Utilizzare il modello di Database di Access di gestione delle attività

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Utilizzare il modello di Database di gestione delle attività di Access 2007 per tenere traccia di un gruppo di elementi di lavoro che si o dal team devono completare. È anche possibile eseguire ricerche e filtrare i dettagli di attività, mostrare o nascondere le colonne, inviare messaggi di posta elettronica e mappare gli indirizzi dei proprietari di attività.

Modello di database Attività di Access 2007

Utilizzo del database

In questo articolo sono illustrate la procedura di base dell'uso del modello di Database di Gestione attività.

Preparare il database per l'utilizzo

  • Quando si apre il database, verrà visualizzata la pagina Guida introduttiva. Per impedire la visualizzazione alla successiva apertura del database in questa pagina, deselezionare la casella di controllo Mostra Introduzione all'apertura del database.

    Chiudere la pagina Guida introduttiva per iniziare a utilizzare il database.

  • Per assicurarsi che tutto il contenuto del database è attivato, utilizzare la procedura seguente:

    1. Sulla barra dei messaggi fare clic su Opzioni.

    2. Nella finestra di dialogo Opzioni di protezione di Microsoft Office fare clic su Attiva il contenuto e quindi su OK.

      Per ulteriori informazioni sull'attivazione del contenuto del database, vedere l'articolo decidere se considerare attendibile un database.

Raccogliere dati tramite posta elettronica

È possibile raccogliere le informazioni sulle attività da utenti di posta elettronica tramite l'invio di una maschera di immissione dati in un messaggio di posta elettronica. Maschera completata restituiti dagli utenti, i dati possono essere elaborati e archiviati nell'elenco delle attività.

  1. Maschera Elenco attività, fare clic su Raccolta dati.

  2. Seguire le istruzioni della procedura guidata raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica per raccolta dati dai destinatari di posta elettronica specificato.

Ricerca di un'attività o un contatto

La casella di Ricerca rapida consente di trovare rapidamente un'attività nel modulo Elenco di attività o un contatto nella maschera Elenco contatti.

  • Digitare il testo che si desidera cercare nella casella Ricerca rapida e quindi premere INVIO oppure fare clic su Vai.

    Access filtra l'elenco per visualizzare solo i record che contengono testo cercato. Per tornare all'elenco completo, fare clic su Mostra tutti i record.

Filtrare l'elenco di attività

Maschera Elenco attività, è possibile filtrare l'elenco delle attività e salvare i filtri Preferiti per usi futuri.

  1. Applicare filtri facendo clic con il modulo e selezionando i filtri desiderati.

  2. Fare clic su Salva filtro.

  3. Nel modulo Dettagli sul filtro immettere un nome e descrizione filtro e quindi fare clic su Chiudi.

  4. La casella Filtro Preferiti consente di applicare un filtro salvato oppure fare clic su (Cancella filtro) per rimuovere il filtro.

Visualizzare o nascondere colonne

Maschera Elenco attività e la maschera Elenco contatti, alcuni campi (colonne) sono nascoste per impostazione predefinita. Per modificare i campi da visualizzare:

  1. Fare clic su Mostra/Nascondi campi.

  2. Nella finestra di dialogo Scopri colonne selezionare il casella di controllo accanto a ogni colonna che si desidera visualizzare. Deselezionare la casella di controllo per nascondere la colonna.

Visualizzazione attività o dettagli contatti

Nel modulo Dettagli attività che la maschera Dettagli contatto consentono di visualizzare e immettere altre informazioni su un elemento. Per visualizzare il modulo Dettagli attività o la maschera Dettagli contatto:

  • Nel modulo Dettagli attività o la maschera Dettagli contatto, fare clic su Apri accanto all'elemento che si desidera visualizzare.

Aggiungere allegati

Nel modulo Dettagli attività e la maschera Dettagli contatto, è possibile aggiungere immagini e altri allegati.

  • Nel modulo dettagli fare clic su + / – immagini.

  • Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su Aggiungi.

  • Nella finestra di dialogo Scegli File passare alla cartella che contiene il file.

  • Selezionare il file che si desidera aggiungere e quindi fare clic su Apri.

  • Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su OK.

Nota: È possibile allegare più file per ogni elemento, inclusi i tipi di file diverso, ad esempio documenti o fogli di calcolo.

Aggiungere contatti da Microsoft Office Outlook 2007

Se si utilizza Office Outlook 2007, è possibile aggiungere contatti o attività proprietari da tale programma senza dover ridigitare le informazioni.

  1. Nella maschera Elenco contatti fare clic su Aggiungi da Outlook.

  2. Nella finestra di dialogo Seleziona nomi da aggiungere, selezionare i nomi che si desidera aggiungere al database.

  3. Fare clic su Aggiungi e quindi su OK.

Visualizzare una mappa di indirizzo di un contatto

Nel modulo Dettagli contatto se è stato immesso l'indirizzo del contatto, è possibile visualizzare una mappa di tale posizione:

  • Fare clic su fare clic su mappa.

Visualizzazione report

Il Database di attività include numerosi report, comprese Le attività attive, Dettagli attività, Contatti Rubrica e altro ancora. Per visualizzare un report:

  • Nel riquadro di spostamento, in report, fare doppio clic sul report che si desidera visualizzare.

È possibile creare report personalizzati. Per ulteriori informazioni, vedere l'articolo creare un report semplice.

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