Utilizzo di file di gruppo in Outlook sul web

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La maggior parte delle persone collabora ai documenti e ad altri file con il proprio team. Ora questa esperienza è ancora più semplice per gli utenti che accedono ai propri file tramite Outlook sul Web. 

Accesso a tutti i documenti del gruppo - Una nuova visualizzazione file consente di accedere a tutti i file condivisi con il gruppo, inclusi i file condivisi come allegati di posta elettronica, i file archiviati nella raccolta documenti di SharePoint del gruppo e i file condivisi da OneDrive o da altre raccolte documenti di SharePoint.  

Creazione in modalità condivisa e comunicazione rapida degli aggiornamenti - Ora è possibile modificare un documento e rispondere tramite posta elettronica tenendo le finestre affiancate in Outlook sul Web, senza bisogno di passare da un contesto all'altro per aggiornare un documento e discutere delle modifiche con i colleghi. 

Accesso rapido alla posta elettronica correlata a un file - Ora è più facile accedere a un file che un'altra persona ha condiviso tramite posta elettronica, senza bisogno di scorrere la posta in arrivo del gruppo. 

Accedere ai file

Per accedere ai file nel client di Outlook sul Web, fare clic su File nell'intestazione gruppo. 

Fare clic su File nel gruppo di Office 365 per visualizzare l'elenco dei file e delle cartelle archiviati nel gruppo

In questa visualizzazione sono disponibili i file caricati nella raccolta documenti del gruppo, i file condivisi come allegati in messaggi pubblicati nella posta in arrivo condivisa e i file condivisi con il gruppo da OneDrive o SharePoint. I file sono disposti in ordine cronologico in base alla data dell'ultima condivisione tramite posta elettronica, dell'ultima modifica o del caricamento nella raccolta. Non è possibile cambiare questo ordinamento, ma se si vogliono vedere i file in un ordine cronologico diverso è possibile passare alla raccolta documenti di SharePoint facendo clic su Sfoglia raccolta nell'angolo in alto a destra.

Nota: . URL. MSG e. File ASPX non essere visualizzati nella visualizzazione di raccolta documenti di gruppo. Per visualizzare i file passare alla visualizzazione di una raccolta documenti SharePoint facendo clic su Sfoglia raccolta verso l'angolo superiore destro.

Per caricare un nuovo file nella raccolta, fare clic sul collegamento Carica sulla barra degli strumenti sopra l'elenco dei file.

Per eseguire ricerche nella raccolta dei file, digitare semplicemente le parole chiave nella casella di ricerca nell'angolo superiore sinistro della finestra e premere INVIO.

Usare la casella di ricerca nell'angolo in alto a sinistra della finestra per cercare i file in base a parole chiave

Eliminazione o ridenominazione di file

Per eliminare o rinominare un file, passare prima alla raccolta documenti di SharePoint facendo clic su Sfoglia raccolta verso nell'angolo superiore destro. Fare clic sul file che si desidera eliminare o rinominare, quindi scegliere Elimina o Rinomina in base alle esigenze.

Inviare file tramite posta elettronica

Se si vuole inviare uno dei file della raccolta come allegato tramite posta elettronica, fare clic sul selettore a sinistra del nome file per ognuno dei file da inviare in modo da visualizzare ulteriori opzioni subito sopra l'elenco dei file. Fare clic su Posta elettronica per aprire un nuovo messaggio di posta elettronica con i file selezionati già allegati.

Selezionare un file per abilitare i pulsanti di visualizzazione, invio tramite posta elettronica o download.

Gestire gli allegati di posta elettronica

La nuova esperienza utente relativa ai file include una nuova modalità di gestione dei file allegati ai messaggi di posta elettronica. Quando nella posta in arrivo condivisa del gruppo viene inviato un messaggio che contiene un file di Word, Excel o PowerPoint allegato che si vuole modificare e restituire all'autore originale, passare alla sezione File, fare doppio clic per aprire il file e selezionare "Modifica e rispondi" sulla barra multifunzione. Il file verrà archiviato nella raccolta documenti di SharePoint del gruppo e aperto nella versione online dell'app di Office appropriata. Verrà anche inviato un messaggio di risposta al mittente originale, con un collegamento alla copia archiviata del file. Dopo aver apportato le modifiche desiderate, aggiungere i propri commenti al messaggio e fare clic su Invia. 

Cattura di schermata con allegati di posta elettronica

Passare alla raccolta documenti di SharePoint

Oltre ai miglioramenti appena illustrati, ora è anche più semplice passare direttamente alla raccolta documenti di SharePoint. Nella sezione File del gruppo, nell'angolo in alto a destra, è disponibile l'opzione Sfoglia raccolta. Fare clic su di essa per aprire la raccolta documenti di SharePoint del gruppo nel browser.

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