Utilizzare un flusso di lavoro in tre stati

Utilizzare un flusso di lavoro in tre stati

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Il flusso di lavoro in tre Stati tiene traccia dello stato di una voce di elenco attraverso tre stati (fasi). Può essere usato per gestire processi aziendali che richiedono alle organizzazioni di tenere traccia di un elevato volume di problemi o elementi, ad esempio problemi di supporto tecnico, lead di vendita o attività di progetto. I tre stati per un'attività di progetto, ad esempio, potrebbero essere, non avviati, in corso e finiti.

Contenuto dell'articolo

Funzionamento del flusso di lavoro in tre Stati

Configurare un elenco da usare con un flusso di lavoro in tre Stati

Creare un elenco di gestione dei problemi

Creare un elenco personalizzato da usare con un flusso di lavoro in tre Stati

Personalizzare un elenco personalizzato da usare con un flusso di lavoro in tre Stati

Aggiungere un flusso di lavoro in tre stati a un elenco

Avviare manualmente un flusso di lavoro in tre stati in un elemento

Completare un'attività del flusso di lavoro in un flusso di lavoro in tre Stati

Funzionamento del flusso di lavoro in tre Stati

Il flusso di lavoro in tre stati supporta i processi aziendali che richiedono alle organizzazioni di tenere traccia dello stato di un problema o di un elemento attraverso tre Stati e due transizioni tra gli Stati. Con ogni transizione tra Stati, il flusso di lavoro assegna un'attività a una persona e invia a tale persona un avviso di posta elettronica sull'attività. Al termine di questa attività, il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'elemento e procede allo stato successivo. Il flusso di lavoro in tre stati funziona con il modello di elenco Gestione problemi . Può tuttavia essere usato con qualsiasi elenco impostato per contenere una colonna Choice con tre o più valori. I valori in questa colonna Choice vengono utilizzati come stati tracciati dal flusso di lavoro.

Un elenco può avere più di una colonna Choice e la colonna Choice può avere più di tre valori. Tuttavia, il flusso di lavoro in tre stati può essere configurato solo per usare una delle colonne di scelta e solo tre dei valori nella colonna scelta selezionata. Quando si aggiunge un flusso di lavoro in tre stati a un elenco o a una raccolta, si seleziona una colonna Choice e tre dei valori forniti dalla colonna.

Il flusso di lavoro in tre stati può essere usato per gestire processi aziendali che richiedono alle organizzazioni di tenere traccia di un elevato volume di problemi o elementi, ad esempio problemi di supporto tecnico, lead di vendita o attività di progetto. Ad esempio, i dipendenti di una piccola società di pianificazione di eventi possono usare un elenco di gestione dei problemi e un flusso di lavoro in tre stati personalizzato per gestire le numerose attività correlate agli eventi pianificati. Il flusso di lavoro tiene traccia delle attività di pianificazione degli eventi attraverso tre stati: attivo, pronto per la revisionee completato. Tutte le attività di preparazione eventi correlate a un evento specifico vengono compilate in un elenco di gestione dei problemi creato per l'evento e contrassegnati come attivi. Il coordinatore dell'evento assegna singole attività ai membri del team e quindi avvia il flusso di lavoro su questi elementi per avviare il lavoro sull'attività dell'evento.

Quando il flusso di lavoro viene avviato, crea un'attività per la persona designata. Quando un membro del team riceve un'attività, esegue il lavoro necessario per completare l'attività. Può trattarsi di un lavoro che si verifica all'esterno dell'elenco o del sito in cui si trova l'elenco di gestione dei problemi. Ad esempio, se un membro del team riceve un'attività del flusso di lavoro per sviluppare un piano per la ristorazione, contatta una società di catering e quindi collabora con loro per sviluppare un piano. Quando si redige il piano per la ristorazione, il membro del team contrassegna l'attività del flusso di lavoro come completata. A questo punto, il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'attività dell'evento nell'elenco di gestione dei problemi da attivo a pronto per la revisionee crea una seconda attività per il coordinatore dell'evento per rivedere il piano di ristorazione. Dopo che il coordinatore dell'evento ha esaminato e approvato il piano per la ristorazione, l'attività del flusso di lavoro viene contrassegnata come completa e il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'attività da pronta per il completamentodella revisione.

