Uso dei fogli dati

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Quando si apre una tabella o si visualizzano i risultati di una query, Access Visualizza il risultato della tabella o della query in visualizzazione foglio dati. I dati della tabella o i risultati delle query visualizzati nella visualizzazione foglio di dati sono comunemente indicati come foglio dati. Per personalizzare l'aspetto di un foglio dati, è possibile visualizzarne uno specifico per l'uso come report semplice.

Per saperne di più

Informazioni sui fogli dati

Organizzare i dati modificando e spostando colonne o righe

Modificare lo stile della griglia e il colore di sfondo

Modificare il formato del testo

Riepilogare i dati aggiungendo una riga totale

Applicare l'ordinamento e il filtro

Salvare le modifiche apportate al layout

Informazioni sui fogli dati

Un foglio dati è la rappresentazione visiva dei dati contenuti in una tabella o dei risultati restituiti da una query. Visualizza i campi per ogni record da una tabella, una maschera o un risultato di una query in un formato tabulare (riga e colonna), come illustrato di seguito.

Tabella dipendenti in visualizzazione foglio dati

Per impostazione predefinita, le tabelle e le query vengono aperte in visualizzazione foglio dati. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse su una tabella o una query e quindi scegliere Apri dal menu di scelta rapida per aprire la tabella o la query come foglio dati.

Quando si applicano formati specifici a righe e colonne o si aggiunge una riga totale, un foglio dati può fungere anche da report semplice.

Organizzare i dati modificando e spostando colonne o righe

È possibile organizzare i dati in modo da semplificare la visualizzazione o visualizzare solo i dati necessari in un determinato momento. Questa sezione illustra diversi modi in cui è possibile eseguire questa operazione.

Ridimensionare colonne o righe

A volte, non tutte le colonne di un foglio dati si adattano allo schermo o alla stampa o le singole colonne possono occupare più spazio di quello necessario per il contenuto. È inoltre possibile modificare l'altezza delle righe in modo che il testo che non rientra in una colonna possa continuare su una nuova riga.

Dopo l'apertura di una tabella, di una query o di una maschera in visualizzazione foglio dati, è possibile ridimensionare manualmente le singole colonne o ridimensionare automaticamente una colonna per adattarla al contenuto.

Ridimensionare manualmente una colonna

  1. Posizionare il puntatore sul bordo della colonna che si desidera ridimensionare.

  2. Quando il puntatore assume la forma di una freccia a due punte, trascinare il bordo della colonna fino a ottenere le dimensioni desiderate.

    Ridimensionamento di una colonna in un foglio dati

Ridimensionare automaticamente una colonna

  1. Per ridimensionare una colonna per adattarla al contenuto, posizionare il puntatore sul bordo della colonna che si desidera ridimensionare.

  2. Quando il puntatore assume la forma di una freccia a due punte, fare doppio clic sul bordo della colonna.

    Ridimensionamento di una colonna per adattarla al testo

Ridimensionare più colonne

  • Per ridimensionare più colonne contemporaneamente, tenere premuto MAIUSC, selezionare più colonne adiacenti e quindi ridimensionare le colonne selezionate. È anche possibile selezionare l'intero foglio dati e ridimensionare tutte le colonne.

Ridimensionare le righe

  • Per ridimensionare le righe, posizionare il puntatore del mouse tra due selettori di record nel foglio dati e trascinare fino a ottenere le dimensioni desiderate per le righe.

Non è possibile ridimensionare ogni riga singolarmente, quando si ridimensiona una riga, tutte le righe vengono ridimensionate.

Ridimensionamento di una riga in un foglio dati

Ridimensionare le righe nell'altezza predefinita

  1. Per ridimensionare le righe con l'altezza predefinita, fare clic con il pulsante destro del mouse su un selettore di record e quindi scegliere altezza riga dal menu di scelta rapida.

