Utilizzo delle aree di lavoro riunioni per organizzare riunioni

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Un sito area di lavoro riunioni è un sito Web che funge da archivio per tutte le informazioni e i materiali necessari per una o più riunioni. È possibile impostare un sito area di lavoro riunioni quando si crea una convocazione di riunione in Microsoft Outlook 2010. L'oggetto, i nomi dei partecipanti, la data, l'ora e la posizione dalla convocazione di riunione vengono aggiunti automaticamente al sito area di lavoro riunioni da Outlook.

La prima volta che si crea un'area di lavoro riunioni per una riunione, è necessario aggiungere il comando Area di lavoro riunioni Icona del comando Area di lavoro riunioni la Barra di accesso rapido o alla barra multifunzione.

Come è possibile aggiungere un comando?

In una convocazione di riunione aperta, eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Aggiungere un comando alla barra di accesso rapido    Barra di accesso rapido della finestra Riunione con aggiunto il comando Area di lavoro riunioni Per aggiungere il comando Area di lavoro riunioni alla barra di accesso rapido, eseguire le operazioni seguenti: 

    1. Aprire una riunione.

    2. Nella finestra della riunione, fare clic sulla freccia Personalizza barra di accesso rapido e quindi fare clic su Altri comandi.

    3. Nella casella Scegli comandi da fare clic su Comandi non presenti sulla barra multifunzione.

    4. Nell'elenco dei comandi, fare clic su Area di lavoro riunioni e quindi fare clic su Aggiungi.

      Personalizzare la barra di accesso rapido aggiungendo comandi

  • Aggiungere un comando alla barra multifunzione     Per aggiungere il comando Area di lavoro riunioni alla barra multifunzione, eseguire le operazioni seguenti:

    1. Aprire una riunione.

    2. Nella finestra della riunione fare clic sulla scheda File.

    3. Fare clic su Opzioni.

    4. Fare clic su Personalizzazione barra multifunzione.

    5. Nella casella Scegli comandi da fare clic su Comandi non presenti sulla barra multifunzione.

    6. Nell'elenco dei comandi, fare clic su Area di lavoro riunioni, negli elenchi di personalizzazione della barra multifunzione, fare clic sulla scheda e sul gruppo in cui si desidera inserire il comando e quindi fare clic su Aggiungi.

Questa procedura è necessaria solo una volta. Dopo aver aggiunto il comando Area di lavoro riunioni una volta, viene visualizzato in tutte le convocazioni di riunione che si apre.

Per saperne di più

Creare un'area di lavoro riunioni

Collegamento a un'area di lavoro riunioni esistente

Aggiornamento di una convocazione di riunione e di un'area di lavoro riunioni

Eliminazione di un'area di lavoro riunioni

Creare un'area di lavoro riunioni

  1. In una convocazione di riunione nuovo o esistente, fare clic su Area di lavoro riunioni Icona del comando Area di lavoro riunioni .

  2. Eseguire una di queste operazioni:

    • Impostare un'area di lavoro per la prima volta     Per creare un'area di lavoro riunioni è necessario l'indirizzo del server che si desidera utilizzare.

      1. Nel riquadro attività Area di lavoro riunioni fare clic su Cambia impostazioni.

        Nota: Per informazioni su ogni impostazione, fare clic su Ulteriori informazioni nella parte inferiore del riquadro attività.

      2. Nel passaggio 1 nel riquadro attività, selezionare un percorso per l'area di lavoro. Se non è visibile nella posizione desiderata, fare clic su altro e immettere l'indirizzo del server.

      3. Nel passaggio 2 del riquadro attività selezionare Crea una nuova area di lavoro e quindi selezionare la lingua e il tipo di modello desiderati. Tali opzioni verranno utilizzate come impostazioni predefinite per le aree di lavoro create in futuro.

      4. Al termine delle impostazioni, fare clic su OK per tornare al primo riquadro attività.

      5. Fare clic su Crea.

        Nota: Dopo aver fatto clic crea, l'area di lavoro esistente nel percorso specificato. Se si intende utilizzare un modello o un percorso diverso per un'area di lavoro, è necessario creare un'altra area di lavoro con le impostazioni desiderate. Se non si prevede di usarlo, è necessario eliminare l'area di lavoro.

