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È possibile utilizzare un flusso di lavoro per gestire l'approvazione del contenuto, detta anche "moderazione", nelle raccolte per le quali è necessaria tale approvazione ed è attivo il controllo delle versioni principali e secondarie. Quando si utilizza il flusso di lavoro per gestire il processo di approvazione del contenuto, le versioni secondarie di un documento rimangono in sospeso fino a quando non vengono approvate o rifiutate tramite il processo del flusso di lavoro. Se una versione secondaria viene approvata tramite un flusso di lavoro, il relativo stato viene aggiornato da In sospeso in Approvato e tale versione viene pubblicata come versione principale visibile a tutti gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per visualizzare la raccolta. Se una versione secondaria viene rifiutata tramite un flusso di lavoro, il relativo stato viene aggiornato da In sospeso in Rifiutato e tale versione rimane una versione secondaria visibile solo agli utenti che dispongono dell'autorizzazione per visualizzare le versioni secondarie della raccolta. Un flusso di lavoro di approvazione del contenuto viene avviato automaticamente quando un autore archivia una versione secondaria come versione principale oppure seleziona il comando Pubblica versione principale per un documento. È inoltre possibile scegliere di consentire agli utenti con autorizzazioni specifiche di avviare manualmente il flusso di lavoro di approvazione del contenuto.
Per ulteriori informazioni sull'approvazione del contenuto e sul controllo delle versioni, utilizzare i collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.
Nelle sezioni seguenti vengono illustrati i passaggi necessari per l'impostazione di un flusso di lavoro al fine di gestire l'approvazione del contenuto di una raccolta.
In questo articolo
Passaggio 1: attivare l'approvazione del contenuto e specificare la protezione degli elementi bozza per la raccolta
Quando si imposta una raccolta, è possibile richiedere l'approvazione per le modifiche ai documenti salvati in tale raccolta.
Se per una raccolta è necessaria l'approvazione del contenuto, un documento modificato rimane in sospeso fino a quando non viene approvato o rifiutato da un utente che dispone dell'autorizzazione per approvarlo. In caso di approvazione, al file verrà assegnato uno stato Approvato all'interno della raccolta e il file sarà visibile a tutti gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per visualizzare la raccolta. In caso di rifiuto, il relativo stato verrà aggiornato in Rifiutato e il file rimarrà visibile solo all'autore del documento e agli utenti che dispongono dell'autorizzazione per gestire gli elenchi.
Per impostazione predefinita, un documento in sospeso è visibile solo all'autore e agli utenti che dispongono dell'autorizzazione per gestire gli elenchi. È tuttavia possibile specificare se altri gruppi di utenti possono visualizzare il documento.
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Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.
Se il nome della raccolta non è visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome della raccolta.
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Scegliere il comando relativo alle impostazioni per il tipo di raccolta che si vuole aprire dal menu Impostazioni
In una raccolta documenti, ad esempio, fare clic su Impostazioni raccolta documenti.
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In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni.
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In Approvazione del contenuto necessaria per gli elementi inviati: nella sezione Approvazione contenuto fare clic su Sì.
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In Utenti autorizzati a visualizzare elementi bozza nell'elenco di tipo raccolta documenti nella sezione Protezione elementi bozza selezionare Solo gli utenti autorizzati ad approvare gli elementi (e l'autore dell'elemento).
Nota: Se le impostazioni del controllo delle versioni per la raccolta non sono state precedentemente aggiornate, questa opzione viene selezionata automaticamente quando si sceglie di richiedere l'approvazione del contenuto.
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Fare clic su OK.
Passaggio 2: attivare il controllo delle versioni principali e secondarie per la raccolta
Al fine di utilizzare un flusso di lavoro per gestire l'approvazione del contenuto, è inoltre necessario attivare il controllo delle versioni principali e secondarie per la raccolta.
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Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.
Se il nome della raccolta non è visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome della raccolta.
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Scegliere il comando relativo alle impostazioni per il tipo di raccolta che si vuole aprire dal menu Impostazioni
In una raccolta documenti, ad esempio, fare clic su Impostazioni raccolta documenti.
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In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni.
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Nella sezione Cronologia versioni dell'elenco di tipo documento fare clic su Crea versioni principali e secondarie (bozza).
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Fare clic su OK.
Passaggio 3: impostare un flusso di lavoro per gestire l'approvazione del contenuto di una raccolta
I siti di Windows SharePoint Services 3.0 non includono flussi di lavoro predefiniti utilizzabili per gestire l'approvazione del contenuto. Per utilizzare i flussi di lavoro al fine di gestire l'approvazione del contenuto di una raccolta, l'organizzazione deve sviluppare e distribuire un flusso di lavoro personalizzato progettato specificamente come flusso di lavoro di approvazione del contenuto.