    Clic con il pulsante destro del mouse su un selettore

    Fare clic su altezza riga dal menu di scelta rapida

  2. Nella finestra di dialogo altezza righe selezionare la casella di controllo altezza standard e quindi fare clic su OK.

Nota: Non è possibile annullare le modifiche apportate alla larghezza di una colonna o all'altezza delle righe facendo clic sul pulsante Annulla sulla barra di accesso rapido. Per annullare le modifiche, chiudere il foglio dati e quindi fare clic su No quando viene richiesto di salvare le modifiche apportate al layout del foglio dati. Se si fa clic su No , verranno annullate anche le altre modifiche apportate al layout.

Posizionare una colonna

È possibile modificare rapidamente l'ordine delle colonne in un foglio dati trascinando le colonne in posizioni diverse all'interno del foglio dati. Ad esempio, è possibile eseguire questa operazione per verificare che una colonna specifica rimanga sempre in visualizzazione.

  • Fare clic sull'intestazione di colonna per selezionare una colonna oppure tenere premuto MAIUSC per selezionare più colonne adiacenti, quindi trascinare la colonna o le colonne in una nuova posizione.

    Spostamento della prima colonna nome nella posizione più a sinistra

Rinominare una colonna

In alcuni casi è possibile rinominare una colonna in modo che descriva meglio i dati che contiene. Ad esempio, se una colonna contenente indirizzi di posta elettronica è denominata EMAdd, è consigliabile rendere più semplice l'intestazione della colonna cambiandola in indirizzo di posta elettronica. A tale scopo, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione della colonna, scegliere Rinomina colonna dal menu di scelta rapida e quindi digitare il nuovo nome. Ad esempio, digitare l' indirizzo di posta elettronica.

Ridenominazione di una colonna

Visualizzare o nascondere colonne

Per visualizzare o stampare solo alcune colonne del foglio dati, è possibile nascondere le colonne che non si vuole visualizzare. Ad esempio, se si usa un database di informazioni di contatto, è consigliabile visualizzare solo il nome completo e l'indirizzo di posta elettronica per ogni contatto. È possibile creare questa visualizzazione nascondendo tutte le altre colonne.

Nascondere colonne

  1. Fare clic sull'intestazione per la colonna che si vuole nascondere.

    Per selezionare colonne adiacenti, tenere premuto MAIUSC e fare clic su altre intestazioni di colonna.

    Nota: Non è possibile selezionare colonne non adiacenti. Selezionare le colonne aggiuntive e nasconderle separatamente.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione della colonna e quindi scegliere Nascondi campi dal menu di scelta rapida.

Mostra colonne

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un'intestazione di colonna e quindi scegliere Scopri campi nel menu di scelta rapida.

  2. Nella finestra di dialogo Scopri colonne selezionare la casella di controllo accanto a ogni colonna che si vuole visualizzare e quindi fare clic su Chiudi.

Modificare lo stile della griglia e il colore di sfondo

Quando si usa un foglio dati, è possibile migliorare l'aspetto dei dati modificando i formati, ad esempio lo stile della griglia o il colore di sfondo, oppure creando colori diversi per le righe alternate.

Impostare lo stile della griglia

  1. Nel gruppo Formattazione testo della scheda Home fare clic sulla freccia accanto al pulsante griglia .

  2. Fare clic sullo stile della griglia desiderato.

Impostare il colore di sfondo

  1. Nel gruppo Formattazione testo della scheda Home fare clic sulla freccia accanto al pulsante colore sfondo .

  2. Fare clic sul colore di sfondo desiderato.

Modificare il colore di sfondo delle righe alternate

Puoi impostare il colore di sfondo delle righe alternate in un foglio dati indipendentemente dal colore di sfondo predefinito. Impostando un colore di sfondo alternato, puoi semplificare la distinzione tra righe adiacenti.

  1. Nel gruppo Formattazione testo della scheda Home fare clic sulla freccia accanto al pulsante colore riga alternativo .

