Usare il modello di database di Access per progetti

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Usare il database di Access Project Management per gestire i progetti e le attività e i dipendenti associati. È anche possibile cercare e filtrare i dettagli del progetto, immettere attività comuni e inviare o ricevere dati tramite messaggi di posta elettronica.

Nota: Il modello di database di gestione dei progetti è stato aggiornato negli ultimi anni. Queste istruzioni si riferiscono alla versione più recente del modello disponibile per il download. Se la procedura riportata di seguito non corrisponde a quella visualizzata, probabilmente si sta usando una versione precedente del modello.

Uso del database

In questo articolo vengono illustrati i passaggi di base per l'uso del modello di database desktop progetti.

Preparare il database per l'uso

Per assicurarsi che tutto il contenuto del database sia abilitato, eseguire la procedura seguente:

  • Per assicurarsi che tutto il contenuto del database sia abilitato, nella barra dei messaggi fare clic su Abilita questo contenuto.

    Per altre informazioni sull'abilitazione del contenuto del database, vedere l'articolo decidere se considerare attendibile un database.

Aggiungere dipendenti

Per iniziare a usare il modello di database progetti, il primo passaggio consiste nell'aggiungere dipendenti, in modo da avere qualcuno a cui assegnare progetti e attività. Usare questa procedura per aggiungere manualmente i dipendenti oppure vedere la sezione successiva per aggiungere dipendenti dai contatti di Outlook.

  1. Nella maschera elenco progetti fare clic su Elenco dipendenti.

  2. Nella maschera Elenco dipendenti inserire i dettagli di ogni dipendente.

  3. Per immettere informazioni più dettagliate su un dipendente, fare doppio clic sul nome del dipendente nel modulo Elenco dipendenti e immettere le informazioni nel modulo Dettagli dipendente .

  4. Fare clic su Chiudi per tornare alla maschera elenco progetti .

Aggiungere contatti da Microsoft Outlook

Se si usa Microsoft Outlook, è possibile aggiungere dipendenti da tale programma senza dover digitare di nuovo le informazioni.

  1. Nella maschera elenco progetti fare clic su Elenco dipendenti.

  2. Nella maschera Elenco dipendenti fare clic su Aggiungi da Outlook.

  3. Nella finestra di dialogo selezionare i nomi da aggiungere selezionare i nomi che si desidera aggiungere al database.

  4. Fare clic su Aggiungi e quindi su OK.

Aggiungere un nuovo progetto

  1. Nella maschera elenco progetti fare clic su nuovo progetto.

  2. Nella maschera Dettagli progetto inserire i dettagli del progetto e quindi fare clic su Chiudi.

Modificare un progetto esistente

  1. Nella maschera elenco progetti fare doppio clic sul progetto che si vuole modificare.

  2. Nella maschera Dettagli progetto aggiungere o modificare i dettagli del progetto.

    Aggiungere un'attività

    • Nella maschera Dettagli progetto fare clic su Aggiungi attività.

    • Nella maschera Dettagli attività compilare i dettagli dell'attività e quindi fare clic su Chiudi.

      In Access viene visualizzato il nuovo progetto nell'elenco attività progetto della maschera Dettagli progetto .

      Modificare un'attività

    • Nella maschera Dettagli progetto fare clic sulla scheda attività progetto .

    • Fare doppio clic sull'attività che si vuole modificare.

    • Nella maschera Dettagli attività modificare i dettagli dell'attività e quindi fare clic su Chiudi.

      Aggiungere un'attività comune

      Le attività comuni sono attività che vengono usate di frequente in molti progetti diversi, ad esempio preventivazione o formazione. Dopo aver immesso un'attività comune, è possibile aggiungerla a qualsiasi progetto nel database del progetto senza dover immettere di nuovo i dettagli dell'attività.

    • Nella maschera Dettagli progetto fare clic su attività comuni.

    • Selezionare la casella di controllo accanto a ogni attività comune che si vuole aggiungere al progetto. Aggiungere nuove attività comuni alla fine dell'elenco.

    • Fare clic su Chiudi per tornare alla maschera Dettagli progetto .

Filtrare l'elenco di progetti

Nel modulo elenco progetti è possibile filtrare l'elenco dei progetti e salvare i filtri preferiti per un uso futuro.

  1. Applicare filtri facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera e selezionando i filtri desiderati.

  2. Fare clic su Salva filtro.

  3. Nella maschera filtri Details immettere un nome e una descrizione di filtro e quindi fare clic su Chiudi.

  4. Usare la casella filtri preferiti per applicare un filtro salvato oppure fare clic su (Cancella filtro) per rimuovere il filtro.

Visualizzare i dettagli del progetto o del dipendente

La maschera Dettagli progetto e i moduli Dettagli dipendente consentono di visualizzare e immettere ulteriori informazioni su un progetto o un dipendente. Per visualizzare la maschera Dettagli progetto o la maschera Dettagli dipendente :

  • Nella maschera elenco progetti o nel modulo Elenco dipendenti fare doppio clic sull'elemento che si vuole visualizzare.

Aggiungere allegati

Nella maschera Dettagli progetto , nella maschera Dettagli attività e nella maschera Dettagli dipendente è possibile aggiungere immagini e altri allegati.

  • In tutti i Dettagli , fare doppio clic sul campo allegati nella maschera Dettagli dipendente , fare doppio clic sull'icona immagine.

  • Nella finestra di dialogo allegati fare clic su Aggiungi.

  • Nella finestra di dialogo Scegli file passare alla cartella che contiene il file.

  • Selezionare il file che si vuole aggiungere e quindi fare clic su Apri.

  • Nella finestra di dialogo allegati fare clic su OK.

Nota: È possibile allegare più file per ogni elemento, inclusi tipi di file diversi, ad esempio documenti o fogli di calcolo.

Visualizzare i report

Il database progetti include diversi report, inclusi progetti aperti, Dettagli attività, Rubrica dipendentie altro ancora. Per visualizzare un report:

  • Nella maschera elenco progetti selezionare il report che si vuole visualizzare nell'elenco report .

Per stampare un report:

  • Scegliere File > Stampa.

È possibile creare report personalizzati. Per altre informazioni, vedere l'articolo creare un report semplice.

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