Utilizzare i gruppi di Office 365 invece di cassette postali del sito

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Cassette postali del sito sono state utilizzate da molte organizzazioni come loro strumento di collaborazione di scelta. Fosse stato inviato con una cassetta postale comune per coordinare e archiviare del team o posta elettronica correlato in un'unica posizione e un sito di SharePoint per memorizzare tutti i file comuni del progetto. Tuttavia, come nel corso degli anni è cambiata la modalità collabora persone, gli utenti hanno richiesto per una soluzione per una forma più attiva di collaborazione. Pertanto abbiamo sono deprecate cassette postali del sito e incoraggiare è possibile passare a gruppi di Office 365 che forniscono un'esperienza di collaborazione molto più completa.

Per ulteriori informazioni su tale decisione vedere Rimozione delle cassette postali del sito.

I gruppi in Office 365 permettono di scegliere un gruppo di persone con cui si vuole collaborare e di configurare facilmente una raccolta di risorse che queste persone possono condividere. Non è necessario concedere manualmente le autorizzazioni per tutte le risorse, perché ai membri aggiunti al gruppo vengono assegnate automaticamente le autorizzazioni necessarie per gli strumenti disponibili nel gruppo.

Office 365 gruppi superano quali cassette postali del sito offrono e includono:

  • Accesso guest – con cassette postali del sito che non è stato fornire utenti all'organizzazione l'accesso esterno. Con i gruppi è possibile offrire l'accesso guest a conversazioni di posta elettronica, file e anche OneNote blocco appunti condiviso.

  • Posta in arrivo condivisa, in cui avvengono le conversazioni in genere ha nella cassetta postale. Posta in arrivo condivisa è possibile eseguire ricerca in modo che viene creato un archivio di vita dei messaggi del gruppo. Ingresso a gruppo può eseguire una ricerca o per scorrere indietro cronologia per iniziare subito a utilizzare rapidamente quali è stati comunicati in precedenza con il gruppo.

  • Raccolta di file condivisi - il gruppo è una raccolta di file di SharePoint in cui gli utenti possono archiviare, condividere e collaborare su documenti, cartelle di lavoro, presentazioni, immagini o qualsiasi altro tipo di file che è necessario utilizzare.

  • Calendario condiviso - il gruppo Ottiene un calendario condiviso per registrare gli eventi correlati al gruppo. Per gli eventi inviati al calendario in modo che gli eventi può essere visualizzato anche i calendari di Office 365, se necessario automaticamente sono stato invitato a ogni membro chi ha effettuato la sottoscrizione al gruppo.

  • Blocco appunti condiviso di OneNote - il gruppo dispone automaticamente un blocco appunti condiviso OneNote in cui i membri del gruppo possono raccogliere e collaborare su informazioni. Molti gruppi di utilizzano il blocco appunti per creare un wiki vita con domande più frequenti e altre risorse.

  • Il contenuto è individuabile - gruppi in Outlook sono pubblici all'interno dell'organizzazione per impostazione predefinita, il che significa che siano facilmente ad altri utenti dell'organizzazione per individuare e partecipare o esaminare il materiale nel gruppo. Se il contenuto del gruppo più sensibile è possibile passare al gruppo su private, che consente di nascondere il contenuto da utenti non membri e richiede al proprietario del gruppo di approvare le richieste di partecipazione a.

  • Creazione in modalità Self-Service - gli amministratori non sono necessario ottenere tempo da richieste dagli utenti per creare gruppi. Gli utenti possono creare i propri gruppi in base alle esigenze. Se si desidera controllare quali utenti dell'organizzazione possono creare gruppi vedere controllare quali utenti può creare gruppi di Office 365.

