Utilizzare contatti commerciali in Business Contact Manager

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È possibile utilizzare record contatto commerciale per organizzare e memorizzare grandi quantità di informazioni sulle persone a cui che si intrattengono rapporti commerciali con.

In questo articolo viene descritto come creare nuovi record e compilare il modulo contatto commerciale.

Per saperne di più

Creare nuovi record contatto commerciale

Modificare i record contatto commerciale

Filtrare l'elenco dei contatti commerciali

È possibile eseguire le operazioni seguenti con i record contatto commerciale:

  • Aggiungerli utilizzando una vasta gamma di metodi.

  • Assegnarli a un dipendente oppure a un collaboratore

  • Creare un collegamento a tali account.
    Tramite un collegamento record contatto commerciale a record Account, è possibile connettere le informazioni sui contatti commerciali con informazioni sulle società per cui lavorano. Ad esempio, quando si collega uno o più contatti commerciali a un record Account, cronologia comunicazioni del record Account include gli elementi della cronologia comunicazioni per ogni contatti commerciali collegati a tale Account.

  • Collegare elementi della cronologia comunicazioni per i contatti commerciali, tenere traccia di messaggi di posta elettronica e filtrare l'elenco degli elementi della cronologia comunicazioni.
    è possibile tenere traccia delle molte delle attività (incluse le chiamate telefoniche, messaggi di posta elettronica, le lettere o i file) relative al contatto commerciale nella pagina Cronologia del record contatto commerciale.

    È possibile collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record contatto commerciale. Per ulteriori informazioni, vedere Collega e verifica messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

  • Convertire un contatto commerciale in un cliente potenziale o un altro record basato sul tipo di record contatto commerciale.

  • Modificare le informazioni nei record contatto commerciale.

  • Personalizzare il modulo contatto commerciale aggiungendo o rimuovendo campi ed elementi negli elenchi dei campi.
    Per informazioni sulla personalizzazione dei moduli esistenti o la creazione di altri moduli per l'archiviazione delle informazioni commerciali, vedere creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

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Creare nuovi record contatto commerciale

I record contatto commerciale consente di tenere traccia delle sono le informazioni necessarie sulle persone a cui che si intrattengono rapporti commerciali con.

In questa sezione

Aggiungere manualmente un nuovo record contatto commerciale

Importare contatti commerciali da un altro programma

Spostare o copiare i contatti di Outlook in Business Contact Manager

Creare un record contatto commerciale da un messaggio di posta elettronica

Convertire un record cliente potenziale in record contatto commerciale

Esistono diversi modi per ottenere informazioni nei record contatto commerciale. È possibile digitare le informazioni nei record, importare dati da Outlook o altri programmi e copiare un contatto di Outlook.

Le informazioni possono includere:

  • Informazioni aziendali, ad esempio una società o organizzazione del contatto commerciale.

  • Informazioni personali, ad esempio la data di nascita.

  • Elementi della cronologia comunicazioni, ad esempio messaggi di posta elettronica e appuntamenti.

  • I dettagli che registra in campi personalizzati da aggiungere al modulo.

    Suggerimento: È possibile personalizzare i moduli di Business Contact aggiungendo campi specifici per le aziende o di spostare le sezioni per evidenziare le informazioni più importanti. Ad esempio un fiorista potrebbe creare un campo denominato "Fiori Preferiti" e un esperto di riscaldamento potrebbe creare un campo denominato "Forno modello". Per ulteriori informazioni sulla personalizzazione dei moduli, vedere creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

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Aggiungere manualmente un nuovo record contatto commerciale

Bastano pochi minuti per aprire un modulo contatto commerciale vuoto e immettere alcuni elementi chiave di dati. Salvare la maschera crea il nuovo record contatto commerciale. In un secondo momento, quando si sviluppa la relazione con la persona, è possibile aprire nuovamente il record e aggiungere altri dettagli.

Configurazione GoDaddy-MX-1-3

Si noterà numerose analogie tra il modulo contatto commerciale e al modulo di contatto di Outlook.

Aprire un modulo contatto commerciale

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su Contact Manager.

  2. Sulla barra multifunzione, nel gruppo Nuovo fare clic su Nuovo contatto commerciale.

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Compilare il modulo contatto commerciale

Ad esempio la maggior parte delle altre forme, il modulo contatto commerciale include una pagina Generale, Dettagli e cronologia.