Nota: Un partecipante al flusso di lavoro può completare un'attività del flusso di lavoro in un flusso di lavoro in tre stati in due modi. Un partecipante può modificare l'attività del flusso di lavoro per contrassegnarla come completata oppure un partecipante può modificare lo stato dell'elemento del flusso di lavoro nell'elenco (se il partecipante ha l'autorizzazione per modificare l'elenco). Se un partecipante aggiorna manualmente lo stato dell'elemento del flusso di lavoro nell'elenco, l'attività del flusso di lavoro viene completata. Se il partecipante modifica l'attività del flusso di lavoro per contrassegnarla come completata, lo stato dell'elemento del flusso di lavoro nell'elenco verrà aggiornato per essere completato.

Le azioni nel flusso di lavoro in tre stati nell'esempio precedente usano il processo seguente:

Diagramma di flusso di un flusso di lavoro in tre stati di esempio

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Configurare un elenco da usare con un flusso di lavoro in tre Stati

Prima di poter usare un flusso di lavoro in tre stati, è necessario configurare un elenco contenente gli elementi che si intende tenere traccia o gestire con il flusso di lavoro. Il modello di elenco Gestione problemi funziona con il flusso di lavoro in tre stati. Tuttavia, è anche possibile creare un elenco personalizzato da usare con questi flussi di lavoro. Se si crea un elenco personalizzato, verificare che l'elenco contenga almeno una colonna Choice che includa tre o più valori Choice. Quando si configura il flusso di lavoro da usare con l'elenco, specificare la colonna Choice che contiene i valori di stato che verranno rilevati dal flusso di lavoro.

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Creare un elenco di gestione dei problemi

Per impostazione predefinita, è possibile usare un flusso di lavoro in tre stati con qualsiasi elenco creato dal modello elenco di gestione dei problemi .

  1. Nel menu Impostazioni Pulsante Impostazioni di Office 365 fare clic su Aggiungi un'app.

  2. Nella pagina App dell'utente fare clic su verifica problemie digitare un nome per l'elenco. Il nome dell'elenco è obbligatorio

  3. Se si vuole fornire una descrizione per l'elenco, fare clic su Opzioni avanzate.

    • Nella casella Descrizione digitare una descrizione dello scopo dell'elenco. La descrizione è facoltativa.

  4. Fare clic su Crea.

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Creare un elenco personalizzato da usare con un flusso di lavoro in tre Stati

Se si vuole creare un elenco personalizzato da usare con un flusso di lavoro in tre stati, è necessario aggiungere almeno una colonna Choice contenente almeno tre valori di stato che il flusso di lavoro terrà traccia.

  1. Nel menu Impostazioni Pulsante Impostazioni di Office 365 fare clic su Aggiungi un'app.

  2. Nella pagina App dell'utente fare clic su elenco personalizzatoe digitare un nome per l'elenco. Il nome dell'elenco è obbligatorio.

  3. Se si vuole fornire una descrizione per l'elenco, fare clic su Opzioni avanzate.

  4. Nella casella Descrizione digitare una descrizione dello scopo dell'elenco. La descrizione è facoltativa.

  5. Fare clic su Crea.

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Personalizzare un elenco personalizzato da usare con un flusso di lavoro in tre Stati

  1. Fare clic sull'elenco personalizzato creato nel passaggio precedente.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda elenco e quindi nel gruppo impostazioni fare clic su Impostazioni elenco.

