Utilizzare il modello di Database beni di Access

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Utilizzare il modello di Database beni di Access per tenere traccia dei computer, apparecchiature per ufficio o qualsiasi altra proprietà o gestiti da altri utenti. Questa versione di un modello di Access popolari consente di eseguire una ricerca dettagli bene, mostrare o nascondere le colonne, inviare messaggi di posta elettronica ed eseguire il mapping di indirizzi proprietari della risorsa.

Uso del modello di database Beni

Guida introduttiva

In questo articolo sono illustrate la procedura di base dell'uso del modello di Database beni.

Preparare il database per l'utilizzo

  • Quando si apre il database, verrà visualizzata la pagina Guida introduttiva. Per impedire la visualizzazione alla successiva apertura del database in questa pagina, deselezionare la casella di controllo Mostra Introduzione all'apertura del database.

    Chiudere la pagina Guida introduttiva per iniziare a utilizzare il database.

  • Per assicurarsi che tutto il contenuto del database è attivato, utilizzare la procedura seguente:

    1. Sulla barra dei messaggi fare clic su Opzioni.

    2. Nella finestra di dialogo Opzioni di protezione di Microsoft Office fare clic su Attiva il contenuto e quindi su OK.

      Per ulteriori informazioni sull'attivazione del contenuto del database, vedere l'articolo decidere se considerare attendibile un database.

Raccogliere dati tramite posta elettronica

È possibile raccogliere le informazioni sui beni da utenti di posta elettronica tramite l'invio di una maschera di immissione dati in un messaggio di posta elettronica. Maschera completata restituiti dagli utenti, i dati possono essere elaborati e archiviati nell'elenco risorse.

  1. Maschera Elenco risorse, fare clic su Raccolta dati.

  2. 2. seguire le istruzioni della procedura guidata raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica per raccolta dati dai destinatari di posta elettronica specificato.

Mostrare o nascondere beni ritirati

Beni ritirati sono gli elementi con una data ritirata o prima della data corrente. Risorse possono diventare ritirati quando sono non aggiornate, danneggiato o in caso contrario inutilizzati. È possibile visualizzare o nascondere beni ritirati nella maschera Elenco risorse.

  • Maschera Elenco beni selezionare o deselezionare la casella di controllo Mostra ritirata.

Ricerca di un bene o un contatto

La casella di Ricerca rapida consente di trovare rapidamente un bene nella maschera Elenco beni e un contatto nella maschera Elenco contatti.

  • Digitare il testo che si desidera cercare nella casella Ricerca rapida e quindi premere INVIO oppure fare clic su Vai.

    Access filtra l'elenco per visualizzare solo i record che contengono testo cercato. Per tornare all'elenco completo, fare clic su Mostra tutti i record.

Filtrare l'elenco di risorse

Maschera Elenco beni è possibile filtrare l'elenco dei beni e salvare i filtri Preferiti per utilizzi futuri.

  1. Applicare filtri facendo clic con il modulo e selezionando i filtri desiderati.

  2. Fare clic su Salva filtro.

  3. Nel modulo Dettagli sul filtro immettere un nome e descrizione filtro e quindi fare clic su Chiudi.

  4. La casella Filtro Preferiti consente di applicare un filtro salvato oppure fare clic su (Cancella filtro) per rimuovere il filtro.

Visualizzare o nascondere colonne

Maschera Elenco beni e la maschera Elenco contatti, alcuni campi (colonne) sono nascoste per impostazione predefinita. Per modificare i campi da visualizzare:

  1. Fare clic su Mostra/Nascondi campi.

  2. Nella finestra di dialogo Scopri colonne, selezionare la casella di controllo accanto a ogni colonna che si desidera visualizzare. Deselezionare la casella di controllo per nascondere la colonna.

Dettagli bene visualizzazione o un contatto

La maschera Dettagli bene e la maschera Dettagli contatto consentono di visualizzare e immettere altre informazioni su un elemento. Per visualizzare i Dettagli bene o la maschera Dettagli contatto:

  • Maschera Elenco beni o la maschera Elenco contatti, fare clic su Apri accanto all'elemento che si desidera visualizzare.

Aggiungere un'immagine

Maschera Dettagli bene e la maschera Dettagli contatto, è possibile aggiungere immagini e altri allegati.

  • Nella cornice immagine fare clic su + / – immagini.

  • Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su Aggiungi.

  • Nella finestra di dialogo Scegli File passare alla cartella che contiene il file.

  • Selezionare il file che si desidera aggiungere e quindi fare clic su Apri.

  • Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su OK.

Nota: È possibile allegare più file per ogni elemento, inclusi i tipi di file diverso, ad esempio documenti o fogli di calcolo.

Aggiungere contatti da Microsoft Office Outlook 2007

Se si utilizza Office Outlook 2007, è possibile aggiungere contatti o proprietari della risorsa da tale programma senza dover ridigitare le informazioni.

  1. Nella maschera Elenco contatti fare clic su Aggiungi da Outlook.

  2. Nella finestra di dialogo Seleziona nomi da aggiungere, selezionare i nomi che si desidera aggiungere al database.

  3. Fare clic su Aggiungi e quindi su OK.

Visualizzare una mappa di indirizzo di un contatto

Nel modulo Dettagli contatto se è stato immesso l'indirizzo del contatto, è possibile visualizzare una mappa di tale posizione:

  • Fare clic su fare clic su mappa.

Visualizzazione report

Il Database beni include diverse i report, incluse Tutte le risorse, Dettagli bene, Risorse ritirata, Rubrica contatto e altro. Per visualizzare un report:

  • Nel riquadro di spostamento, in report, fare doppio clic sul report che si desidera visualizzare.

È possibile creare report personalizzati. Per ulteriori informazioni, vedere l'articolo creare un report semplice.

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