È possibile personalizzare il modulo per spostare le sezioni e campi, rinominando campi e aggiungendo voci agli elenchi. Per informazioni sulla personalizzazione dei moduli esistenti o la creazione di altri moduli per l'archiviazione delle informazioni commerciali, vedere creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

Pagina Generale

Sezione contatto commerciale

  1. Immettere il nome completo e la posizione del contatto commerciale. Selezionare il nome del File come, come si preferisce un Outlook modulo contatto.

    Nome completo è l'unico campo obbligatorio. Aggiunta di informazioni ad altri campi è facoltativa.

  1. Assegnare il contatto commerciale     Per assegnare il contatto commerciale a un altro dipendente, nel campo assegnato a fare clic sul nome del dipendente.

    Nota: L'elenco Assegnata a contiene i nomi dei dipendenti con cui è stato condiviso il database di Business Contact Manager. Per altre informazioni sulla condivisione, vedere Condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti.

    Sezione Informazioni società

    È possibile utilizzare il campo società o il campo Account per memorizzare il nome della società del contatto commerciale. Se non si utilizza record Account, utilizzare il campo della società.

    Sezione account collegato

    Configurazione GoDaddy-MX-1-3

  1. Collegamento sul contatto commerciale a un Account     Fare clic su Account per creare un collegamento sul contatto commerciale a un account.

  2. Nella finestra di dialogo Selezionare un Account da collegare al contatto commerciale fare clic sull' Account e quindi fare clic su Collega a.
    Il valore di collegare i contatti commerciali a un Account è che la cronologia comunicazioni del contatto commerciale sia elencata anche nella cronologia comunicazioni del record Account. Se più di un contatto commerciale è collegato allo stesso account, cronologia comunicazioni di ogni contatto commerciale collegato viene inoltre elencata nella cronologia comunicazioni dell'Account. In questo modo è possibile visualizzare tutta la cronologia comunicazioni e tutti i contatti commerciali associati a un'organizzazione in un'unica posizione. Per ulteriori informazioni sulla scelta di un record da collegare, vedere collegare record di Business Contact Manager.

    Sezioni Internet, numeri di telefono, indirizzi e biglietto da visita

  3. Immettere la posta elettronica e indirizzi di pagine Web, i numeri di telefono, business e abitazione. Immettere le informazioni necessarie per completare il biglietto da visita, come avviene in un modulo di contatto di Outlook.
    Una freccia accanto a nome di un campo (ad esempio posta elettronica ) indica che è possibile apportare più voci nel campo.

    Suggerimento: Se si immettono più indirizzi per un contatto commerciale, selezionare la casella di controllo questo è l'indirizzo postale per stabilire quale indirizzo viene utilizzato durante la stampa unione.

    Sezione Informazioni sull'origine

    Configurazione GoDaddy-MX-1-3

  4. Nella sezione Informazioni sull'origine immettere informazioni nei campi seguenti:

    • Origine     Fare clic sul metodo o sull'azione in base al quale il contatto commerciale conosciuto l'azienda. Ad esempio un annuncio o word della bocca.

    • Autore segnalazione     Fare clic su questo pulsante per selezionare l'attività di marketing o altri record di business (ad esempio un altro contatto commerciale) che ha messo il contatto commerciale per le aziende con.

      Suggerimento: Se si immette il nome di un'attività di marketing, Business Contact Manager per Outlook tenere traccia di tipo e il numero di record che è il risultato dell'attività. Anche i collegamenti ai record attività di marketing al contatto commerciale. Per ulteriori informazioni sulle attività di marketing, vedere commercializzare prodotti e servizi in Business Contact Manager.

      Sezione Commenti

  5. Nella sezione commenti digitare note, incollare commenti da altri file o allegare file, elementi di Outlook o biglietti da visita.

    Configurazione GoDaddy-MX-1-3

    Suggerimento: Se più di un collega funziona con un contatto commerciale, può essere utile tenere presente quando si immette un commento. Fare clic su Aggiungi timestamp per registrare la data e l'ora di ogni voce.

  6. Dopo aver completato l'immissione dei dati, fare clic su Salva e Chiudi.

Inizio pagina

Pagina Dettagli

  1. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Dettagli per visualizzare la pagina dei Dettagli.

  2. Immettere ulteriori informazioni sul processo della persona e dati, ad esempio la data di nascita, lo stato di pagamento, se il record è attivo e selezionare il metodo di comunicazione preferito.