  2. Fare clic sul colore di sfondo che si vuole applicare.

Modificare il formato del testo

Dopo l'apertura di una tabella, di una query o di una maschera in visualizzazione foglio dati, è possibile modificare l'aspetto del testo, inclusa la formattazione. Tieni presente che le modifiche si applicano all'intero foglio dati. Se si vuole che le modifiche vengano visualizzate automaticamente alla successiva apertura del foglio dati, ricordarsi di fare clic su quando si chiude il foglio dati e viene chiesto di salvare le modifiche apportate al layout.

Per apportare modifiche alle caratteristiche del tipo di carattere nel foglio dati, è possibile usare i comandi aggiuntivi nel gruppo Formattazione testo della scheda Home .

  1. Fare clic su una cella qualsiasi del foglio dati.

  2. Nel gruppo Formattazione testo della scheda Home eseguire una o più delle operazioni seguenti:

    • Per cambiare il tipo di carattere, digitare o fare clic su un carattere nella casella carattere .

    • Per modificare le dimensioni del carattere, digitare o fare clic su una dimensione del carattere nella casella dimensione carattere .

    • Per cambiare lo stile del carattere, fare clic sul pulsante grassetto, corsivoo sottolineato (o su qualsiasi combinazione dei tre).

    • Per cambiare il colore del carattere, fare clic sulla freccia accanto al pulsante colore carattere e quindi selezionare un colore dalla tavolozza.

Riepilogare i dati aggiungendo una riga totale

Aggiungendo una riga totale a un foglio dati, è possibile visualizzare rapidamente il totale calcolato per una colonna. Oltre a sommare una colonna di dati, è possibile usare la riga totale per eseguire altri calcoli, ad esempio trovare le medie, contare il numero di elementi in una colonna e trovare il valore minimo o massimo in una colonna di dati.

Per visualizzare la riga totale, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Totali.

    Nella parte inferiore del foglio dati viene visualizzata una nuova riga, con la parola Total nella prima colonna.

  2. Fare clic su una cella che si trova nella stessa riga della cella che contiene il totaledella parola.

  3. Fare clic sulla freccia visualizzata e quindi sul tipo di calcolo che si vuole visualizzare nella cella.

    L'elenco delle funzioni o dei tipi di calcolo disponibili dipende dalla tipo di dati della colonna. Ad esempio, se la colonna contiene valori di valuta, viene visualizzato un elenco di funzioni che si applicano ai calcoli di valuta, come minimo e massimo.

    Riga totale in un foglio dati con una scelta di funzioni

Per altre informazioni sull'uso della funzionalità riga totale, vedere l'articolo visualizzare i totali delle colonne in un foglio dati con una riga totali.

Applicare l'ordinamento e il filtro

Sono disponibili alcune modifiche rapide aggiuntive che consentono di semplificare la visualizzazione o la stampa del foglio dati. Ad esempio, nella figura seguente i nomi della società sono ordinati alfabeticamente.

Foglio dati con una colonna ordinata in ordine alfabetico

  • Per applicare l'ordinamento, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna oppure fare clic sulla freccia nell'intestazione di colonna e quindi fare clic sull'opzione di ordinamento desiderata.

  • Per applicare un filtro, fare clic sulla freccia nell'intestazione di colonna e selezionare le caselle di controllo relative ai valori che si desidera visualizzare. In alternativa, è possibile fare clic su filtri per testo o filtri per i numeri per creare filtri più dettagliati.

Salvare le modifiche apportate al layout

Dopo aver modificato il layout e l'aspetto di un foglio dati, è necessario salvare le modifiche se si vogliono conservare le modifiche la volta successiva che si apre il foglio dati. Quando si chiude un foglio dati dopo avere apportato modifiche al layout, viene chiesto di salvare le modifiche. Se si fa clic su , le modifiche vengono salvate e applicate la volta successiva che si apre il foglio dati. Se si fa clic su No, le modifiche vengono eliminate e il foglio dati si apre con le impostazioni di layout predefinite (o le ultime impostazioni salvate) la volta successiva che si apre.

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