Quando si utilizza un flusso di lavoro per gestire l'approvazione del contenuto di una raccolta, tale flusso viene avviato ogni volta che un utente archivia un documento come versione principale oppure seleziona il comando Pubblica versione principale per un documento. Sebbene sia in corso il flusso di lavoro, il documento rimane una versione secondaria con lo stato In sospeso. Se il documento viene approvato tramite il flusso di lavoro di approvazione del contenuto, il relativo stato viene aggiornato in Approvato e il documento viene pubblicato come versione principale, rendendolo visibile a tutti gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per visualizzare i documenti della raccolta. Se il documento viene rifiutato tramite il flusso di lavoro di approvazione del contenuto, il relativo stato viene aggiornato in Rifiutato e il documento rimane una versione secondaria visibile solo all'autore del documento e agli utenti che dispongono dell'autorizzazione per gestire gli elenchi.
Nota: Può esistere un solo flusso di lavoro di approvazione del contenuto designato per una raccolta che viene avviato automaticamente quando gli autori archiviano i documenti come versioni principali oppure selezionano il comando Pubblica versione principale per un documento.
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Aprire la raccolta a cui si desidera aggiungere un flusso di lavoro.
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Scegliere il comando relativo alle impostazioni per il tipo di raccolta che si vuole aprire dal menu Impostazioni
In una raccolta documenti, ad esempio, scegliere Impostazioni raccolta documenti.
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Nell'area relativa alle autorizzazioni e alla gestione fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
Note:
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Il comando Impostazioni flusso di lavoro verrà visualizzato solo se per la raccolta siti sono attivati i flussi di lavoro.
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Se alla raccolta sono stati già aggiunti flussi di lavoro, quando si esegue questo passaggio verrà visualizzata la pagina Modifica impostazioni flusso di lavoro e sarà necessario fare clic su Aggiungi flusso di lavoro per accedere alla pagina Aggiungi flusso di lavoro. Se all'elenco, alla raccolta o al tipo di contenuto non è stato aggiunto alcun flusso di lavoro, quando si esegue questo passaggio verrà visualizzata direttamente la pagina Aggiungi flusso di lavoro.
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Nella sezione Flusso di lavoro della pagina Aggiungi flusso di lavoro fare clic sul nome del modello di flusso di lavoro che si desidera utilizzare per gestire l'approvazione del contenuto.
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Nella sezione Nome digitare un nome univoco per il flusso di lavoro.
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Nella sezione Elenco attività specificare un elenco delle attività da utilizzare con questo flusso di lavoro.
Note:
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È possibile utilizzare l'elenco Attività predefinito oppure crearne uno nuovo. Se si utilizza l'elenco Attività predefinito, i partecipanti al flusso di lavoro potranno individuare e visualizzare facilmente le relative attività utilizzando la visualizzazione Attività personali dell'elenco Attività.
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Creare un nuovo elenco delle attività se le attività del flusso di lavoro implicano la visualizzazione di informazioni sensibili o riservate che si desidera mantenere distinte dall'elenco Attività generale.
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Creare un nuovo elenco delle attività se per l'organizzazione saranno disponibili numerosi flussi di lavoro oppure se i flussi di lavoro implicheranno numerose attività. In tal caso, è opportuno creare elenchi delle attività per ogni flusso di lavoro.
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Nella sezione Elenco cronologia selezionare un elenco della cronologia da utilizzare con il flusso di lavoro. Nell'elenco della cronologia sono visualizzati tutti gli eventi che si verificano durante ogni istanza del flusso di lavoro.
Nota: È possibile utilizzare l'elenco Cronologia predefinito oppure crearne uno nuovo. Se nell'organizzazione sono disponibili numerosi flussi di lavoro, è opportuno creare un elenco della cronologia distinto per ogni flusso di lavoro.
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Nella sezione Opzioni di avvio selezionare la casella di controllo Avvia il flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento.
Nota: Questa opzione è disponibile solo se è attivato il supporto per il controllo delle versioni principali e secondarie relativo alla raccolta e se il modello di flusso di lavoro selezionato può essere utilizzato per l'approvazione del contenuto.
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Per consentire l'avvio manuale del flusso di lavoro, selezionare la casella di controllo Consenti l'avvio manuale di un flusso di lavoro a un utente autenticato con autorizzazioni Modifica elementi. Per richiedere ulteriori autorizzazioni per avviare il flusso di lavoro, selezionare la casella di controllo Richiedi autorizzazioni Gestione elenchi per l'avvio del flusso di lavoro.
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Se sono disponibili opzioni di personalizzazione aggiuntive per il flusso di lavoro, fare clic su Avanti e quindi specificare le opzioni desiderate nella pagina Personalizza relativa al flusso di lavoro.
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Se non sono disponibili opzioni di personalizzazione aggiuntive per il flusso di lavoro, fare clic su OK.
Note:
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Il flusso di lavoro di approvazione del contenuto viene avviato automaticamente quando un autore archivia una bozza come versione principale oppure seleziona il comando Pubblica versione principale per un documento.
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Gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per approvare direttamente un documento possono eseguire tale operazione modificando le proprietà del documento direttamente nella raccolta. Se un documento viene approvato o rifiutato in questo modo, il flusso di lavoro termina automaticamente.
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