    • Impostazione di aree di lavoro aggiuntive   

      Se in precedenza è stata creata un'area di lavoro riunioni oppure è stato creato il collegamento a un'area di lavoro riunioni, le opzioni relative alla posizione e al modello corrispondono alle impostazioni predefinite e vengono visualizzate nel primo riquadro attività. Eseguire una delle operazioni seguenti:

      1. Per utilizzare le impostazioni predefinite per la nuova area di lavoro, fare clic su Crea nel riquadro attività.

      2. Per modificare le impostazioni predefinite, nel riquadro attività fare clic su Cambia impostazioni e quindi selezionare le impostazioni che si desidera utilizzare. Dopo aver completato le impostazioni, fare clic su OK per tornare al riquadro attività e quindi fare clic su Crea.

        Per aprire il browser e visualizzare l'area di lavoro, fare clic su passare all'area di lavoro nel riquadro attività. In alternativa, è possibile fare clic sul collegamento che è stato aggiunto al corpo della convocazione riunione. È possibile aggiungere informazioni o personalizzare l'area di lavoro in un secondo momento. Per completare la convocazione di riunione, tornare alla premendo ALT + TAB.

Per inviare la convocazione di riunione e invitare altre persone alla riunione e nell'area di lavoro riunioni, scegliere Invia. Se si tratta di una convocazione di riunione già inviata in precedenza, scegliere Invia aggiornamento.

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Collegamento a un'area di lavoro riunioni esistente

Nota: Non è possibile collegarsi a un'area di lavoro riunioni esistente che contiene eventi ricorrenti.

  1. In una convocazione di riunione nuovo o esistente, fare clic su Area di lavoro riunioni Icona del comando Area di lavoro riunioni .

  2. In Suggerimento nella parte inferiore del riquadro attività, fare clic sul testo è anche possibile collegare a un'area di lavoro esistente.

  3. Nel passaggio 1 nel riquadro attività, selezionare la posizione dell'area di lavoro che si desidera creare un collegamento a.

  4. Nel passaggio 2 nel riquadro attività, selezionare Collega a un'area di lavoro esistente e quindi selezionare l'area di lavoro che si desidera utilizzare. Se non si è certi che l'area di lavoro che è stato selezionato sia quello corretto, fare clic su Visualizza area di lavoro per verificare.

  5. Al termine delle impostazioni, fare clic su OK per tornare al primo riquadro attività.

  6. Fare clic su Collega.

  7. Per aprire il browser e visualizzare l'area di lavoro, fare clic su Vai ad area di lavoro nel riquadro attività. In alternativa, è possibile fare clic sul collegamento inserito nel testo della convocazione di riunione. È possibile aggiungere altre informazioni o personalizzare l'area di lavoro in qualsiasi momento.

  8. Per completare la convocazione di riunione, tornare alla Outlook 2010 premendo ALT + TAB.

  9. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per inviare la convocazione di riunione e invitare altre persone alla riunione e nell'area di lavoro riunioni, scegliere Invia. Se si tratta di una convocazione di riunione già inviata in precedenza, scegliere Invia aggiornamento.

    • Per salvare la convocazione di riunione, ma non inviare, fare clic sulla scheda File, quindi fare clic su Salva. Nessuna informazione partecipante verrà inviate all'area di lavoro, ma non verranno inviate altri dettagli della riunione (oggetto, titolo, data, ora e luogo).

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Aggiornamento di una convocazione di riunione e di un'area di lavoro riunioni

Se è necessario modificare i partecipanti alla riunione, la posizione, data o ora di una riunione, è possibile inviare un aggiornamento della riunione ai partecipanti alla riunione e le riunioni vengono aggiornati automaticamente. Per modificare altre informazioni nell'area di lavoro riunioni, è necessario apportare la modifica nell'area di lavoro.

  1. Aprire la convocazione di riunione contenente il collegamento all'area di lavoro.

  2. Modificare le informazioni nei campi seguenti: A, Luogo, Ora inizio, Ora fine.

  3. Per inviare tutti gli aggiornamenti nell'area di lavoro e ai partecipanti, fare clic su Invia aggiornamento.

    Note: 

    • Se si aggiorna la convocazione di riunione e fare clic su Salva e Chiudi, le informazioni aggiornate non inviate all'area di lavoro riunioni. Per applicare gli aggiornamenti all'area di lavoro riunioni, è necessario fare clic su Invia aggiornamento.

    • Per informazioni sulla modifica di altre informazioni nell'area di lavoro, vedere la relativa Guida.

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Eliminazione di un'area di lavoro riunioni

Non è possibile eliminare un'area di lavoro riunioni da Outlook 2010. Nell'area di lavoro o del sito Web padre in cui l'area di lavoro è un sito secondario, è possibile eliminare il sito.

Per ulteriori informazioni su come eliminare un sito, vedere la Guida nell'area di lavoro.

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