Uso delle cartelle dei messaggi in Outlook sul Web

Se si vogliono organizzare i messaggi in Outlook sul Web, è possibile creare nuove cartelle o rinominare, spostare o eliminare le cartelle esistenti. È anche possibile impostare le regole in modo che Outlook sul Web sposti automaticamente i messaggi in determinate cartelle in base a condizioni specificate.

Scegliere la propria versione per visualizzare istruzioni specifiche

Le istruzioni variano leggermente a seconda che si usi o meno la versione beta di Outlook sul Web. Scegliere la versione di Outlook sul Web in uso per visualizzare la procedura specifica.

SE LA CASSETTA POSTALE HA QUESTO ASPETTO...

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Versione beta di Outlook sul Web

Vedere Istruzioni per la nuova versione di Outlook sul Web.

Outlook sul Web

Vedere Istruzioni per la versione classica di Outlook sul Web.

Nota: Se l'organizzazione ha incluso il logo aziendale sulla barra degli strumenti, il risultato potrebbe essere leggermente diverso rispetto all'immagine riportata sopra.

Istruzioni per la versione beta di Outlook sul Web

Per impostazione predefinita, con l'account vengono create le cartelle seguenti:

  • Posta in arrivo I messaggi in arrivo arrivano nella cartella Posta in arrivo, a meno che non sia stata creata una regola per Posta in arrivo per reindirizzarli ad un'altra cartella o non vengano identificati come posta indesiderata.

  • Posta indesiderata In questa cartella vengono automaticamente spostati i messaggi con caratteristiche di posta indesiderata che non sono stati bloccati da un filtro di posta indesiderata prima di raggiungere la cassetta postale. Per altre informazioni, vedere Filtrare la Posta indesiderata in Outlook sul web.

  • Bozze In questa cartella vengono salvati automaticamente i messaggi creati, ma incompleti. Si potrà tornare al messaggio in un secondo momento per completarne la modifica e inviarlo.

  • Posta inviata Per impostazione predefinita, in questa cartella viene inserita una copia di ogni messaggio inviato.

  • Posta eliminata In questa cartella vengono spostati i messaggi eliminati.

La maggior parte delle operazioni possibili con una cartella sono disponibili nel menu di scelta rapida (contestuale) che viene visualizzato cliccando con il pulsante destro del mouse sulla cartella.

  • Creare una nuova sottocartella Usare questa opzione per creare una nuova sottocartella nella cartella su cui si è fatto clic con il pulsante destro del mouse.

  • Eliminare una cartella Sposta la cartella e tutto il suo contenuto in Posta eliminata.

  • Eliminare tutto Sposta tutti gli elementi della cartella selezionata in Posta eliminata.

  • Segna tutti come già letti Segna come letti tutti gli elementi nella cartella selezionata.

  • Rinomina Consente di assegnare un nome diverso alla cartella. Le cartelle predefinite, ad esempio Posta in arrivo, non possono essere rinominate.

Creare nuove cartelle per organizzare i messaggi come si preferisce. Ad esempio, si può creare una cartella per un progetto specifico, per tutti i messaggi inviati da un determinato utente o a un gruppo di distribuzione di cui si è membri.

Creare una nuova cartella

  1. Nella parte inferiore del pannello delle cartelle, selezionare Nuova cartella.

  2. Nella casella della nuova cartella, digitare un nome per la cartella e quindi premere Invio.

Creare una nuova sottocartella

  1. Nel pannello delle cartelle fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella alla quale si vuole aggiungere una sottocartella.

  2. Selezionare Crea nuova sottocartella.

  3. Nella casella della nuova cartella immettere un nome per la cartella e premere INVIO.

Nota: Non è possibile rinominare cartelle predefinite come Posta in arrivo, Bozze o Posta eliminata.

  1. Nel pannello delle cartelle fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella da rinominare.

  2. Selezionare Rinomina.

  3. Immettere un nome per la cartella e premere INVIO.

Nota: Non è possibile eliminare le cartelle predefinite, ad esempio Posta in arrivo e Posta inviata.

  1. Nel pannello delle cartelle fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella o sulla sottocartella da eliminare.

  2. Scegliere Elimina cartella.

  3. Selezionare OK per confermare.

In Outlook sul Web, la cartella Preferiti include automaticamente queste cartelle: Posta in arrivo, Posta inviata e Posta eliminata. È possibile aggiungere cartelle a Preferiti per tenere traccia più facilmente delle cartelle che si ritengono più importanti. L'aggiunta di una cartella a Preferiti non determina lo spostamento della cartella, ma crea un collegamento ad essa. Le cartelle aggiunte a Preferiti si trovano ancora nella propria cartella personale.

