Usare le regole per creare un messaggio Fuori sede

Usare le regole per creare un messaggio Fuori sede

La funzionalità Risposte automatiche (Fuori sede) è supportata solo da alcuni tipi di account. Se il pulsante Risposte automatiche non è visualizzato, l'account di posta elettronica non supporta la funzionalità. Tuttavia, se si lascia Outlook in esecuzione mentre si è assenti, è possibile usare le regole per rispondere automaticamente ai messaggi ricevuti. Le regole consentono anche di inoltrare i messaggi a un altro account, contrassegnarli come già letti o spostarli automaticamente in una cartella. Per altre informazioni sull'uso delle regole, vedere Gestione dei messaggi di posta elettronica mediante le regole.

Usare regole per rispondere ai messaggi di posta elettronica in arrivo quando si è fuori sede

Quando si fa clic su File in Outlook, viene visualizzata una schermata simile alla seguente:

Se Risposte automatiche non è visualizzato, selezionare Regole e avvisi.

Se viene visualizzato un pulsante Risposte automatiche, vedere Inviare risposte automatiche Fuori sede in Outlook per PC. In caso contrario, procedere come segue per creare un modello che consenta di rispondere ai messaggi e configurare Outlook per rispondere a ogni messaggio ricevuto.

Creare un modello Fuori sede

  1. In Outlook creare un nuovo messaggio di posta elettronica.

  2. Immettere un oggetto e il corpo del messaggio per il modello Fuori sede.

    Creare un modello per le risposte Fuori sede.
  3. Scegliere File > Salva con nome.

  4. Assegnare un nome al modello e selezionare Modello Outlook (*.oft) nell'elenco a discesa Tipo file.

  5. È possibile modificare il percorso del modello o selezionare il percorso predefinito, in genere c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Fare clic su Salva.

Si può creare un nuovo modello ogni volta che si è fuori sede oppure riutilizzare un modello esistente. Ora è possibile usare il modello per creare la regola Fuori sede.

Creare una regola Fuori sede

  1. Fare clic su File > Gestisci regole e avvisi.

  2. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.

    Creare una nuova regola.
  3. In Crea nuova regola fare clic su Applica regola ai messaggi ricevuti, quindi fare clic su Avanti.

  4. Per rispondere a tutti i messaggi di posta elettronica che si ricevono, lasciare invariate le caselle Passaggio 1 e Passaggio 2, quindi fare di nuovo clic su Avanti. Selezionare quando Outlook chiede se si vuole applicare la regola a tutti i messaggi.

  5. In Azioni da eseguire sui messaggi, in Passaggio 1: selezionare le operazioni, selezionare rispondi utilizzando un modello specifico.

  6. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola, facendo clic sul testo sottolineato per un modello specifico.

  7. Nella casella Cerca in nella parte superiore della finestra Seleziona modello di risposta fare clic su Modelli utente nel file system.

  8. Selezionare il modello appena creato e quindi scegliere Aperto e Avanti.

  9. È possibile aggiungere eventuali eccezioni, quindi selezionare Avanti.

  10. Assegnare un nome alla regola, ad esempio Fuori sede.

    Per impostazione predefinita, Attiva regola è selezionato. Per attivare subito la risposta Fuori sede, selezionare Fine. In caso contrario, deselezionare questa casella. È possibile attivare la regola in un secondo momento.

Nota: perché la regola possa inviare risposte automatiche ai messaggi di posta elettronica quando si è assenti, è necessario lasciare Outlook in esecuzione.

Attivare una regola

Se il modello e la regola Fuori sede sono stati creati qualche giorno prima dell'effettiva assenza, attivare la regola nel modo seguente.

  1. Fare clic su File > Gestisci regole e avvisi.

  2. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi trovare la regola creata e selezionare la casella a sinistra della regola. Infine scegliere OK.

Creare un modello Fuori sede

  1. In Outlook creare un nuovo messaggio di posta elettronica.

  2. Immettere un oggetto e il corpo del messaggio per il modello Fuori sede.

    Creare un modello per le risposte Fuori sede.
  3. Scegliere File > Salva con nome.

  4. Assegnare un nome al modello e selezionare Modello Outlook (*.oft) nell'elenco a discesa Tipo file.

  5. È possibile modificare il percorso del modello o selezionare il percorso predefinito, in genere c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Fare clic su Salva.

Si può creare un nuovo modello ogni volta che si è fuori sede oppure riutilizzare un modello esistente. Ora è possibile usare il modello per creare la regola Fuori sede.

Creare una regola Fuori sede

  1. Selezionare Strumenti > Regole e avvisi.

  2. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.

    Creare una nuova regola.
  3. In Crea nuova regola fare clic su Applica regola ai messaggi ricevuti, quindi fare clic su Avanti.

  4. Per rispondere a tutti i messaggi di posta elettronica che si ricevono, lasciare invariate le caselle Passaggio 1 e Passaggio 2, quindi fare di nuovo clic su Avanti. Selezionare quando Outlook chiede se si vuole applicare la regola a tutti i messaggi.

  5. In Azioni da eseguire sui messaggi, in Passaggio 1: selezionare le operazioni, selezionare rispondi utilizzando un modello specifico.

  6. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola, facendo clic sul testo sottolineato per un modello specifico.

  7. Nella casella Cerca in nella parte superiore della finestra Seleziona modello di risposta fare clic su Modelli utente nel file system.

  8. Selezionare il modello appena creato e quindi scegliere Aperto e Avanti.

  9. È possibile aggiungere eventuali eccezioni, quindi selezionare Avanti.

  10. Assegnare un nome alla regola, ad esempio Fuori sede.

    Per impostazione predefinita, Attiva regola è selezionato. Per attivare subito la risposta Fuori sede, selezionare Fine. In caso contrario, deselezionare questa casella. È possibile attivare la regola in un secondo momento.

Nota: perché la regola possa inviare risposte automatiche ai messaggi di posta elettronica quando si è assenti, è necessario lasciare Outlook in esecuzione.

Attivare una regola

Se il modello e la regola Fuori sede sono stati creati qualche giorno prima dell'effettiva assenza, attivare la regola nel modo seguente.

  1. Selezionare Strumenti > Regole e avvisi.

  2. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi trovare la regola creata e selezionare la casella a sinistra della regola. Infine scegliere OK.

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