Pagina Cronologia

  1. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia per visualizzare la pagina Cronologia.

  2. Aggiungere o visualizzare elementi della cronologia comunicazioni, ad esempio messaggi di posta elettronica, note commerciali o appuntamenti.

    Come aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni

    1. In Cronologia comunicazioni fare clic su Nuovo e quindi sul tipo di elemento da aggiungere.

    2. Digitare le informazioni nel modulo e quindi fare clic su Salva e chiudi.

      Per altre informazioni sugli elementi della cronologia comunicazioni, vedere Tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

  3. Se si vuole recuperare un elemento specifico, è possibile eseguire una ricerca o applicare un filtro nell'elenco degli elementi della cronologia comunicazioni.

    1. Come eseguire una ricerca nell'elenco degli elementi della cronologia comunicazioni

      • Nella casella Cerca digitare le informazioni che si desidera cercare e quindi fare clic sul pulsante Cerca Icona di ricerca .

        Nota: La ricerca viene eseguita solo nei campi Oggetto e Collegato a. Per visualizzare tutti gli elementi di un determinato tipo, ad esempio i messaggi di posta elettronica, usare un filtro.

    2. Come filtrare l'elenco degli elementi della cronologia comunicazioni

      • Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza.

      • Nel gruppo Filtro eseguire una delle operazioni seguenti:

        • Selezionare il tipo di filtro che si vuole applicare, ad esempio Tipo di elemento, quindi fare clic sul filtro.

        • Fare clic su Filtro e quindi selezionare i criteri per il filtro.

          Per altre informazioni sui filtri, vedere Filtrare record in Business Contact Manager.

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Importare contatti commerciali da un altro programma

È possibile importazione contatto commerciale e altri tipi di record da programmi, ad esempio ACT! e Microsoft Excel.

Per informazioni su come importare dati da altri programmi o la cartella Contatti di Outlook, vedere importare i dati in Business Contact Manager.

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Spostare o copiare i contatti di Outlook in Business Contact Manager

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Contatti.

  2. Nell'elenco contatti fare clic sul contatto che si desidera spostare Business Contact Manager per Outlook.
    Come selezionare più record?

    Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

    Per copiare l'intero contenuto della cartella Contatti di Outlook in Business Contact Manager, importare contatti commerciali nella cartella Contatti di Outlook. Per informazioni su come importare, vedere importare i dati in Business Contact Manager.

  3. Sulla barra multifunzione, nel gruppo Business, eseguire una delle operazioni seguenti.

    • Spostare il contatto   

      1. Fare clic su Crea Record.

      2. Scegliere Sposta in Business Contact Manager e quindi fare clic su Contatto commerciale o il tipo di record che si desidera.

    • Copiare il contatto   

      1. Fare clic su Crea Record.

      2. Scegliere Copia in Business Contact Manager e quindi fare clic su Contatto commerciale o il tipo di record che si desidera.

Se si desidera accedere ai contatti commerciali sul cellulare come per qualsiasi i contatti di Outlook, è possibile utilizzare la caratteristica di sincronizzazione dei contatti commerciali per includere i contatti commerciali nella cartella Contatti di Outlook. Per informazioni sulla sincronizzazione dei contatti commerciali, vedere accedere ai contatti commerciali in remoto: utilizzare la sincronizzazione in Business Contact Manager.

Importante: È possibile che i record duplicati nella cartella Contatti se è attivata la caratteristica di sincronizzazione dei contatti commerciali. La caratteristica di sincronizzazione dei contatti commerciali include automaticamente i record contatto commerciale nella cartella Contatti di Outlook. Quando i contatti vengono spostati o copiati nella cartella Contatti commerciali, essi verranno visualizzati nella cartella Contatti come contatti commerciali troppo.

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Creare un record contatto commerciale da un messaggio di posta elettronica

È possibile creare un record contatto commerciale da un messaggio di posta elettronica da un nuovo cliente.

  1. Nel riquadro di spostamento, fare clic su posta in arrivo.

  2. Fare doppio clic su un messaggio di posta elettronica per aprirlo.

  3. Nel gruppo Ufficio della barra multifunzione fare clic su Crea record.

  4. Fare clic su Contatto commerciale o il tipo di record contatto commerciale che si desidera creare utilizzando l'indirizzo di posta elettronica nella riga da del messaggio.

È possibile creare contatti commerciali da altri indirizzi di posta elettronica in un messaggio facendo clic sul nome, scegliendo Crea in Business Contact Manager e quindi fare clic su Contatto commerciale.