Gestione directory

Mantenere la directory sotto controllo è un problema di tutti gli amministratori. Ecco alcuni degli strumenti di che gruppi di Office 365 offrono per contribuire al miglioramento che più semplice:

  • Criteri di assegnazione nomi - criteri di assegnazione nomi consentono di definire quali sono e non sono accettabili nomi per i propri gruppi. Che impedisce agli utenti di assegnazione di nomi non consentiti o blasfemo ai gruppi. Inoltre, è possibile applicare prefisso standard della società o suffisso ai nomi di gruppo.

  • Dell'appartenenza dinamica - dell'appartenenza dinamica consente di impostare l'appartenenza ai gruppi dalla regola che aggiunge (o rimuove) i membri del gruppo in base ai metadati (ad esempio, reparto o ruolo) in active directory.

  • Nascondere l'appartenenza ai gruppi - se si dispone di un motivo per cui l'elenco di appartenenza del gruppo a riservate, ad esempio se i membri sono gli studenti, è possibile nascondere l'elenco dei membri da parti esterne.

  • Autorizzazioni di creazione - tale posizione possono essere alcuni utenti dell'organizzazione che non si vuole essere in grado di creare nuovi gruppi. Esistono diverse tecniche per la gestione delle autorizzazioni di creazione nella directory.

  • Controllare i log: È possibile creare ulteriori confidenza consentendo agli utenti di creare gruppi e gestire l'appartenenza ai gruppi perché registri di controllo di gruppi di Office 365 consentono di individuare i che ha creato o eliminato un determinato gruppo o modificata l'appartenenza del gruppo.

Gestione recapito

Gestione recapito fornisce alcuni metodi per gestire come messaggi devono essere inviati o ricevuti dal gruppo. Inoltre, sono disponibili strumenti per controllare il flusso dei messaggi.

  • Invia come o Invia per conto di - Queste impostazioni consentono agli utenti specificati di inviare messaggi di posta elettronica come se il mittente fosse il gruppo o fossero inviati per conto del gruppo.

  • Limitazioni per il mittente - Queste impostazioni consentono di controllare chi può inviare messaggi al gruppo. Il gruppo può essere configurato in modo da accettare posta elettronica da parti esterne, ma è consigliabile limitare a parti specifiche.

  • Supporto per gli utenti esterni - gli utenti guest invitare al gruppo che è possibile scegliere di devono essere inclusi nelle conversazioni posta elettronica nel gruppo.

  • Regole di trasporto - utilizzare le regole di trasporto per i gruppi solo in presenza di Exchange. Le regole possono cercare i messaggi che soddisfano determinate condizioni e possono quindi agire su tali messaggi.

  • Suggerimenti messaggio - I suggerimenti messaggio sono messaggi informativi visualizzati agli utenti durante la composizione di un messaggio. Possono contribuire a ridurre i rapporti di mancato recapito avvisando l'utente se il suo messaggio è indirizzato a parti esterne o supera la quota consentita.

  • Più indirizzi proxy - un gruppo possa avere alias proprio come una cassetta postale. Gli indirizzi proxy aggiuntivi possono essere utile per accettare i messaggi inviati a tali altri alias o per rendere più facile raggiungere un gruppo che contiene un valore long o difficili da nome ortografia.

  • Dimensioni massime di invio/ricezione - Queste quote possono ridurre i problemi relativi alla ricezione (o all'invio) di messaggi estremamente grandi per gestire meglio i requisiti di archiviazione e larghezza di banda del gruppo.

Criteri per il contenuto

Office 365 offre anche alcuni strumenti che consentono di gestire i tipi di contenuto condivisi nel gruppo.

Linee guida per l'utilizzo - È possibile definire linee guida per l'utilizzo di Gruppi di Office 365, per insegnare agli utenti le procedure ottimali da eseguire per garantire l'efficienza del proprio gruppo e impartire loro una formazione sui criteri per il contenuto interno. Per un esempio, vedere: Linee guida sull'utilizzo per clienti e partner Microsoft.

