Usare una cassetta postale del sito per la collaborazione su documenti

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Oltre a collaborare alla posta elettronica, è anche possibile collaborare ai documenti usando una cassetta postale del sito. Un vantaggio nell'uso delle cassette postali del sito per la collaborazione con i documenti è la possibilità di accedere ai documenti archiviati in un sito di SharePoint o all'interno di Outlook. È anche possibile condividere facilmente i documenti con altri utenti. Per altre informazioni sul modo in cui una cassetta postale del sito può essere utile, vedere aggiungere un'app cassetta postale del sito per mantenere la posta elettronica nel contesto di un sito.

Importante: La funzionalità delle cassette postali del sito in SharePoint Online è deprecata a partire da marzo 2017. Verrà rimossa interamente in una versione futura. Le nuove organizzazioni di SharePoint Online non hanno più accesso a questa funzionalità. Le organizzazioni di SharePoint Online esistenti non possono più creare nuove cassette postali del sito. Qualsiasi cassetta postale del sito configurata e implementata prima di marzo 2017 continuerà a funzionare.
Microsoft fornirà una procedura che agevoli la transizione dei siti delle cassette postali del sito a un gruppo di Office 365 a partire da settembre 2017. Se attualmente si usa la funzionalità delle cassette postali del sito in SharePoint Online, è consigliabile passare a Gruppi di Office 365 per supportare gli scenari di collaborazione tramite posta elettronica. Per altre informazioni, vedere usare i gruppi di Office 365 anziché le cassette postali del sito.

Nota: La caratteristica cassetta postale del sito rimarrà supportata, ma deprecata nei prodotti SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 e SharePoint 2010. Si consiglia ai clienti di esplorare le cassette postali condivise in alternativa alle cassette postali del sito.

Importante:  Quando gli utenti visualizzano una cassetta postale del sito in Outlook, vedono un elenco di tutti i documenti nelle raccolte documenti del sito. La cassette postali del sito presentano lo stesso elenco di documenti a tutti gli utenti, pertanto alcuni utenti potrebbero vedere documenti per cui non dispongono delle autorizzazioni di apertura.

Per aggiungere documenti con la cassetta postale del sito, è sufficiente trascinarli in un messaggio di posta elettronica e questi vengono aggiunti alla raccolta documenti nel sito di SharePoint.

Inoltrare i documenti dalla cassetta postale del sito

Una volta archiviati i documenti in un sito di SharePoint, è importante che le eventuali modifiche apportate al documento avvengano nella versione archiviata nel sito. Per fare in modo che gli utenti puntino alla versione corretta del documento, è possibile inoltrare facilmente il documento in Outlook facendo clic con il pulsante destro del mouse su di esso e quindi scegliendo Inoltra.

Inoltrare un documento dalla cassetta postale del sito

Se si desidera condividere più documenti, è possibile trascinarli e rilasciarli in un messaggio di posta elettronica per includere automaticamente i collegamenti a ognuno dei documenti.

Includere i collegamenti ai documenti in un messaggio di posta elettronica.

Aggiungere la cartella documenti ai Preferiti in Outlook

Se si usa l'elenco Preferiti in Outlook, è possibile che sia utile includere anche le cartelle documenti dalla cassetta postale del sito nell'elenco Preferiti. È possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella documenti e quindi scegliere Mostra in Preferiti.

Se nell'elenco Preferiti sono presenti due cartelle documenti con lo stesso nome, Outlook aggiunge automaticamente il nome della cassetta postale al nome della cartella, ad esempio "Documents-HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com", in modo da poter vedere facilmente quale cartella è che.

Per altre informazioni sui Preferiti di Outlook, vedere le cartelle di posta usate di frequente in Preferiti.

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