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Convertire un record cliente potenziale in record contatto commerciale o convertire un cliente potenziale in un contatto commerciale

Informazioni su un cliente potenziale in genere, vengono archiviate in un record cliente potenziale. Quando la persona diventa un cliente effettivo, è possibile convertire il record cliente potenziale in un record contatto commerciale.

È inoltre possibile convertire un contatto commerciale in un cliente potenziale o un altro tipo di record basato sul tipo di record contatto commerciale.

È possibile creare nuovi tipi di record, ad esempio dipendente o fornitore iniziando modulo contatto commerciale. Per ulteriori informazioni su come creare nuovi tipi di record, vedere creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.

  2. Nell'area di lavoro, fare clic sulla scheda dei clienti potenziali.

  3. Fare doppio clic sul record che si desidera convertire.

  4. Nel gruppo Modifica della barra multifunzione fare clic su Converti in e quindi fare clic su Contatto commerciale.

  5. Modificare il nuovo record in base alle esigenze.

  6. Al termine fare clic su Salva e chiudi.

Inizio pagina

Modificare i record contatto commerciale

Come si intrattengono rapporti commerciali con i contatti commerciali, è approfondire più essi, includendo come preferiscono è possibile contattare, i nomi dei loro assistenti, nuovi numeri di telefono e così via. Mantenere alto con questo flusso di informazioni è un'attività giornaliera che è possibile semplificare continuamente l'aggiornamento e salvare i record contatto commerciale. È possibile aprire un record contatto commerciale per aggiungere o modificare le informazioni oppure per visualizzare gli elementi della cronologia comunicazioni, ad esempio messaggi di posta elettronica collegato al contatto commerciale.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.

  2. Nell'area di lavoro, fare clic sulla scheda Contatti commerciali e quindi:

    • Scorrere fino al contatto commerciale che si desidera aprire e quindi fare doppio clic su esso.

      -oppure-

    • Usare la casella di ricerca per specificare le informazioni sul contatto commerciale che si sta cercando e quindi fare doppio clic sul record.

  3. Aggiungere o modificare le informazioni in base alle esigenze.

    Suggerimento: Se si dispone di un indirizzo di posta elettronica per l'Account, è possibile assicurarsi che i messaggi di posta elettronica da e verso l'Account vengono incluse automaticamente nella cronologia comunicazioni del record. Nel gruppo Modifica fare clic su Verifica posta elettronica e quindi fare clic su Gestisci il collegamento e verifica. Selezionare la casella di controllo per l'indirizzo di posta elettronica dell'Account e quindi fare clic su OK. Per ulteriori informazioni sul collegamento automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record, vedere Collega e verifica messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

  4. Al termine, fare clic su Salva e Chiudi.

Suggerimento: Con la funzione modifica in blocco, è possibile modificare il contenuto di un campo in più record contatto commerciale. È utile, ad esempio, se si desidera immettere un indirizzo Web per i contatti commerciali decine che lavorano alla stessa organizzazione. Per ulteriori informazioni su come modificare contemporaneamente più record, vedere modificare numerosi record contemporaneamente in Business Contact Manager.

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Filtrare l'elenco dei contatti commerciali

Non è necessario scorrere tutti i contatti commerciali per trovare le informazioni desiderate. Se, tuttavia, è possibile filtrare un elenco dei contatti commerciali in modo da visualizzare solo i record che si è interessano.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.

  2. Nell'area di lavoro, fare clic su Contatti commerciali e quindi fare clic su Modifica.

  3. Nella finestra di dialogo Modifica scheda, fare clic su filtro.

  4. Nella finestra di dialogo Filtra contatti commerciali, è possibile utilizzare una o entrambe le operazioni seguenti:

    • Scheda Filtro semplice     Selezionare o deselezionare le categorie predefinite.

    • Filtro avanzato     Creare più filtri per perfezionare la selezione.

Questo elenco filtrato possa essere usata per creare una scheda personalizzata, un elenco chiamate o lista di distribuzione. Può inoltre essere utilizzato come base di un report o un gadget.

Per ulteriori informazioni sui filtri, vedere filtrare record in Business Contact Manager. Per ulteriori informazioni sui report, vedere usare report e grafici in Business Contact Manager. Per ulteriori informazioni su gadget, vedere gadget di utilizzo di Business Contact Manager.

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