  • Per aggiungere una cartella a Preferiti, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella personale e scegliere Aggiungi a Preferiti.

  • Per riorganizzare le cartelle in Preferiti, scegliere una cartella e trascinarla in una nuova posizione nella gerarchia di cartelle. In alternativa, fare clic con il pulsante destro del mouse su una cartella e quindi selezionare Sposta su nell'elenco o Sposta giù nell'elenco.

  • Per rimuovere una cartella fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si vuole rimuovere da Preferite e selezionare Rimuovi da Preferiti. In questo modo viene solo rimosso il collegamento alla cartella, ma questa rimarrà nella cartella personale.

A seconda dei criteri dell'organizzazione, è possibile aggiungere una cartella pubblica a Preferiti. Per informazioni su come creare una cartella pubblica in Outlook sul Web e aggiungerla a Preferiti, vedere Creare e condividere una cartella pubblica.

Nota:  I criteri vengono controllati dall'amministratore dell'organizzazione. Potrebbero non essere disponibili per il proprio account.

I criteri di archiviazione e conservazione permettono di spostare o eliminare automaticamente i messaggi dopo che sono rimasti nella cassetta postale per un certo periodo di tempo. Per altre informazioni su questi criteri e su come assegnarli, vedere Assegnare criteri di conservazione e archiviazione in Outlook sul Web.

Quando si elimina un messaggio o una cartella, esso(a) viene spostato(a) nella cartella Posta eliminata. Si possono rimuovere manualmente i messaggi dalla cartella oppure impostare Outlook_sul_web in modo tale che svuoti automaticamente la cartella Posta eliminata durante la disconnessione.

Nota: Il contenuto delle cartelle eliminate è visibile solo una volta che si espande la cartella Posta eliminata:

Screenshot che mostra l'espansione della cartella Posta eliminata.

Svuotare la cartella Posta eliminata alla fine della sessione

  1. Nella parte superiore della pagina, selezionare Impostazioni Settings > Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.

  2. Selezionare Posta > Gestione dei messaggi.

  3. In Opzioni di messaggio, selezionare la casella di controllo accanto a Svuota cartella di Posta eliminata.

  4. Fare clic su Salva.

Per informazioni su come ripristinare i messaggi eliminati, vedere Ripristinare i messaggi di posta elettronica eliminati in Outlook sul Web.

Usare i comandi della barra dei comandi di Outlook sul Web o impostare le regole in modo che Outlook sul Web sposti automaticamente i messaggi nelle cartelle appena questi vengono ricevuti.

Usare i comandi per gestire automaticamente i messaggi

Comandi come Organizza e Sposta in consentono di eliminare o di spostare automaticamente i messaggi provenienti da un determinato mittente. I comandi verranno visualizzati nella barra dei comandi di Outlook sul Web durante la selezione di un messaggio nella posta in arrivo.

  • Organizza permette di eliminare rapidamente i messaggi indesiderati dalla Posta in arrivo. Quando si seleziona un messaggio, è possibile eliminare automaticamente tutta la posta in arrivo da tale mittente, conservare solo i messaggi più recenti oppure eliminare i messaggi risalenti a più di 10 giorni fa.

  • Sposta in permette di spostare un messaggio specifico in un'altra cartella.

Impostare le regole per gestire automaticamente i messaggi

Usare le regole per spostare automaticamente i messaggi nelle cartelle man mano che si ricevono.

  1. Nella cartella Posta in arrivo, selezionare un messaggio a cui si desidera assegnare una regola e selezionare Altre azioni della barra dei comandi.

  2. Selezionare Crea regola. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Crea una regola.

  3. Scegliere una cartella nella quale si desidera spostare i messaggi da tale mittente.

  4. Per scegliere altre condizioni e azioni, selezionare Altre opzioni.

    Per impostazione predefinita, la casella di controllo Interrompi l'elaborazione di altre regole è selezionata. In questo caso, le regole successive verranno ignorate, anche se si applicano al messaggio.

  5. Scegliere OK per salvare la regola.

Istruzioni per la versione classica di Outlook_sul_Web

Per impostazione predefinita, con l'account vengono create le cartelle seguenti:

Cartelle di posta predefinite nei Preferiti
  • Posta in arrivo In questa cartella vengono inseriti i messaggi in arrivo, a meno che non sia stata creata una regola Posta in arrivo per reindirizzarli a un'altra cartella o non vengano identificati come posta indesiderata.

