Uso di Project Online con utenti esterni

Un sito di Project Web App in Project Online è una raccolta siti all'interno di SharePoint Online e la condivisione di un sito di Project Web App con utenti esterni funziona in modo analogo alla condivisione di qualsiasi altro sito di SharePoint Online. Questo articolo illustra le opzioni per la condivisione esterna che riguardano Project Web App in Project Online e le implicazioni relative alle licenze per consentire agli utenti esterni di accedere alle funzionalità di Project Web App in Project Online. È anche consigliata la lettura dell'argomento relativo alla gestione della condivisione esterna per l'ambiente di SharePoint Online.

Quando un sito di Project Web App viene condiviso con un utente esterno, quest'ultimo può collaborare ai documenti e agli elenchi in quel sito, con tutti gli eventuali problemi e rischi connessi. Qualsiasi azione su un sito di Project richiede una licenza di Project Online.

Nota: Per altre informazioni sulle licenze di Project Online per gli utenti esterni, vedere la Descrizione dei servizi di Project Online.

La gestione delle licenze e delle autorizzazioni per gli utenti esterni è uguale a quella degli utenti interni. Per trovare gli utenti esterni nell'elenco di utenti, cercare gli utenti con #EXT# nel nome utente.

Pianificare la condivisione di Project Web App con utenti esterni

Per condividere un sito di Project Web App in Project Online è possibile procedere in due modi. Si può pre-popolare la directory di Office 365 con gli utenti con i quali si vuole condividere il sito oppure inviare inviti alla condivisione direttamente dal sito di Project Web App.

Pre-popolare la directory   

È possibile pre-popolare la directory di Office 365 con gli utenti esterni, ad esempio usando la collaborazione B2B di Azure Active Directory oppure aggiungendo gli utenti manualmente e impostando il tipo di utente su Guest. Questo metodo offre diversi vantaggi:

  • Quando si configura la condivisione per il sito di Project Web App, è possibile selezionare l'opzione Consenti la condivisione solo con utenti esterni già esistenti nella directory dell'organizzazione. In questo modo si ottiene un livello di controllo maggiore sulla condivisione del sito, limitando l'ambito relativo agli utenti che è possibile invitare.

  • Se si importa un intero elenco di utenti nella directory, è possibile aggiungerli automaticamente ai gruppi di sicurezza e usare i gruppi di sicurezza per controllare le autorizzazioni del sito per i vari ruoli di Project Web App, ad esempio project manager, membro del team e così via.

  • È possibile assegnare licenze agli utenti importati prima di inviare loro il collegamento al sito di Project Web App in modo che abbiano le autorizzazioni adeguate quando effettuano l'accesso a Project Web App.

Aggiunta di utenti man mano   

Se si sceglie di non pre-popolare la directory, è possibile selezionare l'opzione Consenti utenti esterni che accettano inviti alla condivisione e accedono come utenti autenticati durante la configurazione della condivisione per il sito.

Il vantaggio di questo metodo consiste nella possibilità di condividere facilmente il sito con chiunque abbia un account di Office 365 o un account Microsoft. È possibile invitare nuovi utenti in qualsiasi momento facendo clic su Condividi nel sito di Project Web App. Gli utenti che accettano gli inviti vengono aggiunti alla directory di Office 365 da cui possono poi essere gestiti.

Quando si usa questo metodo, tenere presente che gli utenti invitati non vengono aggiunti alla directory di Office 365 finché non accettano l'invito alla condivisione e devono essere presenti nella directory prima di poter assegnare loro una licenza di Project Online. Per questo motivo non hanno accesso completo al sito di Project Web App appena ricevono l'invito. Possono comunque lavorare ai documenti, ai problemi e ai rischi, ma non potranno gestire progetti o lavorare alle schede attività finché non ottengono una licenza di Project Online.

Scelta di un metodo di condivisione   

È possibile usare uno dei metodi di condivisione indicati sopra oppure una combinazione. Si può pre-popolare la directory con un elenco di utenti iniziale, quindi invitare altri utenti successivamente. L'importante è scegliere l'opzione di condivisione più adatta alle proprie esigenze.

L'opzione per Consenti la condivisione solo con utenti esterni già esistenti nella directory dell'organizzazione è più restrittiva e offre un controllo maggiore sulle persone che possono essere invitate al sito. Per usare questa opzione è necessario pre-popolare la directory con gli utenti da invitare al sito.

L'opzione Consenti utenti esterni che accettano inviti alla condivisione e accedono come utenti autenticati è la più versatile e consente di inviare inviti a chiunque abbia un account di Office 365 o un account Microsoft. È possibile comunque pre-popolare gli utenti nella directory con questa opzione, ma non è obbligatorio.

Configurare la condivisione per Project Web App

Usare la procedura seguente per configurare la condivisione per un sito di Project Web App in Project Online. Prima di procedere, verificare che la condivisione sia abilitata a livello di tenant.

Per configurare la condivisione per Project Web App

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online, nell'area raccolte siti, selezionare la casella di controllo relativa al sito di Project Web App che si vuole condividere.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic su Condivisione.

  3. Selezionare l'opzione che si vuole usare per la condivisione:

    • Consenti la condivisione solo con utenti esterni già esistenti nella directory dell'organizzazione per condividere solo con gli utenti che sono già stati importati da un'altra directory o da un altro tenant.

    • Consenti utenti esterni che accettano inviti alla condivisione e accedono come utenti autenticati per poter inviare inviti agli utenti che hanno un account Microsoft o un account di Office 365.

  4. Fare clic su Salva.

Dopo aver configurato le opzioni di condivisione per il sito di Project Web App e avere aggiunto gli utenti alla directory di Office 365, se necessario, è possibile invitare utenti esterni al sito usando il pulsante Condividi nel sito, così come si invitano gli utenti interni.

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