Utilizzare il modello di database di Access di progetti

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Usare il database di gestione di progetto di Access 2007 per gestire progetti e le attività associate e dipendenti. È anche possibile eseguire ricerche e filtrare i dettagli del progetto, attività comuni, immettere e inviare o ricevere dati tramite messaggi di posta elettronica.

Modello di database Progetti

Utilizzo del database

In questo articolo sono illustrate la procedura di base dell'uso del modello di database desktop di progetti.

Preparare il database per l'utilizzo

Per assicurarsi che tutto il contenuto del database è attivato, utilizzare la procedura seguente:

  1. Sulla barra dei messaggi fare clic su Opzioni.

  2. Nella finestra di dialogo Opzioni di protezione di Microsoft Office fare clic su Attiva il contenuto e quindi su OK.

Per ulteriori informazioni sull'attivazione del contenuto del database, vedere l'articolo decidere se considerare attendibile un database.

Aggiungere dipendenti

Per iniziare a utilizzare il modello di database di progetti, il primo passaggio consiste ad aggiungere dipendenti, in modo da avere un' persona a cui assegnare progetti e attività. Utilizzare questa procedura per aggiungere manualmente i dipendenti o vedere la sezione successiva per aggiungere dipendenti dai contatti di Outlook 2007.

  1. Maschera Elenco del progetto, fare clic su Elenco di dipendenti.

  2. Nel modulo Elenco di dipendenti di inserire i dettagli di ogni dipendente.

  3. Per immettere informazioni più dettagliate su un dipendente, fare doppio clic sul nome del dipendente nel modulo Elenco di dipendenti e immettere le informazioni nel modulo Dettagli relativi ai dipendenti .

  4. Fare clic su Chiudi per tornare al modulo Elenco di progetto.

Aggiungere contatti da Microsoft Office Outlook 2007

Se si utilizza Office Outlook 2007, è possibile aggiungere dipendenti da tale programma senza dover ridigitare le informazioni.

  1. Maschera Elenco del progetto, fare clic su Elenco di dipendenti.

  2. Nel modulo Elenco di dipendenti, fare clic su Aggiungi da Outlook.

  3. Nella finestra di dialogo Seleziona nomi da aggiungere, selezionare i nomi che si desidera aggiungere al database.

  4. Fare clic su Aggiungi e quindi su OK.

Aggiungere un nuovo progetto

  1. Maschera Elenco del progetto, fare clic su Nuovo progetto.

  2. Maschera Dettagli progetto, inserire i dettagli del progetto e quindi fare clic su Chiudi.

Modificare un progetto esistente

  1. Maschera Elenco progetto fare doppio clic su progetto che si desidera modificare.

  2. Maschera Dettagli progetto, aggiungere o modificare i dettagli del progetto.

    Aggiungere un'attività

    • Maschera Dettagli progetto, fare clic su Nuova attività.

    • Nel modulo Dettagli attività inserire i dettagli dell'attività e quindi fare clic su Chiudi.

      Verrà visualizzato il nuovo progetto nell'elenco Attività di progetto della maschera Dettagli progetto.

      Modificare un'attività

    • Maschera Dettagli progetto, fare clic sulla scheda Attività di progetto.

    • Fare doppio clic sull'attività che si desidera modificare.

    • Nel modulo Dettagli attività modificare i dettagli dell'attività e quindi fare clic su Chiudi.

      Aggiungere un'attività comune

      Attività comuni sono le attività che vengono utilizzate di frequente in diversi progetti, ad esempio budget o formazione. Dopo avere immesso un'attività comune, possono essere aggiunti a qualsiasi progetto nel database di Project senza dover immettere nuovamente i dettagli dell'attività.

    • Maschera Dettagli progetto, fare clic su Attività comuni.

    • Selezionare la casella di controllo accanto a ogni attività comuni che si desidera aggiungere al progetto. Aggiungere nuove attività comuni fino alla fine dell'elenco.

    • Fare clic su Chiudi per tornare alla maschera Dettagli progetto.

Raccogliere dati tramite posta elettronica

È possibile raccogliere dati relativi a progetti o dipendenti da utenti di posta elettronica tramite l'invio di una maschera di immissione dati in un messaggio di posta elettronica. Maschera completata restituiti dagli utenti, i dati possono essere elaborati e archiviati nell'elenco delle attività.

  1. Nel modulo Progetto elenco o Elenco di dipendenti, fare clic su Raccolta dati.

  2. Seguire le istruzioni della procedura guidata raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica per raccolta dati dai destinatari di posta elettronica specificato.

Filtrare l'elenco di progetti

Maschera Elenco progetto è possibile filtrare l'elenco di progetti e salvare i filtri Preferiti per utilizzi futuri.

  1. Applicare filtri facendo clic con il modulo e selezionando i filtri desiderati.

  2. Fare clic su Salva filtro.

  3. Nel modulo Dettagli sul filtro immettere un nome e descrizione filtro e quindi fare clic su Chiudi.

  4. La casella Filtro Preferiti consente di applicare un filtro salvato oppure fare clic su (Cancella filtro) per rimuovere il filtro.

Visualizzare i dettagli progetto o dipendente

Maschera Dettagli progetto e i moduli di Dettagli relativi ai dipendenti consentono di visualizzare e immettere ulteriori informazioni su un progetto o un dipendente. Per visualizzare il modulo Dettagli progetto o il modulo Dettagli relativi ai dipendenti:

  • Nel modulo Progetto elenco o Elenco di dipendenti, fare doppio clic l'elemento a cui si desidera visualizzare.

Aggiungere allegati

Maschera Dettagli progetto, il modulo Dettagli attività e della maschera Dettagli dipendente, è possibile aggiungere immagini e altri allegati.

  • Su qualsiasi tipo di informazioni dettagliate, fare doppio clic sul campo degli allegati (nel modulo Dettagli relativi ai dipendenti fare doppio clic sull'icona dell'immagine).

  • Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su Aggiungi.

  • Nella finestra di dialogo Scegli File passare alla cartella che contiene il file.

  • Selezionare il file che si desidera aggiungere e quindi fare clic su Apri.

  • Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su OK.

Nota: È possibile allegare più file per ogni elemento, inclusi i tipi di file diverso, ad esempio documenti o fogli di calcolo.

Visualizzazione report

Il database di progetti include numerosi report, inclusi I progetti aperti, Dettagli attività, Rubrica dipendenti e così via. Per visualizzare un report:

  • Maschera Elenco progetto selezionare il report che si desidera visualizzare dall'elenco di report.

Per stampare un report:

  • Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi su Stampa.

È possibile creare report personalizzati. Per ulteriori informazioni, vedere l'articolo creare un report semplice.

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