  • Messaggi secondari Consente di filtrare la posta in base al modo in cui sono stati gestiti i messaggi in arrivo in passato. Quando è attivato, il server di posta elettronica tiene traccia dei messaggi letti o non letti. I messaggi che non vengono letti vengono spostati nella cartella Messaggi secondari.

  • Posta inviata Per impostazione predefinita, in questa cartella viene inserita una copia di ogni messaggio inviato.

  • Posta eliminata In questa cartella vengono spostati i messaggi eliminati.

In Outlook sul Web, se si sceglie Altro in Cartelle si troveranno le cartelle predefinite organizzate in Preferite. Le stesse cartelle predefinite sono elencate anche sotto la cartella personale e diventano parte di un elenco di cartelle più esteso, molte delle quali possono essere state create dall'amministratore. Le cartelle aggiunte dall'amministratore possono includere:

  • Bozze In questa cartella vengono salvati automaticamente i messaggi creati o le risposte ai messaggi che non è possibile completare subito. Si potrà tornare al messaggio in un secondo momento per completarne la modifica e inviarlo.

  • Posta indesiderata In questa cartella vengono spostati i messaggi con caratteristiche di posta indesiderata che non sono stati bloccati da un filtro della posta indesiderata prima di raggiungere la cassetta postale. Per altre informazioni sulla cartella Posta indesiderata, vedere Informazioni sulla posta indesiderata e sul phishing.

  • Note Questa è una cartella di sola lettura. Per creare o modificare elementi in questa cartella, è necessario usare Outlook.

  • Cronologia delle conversazioni Per impostazione predefinita, una copia di ogni conversazione presente in Skype for Business viene inserita nella cartella Cronologia conversazioni.

La maggior parte delle operazioni possibili con una cartella sono disponibili nel menu di scelta rapida (contestuale) che viene visualizzato quando si fa clic con il pulsante destro del mouse su una cartella. Il menu di scelta rapida che viene visualizzato varia a seconda del fatto che la cartella selezionata sia in Preferite o nelle cartelle personali.

Cartella Preferite

Nella cartella Preferite sono presenti le cartelle di posta elettronica principali. Il menu di scelta rapida include le opzioni più usate o utili quando si lavora con queste cartelle.

Menu di scelta rapida o contestuale visualizzato quando si fa clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Posta in arrivo

  • Sposta su nell'elenco o Sposta giù nell'elenco Queste opzioni consentono di riposizionare una cartella più in alto o più in basso nella gerarchia delle cartelle.

  • Rimuovi da Preferiti Rimuove la cartella dalle preferite, ma non dalla cartella personale.

  • Svuota cartella Elimina il contenuto della cartella, incluse le eventuali sottocartelle.

  • Segna tutti come già letti Contrassegna tutti gli elementi della cartella come letti.

  • Assegna criteri Per assegnare un criterio di archiviazione o conservazione ai messaggi nella cartella. Questa opzione potrebbe non essere disponibile se l'amministratore non l'ha abilitata.

  • Autorizzazioni Per concedere ad altri utenti l'accesso alla propria cassetta postale.

Cartella personale

La cartella personale è una raccolta di tutte le cartelle di posta elettronica di cui si dispone. Il menu di scelta rapida (contestuale) associato alle cartelle personali include più opzioni rispetto al menu di scelta rapida disponibile per la cartella Preferite. Non tutte le opzioni, comunque, sono disponibili per tutte le cartelle e alcune opzioni potrebbero non essere disponibili a causa di autorizzazioni amministrative.

Menu di scelta rapida visualizzato quando si fa clic con il pulsante destro del mouse su una cartella personale

Il menu di scelta rapida per la cartella personale include quattro opzioni non presenti nel menu di scelta rapida per la cartella Preferite:

  • Crea nuova cartella Usare questa opzione per creare una nuova sottocartella nella cartella su cui si è fatto clic con il pulsante destro del mouse.

  • Rinomina Consente di assegnare un nome diverso alla cartella. Le cartelle predefinite, ad esempio Posta in arrivo, non possono essere rinominate.

  • Aggiungi a Preferiti Aggiunge (collega) la cartella corrente a Preferiti.

  • Sposta Apre una finestra che consente di spostare la cartella selezionata in una nuova posizione nella gerarchia di cartelle. Si può anche selezionare e trascinare una cartella in una nuova posizione.

    Nota: Al prossimo accesso, le cartelle create verranno disposte in ordine alfabetico.

Creare nuove cartelle per organizzare i messaggi come si preferisce. Ad esempio, si può creare una cartella per un progetto specifico, per tutti i messaggi inviati da un determinato utente o a un gruppo di distribuzione di cui si è membri.

