Utilizzare Access o Excel per gestire i dati

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Microsoft Access e Microsoft Excel possiedono molte analogie, che rendono difficile decidere quale programma si consiglia di utilizzare. Ad esempio, entrambi i programmi possono archiviare grandi quantità di dati, eseguire query potenti e strumenti di analisi per suddividere e dice: i dati e calcoli complessi che restituiscono i dati che è necessario.

Tuttavia, ogni applicazione presenta vantaggi cancellare, a seconda del tipo di dati che si siano gestendo e si desidera eseguire con tali dati. Ad esempio, se è lo scopo di mantenere l'integrità dei dati in un formato che è possibile accedervi da più utenti, l'accesso è la scelta migliore, mentre Excel è più adatto per i dati numerici complessi che si desidera analizzare in modo approfondito.

In molti casi, è possibile utilizzare entrambi i programmi che utilizzano ciascuno di essi per lo scopo a cui è adatto. In generale, l'accesso è migliore per la gestione dei dati: risoluzione mantenerlo organizzata agevola la ricerca e disponibile a più utenti contemporaneamente. Excel è in genere migliore per l'analisi dei dati: esecuzione di calcoli complessi, esplorare i possibili risultati e la creazione di grafici di alta qualità. Se si utilizza Access per archiviare i dati e per l'analisi in Excel, è possibile ottenere vantaggi di entrambi i programmi.

Prima di decidere il programma da utilizzare, può essere necessario confrontare i vantaggi di ogni programma, quando si consiglia di utilizzare uno dei due e scoprire come lavorare con entrambi i programmi per ottenere esattamente i risultati che si desidera.

Nota: Tutte le famiglie di prodotti Microsoft Office incluso Excel, ma non tutte le famiglie di prodotti Access..

Confrontare i vantaggi di ogni programma

Scelta del programma destro è fondamentale se si vuole accedere e aggiornare le informazioni con maggiore precisione e le massime prestazioni. Per sapere quale applicazione è più adatta per le attività che si desidera eseguire, può essere utile per confrontare i vantaggi che ogni applicazione di seguito è riportate per sull'archiviazione dei dati, analisi dei dati, collaborazione multiutente e sicurezza.

Flat rispetto ai dati relazionali    Per capire l'applicazione di più adatto per la memorizzazione dei dati, chiedersi seguente domanda: sono i dati relazionali o meno? Dato che può essere contenuto in modo efficiente in una tabella o un foglio di lavoro viene detto flat o non relazionali i dati. Ad esempio, se si desidera creare un semplice elenco di clienti, con una sola persona indirizzo e contatto per ogni cliente, Excel potrebbe essere la scelta migliore. Tuttavia, se si desidera archiviare un elenco di clienti più complesso che contiene la fatturazione e gli indirizzi di spedizione per ogni cliente o più contatti per ogni cliente, l'accesso è la soluzione migliore.

In un database relazionale organizzare le informazioni in più tabelle. In un database relazionale ben progettato, ogni tabella è semplice e contiene informazioni su un solo tipo di dati. Ad esempio, se si crea un database dei clienti, i nomi dei clienti devono trovarsi in una tabella, mentre la fatturazione ai clienti e gli indirizzi di spedizione devono trovarsi in un'altra tabella. Archiviazione degli indirizzi separatamente dai nomi è consigliabile che ogni cliente può avere più di un indirizzo e si desidera immettere più indirizzi per ogni cliente senza dover immettere nuovamente il nome del cliente per ogni indirizzo.

Locali e dati esterni    È possibile utilizzare Access per connettersi ai dati da una varietà di origini dati esterne in modo che è possibile visualizzare, query e modificare i dati senza eseguire l'importazione. Ad esempio, in Access sono disponibili comandi per la connessione ai dati esistenti in un database di Microsoft SQL Server, un file di dBASE o una cartella di Outlook, insieme a molte altre origini dati. È possibile utilizzare Excel per connettersi a una vasta gamma di origini dati tra Access, SQL Server e database di Analysis Services, testo e i file XML e origini dati ODBC e OLE DB. Tuttavia, è possibile modificare i dati per modificare i dati di origine tramite l'interfaccia utente di Excel.

