お客様の事例:Excel から Access へ移動する

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Access がより適切な場合であっても、Excel を使用して、ビジネス ソリューションが作成されることがあります。もともとは Excel の使用が適切でしたが、データが Excel ソリューションの枠に収まらなくなったため、データベース プログラムを使用するときが来たのです。このような場合、Excel から Access にビジネス データを移すことができます。

Cancer Lifeline は、シアトルの非営利団体組織で、もともと助成金の管理システムには Excel を使用していました。しかし、データの重複トラブルが発生してから、Access を試すときが来たと判断しました。

Kerry Fowler 博士は、ボランティアで Cancer Lifeline の IT 業務をサポートしています。博士はインタビューに応じ、Cancer Lifeline の IT ニーズや、博士の役割と技術面の経歴について説明し、Cancer Lifeline でどのように Excel を使用してきたかということと、Access を使用して何を行ったかについて語りました。

インタビュー パート 1

ST:Steven Thomas です。Office Online について記事を書いています。今日は、Cancer Lifeline で Kerry Fowler 博士にお話を伺います。Cancer Lifeline は、癌患者をサポートする非営利団体組織です。

ST:Fowler 博士、Cancer Lifeline が患者に提供するサポートについて簡単にご説明いただけますか。

KF:Cancer Lifeline は、医療以外のサポートを、癌患者、患者の家族、友人、同僚など、かなり広範囲の人々に提供しています。

ST:「医療以外」とはどういう意味でしょうか。

KF:Cancer Lifeline を訪れる人々は、医学的なアドバイスを求めていません。彼らは、クラスに参加するためにやってくるのです。エクセサイズ、ヨガ、ライティング、フラワー アレンジメントなど、Cancer Lifeline では、さまざまなクラスが開講されていて、ここで癌患者同士がコミュニティをつくり、癌についてさまざま人々と意見を交換しています。

ST:非常に重要なサービスをさまざまな角度から提供している団体のようですね。教えていただきありがとうございます。博士は生命情報科学の学位をお持ちと伺いました。

KF:有機化学です。

ST:有機化学でしたか。申し訳ございません。

KF:謝る必要はありませんよ。

ST:Cancer Lifeline では、博士の経歴がどのように生かされているのでしょうか。

KF:私は長年医薬業界で、薬品の開発に従事していました。会社が合併して仕事がなくなったとき、妻が Cancer Lifeline の CEO だった縁で、ボランティアをするようになりました。化学情報学の分野に 10 年近く携わっていましたから、情報 (主に巨大なファイルです) を扱うことにはかなり自信がありました。UNIX コマンドなどについて勉強する必要はありましたが、リレーショナル データベースについての実務経験はありませんでした。

ST:こちらでボランティアの一部として行っている情報管理の作業について説明していただけますか。

KF:もちろんです。最初に来たときに毎日聞かれた IT 関連の質問は、「プリンターは動いてる?」とか「マウスが動かない。」といったことでした。しかし次第に、いろいろな問題があることが分かってきました。たとえば、患者用のサポート基金です。Excel スプレッドシートを使用して情報を保存し、住宅ローンや医療費、交通費の支払いに使用した小切手を数年前までさかのぼって見つける作業がありました。

ST:つまり、異なるファイルが山のようにあるのですか。

KF:スプレッドシート内にたくさんのエントリがありました。

ST:1 つの巨大なスプレッドシートということですか。

KF:はい。たくさんのタブを含んだ 1 つの大きなスプレッドシートです。この年にこの人物はいくらの助成金をもらったのか、過去 4 年間でいくらの助成金を得たのか、住宅ローンのヘルプを利用できたのは何人なのか、といったことを把握するのは、非常に困難でした。

ST:それは大変な作業ですね。よく聞く問題です。たくさんのデータを Excel に入力して、スプレッドシート内でデータを探るのですか。

KF:このままでは災害が起こるのを待っているようなものです。そこで、完全にデータが崩壊する前に、Microsoft Access の使い方を学んで、問題を解決することにしたんです。その他にも、同じデータが何度も入力されていました。

ST:どんなデータですか。

KF:名前です。他にも郵便番号、ソーシャル ワーカーの名前、いろいろな数字が何度も入力されていました。

ST:つまり、同じ人物に異なる 2 つのレコードが付いているようなものだということですか。

KF:そのとおりです。おかげで、非常に珍しい「シアトル」のスペルを見ることができます。

ST:なるほど。それでは、なぜ Access なのでしょうか。Cancer Lifeline にもともとあったんですか。それとも問題を解決する目的でお求めになったんですか。Access を選んだ理由をお聞かせください。

KF:Cancer Lifeline は Microsoft Office を使用し、Small Business Server 2003 を使っていたため、Access が行き渡っています。ここのコンピューターすべてに Access がインストールされていたんです。1 年前、私のコンピューターの Access を確認しましたが、実際には使用していませんでした。そこで、私自身が勉強するいい機会ですし、Cancer Lifeline が目的を達成する助けとなればと思い、始めたのがきっかけです。