Crea una nuova cartella

  1. In Cartelle selezionare Altro.

    Screenshot del cursore posizionato sul pulsante Altro nel riquadro di spostamento di Outlook sul Web.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Accanto a Preferiti o al nome della cartella personale, fare clic sul pulsante Crea nuova cartella. Pulsante Crea nuova cartella .

    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella personale e scegliere Crea una nuova cartella.

  3. Nella casella della nuova cartella immettere un nome per la cartella e quindi premere INVIO.

Suggerimenti: 

  • Tutte le nuove cartelle create verranno visualizzate automaticamente sotto le cartelle predefinite.

  • Qualsiasi nuova cartella creata nella cartella Preferite verrà aggiunta alla cartella personale, ma può essere eliminata solo dalla cartella personale.

  • Qualsiasi nuova cartella creata nella cartella personale, però, verrà visualizzata nella cartella Preferite se si usa il menu di scelta rapida e si sceglie Aggiungi a Preferiti.

Crea una nuova sottocartella

  1. In Cartelle selezionare Altro.

    Screenshot del cursore posizionato sul pulsante Altro nel riquadro di spostamento di Outlook sul Web.

  2. Nella cartella personale fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella a cui si vuole aggiungere una sottocartella, quindi scegliere Crea nuova sottocartella.

  3. Nella casella della nuova cartella immettere un nome per la sottocartella e premere INVIO.

Nota: Non è possibile rinominare cartelle predefinite come Posta in arrivo, Bozze o Posta eliminata.

  1. In Cartelle selezionare Altro.

    Screenshot del cursore posizionato sul pulsante Altro nel riquadro di spostamento di Outlook sul Web.

  2. Nella cartella personale fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si vuole rinominare e scegliere Rinomina.

  3. Immettere un nome per la cartella e premere INVIO.

È possibile trascinare una cartella in una nuova posizione nella gerarchia di cartelle oppure si può usare l'opzione Sposta nel menu di scelta rapida.

Nota: Al prossimo accesso, le cartelle create verranno disposte in ordine alfabetico.

  1. In Cartelle selezionare Altro.

    Screenshot del cursore posizionato sul pulsante Altro nel riquadro di spostamento di Outlook sul Web.

  2. Nella cartella personale fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si vuole spostare e scegliere Sposta.

  3. Nella finestra Sposta cartella che viene visualizzata scegliere una nuova cartella in cui spostare quella selezionata e scegliere Sposta.

Si può anche creare una nuova cartella in cui spostare la cartella facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella padre e scegliendo Crea nuova cartella. Usare Regole Posta in arrivo per spostare automaticamente i messaggi in arrivo in cartelle specifiche in base ai criteri impostati.

Nota: Non è possibile eliminare le cartelle predefinite, ad esempio Posta in arrivo e Posta inviata.

  1. In Cartelle selezionare Altro.

    Screenshot del cursore posizionato sul pulsante Altro nel riquadro di spostamento di Outlook sul Web.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella o sulla sottocartella da eliminare e scegliere Elimina cartella.

  3. Selezionare OK per confermare.

In Outlook sul Web, la cartella Preferite include automaticamente queste cartelle: Posta in arrivo, Messaggi secondari, Posta inviata, Posta eliminata. È possibile aggiungere cartelle a Preferite per tenere traccia più facilmente delle cartelle che si ritengono più importanti. L'aggiunta di una cartella a Preferite non determina lo spostamento della cartella ma la creazione di un collegamento. Le cartelle aggiunte a Preferite si trovano ancora nella cartella personale.

  • Per aggiungere una cartella a Preferite, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e scegliere Aggiungi a Preferiti.

  • Per riorganizzare le cartelle scegliere una cartella e trascinarla in una nuova posizione nella gerarchia di cartelle. In alternativa, fare clic con il pulsante destro del mouse su una cartella e quindi selezionare Sposta su nell'elenco o Sposta giù nell'elenco.

  • Per rimuovere una cartella fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si vuole rimuovere da Preferite e selezionare Rimuovi da Preferiti. In questo modo viene solo rimosso il collegamento alla cartella, ma questa rimarrà nella cartella personale.

A seconda dei criteri dell'organizzazione, è possibile aggiungere una cartella pubblica a Preferiti. Per informazioni su come creare una cartella pubblica in Outlook sul Web e aggiungerla a Preferiti, vedere Creare una cartella pubblica.