Access ed Excel fornire i comandi per connettersi ai dati in elenchi Windows SharePoint Services. Tuttavia, in Excel sono disponibili solo una connessione di sola lettura a elenchi di SharePoint. mentre in Access consente di leggere e scrivere dati in elenchi di SharePoint.

Integrità dei dati o flessibilità    Identificatori univoci preservare l'integrità dei dati e fanno in modo che non contiene due righe (o record) contengono esattamente gli stessi dati. Identificatori univoci offrono il modo più rapido per recuperare i dati quando si eseguono ricerche su o ordinare i dati. In Access è possibile utilizzare il tipo di dati numerazione automatica per generare automaticamente un identificatore univoco per ogni record. È quindi possibile utilizzare questi identificatori correlare record in una tabella a una o più record in un'altra tabella.

La struttura che verrà applicata ai dati di garantisce l'integrità dei dati. Accesso può richiedere nuovi record in una tabella dispone di un valore corrispondente esistente in una tabella diversa, in modo che non è possibile creare record "orfani". Ad esempio, non desiderate hanno un ordine che non include informazioni sui clienti. Accesso può richiedere che ogni nuovo record nella tabella ordini con un valore cliente corrispondente nella tabella clienti. È necessario corrispondenza dei valori è denominata integrità referenziale.

È anche possibile imporre il proprio vincoli e regole per assicurare che dati siano stati immessi correttamente. Excel consente di immettere dati in modo più in formato libero, ma poiché Excel non supporta dati relazionali, non supporta l'integrità referenziale. Tuttavia, è possibile utilizzare il comando Convalida dati per controllare l'immissione di dati in Excel.

Invio di query    Se è spesso necessario visualizzare i dati in diversi modi, a seconda di modifica delle condizioni o gli eventi, Access potrebbe essere la scelta migliore per l'archiviazione e la gestione dei dati. Access consente di usare le query di linguaggio SQL (Structured Query) per recuperare rapidamente solo le righe e colonne di dati che si desidera, se i dati sono contenuti in una tabella o molte tabelle. È anche possibile utilizzare espressioni nelle query per creare campi calcolati. Utilizzo di un'espressione in Access è simile al processo di utilizzo di formule in Excel per calcolare i valori. È anche possibile utilizzare le query di Access per riepilogare i dati e per presentare valori aggregati, ad esempio somme, medie e i conteggi.

Modellazione    In Excel, è possibile utilizzare gli strumenti di analisi di simulazione per prevedere il risultato di un modello di foglio di lavoro. Analisi di simulazione consente di eseguire diversi scenari sui dati, ad esempio caso migliore e scenari casi peggiori e confrontare i risultati dei diversi scenari in un rapporto di riepilogo. Nessuna funzionalità simile è disponibile in Access.

Pivot e grafici    In entrambi i programmi, è possibile creare rapporti di tabella pivot e grafici di tabella pivot. Tuttavia, Excel sono disponibili più avanzate tabella pivot, report e caratteristiche dei grafici che in Access vengono eseguite. Se si prevede di creare rapporti di tabella pivot vasta o fornire dall'aspetto professionale grafici regolarmente, è necessario utilizzare creare rapporti di tabella pivot o grafici di tabella pivot in Excel anziché le stesse funzionalità di Access.

Access ed Excel può essere utilizzato in ambienti di collaborazione, ad esempio Windows SharePoint Services e nelle condivisioni file di rete, ma vi sono differenze nel modo che possono accedere ai dati da più utenti.