Classificazione dei dati - È possibile creare un sistema di classificazione dei dati personalizzabile per Gruppi di Office 365 che consenta di separare i gruppi per tipo di criterio (ad esempio "non classificato", "informazioni riservate aziendali" o "top secret"). In questo modo i gruppi possono presentare i criteri di altri contenuti nell'organizzazione. I criteri estendibili consentono all'organizzazione di configurare un endpoint che viene chiamato ogni volta che un gruppo viene creato o modificato, quindi è possibile implementare criteri personalizzati per la creazione o la modifica di gruppi.

Perché è in corso apportato questa modifica?

Cassette postali del sito incoraggiare una forma passiva di collaborazione. Con la collaborazione diventare più importanti per team moderno, clienti hanno sempre più richiesto soluzioni che forniscono un'esperienza di collaborazione con più attiva. Di conseguenza, ha deciso di ritirare cassette postali del sito e promuovere l'uso dei gruppi.

Guida introduttiva a gruppi è facile e possono essere in esecuzione in minuti.

Creare un sito del team di SharePoint Online che include un gruppo di Office 365 eseguendo la procedura seguente:

  1. Passare a SharePoint Online. È possibile accedervi accede al portale di Office 365 in https://www.office.comscegliendo l'icona di avvio delle App nell'angolo in alto a destra del browser.

  2. Fare clic su + Crea sito nella home page di SharePoint e scegliere il Sito del Team

  3. Immettere il nome del nuovo sito del team e la descrizione, nel riquadro a comparsa. Compilare campi organizzazione richiede e fare clic su Avanti.

  4. Aggiungere proprietari e membri al sito nel riquadro seguente e fare clic su Fine. È possibile aggiungere gli stessi membri appartenenti alla classica esperienza sito del team.

È ora possibile utilizzare il sito del team di SharePoint Online appena creato. Per ulteriori informazioni, vedere creare un sito del team di SharePoint Online .

Per accedere ai gruppi, fare clic sul pulsante di visualizzazione di app e passare alla posta elettronica. Si possono trovare una scheda gruppi in cartelle e verrà creato automaticamente un gruppo con lo stesso nome il nome del sito in SharePoint. In questo gruppo ospita la cassetta postale condivisa in forma di uno spazio di conversazione, sulla scheda file che fornisce una breve descrizione della pagina documenti dal sito di SharePoint, un calendario di gruppo e un blocco appunti che possono essere visualizzato anche dal sito di SharePoint.

A questo punto si è pronti a utilizzare il gruppo.

Le cassette postali del sito esistenti?

Siamo consapevoli che alcune delle si potrebbe avere dati di importanza cruciale nelle cassette postali del sito che sarà necessario per la continuità delle operazioni. Le cassette postali del sito esistenti di continuare a funzionare come in precedenza per il momento.

Cosa fare se si usa Project Online?

Se si è un cliente di Project Online che non sarà possibile connettersi al sito del team di SharePoint Online. Tuttavia, è possibile continuare a usare il sito del team di progetto esperienza classica che possa continuare a funzionare meno la possibilità di creare una nuova cassetta postale del sito. Se è necessaria una soluzione indirizzo insieme al sito, è consigliabile creare un nuovo gruppo di Office 365 e da usare per la posta elettronica. Per ulteriori informazioni, vedere creare un gruppo in Outlook .

Si sta già lavorando a una soluzione a lungo termine e invierà una notifica quando si ha una risoluzione.

Che cos'è successiva?

Abbiamo iniziato a implementazione di strumenti di amministrazione tenant per la connessione di siti del team di SharePoint esistenti a nuovi gruppi di Office 365. Per ulteriori informazioni vedere il post.

Altre informazioni

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In questo articolo aggiornato in data 10 luglio 2018 in seguito i commenti. Se queste informazioni trovato utile e in particolare se non è stato, utilizzare i controlli di commenti e suggerimenti seguenti per far sapere come è possibile renderlo più efficaci.

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