  3. In colonnefare clic su Crea colonna.

  4. Nella sezione nome e tipo , in nome colonna, digitare il nome della colonna che si vuole usare per specificare i valori di stato per il flusso di lavoro. Ad esempio, puoi immettere il nome come stato del flusso di lavoro.

  5. Sotto il tipo di informazioni in questa colonna, selezionare scelta (menu tra cui scegliere).

  6. Nella sezione Impostazioni colonna aggiuntive , in Descrizione, digitare una descrizione facoltativa per la colonna.

  7. In Richiedi che questa colonna contenga informazioni, fare clic su .

  8. Nella casella di riepilogo in digitare ogni opzione in una riga distintaDigitare tre o più valori di scelta per la colonna. Questi valori diventano gli Stati per il flusso di lavoro. Ad esempio, è possibile immettere attivo, pronto per la revisione e completare le tre opzioni.

  9. In Opzioni visualizzazione con, selezionare il menu a discesa o i pulsanti di opzione.

  10. In Consenti opzioni di riempimentofare clic su No.

  11. Specificare se si vuole specificare un valore predefinito specifico per la colonna o se si vuole aggiungerlo alla visualizzazione predefinita per l'elenco.

  12. Fare clic su OK.

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Aggiungere un flusso di lavoro in tre stati a un elenco

È necessario aggiungere un flusso di lavoro in tre stati a un elenco prima di poterlo usare su elementi di tale elenco. Quando si aggiunge un flusso di lavoro in tre stati a un elenco, è necessario specificare la colonna nell'elenco contenente i valori di stato che si vuole tenere traccia del flusso di lavoro. È inoltre possibile specificare le informazioni su ciò che si vuole verificare in ogni fase del flusso di lavoro. Ad esempio, è possibile specificare l'oggetto e il testo per gli avvisi di posta elettronica ricevuti dai destinatari delle attività.

Il flusso di lavoro in tre stati è abilitato per impostazione predefinita nella maggior parte dei tipi di siti. Tuttavia, un amministratore della raccolta siti può disabilitare la caratteristica. Se il flusso di lavoro in tre Stati non è disponibile, contattare l'amministratore della raccolta siti.

Importante: Per aggiungere un flusso di lavoro a un elenco, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi.

  1. Aprire l'elenco a cui si vuole aggiungere un flusso di lavoro in tre stati.

  2. Fare clic sulle Impostazionielenco tab> elenco oppure fare clic sulle impostazioni per il tipo di raccolta che si sta aprendo. In una raccolta documenti, ad esempio, fare clic su Impostazioni raccolta documenti.

  3. In autorizzazioni e gestionefare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.

  5. Nella sezione flusso di lavoro della pagina Aggiungi flusso di lavoro fare clic su tre statiin selezionare un modello di flusso di lavoro.

  6. Nella sezione nome Digitare un nome univoco per il flusso di lavoro.

  7. Nella sezione elenco attività specificare un elenco di attività da usare con il flusso di lavoro.

    Note: 

    • È possibile usare l'elenco attività predefinito oppure crearne uno nuovo. Se si usa l'elenco attività predefinito, i partecipanti al flusso di lavoro potranno trovare e visualizzare facilmente le attività del flusso di lavoro usando la visualizzazione attività personali dell'elenco attività.

    • Creare un nuovo elenco di attività se le attività per questo flusso di lavoro riveleranno dati sensibili o riservati che si desidera mantenere separati dall'elenco attività generali.

    • Creare un nuovo elenco di attività se l'organizzazione ha molti flussi di lavoro o se i flussi di lavoro coinvolgeranno molte attività. In questo caso, potresti voler creare elenchi di attività per ogni flusso di lavoro.

  8. Nella sezione elenco cronologia selezionare un elenco di cronologia da usare con questo flusso di lavoro. Nell'elenco cronologia vengono visualizzati tutti gli eventi che si verificano durante ogni istanza del flusso di lavoro.