Più l'accesso ai dati    Sotto il normale funzionamento, Access consente agli utenti più aprire un solo database nello stesso momento; funziona bene perché Access blocca solo i dati che viene modificati; di conseguenza, altri utenti possono modificare diversi record senza conflitti. In Excel, è possibile condividere una cartella di lavoro con altri utenti, ma le funzioni di collaborazione multiutente migliore quando si lavora i dati nella cartella di lavoro orari anziché contemporaneamente. In effetti, gli utenti di un database di Access collaborare su un set di datie gli utenti di una cartella di lavoro di Excel collaborare a un documento.

Uso di Windows SharePoint Services per la collaborazione    Entrambi i programmi integrano con le tecnologie di Microsoft Windows SharePoint Services, ad esempio documenti ed elenchi di SharePoint.

Access offre diversi modi per collaborare con più utenti in un sito di SharePoint. Ad esempio, è possibile caricare un intero database in una raccolta documenti di Windows SharePoint Services, creare maschere e report disponibili come visualizzazioni di Windows SharePoint Services e collegare un database per i dati archiviati in elenchi SharePoint.

Excel fornisce solo un modo per collaborare con più utenti in un sito di SharePoint Services. È possibile caricare una cartella di lavoro per le raccolte documenti di Windows SharePoint Services, in cui singoli utenti possono estrarre la cartella di lavoro per apportare modifiche, impedendo agli altri utenti di modificare la cartella di lavoro nello stesso momento. Gli utenti possono modificare una cartella di lavoro senza estrazione di raccolta documenti, nel qual caso devono coordinare con altri utenti per evitare i conflitti di dati.

Utilizzo delle cartelle di rete per la collaborazione    Se si memorizza un database di Access in una cartella di rete condivisa, più utenti possono aprire il database e lavorare con i relativi dati contemporaneamente. Quando un utente vengano modificati, sono bloccati singoli record. Se si archivia una cartella di lavoro di Excel in una cartella di rete condivisa, un solo utente può modificare la cartella di lavoro contemporaneamente. Scopo di visualizzazione, più utenti possono aprire la cartella di lavoro mentre un altro utente sta modificando tali utenti non è possibile apportare le modifiche ai dati finché non chiuso dall'utente che sta modificando la cartella di lavoro.

Entrambi i programmi includono caratteristiche analoghe, ovvero la crittografia e password, che consente di evitare perdite di dati e proteggere i dati dall'accesso non autorizzato. Esistono tuttavia alcune differenze tra Access ed Excel in funziona la protezione di dati come a livello utente.

Prevenzione della perdita di dati    In Access, il lavoro viene salvato continuamente in modo che in caso di un errore imprevisto, vengono raramente modificano la quantità di lavoro (se presente). Tuttavia, poiché Access salva continuamente i dati, è inoltre consente di apportare modifiche successivamente che non si desidera eseguire il commit. Per garantire che è possibile ripristinare il database nel modo desiderato, è necessario creare una copia di backup del file di database in base alla pianificazione nel modo desiderato. È possibile recuperare un intero database da un backup oppure è possibile ripristinare soltanto la tabella o un altro oggetto di database necessari. Se si usa un'utilità di backup del file, è anche possibile utilizzare una copia di un database da un backup del file system per ripristinare i dati. In Excel, è possibile salvare le informazioni di salvataggio automatico a intervalli fissi durante l'aggiornamento dei dati.

Protezione dei dati a livello utente    In Excel, è possibile rimuovere dati critici o privati dalla visualizzazione nascondendo le colonne e righe di dati e quindi proteggere l'intero foglio di lavoro per controllare l'accesso ai dati nascosti. Oltre a proteggere un foglio di lavoro e i relativi elementi, è possibile bloccare e sbloccare le celle in un foglio di lavoro per evitare che altri utenti modifichino involontariamente dati importanti.

Protezione a livello di file    Livello di file, è possibile utilizzare crittografia in entrambi i programmi per impedire a utenti non autorizzati di visualizzare i dati. È anche possibile richiedere l'immissione di un password per aprire un file di database o una cartella di lavoro. Inoltre, è possibile proteggere un file di database o una cartella di lavoro mediante l'utilizzo di un firma digitale.