ST:素晴らしい意思決定だと思います。Access を使用して作業した経験がありますが、Excel に比べたら大した数ではありません。それでも、Access がどのようなものかを理解していますし、博士がお話になった管理タスクには非常に適していることが分かります。

ST:少し休憩して、インタビューの後半に入ります。

インタビュー パート 2

ST:再び Steven Thomas です。インタビュー後半を開始します。Cancer Lifeline で Kerry Fowler 博士にお話を伺います。

ST:Excel から Access への移行プロセスについてお伺いします。作業にはどれだけの労力を要しましたか。作業は終了しましたか。

KF:作業が完了することは決してないでしょう。使いたくない奇妙な句読点がある場合など、スプレッドシートの従来のデータを扱う場合には、特にそう思います。全体として 1 番やっかいだったのは、データの合致です。バカらしい言い方ですが、データ タイプを合致させることが 1 番重要だと思います。

ST:バカらしくありませんよ。データ タイプを適切に合致させることは重要ですし、困難です。Excel だと許可するデータと許可しないデータの基準がもう少し緩いですからね。

KF:そうなんです。データのクリーンアップが一番大変でした。古いデータを削除して、重複を取り除き、スペルミスや変な句読点を見つけて、修正することで、より簡単にデータを Access にインポートして、エラーを回避できるのです。Excel スプレッドシートやインポートするテキスト ファイルを吟味する作業に、とても時間を取られました。すべてが合致すれば、インポートは非常に簡単です。

ST:その間、ビジネス プロセスは一時保留ですか。

KF:いいえ。その間も仕事は続きます。患者用のサポート データベースの構築に加えて、古い Access データベースを削除する作業を行いました。このデータベースは、大量のメーリング リストを含む非常に大きなデータでした。そこで、データをクリーンアップして、重複したデータを検索しやすいようにしています。

ST:しかし、患者用サポート基金のデータベースは今すぐ必要なのではありませんか。

KF:はい。

ST:でも、まだインポートされていないデータは Excel に残っていますよね。古いデータはこれからインポートするのでしょうか。

KF:そのとおりです。2008 年の情報はインポートしましたが、2004 年から 2007 年のデータはまだクリーンアップ中です。

ST:作業が完了するまで、関係者は待たなければいけなかったんですか。

KF:いいえ。現在使用する分には問題ありません。

ST:その他には、どのような課題に直面しましたか。今お話になったことを含め、新しいシステムを構築する上で問題点はありますか。

KF:Access 特有の点がいくつかあります。Visual Basic や Dlookup() を使用して適切に処理されるように設定しても、ケースによっては、引用符や角かっこをすべて適切な箇所に入力しないと、動作しないことがあり、その対応に苦労しました。しかし、全体的には、考えていたよりもはるかに簡単ですし、データベースがきちんと動作すると非常にやりがいを感じます。

ST:Excel では行わなかったことを Access で行っているのは、Excel では実用的ではなかったからですか。データを異なる表に入力するなどの他に、何か新しい点はありますか。

KF:私が発明した内容は、経験のあるユーザーにとっては明らかなことですが、たとえば、市区町村に重複する郵便番号の情報がありました。そこで、メーリング リストのデータ入力を効率化し、インポートに必要なデータを郵便番号だけにしました。市区町村が付いた米国内の郵便番号の表を作成したのです。これで作業が簡素化し、スペルミスが減ります。

ST:それは素晴らしい。レポートはどうでしょうか。Access に移行したことで、レポートを作成するときに利点は生じましたか。

KF:先ほどお話ししたように、Excel スプレッドシートを使用して、特定の人物に特定の期間でどれだけの助成金を付与したかを導き出すのは非常に困難でした。しかし Access システムのおかげで、小切手のリクエストを自動で生成したり、癌のタイプ別に適切なコードを患者に割り当てることができます。また、経理部の小切手すべてにサマリー シートを生成することができるようになりました。このシートには小切手が発行された週のアカウントと小計が表示されます。

ST:それも素晴らしいですね。では最後に、あなたの同僚は何とおっしゃっていますか。あなたが構築したプロセスやデータベースにフィードバックはありましたか。

KF:大変気に入っているようです。患者用のサポート基金は、非常にプロセスの効率が上がりました。エラーが減るということは、小切手をより迅速に発行できるということです。以前は、情報を修正するように経理から小切手が戻されるということがよくありましたから。今ではそのような事態が減り、クライアントは直接恩恵を受けているわけですから、とてもいいことだと思います。

ST:素晴らしい。お見事です。インタビューを受けていただき、誠にありがとうございました。また近いうちにお会いしましょう。患者用サポート基金のその後についても、ぜひお話を伺いたいと思います。今関わっている作業は何でしたか。

KF:膨大なメーリング リストです。

ST:メーリング リストのデータベースですね。その後どうなったか再びお話を伺いたいと思います。本日はありがとうございました。

KF:こちらこそ。

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