Nota:  I criteri vengono controllati dall'amministratore dell'organizzazione. Potrebbero non essere disponibili per il proprio account.

I criteri di archiviazione e conservazione permettono di spostare o eliminare automaticamente i messaggi dopo che sono rimasti nella cassetta postale per un certo periodo di tempo. Per altre informazioni sui criteri e come assegnarli, vedere Assegnare criteri di conservazione e archiviazione in Outlook sul Web.

Quando si elimina un messaggio, viene spostato nella cartella Posta eliminata. Si può rimuovere manualmente i messaggi oppure impostare Outlook sul Web in modo che svuoti automaticamente la cartella Posta eliminata ogni volta che ci si disconnette. L'amministratore potrebbe anche aver configurato i criteri per svuotare la cartella Posta eliminata dopo un certo numero di giorni.

Svuotare la cartella Elementi eliminati alla fine della sessione

  1. Selezionare Impostazioni Immagine del layout Elenco processo nella parte superiore dello schermo.

  2. In Impostazioni delle app personali scegliere Posta.

  3. Selezionare Elaborazione automatica > Opzioni messaggio > Svuota la cartella Posta eliminata quando mi scollego.

  4. Fare clic su Salva Pulsante Crea gruppo .

Per informazioni su come ripristinare i messaggi eliminati, vedere Ripristinare i messaggi di posta elettronica eliminati in Outlook sul Web.

Usare i comandi della barra dei menu di Outlook sul Web o configurare regole in modo tale che Outlook sul Web sposti automaticamente i messaggi nelle cartelle appena vengono ricevuti.

Usare i comandi per gestire automaticamente i messaggi

Comandi come Organizza e Sposta consentono di eliminare o di spostare automaticamente i messaggi provenienti da un determinato mittente. I comandi verranno visualizzati nella barra dei menu di Outlook sul Web durante la selezione di un messaggio nella posta in arrivo.

Screenshot della barra dei menu.

  • Organizza permette di eliminare rapidamente i messaggi indesiderati dalla Posta in arrivo. Quando si seleziona un messaggio, è possibile eliminare automaticamente tutta la posta in arrivo da tale mittente, conservare solo i messaggi più recenti oppure eliminare i messaggi risalenti a più di 10 giorni fa.

  • Sposta in permette di spostare un messaggio specifico o di spostare tutti i messaggi provenienti da tale mittente in un'altra cartella.

Impostare le regole per gestire automaticamente i messaggi

Usare le regole per spostare automaticamente i messaggi in cartelle man mano che si ricevono.

  1. Nella posta in arrivo, selezionare un messaggio a cui si vuole assegnare una regola e scegliere Icona Altri comandi. nella barra dei menu di Outlook sul Web.

    Screenshot del pulsante Altri comandi sulla barra dei menu di Outlook.

  2. Fare clic su Crea regola. Verrà visualizzata la finestra di dialogo (modulo) Nuova regola della posta in arrivo.

    • Nome Visualizza il nome del mittente.

    • Quando il messaggio arriva e soddisfa tutte queste condizioni Per impostazione predefinita, vengono impostate tre condizioni per il messaggio ricevuto. Selezionare le frecce per scegliere altre condizioni. Se si vogliono usare altre condizioni, scegliere Aggiungi condizione.

    • Esegui tutte le azioni seguenti Per impostazione predefinita, viene impostata una delle tre condizioni predefinite. Selezionare la freccia per scegliere altre azioni. Se si vuole aggiungere un'altra azione, scegliere Aggiungi azione.

    • Tranne se soddisfa una di queste condizioni Per impostazione predefinita non viene impostata alcuna eccezione. Selezionare la freccia per impostare un'eccezione per le condizioni precedenti. Scegliere Aggiungi eccezione se è necessario configurarne più di una.

    • Interrompi l'elaborazione di altre regole Per impostazione predefinita, la casella di controllo è selezionata. In questo caso, le regole successive verranno ignorate, anche se si applicano al messaggio.

  3. Selezionare OK per salvare la regola. A seconda della struttura dell'account, si potrebbe ricevere un avviso relativo alla modifica delle regole. Se necessario, rivolgersi all'amministratore.

Nota: Se è necessario spostare i messaggi all'esterno della cassetta postale, salvandone però una copia, si può usare Outlook per salvare i messaggi in un file con estensione .pst. I messaggi saranno disponibili solo se si usa Outlook e se il file .pst è accessibile. Per altre informazioni, vedere Introduzione ai file di dati di Outlook (con estensione .pst e .ost), e Creare un file di dati di Outlook (con estensione .pst) per salvare le informazioni.

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