Usare il modello di database di Access per i contatti

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Usare il modello di database di Access Contacts per tenere traccia di nomi, indirizzi, numeri di telefono e altre informazioni. Questa nuova versione di un modello di accesso più diffuso consente inoltre di categorizzare ogni contatto, inviare messaggi di posta elettronica e creare mappe di indirizzi.

Si vuole guardare un video sull'uso di questo modello? Vedere questo articolo, usare il modello di database contatti.

Nota: Il modello di database contatti è stato aggiornato negli ultimi anni. Queste istruzioni si riferiscono alla versione più recente del modello disponibile per il download. Se la procedura riportata di seguito non corrisponde a quella visualizzata, probabilmente si sta usando una versione precedente del modello.

Introduzione

In questo articolo vengono illustrati i passaggi di base per l'uso del modello di database contatti.

Preparare il database per l'uso

  • Quando si apre il database per la prima volta, Access Visualizza il modulo di benvenuto. Per impedire la visualizzazione di questo modulo alla successiva apertura del database, deselezionare la casella di controllo Mostra benvenuto quando il database è aperto .

    Chiudere il modulo di benvenuto per iniziare a usare il database.

  • Per assicurarsi che tutto il contenuto del database sia abilitato, nella barra dei messaggi fare clic su Abilita questo contenuto.

    Per altre informazioni sull'abilitazione del contenuto del database, vedere l'articolo decidere se considerare attendibile un database.

Aggiungere contatti da Microsoft Outlook

Se si usa Microsoft Outlook, è possibile aggiungere contatti da tale programma senza dover digitare di nuovo le informazioni.

  1. Nella maschera elenco contatti fare clic su Aggiungi da Outlook.

  2. Nella finestra di dialogo selezionare i nomi da aggiungere selezionare i nomi che si desidera aggiungere al database.

  3. Fare clic su Aggiungi e quindi su OK.

Cercare un contatto

La casella di ricerca rapida consente di trovare rapidamente un contatto nel modulo elenco contatti .

  • Nella casella ricerca rapida della maschera elenco contatti Digitare il testo da cercare e quindi premere INVIO.

    Access filtra l'elenco per visualizzare solo i record che contengono il testo cercato. Per tornare all'elenco completo, fare clic su Cancella la ricerca corrente. (La X è all'interno della casella di ricerca).

Visualizzare o nascondere colonne

Nella maschera elenco contatti alcuni campi (colonne) sono nascosti per impostazione predefinita. Per modificare i campi visualizzati:

  1. Fare clic su Mostra/Nascondi campi.

  2. Nella finestra di dialogo Scopri colonne selezionare la casella di controllo accanto a ogni colonna che si vuole visualizzare. Deselezionare la casella di controllo per nascondere la colonna.

Visualizzare i dettagli di contatto

La maschera Dettagli contatto consente di visualizzare e immettere altre informazioni su ogni contatto. Per visualizzare la maschera dei dettagli del contatto:

  • Nella maschera elenco contatti fare clic su Apri accanto al contatto che si vuole visualizzare.

aggiungere un'immagine

Nella maschera Dettagli contatto è possibile aggiungere un'immagine per il contatto.

  1. Nella cornice immagine fare clic su modifica immagine.

  2. Nella finestra di dialogo allegati fare clic su Aggiungi.

  3. Nella finestra di dialogo Scegli file passare alla cartella che contiene il file.

  4. Selezionare il file che si vuole aggiungere e quindi fare clic su Apri.

  5. Nella finestra di dialogo allegati fare clic su OK.

Nota: È possibile allegare più file a ogni contatto, inclusi tipi di file diversi, ad esempio documenti o fogli di calcolo.

Visualizzare una mappa dell'indirizzo di un contatto

Nel modulo Dettagli contatto , se è stato immesso un indirizzo di strada per il contatto, è possibile visualizzare una mappa di tale percorso:

  • Fare clic su fare clic per mappare.

Visualizzare i report

Il database contatti include due report: directory e Rubrica. Per visualizzare un report:

  • Nel riquadro di spostamento, in report, fare doppio clic sul report che si vuole visualizzare.

È possibile creare report personalizzati. Per altre informazioni, vedere l'articolo creare un report semplice.

Modificare il database dei contatti

Per personalizzare il database dei contatti, è possibile aggiungere un nuovo campo alla tabella Contatti e quindi aggiungere il campo al modulo elenco contatti e al modulo Dettagli contatto .

Aggiungere un campo alla tabella Contatti

  1. Chiudere tutte le schede aperte.

  2. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella contatti .

  3. Scorrere verso destra finché non viene visualizzata la colonna denominata Aggiungi nuovo campo. Fare doppio clic sull'intestazione di colonna e digitare il nome del campo.

La prima volta che si immettono dati nella colonna, Access imposta il tipo di dati per l'utente.

Aggiungere un campo a una maschera

Dopo aver aggiunto un campo a una tabella, è possibile aggiungerlo a una maschera.

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera nel riquadro di spostamento e quindi scegliere visualizzazione layout.

  2. Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fare clic su Aggiungi campi esistenti.

  3. Trascinare il campo desiderato dall'elenco dei campi al modulo.

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