Limitazioni di accesso ai dati    In Excel, è possibile specificare basate sull'utente le autorizzazioni per accedere ai dati o impostare i diritti di sola lettura che impediscono ad altri utenti di apportare modifiche ai dati che hanno accesso. Access non sono disponibili funzionalità di sicurezza a livello utente, ma Access supporta il modello di sicurezza utente di un server di database che si connette a. Se, ad esempio, creare un collegamento a un elenco SharePoint, Access heeds le autorizzazioni utente per l'elenco di SharePoint. Se si vuole impedire agli utenti non autorizzati dai dati di Access, è possibile crittografare il database con una password. Gli utenti devono immettere la password per leggere i dati dal database, anche se accedono con un altro programma, ad esempio Excel.

Per ulteriori informazioni su come proteggere i dati, vedere proteggere un database di Access 2007 e protezione e sicurezza in Excel.

Quando utilizzare Access

In termini molto generali, Access è la scelta migliore quando è necessario controllare e registrare i dati regolarmente e quindi visualizzare, esportare o stampare sottoinsiemi di dati. Maschere di Access forniscono un'interfaccia più comoda rispetto a un foglio di lavoro di Excel per la gestione dei dati. È possibile utilizzare Access per automatizzare le azioni eseguite di frequente e report di Access consentono di riepilogare i dati nel modulo stampato o in formato elettronico. In Access sono disponibili ulteriori struttura per i dati. ad esempio, è possibile controllare i tipi di dati che possono essere immesse, i valori che possono essere immesse ed è possibile specificare correlazione di dati in una tabella di dati in altre tabelle. La struttura consente di verificare che siano state immesse solo i tipi di dati corretti.

I dati vengono memorizzati nelle tabelle molto simili ai fogli di lavoro, ma le tabelle di Access sono progettate per l'esecuzione di query complesse in relazione ai dati archiviati in altre tabelle.

Utilizzare Access quando:

  • Anticipare molte persone che lavorano nel database e si desiderano valide opzioni che consente di gestire in modo sicuro aggiornamenti ai dati, ad esempio la risoluzione dei conflitti e di blocco record.

  • Prevede la necessità di aggiungere altre tabelle per un set di dati creati come una tabella semplice o non relazionali.

  • Si desidera eseguire query complesse.

  • Se si desidera generare una varietà di report o etichette di indirizzi.

  • Gestione dei contatti    È possibile gestire i contatti e indirizzi postali e creare report in Access o unire i dati con Microsoft Office Word per stampare lettere, buste o etichette di indirizzi.

  • Inventario e dei beni    È possibile creare un inventario di oggetti nella propria abitazione o azienda e archiviare foto o altri documenti correlati insieme ai dati.

  • Tracciabilità ordine    È possibile immettere informazioni sui prodotti, clienti e ordini e quindi creare report in cui visualizzare le vendite per dipendente, area, periodo di tempo o altri valori.

  • Verifica delle attività    È possibile tenere traccia delle attività per un gruppo di persone e immettere le nuove attività contemporaneamente che ad altri utenti l'aggiornamento di attività esistente dello stesso database.

  • Organizzazione delle raccolte condivisa    È possibile utilizzare Access per archiviare dati relativi ai libri e CD e tenere traccia di chi ha concesso loro di.

  • Pianificazione evento    È possibile immettere informazioni sulle date di evento, posizioni e i partecipanti e quindi stampare le pianificazioni o riepiloghi sugli eventi.

  • Verifica nutrizione    Tenere traccia delle ricette e accedere diet e sperimentare le attività.

Quando utilizzare Excel

Come un foglio di calcolo Excel consentono di memorizzare grandi quantità di dati nelle cartelle di lavoro che contengono uno o più fogli di lavoro. Tuttavia, invece che funge da un sistema di gestione di database, ad esempio Access, Excel è ottimizzato per i calcoli e analisi dei dati. È possibile utilizzare questo programma flessibile per creare modelli per l'analisi dei dati, creare formule semplici e complesse per eseguire calcoli su tali dati pivot il i dati nel modo desiderato, e presentare i dati in una vasta gamma di grafici dall'aspetto professionale.

