント (Enterprise Project Management) は EPM という 3 文字に省略されています。 ただし、EPM をインターネットで検索すると、エンタープライズ プロジェクト マネジメント (Enterprise Project Management) の他にも、 エンタープライズ パフォーマンス マネジメント (Enterprise Performance Management)、下士官人事管理 (Enlisted Personnel Management)、電気推進モーター (Electric Propulsion Motor)、Exchange Permission Manager など、40 種類以上の定義が見つかります。 推進モーターはプロジェクト スケジューリングの役には立たないので、検索対象が正しいことを確認してください。

プロジェクト マネジメント システムの定義が難しいならば、何をもってプロジェクト マネジメント システムを “エンタープライズ” プロジェクト マネジメント システムと呼べるのかの定義はより難しくなります。

でも最終的に、それは重要でしょうか?

私は、必ず問題を定義してからソリューション探しを始めることで知られています。 弊社にはときどき “エンタープライズ” プロジェクト マネジメント システムを展開したいという問い合わせがあるのですが、その人の言う “エンタープライズ” と “プロジェクト マネジメント” の意味を確認しなくてはなりません。相手が考えをまとめるのに、1 〜 2 分かかる場合もあります。 最終的に、私はプロジェクト マネジメントに関する経験があるので、これらの言葉の意味を把握する必要があるということを理解してもらえます。

実際には、“エンタープライズ” の意味が数人だったりします。 これは、別に悪いことではありません。 私自身も小さい会社を経営していますし、小規模すぎるということはありません。 ただし、この点を確認しないと、良かれと思って 1,000 人規模の会社用のソフトウェアをお勧めしたのに、ツールと要件が全く合わないという結果になってしまう可能性があります。 また、このような展開を行うと投資利益率も悪化します。小規模なチームの効率性で、このような不均衡な投資を回収するのは難しいためです。

ツール選択についてアドバイスする場合は、規模の適正さだけでなく、ビジネス上の課題を特定することも重要です。

数年前、私は超大手企業でプロジェクト マネジメント ソフトウェアの展開をサポートし、非常に好評を得ることができました。 このときの仕事相手は、“エンタープライズ プロジェクト マネジメント ソフトウェア” の展開を希望する新規部門の責任者でした。 私はそのお客様の要望について、次のように聞き取りを行いました。

私「プロジェクトはいくつありますか?」

お客様「同時に 10 〜 12 です。」

私「これらのプロジェクトのタスクはいくつですか?」

お客様「それはいつも同じです。 6 つです。」

私「6 つですね。 つまり、同時に 60 〜 70 個のタスクを管理するということですか?」

お客様「はい、そうです。 非常にやっかいです。」

私「わかりました。 これらのタスクを、何名で管理する予定ですか?」

お客様「私だけです。」

もうおわかりと思いますが、 この場合、クリティカル パス、問題管理、ドキュメント管理、リソースの平準化、リスク管理、コスト管理のどれも必要ありません。 彼に必要なのは、未処理のタスクをもれなく処理できるよう、わかりやすくすることだけでした。 実際、これらのプロジェクトの予算は数百万ドルと膨大でしたが、このような独自のタイプのプロジェクトの管理は比較的簡単でした。

そこで、「オフィスにホワイト ボードを置くだけというのはどうですか?」 と提案してみました。 「丈夫なマーキング テープで、たとえば 15 個のプロジェクトの行を作り、色付きのドライ マーカーでスケジュールを更新して目の前に置いておくんです。 たとえば、重要なマイルストーンにメモを付けるには赤色を、リード タイムが長いタスクには緑色のマーカーを使うんです。」

私がプロジェクト管理用の大規模なエンタープライズ ソフトウェアを提案しなかったので、彼はかなり当惑し、腹を立てたように見えました。 彼は会社の同僚から優れたエンタープライズ プロジェクト マネジメント パッケージがあると聞かされており、 私がそれを提案すると思っていたのです。

ミーティングはすぐに終わり、私は、この新しいお客様を満足させられないまま退散することになるだろうと思っていました。 驚いたことに 30 分後、帰宅途中の私のもとに彼から電話がかかってきました。

「先ほどはありがとう。」と彼は切り出しました。 「会社の備品部門にホワイト ボードは注文したんだが、もし時間があれば、もう一度来て、どのタスクにどの色を使ったらいいか、アドバイスしてくれませんか?」

15 分後、彼はたくさんメモを取って満足げでした。

これは、私にとっても学ぶところの多い良い経験でした。 私はお客様との仕事を始めるにあたり、一見標準的と思われる言葉の意味を確認するようにしています。

プロジェクト マネジメント ソフトウェアの意味するカテゴリは多種多様です。 プロジェクト マネジメント協会のプロジェクト マネジメント ナレッジの分野に着手するとなると、次のような分野があります。

  • 統合管理

  • コスト管理

  • 通信管理

  • スコープ管理

  • 品質管理

  • リスク管理

  • 時間管理

  • 人事管理

  • 調達管理

これらの分野の管理には、さまざまなツール、パッケージ、技術があり、特定の状況によっては、これらのいずれかのカテゴリによって、プロジェクト マネジメントやエンタープライズ プロジェクト マネジメントを大幅に改善できることがわかると思います。

組織には、プロジェクトの通信上の課題があります。たとえば、リソースがさまざまなタイム ゾーン、国、会社に分散している場合などです。 このような場合は、Lync や SharePoint を展開して、通信を大幅に改善できます。

プロジェクトの下請け業者や資材購入が多い場合は、Dynamics ERP や SharePoint で調達管理を行えば、大きな違いが出ます。

複雑かつ大規模な組織で、プロジェクトの課題が優先度の設定とリソース容量の計画である場合は、Project Server の導入が投資利益率の向上に効果的です。

最初の、「特定のパッケージがプロジェクト マネジメント ソフトウェアであるかどうか、どうやって判別すればよいでしょうか?」という質問を覚えていますか? 私の答えはこうでした。「それはソフトウェアですか? プロジェクトの管理に使用できますか? もしそうならば、それはプロジェクト マネジメント ソフトウェアです。 さあ、戻ってクライアントのプロジェクト マネジメント ビジネスの課題を探りに行きましょう。」

プロジェクト ソリューションを展開する前に、プロジェクトの課題を明確にすることで、必ず良い結果が生まれます。

著者について

Chris Vandersluis 氏は、カナダのモントリオールに本社がある、Microsoft 認定パートナーである HMS Software の社長であり、創立者です。 マギル大学で経済学の学位を取得しており、プロジェクト管理システムの自動化の分野で、30 年以上の経験があります。 Vandersluis 氏はプロジェクト マネジメント協会 (PMI) の長年のメンバーであり、Microsoft Project Users Group (MPUG) のモントリオール、トロント、ケベック支部の創設に尽力しました。 また、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada magazine、PMI の PMNetwork などに寄稿しており、Project Times のレギュラー コラムニストでもあります。 また、マギル大学の Advanced Project Management で教鞭を取っており、北米や世界中のプロジェクト マネジメント協会の組織でもよく講演を行っています。 HMS Software は、TimeControl プロジェクト指向の時間管理システムの発行元であり、1995 年から Microsoft Project Solution Partner となっています。

Chris Vandersluis 氏の連絡先: chris.vandersluis@hms.ca

Chris Vandersluis 氏の EPM 関連の記事については、HMS の EPM Guidance サイト (http://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×