    Nota: Puoi usare l'elenco cronologia predefinito oppure crearne uno nuovo. Se l'organizzazione dispone di molti flussi di lavoro, è consigliabile creare un elenco di cronologia separato per ogni flusso di lavoro.

  9. Nella sezione Opzioni di avvio eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se si vuole consentire l'avvio manuale del flusso di lavoro, selezionare la casella di controllo Consenti l'avvio manuale di questo flusso di lavoro da parte di un utente autenticato con autorizzazioni di partecipazione . Selezionare la casella di controllo Richiedi autorizzazioni di gestione elenchi per avviare il flusso di lavoro se si vogliono richiedere autorizzazioni aggiuntive per avviare il flusso di lavoro.

    • Se si vuole che il flusso di lavoro venga avviato automaticamente quando vengono creati nuovi elementi, selezionare la casella di controllo Avvia il flusso di lavoro quando viene creato un nuovo elemento .

  10. Fare clic su Avanti.

  11. Nella sezione Stati flusso di lavoro , in selezionare un campo ' scelta ', selezionare la colonna scelta nell'elenco contenente i valori che si desidera utilizzare per gli Stati del flusso di lavoro e quindi selezionare i valori della colonna desiderati per il Stato iniziale, stato centralee stato finale del flusso di lavoro.

  12. Nelle due sezioni specificare l'elemento che si vuole eseguire quando viene avviato un flusso di lavoro (opzioni per la prima attività nel flusso di lavoro) e specificare cosa si vuole verificare quando un flusso di lavoro passa allo stato centrale (opzioni per la seconda attività nel flusso di lavoro) specificare le informazioni seguenti:

    Dettagli attività

Campo

Descrizione

Titolo attività:

Facoltativamente, è possibile modificare il titolo del messaggio che verrà visualizzato nell'attività quando il flusso di lavoro viene avviato o raggiunge lo stato centrale. Se si seleziona la casella di controllo Includi campo elenco , il campo selezionato verrà aggiunto alla fine del messaggio.

Descrizione attività:

Digitare le informazioni che si desidera includere nella descrizione dell'attività. Se si seleziona la casella di controllo Includi campo elenco , il campo selezionato verrà aggiunto alla fine del messaggio. Se si seleziona la casella di controllo Inserisci collegamento a voce di elenco , nella descrizione verrà incluso un collegamento alla voce di elenco.

Data di scadenza dell'attività:

Se si vuole specificare una data di scadenza per l'attività, selezionare la casella di controllo Includi campo elenco e quindi selezionare la colonna data dall'elenco che contiene le informazioni sulla data che si desidera utilizzare per la data di scadenza.

Attività assegnata a:

Per assegnare l'attività a una persona specificata nell'elenco, fare clic su Includi campo elencoe quindi selezionare la colonna dall'elenco contenente le informazioni utente che si vuole usare. Quando il flusso di lavoro viene avviato, la prima attività viene assegnata alla persona il cui nome viene visualizzato in questa colonna per l'elemento del flusso di lavoro.

Per assegnare questa attività in tutte le istanze del flusso di lavoro a una persona specificata, fare clic su personalizzatae quindi digitare o selezionare il nome della persona a cui si vuole assegnare l'attività.

  1. Selezionare la casella di controllo Invia messaggio di posta elettronica se si vuole che i partecipanti al flusso di lavoro ricevano avvisi relativi alle attività del flusso di lavoro.

    Nota: Per assicurarsi che i partecipanti al flusso di lavoro ricevano avvisi e promemoria relativi alle attività del flusso di lavoro dopo l'avvio dei flussi di lavoro, contattare l'amministratore della raccolta siti per verificare che la posta elettronica sia abilitata per il sito.

    Dettagli del messaggio di posta elettronica

Campo

Descrizione

Per

Digitare il nome della persona a cui si vuole inviare un avviso di posta elettronica sull'attività del flusso di lavoro. Selezionare la casella di controllo Includi attività assegnaTa a se si vuole inviare l'avviso di posta elettronica al proprietario dell'attività.