Utilizzare Excel quando:

  • Richiedere una visualizzazione semplice o non relazionali dei dati anziché database relazionale che utilizza più tabelle, e quando i dati sono prevalentemente numerici.

  • Spesso eseguire calcoli e confronti statistici sui dati.

  • Da usare rapporti di tabella pivot per visualizzare dati gerarchici in un layout compatto e flessibile.

  • Pianificare creare grafici regolarmente e si desidera utilizzare nuovi formati di creazione di grafici sono disponibili in Excel.

  • Desidera dare risalto ai dati con icone di formattazione condizionale, barre dei dati, scale di colori.

  • Per eseguire analisi di simulazione sofisticate operazioni sui dati, ad esempio statistica, ingegneria e l'analisi della regressione.

  • Se si desidera tenere traccia degli elementi in un semplice elenco, per uso personale o ai fini della collaborazione limitato.

  • Contabilità    È possibile utilizzare le potenti funzionalità di calcolo di Excel in molti rendiconti finanziari, ad esempio, un rendiconto del flusso di cassa, conto economico o conto profitti e perdite.

  • Definizione del budget    Se le proprie esigenze personale o aziendale riguardano, è possibile creare qualsiasi tipo di budget in Excel, ad esempio, un piano di budget di marketing, un budget evento o pensionistico.

  • Fatturazione e vendite    Excel è utile anche per la gestione dei dati di fatturazione e delle vendite ed è possibile creare con facilità i moduli desiderati, ad esempio fatture di vendita, i documenti di trasporto o ordini di acquisto.

  • Creazione di report    È possibile creare diversi tipi di report in Excel che riflettono l'analisi dei dati o riepilogano i dati, ad esempio report che misurano le prestazioni del progetto, i dati di previsione, riepilogare dati o presentano dati sulla varianza.

  • Pianificazione    Excel è un ottimo strumento per creare piani professionali o utili pianificazioni, ad esempio un piano delle lezioni settimanale, un piano di ricerca di marketing, un piano fiscale di fine anno o responsabili della pianificazione che consentono di pianificare il menu settimanale, feste o vacanze.

  • Rilevamento modifiche    È possibile usare Excel per tenere traccia dei dati in una scheda attività o un elenco, ad esempio una scheda attività per tenere traccia di lavoro o un inventario che tiene traccia delle apparecchiature.

  • Utilizzo di calendari    A causa di natura griglia Excel consente anche di creare qualsiasi tipo di calendario, ad esempio un calendario accademico per tenere traccia delle attività nel corso dell'anno dell'istituto di istruzione o un calendario anno fiscale per tenere traccia di eventi aziendali e delle attività cardine.

Per utili modelli di Excel in uno qualsiasi di queste categorie, vedere modelli di Excel in Microsoft Office Online.

Utilizzo combinato di Access ed Excel

A volte può essere che si desidera sfruttare i vantaggi che offrono entrambi i programmi. Ad esempio è stato creato un foglio di lavoro in Excel in cui è possibile calcolare e analizzare i dati, ma il foglio di lavoro è diventato troppo grandi e complesse e molti altri utenti devono avere accesso ai dati. A questo punto, è consigliabile importare o collegare il foglio di lavoro in Access e usarla come un database invece di utilizzo in Excel. In alternativa, si siano di dati in un database di Access per il quale si desidera creare alcuni dettagliati rapporti di tabella pivot di Excel e grafici di Excel dall'aspetto professionale.

Indipendentemente dal programma di utilizzare prima di tutto, è possibile sempre trasferire i dati da un programma a altro, in cui è possibile continuare a utilizzarlo. Con o senza una connessione dati, è possibile inserire dati in Access da Excel (e viceversa) copiando, importazione o esportazione.

Per ulteriori informazioni su come scambiare dati tra entrambi i programmi, vedere scambiare (copiare, importare, esportare) dati tra Excel e Access.

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