Subject

Digitare la riga dell'oggetto che si vuole usare per l'avviso di posta elettronica. Selezionare la casella di controllo Usa titolo di attività se si vuole aggiungere il titolo dell'attività alla riga dell'oggetto del messaggio di posta elettronica.

Body

Digitare le informazioni che si desidera visualizzare nel corpo del messaggio dell'avviso di posta elettronica. Selezionare la casella di controllo Inserisci collegamento a voce di elenco se si vuole includere un collegamento alla voce di elenco nel messaggio.

  1. Fare clic su OK.

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Avviare manualmente un flusso di lavoro in tre stati in un elemento

Un flusso di lavoro in tre stati deve prima essere aggiunto a un elenco per renderlo disponibile per l'utilizzo su elementi di quell'elenco. Per altre informazioni, vedere le sezioni precedenti.

Un flusso di lavoro in tre stati può essere configurato per l'avvio automatico quando i nuovi elementi vengono aggiunti a un elenco oppure possono essere configurati in modo da consentire agli utenti con autorizzazioni specifiche di avviare il flusso di lavoro manualmente. Alcuni flussi di lavoro possono consentire entrambe le opzioni.

Per avviare manualmente un flusso di lavoro in tre stati in una voce di elenco, seguire questa procedura. È necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per l'elenco. Alcuni flussi di lavoro possono richiedere l'autorizzazione Gestisci elenchi.

Nota: Per assicurarsi che i partecipanti al flusso di lavoro ricevano avvisi e promemoria relativi alle attività del flusso di lavoro dopo l'avvio di un flusso di lavoro, contattare l'amministratore della raccolta siti per verificare che la posta elettronica sia abilitata per il sito.

  1. Aprire l'elenco contenente l'elemento in cui si vuole avviare un flusso di lavoro in tre stati.

  2. Fare clic sui puntini di sospensione accanto all'elemento in cui si vuole avviare un flusso di lavoro e nel menu visualizzato fare clic su flussi di lavoro.

    Nota: Il comando flussi di lavoro è disponibile solo quando l'elemento si trova in un elenco o una raccolta a cui è associato almeno un flusso di lavoro.

  3. Nel menu Impostazioni Pulsante Impostazioni di Office 365 fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito.

  4. In avviare un nuovo flusso di lavorofare clic sul nome del flusso di lavoro in tre Stati che si vuole avviare.

    Il flusso di lavoro viene avviato immediatamente.

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Completare un'attività del flusso di lavoro in un flusso di lavoro in tre Stati

Per completare un'attività del flusso di lavoro in un flusso di lavoro in tre stati, è necessario avere almeno l'autorizzazione Modifica elementi per gli elenchi di attività in cui vengono registrate le attività del flusso di lavoro.

  1. Aprire l'elenco attività per il sito e quindi selezionare attività personali dal menu Visualizza per individuare l'attività del flusso di lavoro.

    Nota: Se il flusso di lavoro non usa l'elenco attività del sito predefinito, l'attività del flusso di lavoro potrebbe non essere visualizzata nell'elenco attività . Per trovare l'attività del flusso di lavoro, passare all'elenco o alla raccolta in cui viene salvato l'elemento del flusso di lavoro. Posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'elemento che si desidera completare, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su flussi di lavoro. Nella pagina Stato flusso di lavoro, in flussi di lavoro, fare clic sul nome del flusso di lavoro in cui si partecipa. In attivitàfare clic sull'attività flusso di lavoro e quindi passare al passaggio 3.

  2. Aprire l'elenco contenente l'elemento in cui si vuole contrassegnare come completato.

  3. Posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'attività che si vuole completare, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su modifica elemento.

  4. Nella finestra di dialogo attività Digitare o selezionare le informazioni necessarie per completare l'attività e quindi fare clic su Salva.

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